Si l’on ne présente plus Trello, leader de la gestion de tâches, particulièrement prisé des startups… Peut-être faut-il dire un mot sur ce qu’est la méthode Kanban, pour les novices de l’organisation.
L’idée n’est pas, là, de faire un cours historique…mais en quelques mots, juste exposer que le Kanban est une façon de classer des éléments et de les faire évoluer en fonction de ces besoins, sous un tri vertical en colonnes.
Au départ, souvent utilisé dans la gestion de todos, en mode « A faire / En cours / Fait », avec l’éventail souhaité d’intermédiaires, le Kanban, et donc Trello, tend à se déployer dans de nombreuses autres applications métiers, qui y sont très adaptées.
Alors Trello : pour quoi faire ?
Trello est avant tout, plus un outil collaboratif de gestion de tâches, que réellement un logiciel de gestion de projet; même s’il est assez « aisé » de le détourner de cette fonction première et que de nombreux pluggins ont été développés pour aller plus loin, au fil des années.
Comme je vous l’ai dit plus haut, d’abord un parfait gestionnaire de tâches/todos, son ergonomie et ses fonctionnalités de base le projettent assez facilement dans toutes les applications et métiers nécessitant d’ordonnancer…des tâches, des actions, des profils,…
« bien réfléchir à l’avance pour être ordonné »
Ainsi il est très utilisé dans les environnements techniques, en développement, pour le recettage ou la création. Il se change en quelques noms bien choisis sur les colonnes en outil de prospection es « CRM de base », pour les services commerciaux. Mais peut également répondre à un process de recrutement RH (candidats/suspects/vus/sélection) ou de sourcing…
Comment fonctionne Trello ?
Le B-A-Ba de cet outil est assez simple. Vous créez un dashboard/tableau, sur un sujet et vous allez pouvoir y insérer autant de colonnes, appelées liste, que vous le souhaitez.
Vous avez ainsi les bases de votre Kanban et la possibilité de passer vos éléments d’une colonne à une autre.
Un seul type d’élément (c’est un des premiers bémols de l’outil) peut être placé dans vos listes : la carte Trello. Vos cartes peuvent donc représenter une idée, une tâche, une phase, …à vous de bien le penser en amont.
Pour les distinguer entre elles, faute de mieux, vous pouvez jouer sur les signets de couleurs applicables. Vous pourrez ainsi d’un coup d’œil identifier (c’est mon conseil avisé) : le type d’élément, son statut ou sa catégorie,…, selon ce que vous aurez choisi. Il est donc crucial dans Trello de bien réfléchir à l’avance pour être ordonné, contrairement à ce que l’on pourrait croire.
« vrai logiciel de gestion de projet, il a vite ses limites »
Sans cet exercice préalable, au fur et à mesure des cartes, vous risquez de créer juste un amalgame de cartes, difficiles à retrouver et à suivre…
Heureusement, les cartes de Trello permettent plusieurs actions, qui pourront vous faciliter la vie.
Des fonctionnalités plutôt collaboratives
Alors en dehors du Kanban, en drag & drop (déplacement intuitif comme pour Bubble Plan), que propose Trello et ses cartes ?
Un vrai outil collaboratif se cache derrière et on y retrouve bon nombre de fonctionnalités classiques pour ce type de solutions.
Outre titre, description et checklists (vous pouvez en créer autant que souhaité sur une carte), propres à l’aspect « gestion des tâches », vous pouvez échanger et collaborer facilement sur les différents sujets.
La carte Trello embarque la possibilité :
– d’affecter des suiveurs/acteurs (à la carte seulement, sans que l’on puisse distinguer toutefois),
– de laisser des commentaires,
– de joindre des fichiers,
(attention: il faut penser à les mettre à jour en cas de modification, ce qui devient vite fastidieux)
– et de mentionner des personnes
(si elles sont intégrées au board de l’équipe ou utilisent déjà Trello; il est donc impossible contrairement à des outils comme Bubble Plan de simuler une équipe et des répartitions).
Bien entendu, ces fonctionnalités sont liées à des notifications et alertes pour permettre à chacun d’être informé et de suivre efficacement.
P
our conclure, Trello, en grande partie gratuit, avec une communauté immense, est un des leaders incontestés, dans l’environnement startup; mais pas que…et beaucoup en sont pleinement satisfaits…ou alors s’accommodent de ce Kanban, du fait de sa simplicité et de sa notoriété.
Il ne faut pas oublier que bon nombre d’outils sont choisis parce qu’ils sont connus, plus que parce qu’ils correspondent pleinement.
Alors si vous cherchez un gestionnaire de tâches, il est incontestablement à mettre dans votre liste. Mais si vous cherchez plutôt un vrai logiciel de gestion de projet, il a vite ses limites et… Peut être convient-il de prendre un peu plus de temps pour trouver la solution plus adaptée à vos besoins. A vous de voir !
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