La méthode kanban pour un management visuel et efficace

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représentation sur tableau blanc d'un tableau Kanban

L

es méthodes agiles de gestion de projet se caractérisent par une organisation plus souple et flexible que les méthodes traditionnelles. Parmi les méthodes agiles les plus utilisées on peut citer Scrum ou Kanban.

La méthodologie Kanban est celle à laquelle nous allons nous intéresser aujourd’hui. C’est un outil de management visuel très populaire, que l’on retrouve par exemple sur les outils Trello ou Kantree. Cette méthode est une manière efficace de faire circuler les informations entre collaborateurs.

Comment fonctionne-t-elle ? Est-elle simple à mettre en place et quels sont ses avantages et limites ? Je vous en dis plus au sujet de cette méthode dans les prochaines lignes.

explication de la méthode Kanban

KANBAN QUÉSAKO ?

Pour votre culture personnelle, « kanban », est un mot d’origine japonaise signifiant « étiquette » et « enseigne » en français. Tout comme le Lean Management, dont je vous ai parlé dans un précédent article, l’approche Kanban a vu le jour dans les années 50, au sein des usines de l’industriel Toyota.

Elle est aujourd’hui utilisée dans tous les secteurs et types d’entreprises, et quasi tous les projets. De par sa simplicité, puisque c’est un système très simple à mettre en place et à comprendre. Mais également de par sa flexibilité et sa modélisation graphique.

C’est une méthode en flux tirés, c’est-à-dire que c’est le client qui déclenche la réalisation de vos tâches. De manière à ne pas être surchargé, de voir les tâches « en cours » s’accumuler et ne pas aboutir.

Kanban est donc un outil visuel, qui prend la forme d’un tableau, généralement composé de 3 listes :
1) À faire : cette première liste regroupe toutes les tâches,
2) En cours : dans cette deuxième liste on retrouve les tâches en cours de réalisation,
3) Terminé : c’est dans cette dernière liste que sont placés les tâches terminés.

Parfois, une quatrième « Backlog/Idées », vient se placer devant la première « À faire ». Ainsi qu’une cinquième liste « À tester » qui, elle, vient s’intégrer juste avant la liste « Terminé ». Elle regroupe les tâches en attente de validation, par un client ou un responsable par exemple. Ces cas s’appliquent généralement dans le cadre de projets de développement ou de création.

Dans ces colonnes se placent des « étiquettes », ou si vous préférez, des « cartes ». Chacune d’entre elles correspond à une tâche et est déplacée au fur et à mesure de son statut.

Le tableau Kanban amène les équipes à une meilleure priorisation des tâches, ainsi qu’une vue globale et simplifiée de l’avancée des projets. Vous pouvez choisir de modéliser votre Kanban sur un tableau blanc avec des post-it. Ou bien de choisir un outil en ligne comme l’américain Trello ou le français Kantree.

déplacement des étiquettes du tableau Kanban

POURQUOI RECOURIR À LA MÉTHODE KANBAN ?

SES AVANTAGES

Avec la méthode Kanban la circulation de l’information est davantage rapide. Ainsi, le moindre problème intervenant au cours du projet peut être identifié rapidement et facilement par l’équipe. Ce dernier pourra alors être résolu au plus vite, pour ne pas bloquer la production et l’avancée du projet.

En plus de circuler rapidement, l’information est transparente avec cette méthode, grâce à sa présentation graphique et visuelle. Les membres des équipes ont donc une vision totale grâce au tableau Kanban, mais surtout les mêmes informations. Cela leur permet de réduire et d’éviter les quelques problèmes de communication… Des problèmes pouvant nuire à la cohésion de groupe, ainsi que la progression des tâches.

Enfin, un autre point positif à tirer de l’utilisation du Kanban est qu’il permet d’éviter la surproduction et la surcharge de travail. En effet, le stock en surplus et les tâches en stand-by représentent des coûts non négligeables. Cette méthodologie se voit alors très efficace pour limiter les coûts de stockage ou le nombre de tâches en cours. Enfin, c’est également un moyen effectif de réduire le temps d’attente entre les tâches.

SES LIMITES

Bien que ce soit une méthode qui puisse être intégrée facilement en entreprise, elle possède certaines limites.

En effet, elle ne possède pas de cadre précis. Il est donc nécessaire que vos équipes soient familiarisés avec les méthodes agiles et fassent preuve d’une qualité organisationnelle, de réactivité et de fiabilité. Les étapes étant interdépendantes, certains pourraient se retrouver bloqués si d’autres ne parviennent pas à avancer efficacement.

La méthode Kanban permet une amélioration continue des processus de l’entreprise. De plus, son organisation peut s’ajuster à tout moment.

Elle offre davantage de souplesse et de visibilité aux équipes qui travaillent ensemble, grâce à sa modélisation visuelle. Elle vous permettra de limiter la surproduction, pour réduire vos coûts liés au stockage. De même qu’améliorer l’environnement de travail de vos collaborateurs en limitant la surcharge de travail.

Si vous désirez aller plus loin et compléter l’efficacité du Kanban avec d’autres méthodologies de gestion projet… Jetez un coup d’oeil à notre solution française de planification et gestion de projet qui, elle aussi, se focalise sur un management visuel et facile !

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