La méthode Kanban pour un management visuel et efficace

Les méthodes agiles de gestion de projet se caractérisent par une organisation plus souple et flexible que les méthodes traditionnelles. Parmi les méthodes agiles les plus utilisées on peut citer Scrum ou le tableau Kanban.

La méthodologie Kanban est celle à laquelle nous allons nous intéresser aujourd’hui. C’est un outil de management visuel très populaire, que l’on retrouve par exemple sur Trello ou Kantree.

Cette méthode est une manière efficace de faire circuler les informations entre collaborateurs.

Comment fonctionne-t-elle ? Est-elle simple à mettre en place et quels sont ses avantages et limites ? Je vous en dit plus au sujet de cette méthode dans les prochaines lignes.

Le tableau Kanban, quésako ?

Pour votre culture personnelle, « kanban », est un mot d’origine japonaise signifiant « étiquette » et « enseigne » en français.

Tout comme le Lean Management, dont je vous ai parlé dans un précédent article, l’approche Kanban a vu le jour dans les années 50, au sein des usines de l’industriel Toyota.

Elle est aujourd’hui utilisée dans tous les secteurs et types d’entreprises, et quasi tous les projets. De par sa simplicité, puisque c’est un système très simple à mettre en place et à comprendre. Mais également de par sa flexibilité et sa modélisation graphique.

C’est une méthode en flux tirés, c’est-à-dire que c’est le client qui déclenche la réalisation de vos tâches. De manière à ne pas être surchargé, de voir les tâches « en cours » s’accumuler et ne pas aboutir.

Quelle forme prend le Kanban ?

Kanban est donc une solution visuelle, qui prend la forme d’un tableau, généralement composé de 3 listes :

1. À faire : cette première liste regroupe toutes les tâches,
2. En cours : dans cette deuxième liste on retrouve les tâches en cours de réalisation,
3. Terminé : c’est dans cette dernière liste que sont placés les tâches terminés.

Parfois, une quatrième « Backlog/Idées », vient se placer devant la première « À faire ». Ainsi qu’une cinquième liste « À tester » qui, elle, vient s’intégrer juste avant la liste « Terminé ».

Elle regroupe les tâches en attente de validation, par un client ou un responsable par exemple. Ces cas s’appliquent généralement dans le cadre de projets de développement ou de création.

Dans ces colonnes se placent des « étiquettes », ou si vous préférez, des « cartes ». Chacune d’entre elles correspond à une tâche et est déplacée au fur et à mesure de son statut.

Le tableau Kanban amène à une meilleure priorisation des tâches des équipes, ainsi qu’une vue globale et simplifiée de l’avancée des projets.

Vous pouvez choisir de modéliser votre Kanban sur un tableau blanc avec des post-it. Ou bien de choisir une solution en ligne comme l’américain Trello ou le français Kantree.

Pourquoi recourir à la méthode ou au tableau Kanban ?

Les avantages du tableau Kanban

Avec la méthode Kanban la circulation de l’information est davantage rapide. Ainsi, le moindre problème intervenant au cours du projet peut être identifié rapidement et facilement par l’équipe.

Ce dernier pourra alors être résolu au plus vite, pour ne pas bloquer la production et l’avancée du projet.

En plus de circuler rapidement, l’information est transparente avec cette méthode, grâce à sa présentation graphique et visuelle. Les membres des équipes ont donc une vision totale grâce au tableau Kanban, mais surtout les mêmes informations.

Cela leur permet de réduire et d’éviter les quelques problèmes de communication… Des problèmes pouvant nuire à la cohésion de groupe, ainsi que la progression des tâches.

Enfin, un autre point positif à tirer de l’utilisation du tableau Kanban est qu’il permet d’éviter la surproduction et la surcharge de travail. En effet, le stock en surplus et les tâches en stand-by représentent des coûts non négligeables.

Cette méthodologie se voit alors très efficace pour limiter les coûts de stockage ou le nombre de tâches en cours. Enfin, c’est également un moyen effectif de réduire le temps d’attente entre les tâches.

Les limites du tableau Kanban

Bien que ce soit une méthode qui puisse être intégrée facilement en entreprise, elle possède certaines limites.

En effet, elle ne possède pas de cadre précis. Il est donc nécessaire que vos équipes soient familiarisés avec les méthodes agiles et fassent preuve d’une qualité organisationnelle, de réactivité et de fiabilité.

Les étapes étant interdépendantes, certains pourraient se retrouver bloqués si d’autres ne parviennent pas à avancer efficacement.

Comment faire un tableau Kanban ?

La création d’un tableau Kanban est une phase essentielle pour mettre en œuvre cette méthode de gestion visuelle.

Pour commencer, identifiez les éléments clés de votre projet (backlogs), qu’il s’agisse de tâches, de pages, de capacités ou d’autres symboles pertinents.

Chaque élément est représenté par une carte, qui passera d’une étape à l’autre à mesure de son avancement, tel un guide.

Vous pouvez choisir de le faire manuellement, en utilisant des maps physiques et un tableau blanc, ou opter pour une solution en ligne comme Trello, Jira ou Kantree.

De plus, des capacités supplémentaires comme l’ajout d’étiquettes, de pages, d’icônes ou encore de dates d’échéance vous permettent de personnaliser davantage votre tableau Kanban.

Quels sont les trois types de Kanban ?

Il existe trois principaux types de Kanban, chacun avec une utilisation spécifique. Le Kanban personnel est utilisé pour gérer des tâches individuelles et des projets personnels.

Le Kanban d’équipe est destiné à la gestion de projets d’équipe, permettant aux utilisateurs de visualiser l’état des tâches et de collaborer de manière efficace.

Enfin, le Kanban d’entreprise est utilisé à l’échelle organisationnelle pour gérer des projets complexes et des projets de grande envergure. Chaque type de Kanban peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de votre équipe ou entreprise.

Quelle est la différence entre Scrum et Kanban ?

Bien que Scrum et Kanban soient deux méthodes agiles de gestion de projet, ils présentent des différences clés.

Scrum est basé sur des itérations appelées « sprints« , où une liste de tâches (backlog) est planifiée pour chacune d’elles. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis, et les équipes ont un calendrier fixe pour la livraison des fonctionnalités.

En revanche, Kanban se concentre sur le flux continu de travail sans découpage en itérations spécifiques. Les tâches sont ajoutées au tableau Kanban au fur et à mesure, sans contrainte de temps.

Les équipes peuvent alors se concentrer sur la livraison continue des fonctionnalités au rythme qui convient le mieux.

Comment appliquer la méthode Kanban ?

Pour appliquer la méthode Kanban, commencez par créer un tableau Kanban adapté à votre projet.

1. Identifiez les phases du workflow et créez des colonnes correspondantes sur votre tableau.
2. Ensuite, visualisez vos tâches ou icônes sur des maps individuelles et placez-les dans la colonne « À faire ». À mesure que le travail progresse, déplacez les maps d’une colonne à l’autre jusqu’à ce qu’elles atteignent la colonne « Terminé ».
3. Assurez-vous de définir des limites de travail en cours (WIP) pour chaque colonne afin d’éviter la surcharge et de maintenir un flux régulier.
4. Impliquez les utilisateurs dans le processus et assurez-vous que tous comprennent le workflow et les phases. Cela favorisera une collaboration fluide et une compréhension commune de l’état des éléments.

En appliquant la méthode Kanban, vous adoptez un système de gestion visuelle qui permet de suivre le flux de travail, de prioriser les activités et de repérer rapidement les problèmes.

C’est une approche flexible qui peut être adaptée à différents contextes, des projets individuels aux initiatives organisationnelles.

En intégrant cette méthode à votre processus de travail, vous pouvez améliorer l’efficacité de votre équipe, réduire les retards et les erreurs, tout en offrant une vue claire et transparente de la santé de vos projets.

Kanban dans l’amélioration logiciel et la gestion de projet

Kanban trouve également une application fructueuse dans l’amélioration logiciel et la gestion de projet. Les équipes utilisent souvent des solutions comme Jira pour gérer les activités de développement.

Dans ce contexte, le système Kanban permet d’afficher les informations de manière claire et précise. Il est également utilisé pour visualiser le flux de travail des tâches, leur situation actuelle, et leur progression.

Chaque carte représente une fonctionnalité, une tâche ou un élément qui guide l’orientation du projet. Les membres de l’équipe déplacent ces maps à travers les différentes étapes du processus, de « À faire » à « En cours » et enfin à « Terminé« .

Gestion de la capacité et de l’étranglement (WIP)

Une des caractéristiques essentielles de la méthode Kanban est la gestion de la capacité de travail en cours, souvent appelée Work In Progress.

Cette limite fixée pour le nombre maximal de maps dans la colonne « En cours » permet de prévenir la surcharge de l’équipe et de garantir un flux de travail régulier.

Lorsqu’une colonne atteint sa limite, aucune nouvelle tâche ne peut être ajoutée jusqu’à ce qu’une tâche soit déplacée vers la colonne suivante. Cela permet d’identifier rapidement les goulots d’étranglement et de prendre des mesures pour y remédier.

Flexibilité pour différents contextes

Kanban peut être adapté à différents contextes et processus. Par exemple, dans les méthodologies d’amélioration agiles, il peut être intégré dans un cadre Scrum pour améliorer la gestion visuelle des tâches au sein des sprints.

De plus, Kanban peut être étendu pour englober des éléments tels que la planification des releases (de production, par exemple), la maintenance des produits et bien d’autres. Son caractère adaptable en fait un choix puissant pour de nombreux domaines.

En bref !

La méthode Kanban apporte une approche visuelle et flexible à la gestion de projet. Elle permet aux équipes de visualiser et d’afficher clairement le flux de travail, de prioriser les tâches et de détecter rapidement les problèmes potentiels.

Avec sa simplicité, son potentiel à réduire les coûts et à améliorer la communication, Kanban est devenu une solution essentielle pour les équipes cherchant à maximiser leur efficacité.

Qu’il s’agisse d’amélioration d’application, de gestion de projet ou d’autres domaines, Kanban offre une solution visuelle puissante pour garder les activités en mouvement tout en minimisant les retards et les erreurs.

La méthode Kanban permet une amélioration continue des processus de l’entreprise. De plus, son organisation peut s’ajuster à tout moment.

Elle offre davantage de souplesse et de visibilité aux équipes qui travaillent ensemble, grâce à sa modélisation visuelle.

Elle vous permettra de limiter la surproduction, pour réduire vos coûts liés au stockage. De même qu’améliorer l’environnement de travail de vos collaborateurs en limitant la surcharge de travail.

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