Rétroplanning projet : pourquoi et comment le réaliser simplement ?

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Zoom sur le rétroplanning
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oujours prompts à vous faire découvrir de nombreuses notions autour de la gestion du projet et du management, nous nous intéresserons ce jour au rétroplanning.

Un terme bien souvent usité (nous-mêmes d’ailleurs pendant nos démos produit) dans l’univers de la gestion de projet et de la planification en général ; qui répond à une définition et des approches bien spécifiques.

Je vous propose donc d’en (re)découvrir plus sur cette notion de création de projet ; son intérêt, ses modalités et tout ce qu’il semble intéressant de cerner avec, en premier lieu, la définition du rétroplanning projet.

QU’EST-CE QU’UN RÉTROPLANNING ?

Le rétroplanning est au final un planning particulier, lié à une technique de gestion de projet ; ou même de planification pour être précis. Il s’agit d’abord de focaliser sur la date d’échéance, la « deadline », pour un projet dont les différents éléments sont déjà connus.

L’ensemble des phases, étapes projet, tâches se positionne donc, en fonction de cette date clé ; en général, parce qu’elle représente une obligation et qu’aucun retard ne pourra être envisagé sur celle-ci.

S’il sera possible de décaler, raccourcir, allonger les missions planifiées dans le calendrier du projet ; la date de livraison, elle, reste inaliénable. C’est en ce sens, parce que tout est calé à rebours que l’on parle de rétro-planning projet.

Le rétroplanning

QUELLE DIFFÉRENCE ENTRE RÉTROPLANNING ET PLANNING ?

Le planning est le simple fait de représenter graphiquement et en fonction des dates des étapes ou tâches. Il peut d’ailleurs être fait de bien des manières, à partir d’un agenda, d’un tableur (type excel), d’un outil dédié à la planification ou encore d’un outil de gestion de projet ; dont la plupart proposent une vue planning (mais pas forcément de conception en rétroplanning ou de modélisation via un planning).

Comme introduit plus haut, le planning classique est construit d’un coup ou progressivement, du début vers la fin du projet. Si dans les deux cas, la planification permet de visualiser les impératifs et dates du projet (pour mieux les respecter) ; dans le cadre d’un projet en rétroplanning, on construit donc l’ensemble du processus en fonction de la fin.

Un planning qui est donc à réaliser et lire en sens inverse. On utilise couramment cette méthode de planification inversée, notamment dans des problématiques stratégiques ou dans l’événementiel par exemple.

En effet, dans un tel cadre, il est impératif de respecter la date de fin du projet, qui s’avère être la date de réalisation de l’événement. Une date où les participants seront conviés, souvent après une campagne de communication ou d’invitation, elle ne pourra donc en aucun cas être reportée.
Cet exemple de rétroplanning projet montre bien l’importance de cette date d’échéance du projet et de l’impératif de planifier le projet avec cette méthode en rétroplanning qui va à contre-sens.

Illustration des deadlines

QUELLES GRANDES ÉTAPES POUR LE CONSTRUIRE ?

Comme beaucoup de choses en management et plus précisément en conduite de projet, le rétroplanning obéit à quelques règles. Il y a donc des grandes étapes projet à respecter pour le construire efficacement.

1 / Identifier l’ensemble des tâches, actions, opérations qui intègrent le projet
Il convient si possible d’être assez précis et éventuellement de les hiérarchiser ; On peut, si souhaité, s’appuyer sur la méthode WBS pour orchestrer cette étape.

2/ Définir les responsables et participants aux tâches
Cela peut être l’occasion d’établir une matrice RACI pour un projet de rétro-planning très précis dans le suivi de l’activité.

3/ Faire l’estimation de la durée de chacune des tâches listées
C’est important pour cette méthode de planification car cela va conditionner l’enchaînement futur.

Cette étape peut également impliquer des notions de budget projet (le temps ayant une importance sur le coût) ; mais aussi de ressources, puisque la disponibilité des uns et des autres (pilotée par le chef de projet) en dépendra.

4/ Identifier et fixer la date de fin du projet
Elle doit être certaine, vérifiée et clairement exposée et visible sur le calendrier du projet.
Elle représente l’étape charnière car c’est à partir d’elle, que la modélisation de rétroplanning va se faire.

5/ Organiser l’ensemble des tâches et événements en partant depuis la date finale
Dans l’idéal, si on peut intégrer l’interdépendance des tâches entre elles ; cela sera toujours un plus pour la gestion de projet au quotidien. Cette méthode permettra de répercuter de manière automatique les aléas éventuels ; souvent des retards. On suit ainsi la chronologie et on sait quand faire quoi à partir de là.

Dans cette étape, on peut s’appuyer sur un diagramme de PERT et pourquoi pas, en déduire les incidences, comme le chemin critique.

6/ Mettre en forme le rétroplanning projet
Dernière étape majeure : on va organiser toutes ses informations sur un planning, dans l’idéal de manière graphique. C’est le bon moment pour sortir son diagramme de Gantt par exemple.

Il permettra de représenter de manière très précise l’enchainement du projet, mais aussi les appartenances, les attributions et les contraintes.

Si la logique de construction s’est faite à l’inverse, bien entendu au quotidien, le chef de projet suivra l’avancement et la réalisation dans le déroulé chronologique.

Illustration interface Bubble Plan

 

QUAND PRIVILÉGIER LA RÉTROPLANIFICATION ?

Quand on connaît l’ensemble des éléments menant à l’événement final du projet, surtout si cette date est obligatoire, on pourra choisir cette méthode de planification inverse de gestion de projet.
On définira ainsi la date de début en orchestrant le projet à rebours depuis la livraison, le point de contrôle, l’événement.

Bien entendu, cela fonctionne avec toute date impérative, on peut donc envisager un rétroplanning, qui s’établit sur chaque partie du projet ; en amont de celle-ci, sans qu’elle soit une date finale en définitive.

Événementiel, appel d’offres, lancement produit, … De nombreux secteurs se prêteront parfaitement à cette approche ; comme le marketing, les chantiers, … ; d’autant plus quand il y a par ailleurs des risques sur le projet, en termes de résultat, de tenue ou même de pénalités.

Les avantages du rétroplanning résident essentiellement dans la capacité à raisonner à l’inverse et à toujours garder en ligne de mire l’impératif de la date d’échéance du projet. En jouant toujours sur la partie amont du projet, il est plus certain de respecter cet objectif essentiel.

QUID DU RÉTROPLANNING DANS NOTRE OUTIL DE GESTION DE PROJET ?

Si la planification est possible dans la majorité des logiciels de pilotage projets ou que rien n’empêche la modélisation manuelle du rétroplanning ; il n’est pas si fréquent d’avoir de vraies fonctions d’automatisation.

Dans le cadre de Bubble Plan, la planification est au cœur de l’outil collaboratif. Tout est conçu pour facilement faire des plannings projets ; en ligne et en quelques clics.

Nous avons pensé à tout pour vous faciliter la vie et notamment dans le cadre du fonctionnement des projets à partir de modèles (templates pour les plus anglophones de nos lecteurs).

Vous pouvez ainsi facilement repartir d’un projet type, vous caler sur la date finale et la placer de manière définitive, tout en appliquant de manière automatique, le décalage en amont des différentes phases (bulles). Un projet de rétroplanning finalisé en 2 clics, qui pourra même prendre en compte votre chemin critique.

Cela n’a bien entendu de sens que si vous avez établi des liaisons et des contraintes entre vos éléments. Sinon, aucun outil de gestion de projet ne sera en mesure d’organiser d’un geste votre nouveau planning.

Le plus simple pour bien comprendre le fonctionnement est d’aller sur notre logiciel de planification, et de voir par l’exemple, le rétroplanning qui sera mis en place, à partir d’un modèle structuré.

Illustration de l'interface de Bubble Plan

 

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ne nouvelle notion, pas nécessairement compliquée, mais parfois confondue, proposée ici par nos équipes ; pour que vous soyez à l’aise avec la gestion de projet, ses termes et ses méthodes.

Il ne faudra donc plus confondre simple planning et rétroplanning projet, pas plus que diagramme de Gantt, pour parler précisément de votre fonctionnement.

Avec ou sans solution de conduite de projet, qu’elle soit visuelle et intuitive ou juste sous excel, la connaissance des données projets et l’obligation absolue induira l’utilisation plus aisée du rétro-planning, en ligne ou non, pour organiser rapidement et sans écueil les résultantes du projet.

À propos de Bubble Plan

Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !

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