Parce qu’un projet n’est pas qu’une suite de tâches qui s’enchaîne, qu’atteindre les objectifs projets va bien au-delà de simplement cocher des cases. Le chef de projet doit suivre scrupuleusement l’avancement du projet.
Un tableau de bord spécial gestion de projet peut donc être très utile pour un suivi projet. Pour cela, il doit absolument suivre méticuleusement les réalisations de son équipe, les conditions de celles-ci afin de pouvoir :
- d’une part, atteindre les objectifs fixés de manière précise,
- et d’autre part, réadapter le projet, si besoin, notamment dans le cas d’une approche agile.
Le chef de projet a plusieurs obligations en ce sens. D’abord, il doit s’assurer que tout va dans la bonne direction. Il doit également faire que l’équipe travaille ensemble. Et pour finir, il doit vérifier le respect du budget, des échéances temps, des tâches et de l’utilisation des ressources.
Alors comment faire un bon suivi d’avancement pour un chef de projet impliqué et organisé ?
Le suivi de projet : quoi ? Pourquoi ?
Le suivi de projet : ce n’est pas juste regarder si les tâches avancent, si chacun est dans les temps. Cela nécessite un rien d’organisation et un vrai engagement au projet.
Il va même se décliner en 3 phases principales :
1/ La collecte des informations
Avant toute chose, il faut recueillir tous les éléments propices sur le sujet, via des outils ou logiciels dédiés ou simplement grâce à une bonne communication de l’équipe projet. C’est une étape essentielle à la gestion de projets.
2/ L’analyse des données collectées
On peut imaginer notamment des KPI (indicateurs de performance) pour évaluer les résultats et savoir quelles décisions prendre. Il convient ensuite de tout regarder en fonction du contexte et de réagir comme il se doit.
3/ Le rétrocontrôle, si besoin
Il faut en effet mettre en place les bonnes actions une fois les analyses faites. Afin de réorienter au mieux le travail et le projet afin de pouvoir atteindre les objectifs fixés. C’est tout l’art de la gestion de projets !
Atteindre ses objectifs avec un bon suivi projet
Le suivi d’avancement se doit d’être fait de manière régulière. À vous de décider si vous voulez un contrôle permanent. Ou si vous préférez une approche cadencée quotidienne, hebdomadaire, voire mensuelle.
Les indicateurs de suivi se doivent, comme tout bon indicateur, d’être pertinents et SMART dans le meilleur des cas.
Le chef de projet doit faire absolument ce suivi convenablement, puisqu’un projet n’est pas un enchaînement d’actions réalisées.
Il passe par une répartition cohérente de chaque action, du travail, en fonction des compétences, des disponibilités, du contexte. Il doit permettre un réajustement si cela s’avère nécessaire pour conserver l’intégrité de ce dernier et s’assurer de sa réussite.
Un bon suivi d’avancement avec les bons outils et logiciels permet de s’assurer de la performance de son équipe et de l’atteinte réaliste des objectifs.
Comment bien le mettre en place ?
Si le suivi d’avancement du projet passe par une très bonne communication dans l’équipe et la collecte des informations nécessaires. Il peut également s’appuyer sur des outils spécifiques qui faciliteront l’encadrement et l’automatisation de certains process.
Comment faire le suivi d’un projet ?
En premier lieu, on trouve la « traditionnelle » réunion de suivi.
Un état des lieux avec l’équipe s’organise de manière régulière (selon les goûts de chacun et la nature du projet), sur la base d’un planning projet à jour. La participation de tous les acteurs engagés sur cette partie du planning est impérative.
Il s’agit là de traiter l’ensemble des problèmes et de mieux comprendre le contexte général. Cette réunion est animée par le chef de projet en personne.
Elle va permettre l’arbitrage sur de nombreux points et la prise de décision en vue de la poursuite du projet et de la phase suivante.
Au terme de celle-ci, il convient de réaliser un compte-rendu complet, intégrant notamment les différents retards, leurs origines et la réaction attendue pour corriger le tir.
Quels sont les outils de suivi d’un projet ?
Des outils de suivi de projet permettent également de mieux piloter et organiser les réunions de suivi.
Il est également possible de s’appuyer sur un outil ou logiciel dédié de gestion de projet.
Il en existe en nombre ; à vous de voir celui qui est le plus adapté à votre projet et à votre façon de travailler.
Une fois choisi et déployé auprès de l’équipe, il va permettre d’automatiser beaucoup de points dans le suivi du projet.
Vous aurez par exemple accès aux nouveaux livrables, ou encore à la remontée automatique des tâches réalisées par l’équipe. Il pourrait même modéliser de lui-même le niveau d’avancement de chaque action, du travail et du projet, selon les cas.
Suivi projet, l’incontournable d’une gestion de projet réussie
S’il comporte un diagramme de Gantt, vous pourrez également suivre graphiquement l’évolution et surtout l’impact des réalisations et des retards sur le reste de la programmation projet.
Un très bon moyen pour anticiper et faire des arbitrages en amont des problèmes.
Il vaut mieux que les informations remontent de manière permanente pour le chef de projet. Ainsi, chacun est tenu au courant en temps réel de la situation et des problèmes. Cela facilite la réactivité et l’adoption des bonnes attitudes.
Beaucoup de logiciels de gestion de projets offrent en plus une communication intégrée et la centralisation des documents.
En adopter un ne peut qu’être bénéfique sur votre productivité si vous choisissez celui qui vous correspond le mieux.
Vous pouvez également créer des tableaux de bord de suivi d’avancement, avec l’ensemble des KPI’s définis. Mais la plupart des logiciels de gestion de projet vous les proposeront en interne.
Pour aller plus loin…
Chez Bubble Plan, nous avons mis en place un outil ou logiciel de gestion de projet intégrant directement un suivi d’avancement des tâches et des projets sur plusieurs niveaux de visualisation qu’il s’agisse du projet, des opérations ou même de la détection des tâches en retard ou urgentes.
Simple, intuitif et graphique, il convient à tout type de projet de travail et surtout aux chefs de projet qui souhaitent vraiment gagner du temps et se concentrer sur le principal… La réussite de leur projet.
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