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Qui dit nouvelle version pour Bubble Plan, dit souvent nouvelles fonctionnalités en gestion de projet ou en planification pour notre solution. C’est encore une fois le cas pour l’upgrade d’avant été ; qui livre une option très attendue pour cadrer et piloter vos projets : la Fiche Projet.
Fini l’intégration des éléments de base du projet, dans les premiers éléments du planning ! Vous pouvez dès à présent organiser le projet et centraliser les éléments de formalisation, directement dans cette fonctionnalité Fiche Projet.
Et comme il était important d’en faire plus qu’un simple éditeur de textes, nous avons un peu repensé le tout pour une meilleure ergonomie et plus de pilotage projet. Je vous en dis plus sur cette nouvelle fonction.
Qu’est-ce qu’une fiche projet ?
Dans le monde de la coordination de projet, la fiche projet joue un rôle central en tant que document de référence essentiel. Cette fiche, également appelée fiche de description ou carte d’identité du projet, offre une vue synthétique et claire de l’ensemble du projet. Elle constitue une référence centrale pour toutes les personnes impliquées dans le projet, du gestionnaire aux membres de l’équipe et aux collaborateurs extérieurs.
Une fiche projet est un élément fondamental pour la gestion de projet. Elle permet de définir et de décrire de manière concise et précise les objectifs, les étapes, les livrables et les actions à réaliser pour atteindre les résultats souhaités. Elle rassemble les informations cruciales nécessaires pour la planification, l’organisation, le suivi et la réussite du projet.
Exemple de fiche projet pour cadrer votre planning et vos tâches
Cette fiche constitue un outil central pour le cadrage du planning et des activités. Elle permet de définir les étapes du projet de manière précise, d’identifier les tâches critiques et les ressources nécessaires, et de fixer les échéances importantes. En fournissant une vue claire et synthétique du projet, la fiche projet facilite la préparation en offrant une référence constante pour toute l’équipe.
Voici un modèle de fiche projet qui doit comprendre au minimum toutes les informations suivantes :
- Nom du projet : [Nom]
- Responsable : [Nom]
- Objectifs : [Objectifs du projet]
- Étapes : [Liste des étapes et des tâches]
- Budget alloué : [Budget du projet]
- Ressources nécessaires : [Liste des ressources nécessaires]
- Parties prenantes : [Liste des collaborateurs]
- Échéances importantes : [Dates de livraison clés]
- Suivi et gestion : [Méthode(s) utilisée(s)]
- Rapports et communication : [Fréquence des rapports et des communications]
En résumé, cette fiche offre une vue globale complète et concise du projet, permettant au coordinateur et à l’équipe de gérer les activités de façon efficace. Elle constitue un outil central pour définir, organiser, suivre et réussir la réalisation du projet dans les délais et en respectant le budget.
Comment faire une fiche de projet réussie ?
La rédaction d’une fiche projet nécessite une approche méthodique pour assurer sa pertinence et son efficacité. Voici un exemple d’une manière dont vous pourriez rédiger cette fiche :
1. Introduction :
- Présentez la marche à suivre de façon concise.
- Identifiez les collaborateurs du projet, y compris le responsable et les membres de l’équipe.
2. Objectifs :
- Définissez clairement les objectifs de l’initiative.
- Précisez les résultats attendus et les livrables à produire.
3. Planning :
- Divisez en étapes ou en phases.
- Indiquez les tâches clés à réaliser à chaque étape.
4. Organisation :
- Identifiez les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
- Précisez les dates de livraison et les échéances importantes.
5. Financement et ressources :
- Incluez les informations sur les ressources nécessaires, y compris le budget alloué.
6. Gestion et suivi :
- Décrivez comment le tout sera géré et suivi.
- Indiquez les points de contrôle et les rapports prévus.
7. Parties prenantes :
- Énumérez les personnes impliquées dans le projet.
- Définissez comment elles seront impliquées et consultées tout au long du projet.
8. Cadre :
- Précisez le contexte et son importance au sein de l’organisation.
Rédiger une fiche projet est une pratique clé pour cadrer le planning et les missions. Elle offre une vue globale détaillée tout en restant simple et accessible. La fiche de projet est un outil primordial pour fixer les bases du projet, communiquer efficacement avec les personnes impliquées et assurer un pilotage transparent et réussie.
Une fiche projet pour le cadrage du planning et des activités
En premier lieu, cette fonction vous permet via un champ texte éditable de décrire et structurer vos projets.
Synthèse, objectifs, organisation, … À vous de voir ce qui est nécessaire ; à la fois pour l’équipe, mais aussi pour vous rappeler de ce qui avait été acté au lancement.
La Fiche Projet va également ouvrir un nouvel espace de stockage de documents (en plus du système de partage propre aux éléments). Vous pouvez ainsi conserver et partager des fichiers de construction du projet, des docs spécifiques, des devis en amont.
Tous les membres participant à l’initiative a ainsi accès à tout. Pendant l’élaboration et au cours du déroulé du projet.
L’arrivée de cette fonctionnalité amène à repenser quelque peu l’ergonomie de Bubble Plan.
Le menu principal, en phase planning, voit apparaître l’icône Fiche Projet ; tandis que la ConfigProjet bascule à côté de la timeline pour plus de logique. À noter toutefois que vous retrouvez toutes les options de paramétrage de la timeline (style, couleurs, axes, …), dans les onglets de la Fiche.
Autre grand changement de l’UX de notre solution de management : le menu opérationnel des projets (sur la droite du planning) propulse deux options directement dans la Fiche Projet.
Cela permet d’avoir au même endroit une vue synthétique du projet et de son déroulé. Vous retrouvez donc parmi les onglets :
- la synthèse des fichiers (à ne pas confondre avec ce que l’on a vu plus haut) ; qui reprend toutes les pièces jointes insérées dans le planning (livrables ou autres)
- la synthèse budgétaire ; pour avoir directement dans la Fiche Projet, tous les éléments financiers ventilés.
Cette fonctionnalité de cadrage, qui apporte déjà beaucoup à l’ensemble de nos responsables ; ne se limite toutefois pas à l’aspect centralisation des informations.
Des indicateurs et des options pour le suivi macro et le reporting rapide
Parce que qui dit projet, dit aussi à nos yeux macrovision ; il nous semblait impératif de profiter de cette nouvelle fonctionnalité, pour offrir un autre regard sur vos projets.
La Fiche Projet s’équipe donc de deux options pleines de promesses, si vous souhaitez détecter des problèmes en un regard ou faire du reporting dynamique.
Deux nouveaux indicateurs voient le jour, pour un condensé rapide de ce qui se passe sur votre projet.
L’un pour modéliser l’avancement global de vos bulles et l’autre pour consolider les actions.
Vous voyez ainsi maintenant d’un coup d’œil l’avancement global d’un projet et de ses tâches ; notamment s’agissant des retards. Un niveau intermédiaire aux tableaux de bord, pour plutôt avoir une idée générale de ce qui se passe.
Encore un peu léger côté reporting, la Fiche Projet vient corriger cette lacune de Bubble Plan. En proposant une solution succincte de suivi de projet.
Vous pouvez ainsi remonter des informations à date auprès du gestionnaire ou d’un directeur. Tout en l’agrémentant d’un pictogramme météo symbolique et visuel.
Management visuel : un reporting synthétique couplé à la météo projet
Le manager pourra ainsi selon son bon vouloir venir suivre ce qui se passe grâce à ce reporting synthétique ; sous forme de points de contrôle.
Bubble Plan reprend ici ses habitudes et forces et mettant en exergue une fonction à la fois simple et visuelle, mais très efficace et pertinente, pour chaque chef de projet.
Une fois encore, il s’agit là non pas d’une analyse précise, que vous pourriez trouver dans les commentaires ou montrer grâce aux pictos ; mais d’une vue sur l’initiative dans sa globalité.
Fiche projet vs. Plan projet
Maintenant que nous avons exploré en détail ce qu’est une fiche projet et comment en rédiger une, il est temps de la comparer au plan projet traditionnel. Chacun de ces outils a sa propre utilité et complète l’autre dans le processus de pilotage de projet.
Plan Projet
Le plan est généralement un document plus détaillé qui se concentre sur la chronologie des tâches et des activités. Il s’agit d’un guide étape par étape qui décrit comment l’initiative sera réalisé du début à la fin. Les dépendances entre les tâches, les ressources nécessaires, les dates de début et de fin, ainsi que les jalons importants sont généralement inclus dans ce document. C’est un outil primordial pour la planification opérationnelle et le contrôle au jour le jour du travail.
Ce document plus détaillé que la fiche projet. Il décrit le déroulement du projet étape par étape, y compris les tâches, les échéances, les responsabilités et les ressources nécessaires. Le programme du projet peut également inclure des informations sur les risques, les plans de contingence et les processus de communication.
C’est un document important pour les raisons suivantes :
- Il fournit un cadre détaillé pour l’organisation et l’accomplissement du projet.
- Il permet de suivre et de contrôler de façon efficace.
- Il peut être utilisé pour communiquer l’avancée et les informations aux parties prenantes.
Fiche Projet
En revanche, la fiche projet est plus synthétique et axée sur la vision globale du projet. Elle fournit une vue d’ensemble concise des facteurs clés du projet, tels que les objectifs, les parties prenantes, les échéances et les responsabilités. La fiche projet est utile pour la communication, la prise de décision et le suivi général du projet. Elle permet à toutes les personnes impliquées de comprendre rapidement l’essentiel du projet sans se perdre dans les détails.
Ce document de référence qui résume les informations essentielles sur un projet. Elle comprend généralement les indications suivants :
- Intitulé
- Objectifs à atteindre
- Étapes et phases
- Livrables
- Ressources nécessaires
- Budget
- Parties prenantes
La fiche projet est un document important pour les raisons suivantes :
- Elle permet de clarifier les objectifs et les livrables pour l’ensemble des parties prenantes.
- Elle fournit une vue d’ensemble du projet, ce qui facilite la communication et la coordination.
- Elle peut être utilisée comme base pour le développement du planning.
En résumé : différences entre ces deux outils
La principale différence entre la fiche projet et le plan projet est le niveau de détail. La fiche projet est un document synthétique qui fournit une vue d’ensemble du projet, tandis que le projet détaillé est un document plus détaillé qui décrit le déroulement du projet étape par étape.
Lorsque vous utilisez ces deux outils ensemble, vous obtenez une combinaison puissante pour la gestion de projet. Le document qui décrit la marche à suivre détaille la façon dont le projet sera réalisé, tandis que la fiche projet offre une vue d’ensemble concise et claire. Ensemble, ils permettent de mieux comprendre, organiser, et piloter le projet, en assurant que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde.
En bref, la fiche projet et le plan projet sont des éléments essentiels de la management de projet, chacun ayant son propre rôle dans le processus. La fiche projet offre une vue synthétique et claire du projet, tandis que le plan projet détaille les actions spécifiques à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet. Les deux outils sont complémentaires et contribuent à assurer le succès de la réalisation du projet.
Ces deux documents sont importants pour la gestion de projet. Car ils permettent de centraliser les informations clés sur le projet. Mais aussi de faciliter la préparation, le suivi et la communication.
Conclusion
La fiche projet et le plan projet sont deux documents complémentaires. La fiche projet est un document essentiel pour démarrer un projet, tandis que le document de projet détaillé est nécessaire pour une gestion plus précise.
Comme pour toute sortie de nouvelle option, n’hésitez pas à nous faire part de vos retours, témoignages et autres expériences utilisateurs, en découvrant la fonction Fiche Projet.
Toutes les nouveautés de Bubble Plan sont symbolisées comme à notre habitude, par un petit NEW, caché sur votre interface projet.
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