Souvent réduites au terme de « méthode », cet ensemble de possibilités de gestion de projet de manière agile devrait plus justement être appelé globalement approche Agile ou culture Agile. Il s'agit en effet bien plus d'un changement de paradigme en conduite de projets et management, d'un courant de pensée appliqué à plusieurs méthodes. Introduit au départ grâce au Manifeste Agile, qui vient poser les règles de cette nouvelle manière d'appréhender les projets. Ces règles peuvent d'ailleurs être conduites directement par l'intermédiaire de logiciels de gestion de projet, nombreux autour de cette méthode de renom.
Qu'est-ce qu'une méthode Agile ?
À contre-courant des méthodes dites traditionnelles, comme le Cycle en V, le WBS ou encore la méthode Waterfall, l'Agile se veut plus souple et flexible pour la gestion de projet, voire la gestion de produit que les méthodes traditionnelles séquentielles. Dans le cas de ces méthodes traditionnelles, le client propose un cahier des charges détaillé, qui sera tenu et conduit de A à Z, sans rediscussion, avant livraison. Cela nécessite d'être très précis en amont, de bien tout maîtriser. Il faut aussi que le client sache exactement ce qu'il veut et où il va. Il n'y a en effet aucune place au pivot dans ce mode-là. Ce qui, en général, crée de gros décalages à la livraison entre le rendu et ce qu'envisageait le client (qui souvent n'aura en plus pas manqué de revoir dans sa tête sa copie et ses attentes).
Originellement conçue pour les projets de type informatique, mais finalement très à l'aise pour de nombreux projets, la méthode Agile prône l'adaptabilité. Cette méthode de gestion de projet révolutionne l'approche en mettant le client au cœur du projet et visant à la fois à améliorer le process et réduire le taux d'échec ; grâce à la forte implication du client autour de l'équipe projet. Pour cette méthodologie projet, l'équipe s'adapte tout au long de la vie du projet au ressenti du client. Il y a de nombreuses méthodes agiles, même si l'on emploie en général que ce dernier terme seul. Elles ont leur spécificité propre. On peut citer par exemple Scrum, Kanban, le mix de deux avec le Scrumban ou encore la méthode Agile Safe.
En mono-équipe, Scrum truste le marché avec plus d'un projet sur 2, sur cette méthodologie Agile. Safe a la part belle quand il y a plus de transversalité avec des équipes nombreuses et des projets complexes. La première est issue des réflexions de Jeff Sutherland dans les années 90, mais aussi d'Hirotaka Takeuchi. Le Japon étant une destination forte des techniques de gestion de projet et ce, aussi en mode Agile, puisque le Kanban est issu de l'univers de production chez Toyota, au départ. On pourrait également citer MCO, RUP ou Extreme Programming (XP). Plus d'une douzaine de méthodes agiles à ce jour et c'est sans compter les nombreuses variantes et associations.
Dans tous les cas, on applique un cadre léger et avec beaucoup de communication dans ces approches agiles. Comme décrit dans le Manifeste Agile, servant de cadre à cette technique de conduite et planification, l'humain est au cœur des valeurs de « l'agilité ». Ce type de management a sa place, tout autant en entreprise que dans le secteur public, où qualité et collaboration, à l'heure de la transformation digitale, sont un guide logique vers la pleine réussite et la conduite du changement.
Comment fonctionnent les méthodes Agile ?
Après cette brève définition du travail en Agile, il convient de s'intéresser aux spécificités des processus et tâches de cette méthodologie. Les méthodes Agile vont s'appliquer à œuvrer sur des temps fractionnés, avec des objectifs à court terme. Ils pourront être revus au fil des « sprints », grâce à la relation au sein de l'équipe projet et celle renforcée avec le client. Et ce qu'il s'agisse de développement logiciel ou de produits.
Le sprint est un élément clé de cette méthode, qui fractionne le projet pour :
1/ mieux intégrer les aléas projet fréquents
2/ bien intégrer les attentes client, souvent fluctuantes
3/ et permettre une meilleure remise en cause
Ce fonctionnement projet est ainsi plus productif que les méthodes traditionnelles, puisqu'à chaque sous-projet ou tranche du projet, des mises à jour sont possibles pour coller au mieux à la réalité et aux exigences du client. On atteint donc un premier objectif, puis on passe au suivant et à la fin des sprints, on a normalement un livrable final beaucoup plus en adéquation avec le souhait du client. Il s'agit donc d'un avancement projet par itération. La flexibilité de ce courant de management de projet est due au fait que rien n'est vraiment figé et qu'il y a un grand dialogue au sein des collaborateurs et avec le client.
Tout prévoir et tout anticiper sur un projet est quasi impossible, d'où l'écueil des méthodes traditionnelles…
Pour être plus à l'aise avec cette façon de conduire un projet et de dynamiser l'équipe, il existe des formations ou encore des logiciels spécialisés Agile.
Quels sont les avantages de l'Agile ?
C'est l'un des premiers principes d'une méthode Agile, que de laisser une belle place aux aléas et autres imprévus (qui ne manquent jamais d'arriver ...). L'implication de l'équipe au plus haut point et les nombreux échanges avec le client permettent une grande réactivité de l'équipe projet. Ce dialogue permanent est également gage de confiance, mais aussi facteur d'un contrôle qualité tout au long du projet.
Le contrôle de l'avancement par le chef de projet, tout comme celui du budget, apportent également un avantage non négligeable. On risquera moins de dériver complètement. Il est d'ailleurs toujours temps à la fin du cycle/sprint de poursuivre, réaligner ou stopper le projet.
Le maître mot reste quand même celui de la flexibilité. Si l'application de cette méthode est un vrai plus dans le développement logiciel à la base, il s'avère que le travail en Agile, avec ou sans outils collaboratifs (digitaux ou non), est également de plus en plus répandu et profitable à la création de produits.
Quels sont les inconvénients ?
Même si les méthodes Agile sont parmi les plus répandues maintenant, bien au-delà de leur sphère initiale du développement informatique, elles ne sont pas magiques et sans faille. Il convient donc de bien considérer les freins et risques de ce processus en mode Agile.
Le dialogue et la collaboration imposent déjà une structure de l'entreprise assez souple et peu hiérarchisée.
Le management horizontal est encore peu fréquent, notamment en France, et le basculement en mode projet, dans un cadre d'agilité, reste très souvent empreint d'une forme de hiérarchie au sein de l'équipe. Que ce soit dans la définition des objectifs du projet, le management des collaborateurs ou la dynamique du cycle. On dévie ainsi facilement des principes Agile, le seul fait d'une planification par sprint et par itération n'étant pas gage de méthodologie Agile.
L'application de ce cadre de travail présente également un point d'attention important sur l'aspect financier. Si on contrôle les coûts petit à petit, on n'a pas pour autant de visibilité sur le budget global final du projet. Cela peut donc être un vrai problème quand on sait qu'au cours de chaque cycle et itération, à vouloir pleinement coller aux désirs des clients (en termes de fonctionnalités et d'usages), on peut rapidement dériver sur les coûts. À rappeler que le budget est l'un des indicateurs essentiels de réussite d'un projet.
Flexibilité, communication, cela impose également que le client soit très disponible et engagé dans le projet. Impossible pour lui de le confier et d'attendre, il doit prendre part et arbitrer régulièrement. Il y a d'ailleurs un double inconvénient à cela car cette souplesse « permanente » induit peu de cadrage et de documentation. Donc au final, des difficultés de transmission et de centralisation de l'information projet, notamment en cas de turn-over.
3 points de tension majeurs qu'il faut parfaitement avoir à l'esprit avant de s'engager dans la gestion de projet en mode Agile.
Exemple d'usage de méthodologie Agile sur un projet ?
Pour illustrer un peu ce que nous venons d'exposer, prenons le cas par exemple d'un projet automobile, avec une approche traditionnelle.
Le client va chez le concessionnaire, qui commande à l'usine, au fabricant, un modèle bleu, 3 portes, en version berline, en moteur essence. Le projet est lancé sur ce cahier des charges et la liste des options. Dans cette vision classique, pas de discussion avec le client et la livraison est donc scrupuleusement conforme à la commande. Mais voilà dans ce projet de vie, un heureux événement imprévu survient… rendant le modèle livré beaucoup moins adapté. Il faut en fait maintenant plutôt un modèle à 5 portes, plus puissant et en format break pour s'accorder avec les vrais besoins à temps T du client.
Dans le cadre d'une gestion de projet Agile, il aurait été possible d'apporter certaines modifications progressivement, en communiquant avec le client. Besoin de 2 portes supplémentaires pour une meilleure accessibilité ? Possible à l'issue du sprint de conception. Changer la couleur au final avant livraison ? Aucun souci non plus.
On pourrait aussi appliquer le même principe à un projet de voyage, un achat immobilier ou un chantier. Autant de thématiques projets, où les imprévus ne manquent pas et où au final, il faudra adapter progressivement jusqu'au terme.
Visites plus longues, embouteillages, annulation de vol… et voilà votre étape de voyage remise en cause. Et tout le reste si vous aviez programmer l'intégralité de votre roadtrip, des étapes, du budget et des visites. Problème de fondations ? Retard d'artisan ? Matériaux non livrés ? Votre chantier se retrouve lui aussi fortement impacté et si vous l'avez abordé en approche traditionnelle. L'impact sera terrible et la réussite du projet déjà très mal en point. La souplesse promise par une gestion agile permettra de nombreuses adaptations et prises en compte des aléas ou des changements de vision en cours de route.
Sur des projets qui nécessitent de la créativité, de la projection, pour les projets au long court, il est évident que les attentes seront fonction des livrables progressifs, des interprétations de chacun, notamment du client. En méthode Agile, vous pourrez ainsi les prendre en considération et réorienter par itération. Pour un projet réussi et un client satisfait !
Comment bubble plan s'adapte pleinement à la méthode Agile ?
La méthode Agile est aussi déployable pour aider les équipes avec des logiciels adaptés. C'est justement l'une des forces de notre solution, dont la simplicité et la souplesse permettent de mettre en place des projets, sous forme Agile. En quelques clics, il est aisé de modéliser un projet, sous forme de sprints, de revenir dessus, et de collaborer, comme le veut la logique Agile. L'équipe peut ainsi se réunir sur un plan général du projet, répartir les fonctionnalités à réaliser (sous forme de bulles ou d'actions - selon niveau de détail souhaité) et orchestrer les cycles, en intégrant des jalons ; voire des marqueurs verticaux.
La représentation par sprint peut aussi, selon les cas, s'entendre par blocs de lignes où l'utilisateur choisira, non plus une représentation horizontale des sprints de projet, mais plutôt une forme verticalisée de cette méthode Agile. Outre sa structure, qui permet facilement de modéliser sous cette méthodologie, la solution de gestion de projet collaborative apporte avec son approche « management visuel » une dynamique intéressante autour de la circulation des informations et de l'animation de l'équipe et du rythme Agile.
En savoir plus
Si vous voulez tout savoir du manifeste Agile, vous pouvez directement vous informer à la source.
Pour découvrir certaines méthodes Agile spécifiques, profitez des définitions simples sur :
- la méthode Scrum,
- la méthode Kanban,
Si vous souhaitez malgré tout mieux comprendre et utiliser, une méthode dite traditionnelle :
- le Cycle en V,
- le WBS,
- la méthode Waterfall
