5 possibilités d’outils et logiciels de gestion de projet

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Outil gestion de projet
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Il existe de nombreux types d’outils de gestion de projet. Une entreprise va avoir recours à ce genre d’outil pour gagner en efficacité et en productivité. Afin de répondre à cet objectif, il va falloir comprendre l’utilité de chacun et décider s’il vaut mieux opter pour :
– un pool d’outils spécialisés
– ou pour un logiciel complet pour satisfaire votre besoin et vos process (comme nous vous en présentons régulièrement ici, dont le logiciel projets Bubble Plan).

Toutes les entreprises, selon leur secteur d’activité, n’ont pas la même façon d’appréhender la gestion de projet. Tout simplement car elles n’ont pas les mêmes besoins.
Par exemple, nous avons déjà détaillé l’approche projet des métiers RHimmobilier ou encore de la communication, dans ces articles dédiés. Par conséquent, les outils peuvent s’adapter, être particulièrement spécifiques…ou non, selon votre envie !

Dans cet article, nous allons détailler les spécificités de gestion de projet, mises en forme dans différentes solutions et logiciels. Vous aurez alors toutes les informations pour ensuite décider de votre préférence !

COMMENT CONDUIRE SA PLANIFICATION : DES OUTILS DÉDIÉS ?

C’est sans aucun doute la première catégorie représentée dans les outils ciblés de pilotage de projet.
Nombreuses sont les entreprises à travailler en mode projet (en méthode agile ou autre) et à devoir organiser dans le temps leurs activités ou projets. Elles passent donc par la génération de plans d’actions, plans de déploiement, plannings et autres rétroplannings, … pour bien suivre les échéances et impératifs qui s’imposent à elles.

Ce type de travail implique une organisation sans faille, basée sur :
– des deadlines (dates butoirs),
– le respect des timings
– et l’articulation entre les activités, entre les tâches.

On peut donc opter pour des outils comme Gantt Project, Tom’s Planner (devenu payant depuis) ou MS Project (à réserver à l’élite quand même pour ce dernier) pour visualiser l’ensemble du projet rapidement ! Les outils fonctionnant sur ce principe utilisent souvent un diagramme de Gantt (avec la prise en compte des contraintes).

Certains secteurs métiers en sont d’ailleurs plus friands que d’autres. C’est par exemple le cas de l’Édition pour leur calendrier éditorial ; du marketing pour les lancements de produits ou le plan marketing ; des chantiers dans le monde de la Construction ou de l’Immobilier ; ou encore pour mettre en place et suivre les plans de communication.

Ressources humaines

QUELS SONT LES OUTILS GESTION DE PROJET ORIENTÉS RESSOURCES ?

Dans la majorité des projets, l’attribution des tâches est primordiale : il faut définir qui est en charge de quoi.

Il existe donc des outils se concentrant spécifiquement sur la gestion des ressources humaines (RH) dans le projet.
Dans ce cas, l’outil va permettre :
– l’affectation des différents collaborateurs aux projets et autres activités,
– le suivi de feuilles de temps,
– la détection des performances
– ou pourquoi pas, la visualisation d’un plan de charge, (mise en forme d’une synthèse des temps passés et planifiés : par collaborateurs, par projets ou par tâches).

On pourra ainsi visualiser les moments de pics de charge de travail, et en permanence ajuster les plannings projets et les équipes en conséquence.

Avec ce type de solution, il est souvent possible d’établir la durée de chaque tâche (de façon globale ou dans le détail). Et également d’identifier les ressources nécessaires à leur réalisation. Vous pourrez aussi intégrer les contraintes d’un projet : congés, rythmes de fonctionnement et autres problématiques dans les plannings.

Certains outils prennent même le procédé « à l’envers » de la gestion de projet traditionnelle. Ils vont se concentrer sur les RH, les personnes qui produisent, plutôt que sur leurs tâches. Dans ce cas, le but va être de voir qui est occupé – qui est potentiellement surchargé – et qui est plutôt désœuvré. Pour ensuite organiser le travail plus efficacement, et/ou envisager une embauche.

Attention toutefois, ce type d’outil fait perdre l’adéquation avec la gestion de tâches et il nécessitera sans doute un outil en complément pour le suivi opérationnel.

Pour tout cela, on pourra avoir recours à des logiciels calendaires comme Stopilo ou bien se tourner vers un logiciel SIRH, si l’on veut être vraiment très pointu ! Pour ces derniers, on s’éloigne sans doute déjà de la gestion de projet pure, pour migrer vers le pilotage des RH. Un tout autre métier ! »

POUR LA GESTION DE TÂCHES : LE SEGMENT EST FOURNI

Un autre grand pool très répandu d’outils spécifiques permettant la gestion de projets.

On y trouve des logiciels qui placent les tâches au centre de l’attention : l’opérationnel et la traçabilité sont alors essentiels.

Ces outils, comme Trello par exemple, ne se concentrent pas sur la durée en elle-même des tâches, mais sur leur réalisation, et éventuellement sur leur niveau d’avancement. Ainsi, on commence par établir toutes les tâches à réaliser pour finaliser un projet. Ensuite on attribue des niveaux d’urgence et d’importance. Pour enfin suivre leur réalisation au fur et à mesure, en les classant dans des colonnes « À faire », « En cours » et « Fait ». C’est la méthode appelée Kanban. On peut aussi constituer de simples todo lists (listes de tâches), comme avec Todoist, et définir des tâches que l’on ira cocher au fur et à mesure de notre progression.

Il n’est pas rare de faire l’amalgame entre « véritable logiciel de gestion de projets » et « outil de gestion de tâches ». Ces derniers seront toutefois souvent plus limités sur la vision macro d’un projet ou la gestion précise de plusieurs aspects d’un projet comme le reporting.

Vision d’ensemble, pilotage multi-projets, gestion des ressources, …autant d’atouts en général présents dans un logiciel global, qui peuvent faire défaut si l’on choisit un outil de cette catégorie.
Ils seront donc à privilégier pour des projets assez simples ou pour des process restreints, notamment en termes d’équipe. Recettage en informatique, organisation du quotidien, pipeline commercial…sont autant d’usages souvent matérialisés avec ces outils très simples d’utilisation.

Gestion du temps

COMMENT SUIVRE LA NOTION DE TEMPS AVEC UN OUTIL DE GESTION DE PROJET ?

Il existe également des logiciels orientés gestion du temps, comme RescueTime, Toggl ou HoursTimeTracking, qui se concentrent très logiquement… sur le temps passé sur telle ou telle tâche.
Il peut s’agir de pur « timetracking », mais pas que.

Le but est de gérer son temps de la façon la plus optimale possible. Et de se baser sur les temps de travail actuels pour prédire les futurs. On y cherche notamment à anticiper les pertes de temps.
-> Gagner en productivité est en général le besoin principal !

De cette façon, il est possible de perpétuellement améliorer sa gestion du temps, et de devenir toujours plus efficace. Vous mesurez au fur et à mesure votre capacité à réaliser une tâche précise en une durée particulière.

COMMENT ABORDER LE PLAN COLLABORATIF POUR LE PROJET ?

Autre pan important de la gestion de projet : le collaboratif.

On y retrouve premièrement la centralisation des données et le partage de l’information. Cette première catégorie s’intègre dans un collectif d’outils collaboratifs, autour des informations et des équipes.

Les logiciels de stockage dans le cloud vont permettre cette approche plus collaborative. Ils mettent à disposition des équipes l’ensemble des documents, le plus souvent synchronisés en temps réel, de la société ou du projet.

Mettre tous les fichiers dans un même endroit, facile d’accès pour tous, évite les pertes de temps et les envois de mails à répétition. Des outils comme Dropbox ou Google Drive sont ainsi très pratiques pour partager des données et travailler en collaboration !

Ces outils de gestion de projet peuvent être soit cantonnés au stockage, soit plus complets sous la forme d’une GED (Gestion Electronique Documentaire). Cette dernière permet outre le stockage, de pouvoir organiser les documents en question, de créer une arborescence et de faire des recherches en mode explorateur.

Dans une deuxième catégorie d’outils pour la gestion de projet, des solutions comme SlackDiscord ou Stride permettent une communication facilitée entre les différents membres d’une équipe.

Ces applications basées sur une interface de « chat avancé » offrent notamment la possibilité de :
– créer plusieurs channels de discussions
– définir des membres particuliers à chaque channel
– afficher sa disponibilité
– transmettre des messages privés et des pièces jointes
– démarrer des réunions en visio
– intégrer des applications tierces

Ce sont de très bons outils pour interagir – en direct ou non – avec les équipes, les partenaires ou clients. Et pour créer ainsi de l’émulation au sein de vos effectifs.

Souvent appelés à tort « outils de gestion de projet », ce sont plus des outils « de fluidisation de la communication autour du projet ». On pourra non seulement y échanger de manière transverse bon nombre d’informations autour des projets; mais également faire remonter les notifications d’autres outils. Ou encore s’en servir pour valider en collectif des éléments.

 

Finalement, selon l’activité de votre entreprise, vous aurez alors tout intérêt à choisir le type d’outils de gestion de projet le plus adapté à vos besoins. Beaucoup d’outils sont spécialisés dans un domaine particulier. D’autres, plus polyvalents, sont capables de s’adapter à toutes sortes d’activités… des outils comme Bubble Plan, un outil freemium, très accessible et simple pour bien démarrer en gestion de projet (avec sa version gratuite non limitée dans le temps).

Pour ce qui est des logiciels de gestion de projet complets, qui regroupent ainsi plusieurs des segments visés ci-dessus : outre notre outil de gestion de projet maison, on retrouve des solutions comme Asana, Wrike ou Visual Planning, par exemple.

Alors comment faire son choix dans tout cela ? Je dirais que le mieux est souvent de définir les éléments clés que l’on souhaite maîtriser dans un projet. Commencer par envisager le contexte général et celui de l’équipe, et le souhait d’avoir ou non un ou plusieurs outils ; avec une logique d’expert par catégorie si c’est le cas.
Ensuite, tester les outils (la plupart proposent un essai gratuit); pour vérifier leur adéquation avec les process que vous souhaitez mettre en place.

Attention, si le but de ces outils est de vous faire gagner en efficacité; leur mise en place peut être plus ou moins chronophage. À vous de trouver le bon équilibre pour au final gagner du temps et faciliter le suivi et le pilotage du projet.

À propos de Bubble Plan

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