Bientôt 2018… et une nouvelle catégorie d’articles à découvrir au fil de vos lectures tournées projets.
L’équipe du blog vous invite à mieux comprendre les habitudes métiers en gestion de projet; et plus particulièrement l’usage de Bubble Plan, pour des problématiques spécifiques.
Immobilier, Services généraux, RH, Stratégie, Reporting… et pour ce premier article, intéressons-nous aux agences de communication.
Elles sont déjà nombreuses à utiliser la solution française, spécialisée en planification pour optimiser leur process. Tout comme les services de communication.
Alors comment les pros de la communication (conseil, design, événementiel, …) profitent des atouts de Bubble Plan ?
3 grands axes utilisés en communication
Si l’on fait une petite synthèse des préférences utilisateurs, 3 types de projets se détachent !
Cela n’empêche pas d’imaginer bien d’autres choses à exploiter avec notre logiciel de gestion de projet…
Pour l’heure, les agences de communication ou d’événementiel mettent l’accent sur des planifications pour les problématiques suivantes :
→ La professionnalisation des recos !
En pleine phase de prospection, Bubble Plan se révèle un outil simple et crédible pour modéliser de manière efficace et très graphique les projets clients, avant de les leur présenter.
Que ce soit :
- la possibilité de partage en live
- ou les fonctions d’export image, à intégrer dans les présentations,
L’impact graphique d’un tel outil fait son effet, dans une compétition, en shortlist, et cetera, auprès des prospects.
L’usage d’une solution de pilotage de projet dénote à la fois des qualités d’organisation, une meilleure traçabilité lors du projet et un vrai professionnalisme en amont…donc sans doute pendant !
La modélisation pourra également être affinée et poursuivie sereinement si le closing est réalisé.
Un atout concurrentiel non négligeable qui fait sortir du lot, face à des propositions sous Excel ou PPT…
→ Le pilotage des missions !
Comme tout outil de pilotage de projet – enfin les plus complets – Bubble Plan dote les agences d’une solution de suivi et de management pour tout chef de projet.
Une solution SaaS qui :
- limite les réunions à outrance,
- facilite la traçabilité des actions et missions,
- optimise la gestion de l’équipe et sa communication,
- permet une parfaite visibilité quant à l’avancement et aux problématiques, pour le manager et pour sa direction.
Grâce à Bubble Plan, les documents et échanges propres au projet client sont centralisés. Les process sont clairs et normalisés pour l’agence. Et les aléas de chaque dossier peuvent être anticipés au mieux.
Un gain de temps considérable pour tous les collaborateurs et encore plus de productivité, pour limiter les écueils. Les différentes fonctions phares sont à voir dans la seconde partie de cet article.
→ La Relation Client !
Un élément primordial pour tout pro de la communication : la relation avec son client (et pourquoi pas, si besoin, avec les prestataires).
Bubble Plan permet une information en temps réel des clients, gage de transparence et de professionnalisme.
Grâce à son planning visuel, il est très simple d’accès pour les tiers ; qui en lecture seule, peuvent voir ce qui se passe sur leur projet.
Nombre de nos clients sont ravis de la possibilité de communiquer et d’enrichir les interactions avec leurs clients, dans un outil unique comme le nôtre.
Son approche graphique permet également de faire du management visuel et son système de partage de documents et de communication de valider les avancées, livrables ou autres.
Ou de gagner en réactivité sur des questions et problématiques soulevées !
Vous réduirez les incertitudes et l’insécurité du client…et par rebond, les réunions et les calls qui s’éternisent.
Plus transparentes avec les clients, nos agences gagnent en efficacité dans la gestion de leurs projets.
Des fonctionnalités tournées agences
Certaines fonctionnalités favorisent pleinement l’adoption rapide du milieu de la communication pour notre outil.
Pour autant, notre sens de la relation utilisateur, notre capacité de personnaliser l’outil ou encore notre support conseil en français sont également des différenciants de poids sur ce marché du pilotage de projets.
→ Planification Gantt
Peu d’outils proposent déjà une modélisation en drag & drop des projets, ce qui est déjà un gros plus de Bubble Plan.
Mais quand en plus, celle-ci s’associe à un ordonnancement de type Gantt, pour suivre les contraintes et éventuels retards et garder un projet toujours à jour…
Pour en savoir plus sur cette fonction → 📅
→ Actions
Une checklist qui permet de gérer les tâches, de les attribuer. Mais aussi d’en déterminer le temps, qu’il soit prévisionnel ou réel et même de pondérer les actions entre elles.
Et ce, pour une représentation graphique de l’avancement parfaitement conforme à la réalité des projets de communication.
Pour en savoir plus sur cette fonction → ✔️
→ Plan de charge
S’il est possible d’assigner à des tâches, des phases, des réunions, des OP, collaborateurs, prestataires ou même clients ; le plus de Bubble Plan vient surtout de sa capacité décisionnelle avec la modélisation des surcharges éventuelles.
Un tableau de bord précieux pour gérer les aléas et urgences ou pour dispatcher les différentes tâches de l’équipe. (Uniquement en Premium)
Pour en savoir plus sur cette fonction → ⚓
→ Communication, avec chat et commentaires
Deux options pour communiquer entre l’équipe projet, mais aussi avec le client.
Questions, phases de validation, demandes de confirmation, pivot…
Tout peut être discuté dans Bubble Plan, avec :
- une fonction Commentaires, propre aux jalons et bulles
- et un chat, plus large sur l’ensemble du planning, pour des échanges transverses.(Uniquement en Premium)…
Le tout avec un système de mentions intuitif.
Pour en savoir plus sur cette fonction → ☎️
→ Avancement
Directement connecté à la fonction Actions pour les agences de communication qui l’utilisent, l’état d’avancement modélise visuellement l’évolution de chaque étape du projet, pour que chacun sache où en est la mission.
Un indicateur en temps réel pour le client, le chef de projet et la direction, si besoin.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 🏃♀️
→ Management visuel
La plupart de nos agences clientes profitent des palettes de couleur et surtout des icônes pour marquer graphiquement certains aspects du projet.
Segmentation métier (créa, tech, logistique, …), validation ou blocage, action particulière (OP Buzz, OP emailing,…)…Tout peut être présenté et compris d’un coup d’œil !
Des icônes uniques dans ce secteur PMO.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 👀
→ Budget
Une petite fonctionnalité en pleine évolution, qui permet aux pros de la communication de mieux suivre l’évolution de l’aspect financier d’un projet.
Qu’il soit fonction de partenaires externes, d’un budget voté, ou même de la modélisation des coûts pour réaliser un devis ; un outil qui répond parfaitement à la problématique du métier.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 👛
→ Vues personnalisées 👁
Exclusivité Bubble Plan – en option et sur tarification complémentaire – cet outil de gestion de projet permet de créer des filtres de lecture et de collaboration sur votre planning projet.
Ainsi les agences de communication peuvent planifier l’ensemble du projet, avec des éléments internes et externes sur un même planning. Les droits attribués à chacun ensuite ne permettent de voir que les éléments décidés.
L’opérationnel pour les collaborateurs, la macro vision pour les dirigeants ou encore les éléments vert pour les clients et les marrons pour les prestataires…
Une fonctionnalité forte pour un pilotage maîtrisé.
Si vous souhaitez en savoir plus sur cette fonction, nous demander tout simplement 🙂
→ Meeting 🎭
Un module complémentaire particulièrement apprécié des pros de la communication puisqu’il permet de préparer et suivre précisément les différentes réunions du projet.
ODJ, objectifs, décisions, actions à réaliser en amont ou aval, présences…
Tout a été pensé pour faciliter la gestion des réunions, nombreuses, pour les agences, qu’elles soient internes ou externes.
Si vous voulez en savoir plus sur cette fonction, nous demander tout simplement 🙂
Voilà un tour d’horizon de l’usage fait par les agences de communication, d’événementiel, avec un Bubble Plan, qui de leur propre aveu, simplifie nombre de process et leur permet d’économiser du temps dans plusieurs phases du projet.
Un atout donc tout autant pour signer, réaliser ou fidéliser les projets clients.
Prochainement un article sur le métier RH et la façon dont il exploite à son tour notre solution de pilotage de projets.
Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !
