Une terminologie bien connue des professionnels de la gestion de projet, le Kanban propose une approche de projet simple et intuitive, sur 3 colonnes principales (parfois plus).
L'idée est de fonctionner sous forme d'une gestion en colonne, avec des files d'attente, dans lesquelles les missions sont échelonnées et priorisées en fonction des urgences et retards.
De nombreux supports sont possibles pour pratiquer la méthode Kanban. En format numérique, plusieurs logiciels et solutions sérieuses sont accessibles en ligne.
Faisons la genèse de cette méthodologie, de ses atouts, de son fonctionnement !
Quelles origines pour le Kanban ?
La méthode Kanban nous vient tout droit du pays du soleil levant, le Japon et notamment des chaînes de production du secteur automobile, avec Toyota en pointe. Il a été modélisé pour la gestion des processus de manière visuelle, en mode « lean ». On est dans les années 50, avec Taiichi Ono, ingénieur en fabrication et le souhait de mieux orchestrer le montage des véhicules.
Kanban signifie « carte de signalisation » ou « étiquette », même si on représente plus volontiers des tâches ou éléments de travail à réaliser.
Cette méthode de gestion de projet très répandue a également été reprise et optimisée par David Anderson, autour des changements de systèmes d'organisation. Elle vise à s'adapter en permanence au besoin du client, pour limiter les risques et gaspillages. Avancement et priorisation étant centralisés et visualisés par l'intermédiaire du tableau dit Kanban.
Elle a beaucoup évolué au fil des années, pour devenir maintenant à la fois une méthode, mais également un outil à part entière. Ce dernier faisant la part belle au visuel et au temps réel, il est particulièrement apprécié en gestion de tâches (prémices d'une gestion de projet plus complète).
A quoi correspond la méthode projet « Kanban » ?
Le Kanban est un système de gestion des tâches particulier, simple à mettre en place, très graphique, qui permet à chacun de voir en colonnes (files d'attente) les étapes du projet au complet. Une vue collaborative où chacun vient gérer ses tâches, en fonction de la priorisation de la colonne. Le tout dans une logique collaborative et d'amélioration continue.
Il s'agit avec Scrum d'une des méthodes Agile de gestion de projet les plus utilisées.
La méthode Kanban repose sur 4 principes centraux :
1/ Démarrer par ce qui est à faire au présent : il s'agit donc de prioriser les rôles et process déjà définis
2/ Accepter l'intérêt du changement : l'équipe doit penser « lean », c'est-à-dire voir les changements continus et mélioratifs comme des moyens d'optimisation. On y favorise donc nombre de changements mineurs et progressifs.
3/ Respecter le processus : suivre ce qui est édicté en termes de rôles, responsabilités et timing réduit considérablement les peurs du changement et de la gestion de projet.
4/ Encourager le leadership : pas vraiment de hiérarchie en Kanban, il convient que chacun fasse preuve de proactivité et de leadership à son niveau
Ces principes viennent régir la gestion de projet en mode Kanban, qui s'appuie visuellement sur un tableau à 3 entrées verticales en général (A faire, En cours, Réalisé - mais il existe maintenant des variantes plus complètes et complexes), sur lequel on place et fait évoluer des étiquettes.
Chaque collaborateur sait ainsi ce qu'il a à faire, quand, comment et dans quelle priorité.
Sa flexibilité et son évolutivité la classent à ce jour parmi les méthodes agiles, même si l'approche est plus simple et qu'elle vise à limiter l'accumulation des tâches en cours plus qu'à piloter un projet dans son ensemble. Elle fonctionne moins par itération et offre une représentation moins macro et planifiée des tenants et aboutissants du projet ou de la phase projet en cours.
La méthode Kanban est particulièrement appréciée aujourd'hui dans les environnements start-up et notamment dans la sphère informatique où réalisation de sites, logiciels ou produits techniques sont facilement conduits sous cette forme. Le recettage et la création graphique sont particulièrement friands de ce mode de gestion.
Quels sont les atouts du Kanban ?
Simple, souple, intuitif, le Kanban vise également à contrôler le nombre de tâches, en imposant normalement (il y a maintenant beaucoup de variantes et de liberté autour de cette méthode via l'outil lui-même) un minimum et un maximum surtout de tâches.
Cela limite l'accumulation et pousse également à l'action, puisque pour éviter d'atteindre le max, il convient de réaliser des tâches.
Il est basé sur les demandes clients et permet d'améliorer le processus en continu, de limiter les risques (surproduction, stockage, …). En ce sens, il est particulièrement utilisé dans des rôles supports, et les process dit de ticketing. Le contrôle de la charge de travail est facilité.
Il est très visuel et peut à la fois être utilisé de manière individuelle pour s'organiser, comme au global pour une vue d'ensemble des réalisations et avancées de l'équipe.
Le Kanban, très structuré au final, où chacun sait ce qu'il a à faire et quand (des systèmes d'étiquetage par lot étaient notamment prévus sur les chaînes de montage), permet de travailler en flux tendu.
On identifie facilement les retards et lacunes pour tendre vers l'efficience. On évite ainsi les goulots d'étranglement.
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Existe-t-il des points négatifs ?
Aucune méthode n'est parfaite et d'ailleurs chacune est en général adaptée à un contexte spécifique et une typologie de projet. Le Kanban ne fait pas exception.
En suivi de projet, il présente deux défauts majeurs :
- le premier (souvent recherché en méthode Gantt), il ne met pas en évidence les dépendances entre tâches que ce soit en termes d'ordre ou d'impact à avoir.
Il est ainsi moins évident d'anticiper l'incidence d'un retard ou d'une non-réalisation.
- le second, cette vue en tableau, sans planification modélisée, rend moins lisible l'agenda et l'orchestration des tâches, ainsi que les deadlines. Il convient donc souvent de combiner Kanban et calendrier.
Les échéances des tâches sont connues, mais les étapes et points clés du projet ne sont pas représentés.
En savoir plus
Pour mieux comprendre, quand choisir de conduire un projet, en mode Kanban.
Quels outils et logiciels pour bien mettre en place une méthode Kanban ?
