La méthode Kanban est l'une des méthodes les mieux armées pour être mise en place en matière d'outils, qu'ils soient en ligne ou non. A la main, sur un papier, en mode tableau blanc ou panneau de verre (très couru dans les start-ups), ou encore sur un logiciel spécialisé et en ligne : les possibilités sont nombreuses.
Il y a l'embarras du choix pour gérer son tableau Kanban. Toutefois, on se limitera là à la pratique fonctionnelle de cette méthode Agile. Les principes et process se doivent d'être connus et théorisés en dehors.
Les outils et alternatives Kanban
En premier lieu, le fameux tableau Kanban peut parfaitement s'adapter à différents besoins et process. En ce sens, il y a donc de nombreuses variantes et ce, notamment sur la colonne actuelle « En cours ».
On peut donc envisager :
- de le combiner avec la méthode PDCA,
où cette colonne est séparée en 4 sous-colonnes, pour le placement des étiquettes, en fonction des attentes suivantes : A planifier (P) / A faire (D) / A vérifier (C) / A améliorer (A)
- d'orchestrer au mieux son travail avec une sous-segmentation par jour de la semaine
On trouve également des alternatives avec une 4ème colonne principale, pour les éléments en attente, ou encore dans les projets informatiques, un tableau à 5 colonnes au lieu de 3.
Les étiquettes sont alors triées non plus en A faire / En cours / Fait, mais sur des attentes spécifiques au développement web. Backlog, Sélectionné, Développement, Déploiement, Recette sont ainsi plus largement utilisés pour un suivi plus précis des projets dans ce contexte.
Il est bien entendu possible de s'inventer sa propre méthode, tout en gardant la logique du cadrillage visuel et du déplacement ; juste parce que le process est utile. C'est par exemple le cas de certains CRM ou de pipes commerciaux, complétés avec des étiquettes par lead qui évoluent d'un « A contacter » jusqu'à un « Vente gagnée ».
On peut aussi facilement « abuser » de l'approche Kanban avec des outils et logiciels, dont seules l'intuitivité et la vue en tableau sont conservées et où les colonnes ont un tout autre rôle organisationnel. Plan de communication par levier ou canal, suivi de ligne produits et lancement, gestion des réseaux sociaux…
La simplicité du Kanban le rend très flexible et exploitable dans de nombreuses problématiques…
Reste ensuite à voir s'il s'agit encore à ce stade d'un outil Kanban. Et côté logiciels dédiés ?
Quels logiciels choisir pour un Kanban ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion en mode Kanban, dont le plus connu, Trello.
Mais plusieurs alternatives sont également proposées, soit par des outils équivalents donc centrés sur la méthode Kanban, soit par des outils plus complets en gestion de projet intégrant aussi une vue et/ou une gestion Kanban.
Les premiers ont une utilité réduite et vont permettre avant tout une gestion de projets simples ou du suivi de tâches. Il s'agit avant toute chose d'un support facilitant, car en ligne et digitalisé. Il sera donc accessible partout, intuitif et collaboratif (c'est plus difficile avec votre tableau sur papier ou sur tableau blanc).
Si Excel ou PowerPoint peuvent être détournés pour y arriver, nous envisageons ici des logiciels dont c'est la destination première que de faire du Kanban, du workflow tels que Kantree, MeisterTask, Kanbanize…
Il y en a une quantité.
Les seconds ont plus vocation à de la gestion intégrale de projets et le Kanban n'est qu'une approche parmi d'autres ou un mode spécifique du projet, structuré en tableau.
C'est par exemple le cas des Asana, Monday ou Jira (pour les équipes plus techniques).
Il convient souvent de bien s'assurer du besoin et des problématiques de l'équipe pour choisir outils et logiciels Kanban. L'important est avant toute chose de lier méthode, besoins fonctionnels et typologie de l'équipe.
A ce jeu, un outil pour la planification et la gestion de projet en ligne, comme Bubble Plan, maximise le management visuel et rationalise le process avec une simple vision Kanban. Dans ce cas, c'est le logiciel collaboratif qui trie et priorise.
En savoir plus
Pour tout comprendre de la méthode Kanban, origines, atouts et genèse.
Dans quels cas vaut-il mieux envisager de mettre en place une méthode Kanban ?