Vous êtes à la recherche d’un outil pour concevoir votre digital workplace (aka espace de travail numérique, en VF) ou renouveler vos process ? Vous êtes à la bonne adresse ! On fait le point sur les possibilités existantes pour booster l’efficacité de votre entreprise et renforcer l’implication des équipes.
Qu’est-ce qu’une digital workplace ?
Il s’agit d’un lieu virtuel (à l’opposé du local physique, donc) où l’on peut échanger des informations et collaborer au sein d’un environnement connecté virtuellement. En d’autres termes, la digital workplace est un carrefour de connexions où tous les collaborateurs peuvent communiquer dans le but de travailler conjointement.
Cet espace participatif regroupe divers logiciels de communication, de gestion de tâches et de collaboration en un seul endroit, offrant ainsi une solution tout-en-un pour être plus productif. Avec l’avènement du distanciel et la nécessité de collaborer efficacement, il est devenu essentiel pour les entreprises.
Quel est l’intérêt d’utiliser un espace collaboratif ?
Ce carrefour de connexions est un lieu privilégié qui repose sur trois piliers :
- La messagerie d’équipe,
- L’intranet,
- Le réseau social interne.
Ces outils modernes donnent souvent l’impression d’avoir été conçus sur-mesure pour les entreprises. En effet, leur création se base sur des logiques communes, tant au niveau fonctionnel qu’opérationnel des processus de connexion indispensables à une organisation.
Faut-il privilégier l’utilisation d’un espace de travail numérique gratuit ou payant ?
Le marché propose bien évidemment les deux. Toutefois, il est important de garder à l’esprit que les packages gratuits donnent accès à des fonctions limitées.
Des logiciels collaboratifs au cœur de l’innovation
De par son approche innovante, ce type d’espace est devenu nécessaire à la stratégie de croissance numérique d’une entreprise. Il sert en effet des objectifs de performance, en faisant intervenir des technologies innovantes au service de la synergie, l’échange, la gestion de projet ou encore le développement professionnel.
À noter par ailleurs qu’il peut prendre plusieurs formes et exposer plusieurs approches :
- La plateforme de travail en ligne : elle permet aux collaborateurs de partager des fichiers, de communiquer via des chats, des forums ou des fils de discussion, de planifier des missions et de collaborer sur des projets en temps réel.
- Le système de gestion de projet : dans ce cas, l’espace rassemble un ensemble de services conçus pour planifier, organiser et suivre vos chantiers. Parmi ses propriétés phares : l’assignation de missions, la définition d’échéances et la communication entre les collaborateurs.
- La salle de réunion virtuelle : Zoom, Microsoft Teams ou encore Google Meet peuvent être implémentés dans une workplace numérique. Ils permettent de se réunir virtuellement pour des réunions, des présentations, des sessions de brainstorming ou encore des formations. Le tout, en donnant la possibilité aux participants d’interagir.
Des besoins émergents à l’ère du full remote
À l’ère du full remote, les besoins digitaux émergent de manière significative. Les logiciels et les services interconnectés sont donc devenus des éléments essentiels pour maintenir la performance et la cohésion dans un environnement virtuel.
Parmi ces besoins émergents, la nécessité d’une communication efficace et transparente est primordiale. Les équipes dispersées géographiquement ou travaillant à des rythmes décalés doivent pouvoir utiliser des systèmes permettant des échanges fluides, qu’il s’agisse de chats instantanés, de visioconférences ou de diffusion de documents en temps réel.
Du côté des chefs de projet, leur pratique quotidienne se compose de tâches collaboratives de planification, de supervision, d’organisation et de coordination.
Enfin, on ne négligera pas la question de la sécurité des données et de la protection de la vie privée des utilisateurs. Des préoccupations croissantes dans un environnement où les tâches sont souvent exécutées en dehors du périmètre traditionnel de la société.
Enfin, toutes ces problématiques mises bout à bout imposent aux structures de s’assurer que leurs process se conforment à des besoins et à des enjeux sécuritaires. Ainsi, la popularisation du télétravail met en lumière l’importance cruciale du travail en ligne.
Nos critères de sélection en matière d’espaces de travail numériques
On attend de ces solutions qu’elles vous aident dans votre management quotidien et répondent aux exigences majeures de votre structure. Elles doivent plus précisément vous être utiles sur les aspects suivants :
- Communication interne,
- Collaboration,
- Gestion des tâches.
Côté sécurité, il est primordial que le produit sélectionné respecte votre politique IT et de protection des données. Enfin, d’un point de vue UX, plus l’interface est conviviale et plus elle est dotée d’options avancées, plus elle gagnera en intérêt !
1️⃣ Notion, outil collaboratif et espace numérique de travail tout-en-un pour les travailleurs à distance et les entrepreneurs
Notion est un workspace tout-en-un constitué d’une interface minimaliste, dotée de possibilités de personnalisation infinies !
Avec plus de 4 millions d’adeptes à travers le monde (Pixar, IBM ou Nike), Notion permet de centraliser tous les documents via un tableau en ligne que vous pouvez facilement transmettre à vos collaborateurs.
Cette digital workplace rend possible de nombreuses actions, telles que le stockage de documents, la création et la modification de documents et de notes, la création de tableaux de bord et la publication de contenu en ligne.
Notion est également prisé par les entrepreneurs et se distingue par son interface intuitive ainsi que son système de glisser-déposer. Enfin, il permet également de créer des tableaux de bord personnalisés et de publier en ligne.
Accessible via une application mobile, une application web ou un navigateur, Notion est disponible en freemium pour un usage personnel et en abonnement payant pour un usage professionnel, avec différentes options tarifaires. Une flexibilité qui vous permet de choisir la formule qui correspond le mieux à vos impératifs !
2️⃣Teamflow : recréez l’ambiance du bureau… à distance
Teamflow propose une expérience unique en recréant l’ambiance du bureau de manière concrète ! Chaque utilisateur peut personnaliser son espace virtuel en y aménageant des pièces, en créant des zones audio ou encore en ajoutant des meubles.
On distingue par ailleurs deux univers, à la manière d’un bureau classique. D’un côté, les collaborateurs peuvent se retrouver dans les salles collectives pour discuter, jouer, se détendre et profiter ainsi de la chaleur des moments en présentiel. De l’autre, Teamflow affiche aussi des fonctionnalités de réunion optimisées : partage d’écran, tableau blanc, etc. Elles sont augmentées par l’audio spatial, qui recrée l’atmosphère des moments conviviaux, des afterworks à distance et des conversations spontanées.
Enfin, Teamflow est ouvert toute la journée, maintenant ainsi la proximité avec les collaborateurs et rendant le travail plus convivial.
Si vous souhaitez embarquer vos collaborateurs sur Teamflow, l’application est disponible sous forme d’abonnement freemium, avec différentes limitations selon les plans.
3️⃣ Talkspirit : la collaboration made in France
Talkspirit constitue une alternative sérieuse à Microsoft Teams. On lui attribue les mérites suivants :
- Flexibilité,
- Capacité à centraliser l’information,
- Interface intuitive et personnalisable.
Le petit plus : il s’agit d’une application développée en France ! Parmi ses options phares, on peut notamment citer le chat, l’agenda partagé, la communication et la supervision. Le service est également doté d’une suite bureautique intégrée et des fonctionnalités de visioconférence.
Des fonctionnalités avancées, une suite bureautique intégrée et des tarifs abordables, à partir de 4€ par mois par utilisateur, avec un essai gratuit de 30 jours… Talkspirit semble faire de la concurrence à Microsoft Teams !
4️⃣ Whimsical, un espace collectif visuel adapté au distanciel
Whimsical (et non « whimesical ») se matérialise par un espace visuel. Cette application permet de créer :
- des maquettes,
- des organigrammes,
- des notes autocollantes virtuelles,
- des cartes mentales, autant de supports innovants pour matérialiser vos idées de manière interactive, intuitive et créative.
Grâce à une interface moderne et à une présentation attrayante, Whimsical favorise la conceptualisation rapide et la création de travaux de qualité. Quant à la collaboration, elle est facilitée par des actions synchronisées, et par la possibilité, pour les collaborateurs, de modifier les documents ou d’y apporter des commentaires. En somme, une approche qui améliore la communication et la compréhension des idées.
Avec des offres gratuites et payantes pour une utilisation sans restrictions, Whimsical est une excellente option pour collaborer facilement et visuellement.
5️⃣ Edworking, un espace de travail simplifié pour améliorer l’efficacité des équipes en distanciel
Relativement récent sur le marché, Edworking propose un gestionnaire de tâches en temps réel et un mode Kanban pour une vision globale du projet. Il facilite également les échanges via un système de messagerie instantanée, d’audio et de visioconférence. Enfin, il permet la synchronisation de différents types de documents, réduisant ainsi l’éparpillement et augmentant la productivité.
Le tout, à travers une interface épurée et visuelle, ainsi qu’une application mobile pour une utilisation facile et de partout, sur Android et iOS.
Tout comme ses concurrents, Edworking se décline dans une version gratuite avec quelques restrictions fonctionnelles. Une version payante est également disponible, avec un accès illimité à toutes les fonctionnalités à un prix attractif de £1,5 par utilisateur et par mois.
6️⃣ Noysi : un service tout-en-un axé sur la communication interne et externe
Noysi vous donne la possibilité de gagner en productivité en regroupant toutes vos solutions de communication :
- Messagerie sécurisée,
- Appels vidéo,
- Gestionnaire de tâches,
- Calendrier intégré aux agendas classiques tels que Google et Outlook,
- Bases de données existantes.
Ce regroupage permet aux utilisateurs d’améliorer leur productivité. D’ailleurs, Noysi met également l’emphase sur une fonctionnalité de recherche interne, de façon à faciliter le suivi des idées et la récupération des informations importantes.
Côté UX, la solution a été conçue de manière à être facilement déployée au sein des entreprises. Aussi, Noysi s’accompagne d’une application mobile pour être utilisable y compris en déplacement. De même, son interface épurée et sa plateforme de communication centralisée en font un choix idéal pour les entreprises.
7️⃣ Bubble Plan, l’outil de management visuel qui vous fournit un espace numérique de travail sécurisé
Bubble Plan est un outil de project management visuel qui peut être utilisé en combinaison avec les espaces de travail numériques mentionnés précédemment.
Cette plateforme permet de planifier et de gérer efficacement tous vos travaux en utilisant des diagrammes visuels, des calendriers interactifs et des fonctionnalités avancées. Il est également possible d’y gérer vos sujets sous forme de planning ou de tableau en ligne commun !
Bubble Plan offre une expérience intuitive et propose des plans tarifaires flexibles adaptés aux exigences de votre entreprise.
Ces outils innovants sont conçus pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de collaboration. En les adoptant, vous pourrez renforcer la communication au sein de votre entreprise, améliorer l’efficacité de vos projets et gagner en productivité.
Vous l’aurez constaté, le choix est vaste entre les plateformes collaboratives gratuites ou payantes. Il ne vous reste donc plus qu’à sélectionner celle qui englobe et répond à tous vos besoins, pour transformer vos modes de travail !
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