5 possibilités d’outils et logiciels de gestion de projet

Il existe de nombreux types d’outils de gestion de projet, chacun offrant des avantages spécifiques pour les entreprises. L’offre est plus qu’abondante sur ce marché !

Généralement, une entreprise va avoir recours à ce genre d’outil de suivi de projet ou de plateforme pour gagner en efficacité et en productivité grâce à la communication et/ou la planification.

Afin de répondre à cet objectif, il va falloir comprendre l’utilité de chacun et décider s’il vaut mieux opter pour :

• un ensemble d’outils spécialisés,
• ou pour un logiciel complet pour satisfaire votre besoin et vos process (comme nous vous en présentons régulièrement ici, dont le logiciel projets Bubble Plan).

Toutes les entreprises, selon leur secteur d’activité, n’ont pas la même façon d’appréhender la gestion de projet. Tout simplement car elles n’ont pas les mêmes besoins.

Par exemple, nous avons déjà détaillé l’approche projet des métiers RH, immobilier ou encore de la communication, dans ces articles dédiés. Par conséquent, les meilleurs outils et leur interface peuvent s’adapter aux utilisateurs, être particulièrement spécifiques… ou non, selon votre envie !

Mais attention tout instrument (d’autant plus s’il est performant) a un prix !

Dans cet article, nous allons détailler les spécificités de gestion de projet, mises en forme dans différentes solutions et logiciels. Vous aurez alors toutes les informations pour ensuite décider de votre préférence, en fonction de vos besoins, et en tant que futur utilisateur !

Comment conduire sa planification : des outils dédiés ?

C’est sans aucun doute la première catégorie disponible représentée dans les outils ciblés de pilotage de projet. Ce type d’outils offre de nombreux avantages et utilisent très souvent un tableau ou un diagramme de Gantt, mais pas que !

Nombreuses sont les entreprises à travailler en mode projet (en méthode agile ou autre) et à devoir trouver une solution gratuite ou non pour organiser dans le temps leurs activités ou projets.

Elles passent par la génération de plans d’actions, plans de déploiement, plannings et autres rétroplannings, … pour bien suivre les échéances et impératifs qui s’imposent à elles.

Ce type de travail joue sur différents tableaux et implique une organisation sans faille des équipes de votre entreprise, basée sur :

• des deadlines (dates butoirs),
• le respect des timings par chaque utilisateur,
• et l’articulation entre les activités, entre les tâches.

On peut donc opter pour des outils de management de projet, possédant un tableau de bord, une interface ergonomique et des intégrations comme Gantt Project, ClickUp, Tom’s Planner (devenu payant depuis) ou MS Project pour visualiser l’ensemble du projet rapidement ! Mais également pour un qui serait disponible via un navigateur de recherche…

Les meilleurs outils fonctionnant sur ce principe utilisent souvent un tableau ou diagramme de Gantt (avec la prise en compte des contraintes du projet et de l’utilisateur).

Certains secteurs métiers en sont d’ailleurs plus friands que d’autres. C’est par exemple le cas de :

• l’édition pour leur calendrier éditorial,
• du marketing pour les lancements de produits ou le plan marketing,
• des chantiers dans le monde de la Construction ou de l’Immobilier,
• ou encore pour mettre en place et suivre les plans de communication.

Quels sont les outils gestion de projet orientés ressources ?

Dans la majorité des projets, l’attribution des tâches est primordiale : il faut définir qui est en charge de quoi.

Il existe donc des outils, ayant pour avantage, de se concentrer spécifiquement sur la gestion des ressources humaines (RH) au sein du projet.
Dans ce cas, l’outil ou la plateforme, en plus des intégrations, va permettre via des tableaux de bord :

• l’affectation des différents collaborateurs aux projets et autres activités,
• le suivi de temps,
• la détection des performances,
• ou pourquoi pas, la visualisation d’un plan de charge

On pourra visualiser les moments de pics de charge de travail des membres des équipes. On pourra aussi en permanence ajuster les plannings projets et les équipes en conséquence. Différentes vues sont possibles, que ce soit sous forme d’un tableau de Gantt, de PERT ou autres…

Avec ce type de solution (gratuite ou non) de planification, il est souvent possible d’établir la durée de chaque tâche (de façon globale ou dans le détail). Et également d’identifier les ressources nécessaires à leur réalisation.

Vous pourrez aussi intégrer les contraintes d’un projet : congés, rythmes de fonctionnement et autres problématiques dans les plannings.

Certains outils de pilotage de projet prennent même le procédé « à l’envers » de la gestion de projet traditionnelle. Ils vont se concentrer sur les RH, les personnes qui produisent, plutôt que sur leurs tâches.

Dans ce cas, le but va être de voir qui est occupé – qui est potentiellement surchargé – et qui est plutôt désœuvré. Pour ensuite organiser le travail des équipes plus efficacement, et/ou envisager une embauche.

Attention, toutefois, ce type d’outil fait perdre l’adéquation avec la gestion de tâches et il nécessitera sans doute un outil en complément pour le suivi opérationnel.

Pour tout cela, on pourra avoir recours à des logiciels calendaires comme Stopilo ou bien se tourner vers un logiciel SIRH, si l’on veut être vraiment très pointu !

Pour ces derniers, on s’éloigne sans doute déjà de la gestion de projet pure, pour migrer vers le pilotage des RH. Un tout autre métier ! »

Comparaison des outils de gestion de projet : avantages et inconvénients

Pour choisir l’outil de gestion de projet qui vous convient, il est important de comparer les avantages et les inconvénients des solutions populaires. Prenons par exemple Asana. Connu pour sa facilité d’utilisation et ses nombreuses intégrations, mais parfois limité pour les projets très complexes. Bubble Plan, avec son approche visuelle intuitive, est excellent pour la gestion des tâches quotidiennes et la planification claire.

Trello se distingue par son interface Kanban visuelle et sa version gratuite. Il offre une simplicité qui peut être insuffisante pour des projets plus complexes. Wrike et MS Project offrent une profondeur fonctionnelle exceptionnelle mais à un coût souvent élevé. Cela peut ne pas convenir à toutes les entreprises. En comprenant ces nuances, vous pouvez sélectionner l’outil qui répondra le mieux aux besoins spécifiques de votre équipe et de vos projets, en maximisant votre efficacité et votre productivité.

Pour la gestion de tâches seul ou en équipe : le segment est riche

Un autre grand pool très répandu d’outils spécifiques permettant la gestion de projets. On y trouve des logiciels qui placent les tâches au centre de l’attention : l’opérationnel et la traçabilité sont alors essentiels.

Ces outils, comme la solution Trello qui possède une version gratuite par exemple, ne se concentrent pas sur la durée en elle-même des tâches, mais sur leur réalisation, et éventuellement sur leur niveau d’avancement. Ainsi, on commence par établir toutes les tâches à réaliser pour finaliser un projet.

Ensuite on attribue des niveaux d’urgence et d’importance, pour enfin suivre leur réalisation au fur et à mesure, en les classant dans des colonnes « À faire », « En cours » et « Fait ».

C’est la méthode appelée Kanban. On peut aussi constituer de simples to-do lists (listes de tâches), comme avec Todoist, et définir des tâches que l’on ira cocher au fur et à mesure de notre progression.

Il n’est pas rare de faire l’amalgame entre « véritable logiciel de gestion de projets» et « outil de gestion de tâches ».

Ces derniers seront souvent plus limités sur la vision macro d’un projet ou la gestion précise de plusieurs aspects d’un projet.

Vision d’ensemble, pilotage multi-projets, gestion des ressources, …autant d’atouts en général présents dans un logiciel global, qui peuvent faire défaut si l’on choisit un outil de pilotage de cette catégorie.

Ils seront donc à privilégier pour des projets assez simples ou pour des process restreints, notamment en termes d’équipe.

Recettage en informatique, organisation du quotidien, pipeline commercial… sont autant d’usages souvent matérialisés avec ces outils très simples d’utilisation.

Comment suivre la notion de temps avec un outil de gestion de projet ?

Il existe également des logiciels orientés gestion du temps, comme RescueTime, Toggl ou HoursTimeTracking, qui se concentrent très logiquement… sur le temps passé sur telle ou telle tâche. Il peut s’agir de pur « timetracking », mais pas que !

Le but est de gérer son temps de la façon la plus optimale possible et de se baser sur les temps de travail actuels pour prédire les futurs. On y cherche notamment à anticiper les pertes de temps.

↘ Gagner en productivité est en général le besoin principal !

De cette façon, il est possible de perpétuellement améliorer sa gestion du temps, sa collaboration et de devenir toujours plus efficace. Vous mesurez au fur et à mesure votre capacité à réaliser une tâche précise en une durée particulière.

Comment aborder le plan collaboratif pour le projet ?

Autre pan important de la gestion de projet : le collaboratif.

Parmi les avantages d’un outil de ce type, on retrouve premièrement la centralisation des données et le partage de l’information. Cette première catégorie s’intègre dans un collectif d’outils collaboratifs, autour des informations et des équipes.

Les logiciels de stockage dans le cloud vont permettre cette approche plus collaborative. Ils mettent à disposition des équipes l’ensemble des documents, le plus souvent synchronisés en temps réel, de la société ou du projet.

Mettre tous les fichiers dans un même endroit, facile d’accès pour tous, évite les pertes de temps et les envois de mails à répétition. Des outils comme Dropbox ou Google Drive sont très pratiques pour partager des données et travailler en collaboration ! À essayer à tout prix !

Ces outils de gestion de projet peuvent être soit cantonnés au stockage, soit plus complets sous la forme d’une GED (Gestion Electronique Documentaire).

Cette dernière permet le stockage, de pouvoir organiser les documents en question, de créer une arborescence et de faire des recherches en mode explorateur.

Dans une deuxième catégorie d’outils pour la gestion de projet en ligne, des solutions comme Slack, Discord ou Stride permettent une communication facilitée entre les différents membres d’une équipe.

Ces applications basées sur une interface de « chat avancé » offrent notamment la possibilité de :

• créer plusieurs canaux de discussions,
• définir des membres particuliers au sein des équipes à chaque canal,
• afficher sa disponibilité pour faciliter la collaboration,
• transmettre des données, des messages privés et des pièces jointes,
• démarrer des réunions en visio,
• intégrer des applications tierces.

Ce sont de très bons outils pour interagir, en direct ou non, avec les équipes, les partenaires ou clients. Cela permet de créer de l’émulation au sein des effectifs.

Souvent appelés à tort « outils de gestion de projet », ce sont plus des outils « de facilitation de la communication autour du projet ».

On pourra non seulement y échanger de manière transverse bon nombre d’informations autour des projets, mais également faire remonter les notifications d’autres outils. Ou encore s’en servir pour valider en collectif des éléments ou des objectifs.

5 possibilités d’outils de gestion de projet adaptés aux utilisateurs professionnels

Finalement, selon l’activité de votre entreprise, vous aurez alors tout intérêt à choisir le type d’outils de gestion de projet le plus adapté en fonction de vos besoins.

Beaucoup d’outils sont spécialisés dans un domaine particulier. Ils utilisent des procès qui s’adaptent aux besoins spécifiques d’un ou plusieurs types de projet, comme le tableau de Gantt, celui de PERT. Néanmoins, il faut souvent y mettre le prix !

D’autres, plus polyvalents, sont capables de s’adapter à toutes sortes d’activités et d’utilisateurs… des outils comme Bubble Plan, un outil freemium, très accessible et simple pour bien démarrer en gestion de projet (avec sa version gratuite non limitée dans le temps).

Choisir le bon logiciel de gestion de projet

Pour ce qui est des logiciels de gestion de projet complets, ils regroupent des segments visés ci-dessous. Outre notre outil de gestion de projet maison, on retrouve des solutions comme :

• Asana,
• Wrike,
• ou Visual Planning, par exemple.

Alors comment faire son choix dans tout cela ? Je dirais que le mieux est souvent de définir les éléments clés que l’on souhaite maîtriser dans un projet.

Commencer par envisager le contexte général et celui de l’équipe, et le souhait d’avoir ou non un ou plusieurs outils en ligne. Avec, bien sûr, une logique d’expert par catégorie si c’est le cas. Ensuite, tester les outils pour vérifier leur adéquation avec les process que vous souhaitez mettre en place.

S le but de ces outils est de vous faire gagner en efficacité, leur mise en place peut être longue. À vous de trouver le bon équilibre pour au final gagner du temps, faciliter le suivi et le pilotage du projet.

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