La roadmap projet revêt une importance capitale en matière de stratégie et de pilotage, notamment dans l’univers startup. Il s’agit en effet d’une notion particulièrement mise en lumière dans cet écosystème, puisqu’elle est très orientée vers la planification et la conduite d’activité. Un sujet qui a donc toute sa place ici, puisque c’est l’un des usages initiaux de Bubble Plan – bien que notre logiciel de gestion de projets ait bien évolué depuis !
Qu’est-ce qu’une roadmap ? À qui s’adresse-t-elle ? Pourquoi est-elle nécessaire ? On vous dit tout.
Qu’est-ce qu’une roadmap projet ?
Emprunté à nos voisins anglophones, le nom « roadmap » fait office de feuille de route, une sorte de chemin de fer qui encadre et planifie tous types de tâches :
- la R&D,
- la stratégie de votre entreprise,
- le développement d’un produit,
- un projet divisé en étapes.
Il s’agit donc d’un plan itératif pour accompagner l’ensemble des orientations et tâches à mener sur le sujet soutenu par ce document. Le principe : modéliser une représentation organisée des activités en fonction des objectifs fixés. Et ce, de manière à coordonner et mobilier les équipes autour des évolutions majeures à venir.
Selon l’objet de cet instrument prévisionnel, il peut être construit par une équipe, une direction ou simplement le CoDir.
Les objectifs fondamentaux de la roadmap projet
1. Définir les étapes cruciales
En premier lieu, la roadmap projet ambitionne d’identifier les étapes cruciales du projet de manière séquentielle, permettant ainsi une gestion efficace des moyens et des délais.
2. Favoriser la communication
Deuxième enjeu majeur : la communication transparente des jalons et des livrables aux parties prenantes. De cette manière, les attentes peuvent être harmonisées, de même que le niveau de compréhension des grandes étapes du projet.
3. Intégrer des phases d’ajustement
La roadmap se donne également pour mission d’assurer une flexibilité nécessaire en intégrant des phases d’ajustement en fonction des retours et des changements imprévus.
Par exemple, dans le cadre du développement d’un logiciel, elle peut inclure des itérations pour l’intégration de nouvelles fonctionnalités basées sur les retours des utilisateurs.
En somme, la roadmap projet a pour but ultime de guider l’équipe dans la réalisation cohérente des objectifs, tout en fournissant un cadre adaptatif pour répondre aux évolutions du contexte et des attentes des parties prenantes.
Quels sont les avantages de la roadmap projet ?
Une meilleure visibilité sur les tâches et leur connexion
La roadmap permet d’établir les objectifs d’une entreprise, sur une problématique particulière. Elle sert donc de guide à l’équipe qui suit cette feuille de route – sans que la direction prise ne puisse être modifiée. L’orientation peut en effet, dans la culture de gestion agile, être revue si besoin en cours de route.
Elle est également utile pour quiconque souhaitant avancer tout en sachant où il pose les pieds. Cette visibilité repose notamment sur des enjeux et des missions clairement définis – ce qui contribue évidemment à leur succès !
Une communication et une coordination améliorées
Le risque d’oubli est élevé lorsque les sujets sont nombreux et tout simplement suggérés ou évoqués sans mise en forme. La solution : les formaliser à travers une roadmap ! Au-delà de l’organisation et de la visibilité, il s’agit en effet d’un support de communication et d’organisation synthétique et ergonomique, prêt à être consulté par n’importe quelle partie prenante en cas de doute.
Une compatibilité avec tous les secteurs et tous les services (ou presque)
La roadmap définit un projet clair et les guidelines qui l’accompagnent pour piloter et conduire la problématique établie. Et même si elle est considérée comme étant « trop populaire » voire surcotée dans la culture startup et le numérique, elle semble avoir fait ses preuves. Tant et si bien qu’elle est compatible quelle que soit la politique générale de votre entreprise et quels que soient vos produits et services !
Un outil à ne pas confondre avec la gestion de projet
Il ne faut toutefois pas confondre roadmap et gestion de projet ! Et pour cause, la gestion de projet se concentre sur le court terme, souvent dans le cadre d’un développement d’un produit, d’un logiciel ou d’une technique. La roadmap, elle, permet de prendre de la hauteur et du recul pour atteindre un cap à moyen et long terme.
Ainsi, vous devrez mettre en place un modèle visuel et graphique. Le but, à ce stade : élaborer la vision et la stratégie, bien communiquer sur les orientations et les partager avec vos équipes, les managers et les décisionnaires.
À noter par ailleurs que l’ensemble des tâches et répartitions seront revues régulièrement. Par conséquent, un modèle facile d’utilisation vous permettra de gagner du temps – d’où la pertinence du déploiement d’un outil dédié.
Comment créer et suivre sa roadmap ?
En suivant ce cheminement, vous serez en bonne posture pour créer une roadmap solide, alignée sur vos objectifs et adaptable aux évolutions de votre projet.
1. Déterminer des objectifs
Avant d’entamer la création de la roadmap, il est impératif de déterminer clairement les objectifs du projet. Ces objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels (SMART). Cette première phase garantit une vision précise du résultat attendu et constitue la base de la roadmap.
2. Identifier les parties prenantes
Impliquer les parties prenantes dès le début est essentiel pour aligner la roadmap sur les attentes de tous les acteurs du projet. En prenant connaissance (et conscience) de leurs besoins et retours, vous définirez des étapes claires, pertinentes et réalistes.
3. Scinder le projet en étapes
Diviser le projet facilite la gestion et permet de concentrer les ressources sur des objectifs spécifiques. Chacune doit par ailleurs être autonome et contribuer de manière significative à l’objectif global.
4. Prioriser les étapes
Ici, votre impératif est de hiérarchiser les différentes étapes en fonction de leur importance stratégique et de leur impact sur les résultats finaux. Cette priorisation vous permettra par ailleurs de mieux attribuer chaque mission, et d’élaborer le calendrier des activités avec la plus grande précision et la plus grande pertinence.
5. Définir les dépendances entre les étapes (ou l’interdépendance)
Marquer les liens et les dépendances entre les différentes phases du projet permet d’anticiper les obstacles potentiels et de planifier en conséquence. Cela garantit une exécution fluide du projet sans retards inattendus (du moins, vous en aurez connaissance et serez en mesure de rebondir avec agilité).
6. Assigner des ressources
Notre conseil : mobilisez les équipes en fonction de la complexité des tâches et des compétences requises. En procédant de la sorte, vous optimiserez l’efficacité opérationnelle de vos équipes. En d’autres termes, vous minimiserez les risques de surcharge ou, a contrario, de sous-utilisation des ressources.
7. Élaborer un calendrier réaliste
La création de roadmap s’accompagne d’un impératif : celui de construire un calendrier précis en tenant compte des contraintes temporelles et des disponibilités de chacun. Cette planification réaliste favorise une exécution cohérente et évite les délais inutiles.
8. Communiquer et itérer
Une fois votre roadmap établie, il ne vous reste plus qu’à la communiquer à toutes les personnes concernées, tout en gardant en tête que vous serez amené à la moduler au fur et à mesure (et peut-être même dès cet instant). Pourquoi ? Parce qu’il est important de vous assurer de la bonne compréhension des objectifs et de la décomposition du projet, et ce, par tous.
Vous devrez donc également prévoir des moments d’itération pour ajuster la roadmap en fonction des retours et des changements éventuels, de manière à vous adapter continuellement aux besoins du projet.
Quels logiciels pour créer votre roadmap ?
De nombreux outils sont disponibles pour concrétiser votre roadmap. L’idéal reste néanmoins de faire appel à un logiciel SaaS pertinent, et performant pour les objectifs que vous vous êtes fixés. De cette manière, vous pourrez la matérialiser facilement et la suivre tout aussi aisément.
Exit, donc, la feuille de papier, le tableau blanc ou encore les classiques de Microsoft tels qu’Excel ou Powerpoint (et leurs dérivés open source et collaboratifs). Car, certes, ils servent aisément le but initial de toute roadmap. Toutefois, le marché propose aujourd’hui plusieurs logiciels dédiés aux roadmaps, dotés de fonctionnalités plus larges pour la planification et/ou la gestion de projet.
La preuve par l’exemple : la roadmap projet d’un logiciel marketing réalisée sur Bubble Plan
Parmi les outils qui adaptés si vous souhaitez uniquement créer et gérer une roadmap, on peut notamment citer Aha, Advanseez, Waymark, Lucidspark ou encore Lucidchart. Chacun de ces outils propose un angle différent, et il en existe au moins un taillé pour répondre à vos besoins.
Côté logiciels modulables, vous auriez tout intérêt à considérer l’utilisation d’un outil de planification pure. Parmi ceux-ci : Tom’sPlanner, Asana, Trello ou encore Bubble Plan. Leur point fort ? Une simplicité d’utilisation et une présentation visuelle parfaites pour l’exercice du roadmapping.
De l’importance d’adapter sa roadmap au fur et à mesure
Les analyses prédictives dans le process
L’adaptation constante de la roadmap repose sur l’intégration d’analyses prédictives tout au long du projet. Ces analyses permettent de :
- Évaluer la performance actuelle,
- Anticiper les tendances futures,
- Spotter les éventuels écarts par rapport aux objectifs initiaux.
En utilisant des données tangibles, les chefs de projet peuvent ajuster la roadmap en temps réel pour optimiser les ressources, minimiser les menaces et améliorer la prise de décision.
La prise de décisions stratégiques
L’adaptabilité de la roadmap joue un rôle crucial dans l’orientation de la stratégie. Les décideurs pourront ajuster la trajectoire du projet en réévaluant plusieurs éléments sur une base régulière, à savoir :
- Les objectifs,
- Les étapes,
- Les ressources,
- Les changements de contexte,
- Les retours des intervenants,
- Les opportunités émergentes.
Cela permet d’optimiser la dynamique globale du projet, assurant ainsi sa pertinence continue dans un environnement en évolution constante.
Les évolutions du marché
Par ailleurs, dans un contexte socio-économique qui fourmille, les marchés et les industries évoluent rapidement. Adapter la roadmap permet de rester aligné avec ces évolutions. En tenant compte des changements dans l’environnement concurrentiel, des nouvelles technologies ou des tendances du marché, vous pourrez ajuster votre roadmap pour saisir les opportunités et contourner les points noirs au tableau.
Une gestion proactive des risques
En parlant de risques, l’adaptation continue de la roadmap offre la possibilité de les gérer de manière proactive. En identifiant les signes avant-coureurs de déviations par rapport aux objectifs, vous pourrez mettre en œuvre des mesures correctives à un stade précoce, évitant ainsi des conséquences plus graves et coûteuses.
La satisfaction des parties prenantes
Enfin, les clients internes et externes jouent un rôle essentiel dans la réussite d’un projet. En adaptant la roadmap en fonction de leurs retours et leurs besoins changeants, vous ferez preuve de votre engagement envers leur satisfaction. Une boucle vertueuse en faveur de l’évolution de vos projets !
Quid de la R&D ?
L’implication stratégique de la R&D dans la création de votre roadmap est essentielle pour stimuler l’innovation et renforcer la compétitivité de votre projet, quel qu’il soit. En effet, les objectifs de R&D sont intrinsèquement liés à la roadmap globale.
Pensez donc à allouer les ressources – budgétaires, temporelles et humaines – pour soutenir ces initiatives. C’est la formule gagnante pour créer une synergie entre les efforts d’innovation et les jalons de votre projet, et ainsi vous diriger vers… le succès !
Vous êtes désormais incollable au sujet de la roadmap ses usages en pilotage de projet ! On le sait, il n’est pas toujours aisé de mettre en place des outils et de les déployer rapidement. Cependant, force est de reconnaître que le gain est important pour vos équipes et votre entreprise. Le plus important à retenir : cette représentation des activités permet de coordonner et mobiliser les équipes sur d’éventuelles évolutions en fonction des objectifs définis. D’où la pertinence de l’utilisation d’une solution de planification !
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