le TOP 5 des outils collaboratifs à avoir en entreprise !

457
vues
Un podium par critère pour les outils de gestion de projet
Rate this post

A l’heure de la transformation digitale en cours dans la majorité des sociétés, le travail collaboratif, les changements d’habitudes, les process numériques sont au cœur des stratégies évolutives ; que l’on soit startup, PME ou grand groupe du CAC 40.

Le mode de travail a considérablement changé et l’organisation à distance, le besoin de réactivité immédiate ou encore l’importance des synergies en entreprise amènent à l’émergence du travail coopératif s’appuyant sur de nouveaux outils. Digitaux, voire souvent SaaS, permettant un travail en simultané, en temps réel, avec un partage de l’information : bienvenue dans l’ère des outils collaboratifs.

Il en existe des milliers, répartis en plusieurs catégories : de la messagerie mail à l’outil de stockage, de la gestion de projet à l’espace collaboratif…
Nous avons sélectionné le TOP 5 essentiel à déployer en entreprise pour être performant. Certains sont déjà courants, d’autres très utiles.

Des pistes d’optimisation importantes pour tous ceux qui n’en sont pas encore à la solution digitale toute intégrée.

Mais ceci dit, le but de ces outils est d’optimiser le travail en équipe. Cela passe par :
– le partage de l’information,
– l’information en temps réel,
– la diminution des échanges dispersés et des réunions,
– une meilleure communication
– et au final, un vrai gain de temps, d’émulation et d’efficacité pour la plupart des entreprises qui les mettent en place et organisent leurs process autour de ces outils digitaux.

Voici le 5 majeur en terme d’usage pour une organisation collaborative au TOP !

 

LE PARTAGE DES DISPONIBILITES EN COLLABORATIF

 Usage plutôt répandu déjà en entreprise, l’un des premiers types d’outils à déployer est l’agenda partagé.
Il est vraiment un prérequis pour un travail en équipe serein et organisé.

Il permet d’être pertinent sur l’organisation du travail de chacun, mais surtout sur les sessions de groupe, les réunions. Le fait d’avoir un calendrier ouvert à tous permet aux managers de:
-> mieux répartir le travail,
-> gagner du temps sur la mise en place de rassemblements
-> et s’assurer de l’équilibre et de l’engagement de l’équipe.

Qu’il s’agisse de Google Calendar, d’Outlook ou même d’autres (notamment les solutions de messagerie qui souvent proposent des calendriers partagés), vous gagnerez beaucoup ; si ce n’est déjà fait, à déployer au sein de vos équipes un système d’agenda collaboratif.

 

LE STOCKAGE ET LA CENTRALISATION D’INFORMATIONS AU CŒUR DES EQUIPES

Avec l’avènement d’Internet et l’essor des services SaaS, il est devenu très facile de stocker et partager en temps réel et de manière permanente fichiers, documents et informations.

Dans le cadre d’un travail collaboratif sérieux, il est exclu de se passer d’un outil de ce type ; qui vous permettra facilement et en quelques clics de partager l’ensemble des données souhaitées à votre équipe, direction, partenaire.

En plus de stocker, ces outils collaboratifs visent à centraliser l’information, l’essence même de l’entreprise et à la mettre à disposition des collaborateurs. Chacun est donc maintenant parfaitement tenu au courant et il n’y a plus de rétention ou de perte d’informations au sein des services ou des équipes.

Google Drive, DropBox, OneDrive,…pour les plus connus. Ils sont souvent sur une base gratuite, au pire peu onéreux compte tenu du gain apporté.

Ce type de solution peut également être déjà embarqué dans un outil global ou dans un autre outil collaboratif, comme c’est le cas notamment dans la plupart des logiciels de gestion de projet par exemple.

Logo stride

LA COMMUNICATION ACCELEREE ET PERMANENTE

Autre sujet au cœur des nouvelles pratiques de travail et de management : la communication.

Il est trop important que les choses soient sues, comprises, intégrées, appliquées pour passer outre un outil de facilitation de la communication au sein des équipes, de l’entreprise.

Exit les mails, même s’ils sont encore monnaie courante…
En interne, on va maintenant privilégier des outils collaboratifs dédiés pour mieux communiquer.

Avec des systèmes en temps réel pour l’échange permanent en groupe ou privatif ( Slack, Stride, …) , permettant des discussions et des remontées d’informations permanentes ; ou encore avec des solutions de discussion à distance, comme Skype, Webex ou HangOut.

Les premiers sont souvent privilégiés pour des usages internes ; à grands renforts de communications dédiées, par service, par projet, par canal. Les seconds permettent de maintenir du lien, en temps réel ; mais également de personnifier les contacts directs visuels. Des usages devenus nécessaires pour les commerciaux ou le support client notamment.

 

UNE SUITE BUREAUTIQUE PARTAGEE

Si les suites bureautiques, open source ou non, sont largement répandues en entreprise. Elles étaient jusque là réservées aux usages personnels. Editeur de texte, tableur, …aujourd’hui, la limite de partage et de collaboration sur les outils de ces suites n’existe plus.

Avec des solutions comme la suite Drive (avec Google Sheets, Docs…) ou celle de Microsoft, Office 365 (largement plébiscitée par les grands groupes), les tâches les plus basiques de l’entreprise prennent maintenant une toute autre dimension.

Exit le fichier envoyé par mail, jamais à jour, compliqué à incrémenter en équipe…
Place désormais à l’intuitivité du participatif, même dans un classeur Excel, avec des éléments toujours à jour et la capacité de suivre en temps réel les modifications des collaborateurs.

Une vraie émulation autour de la création des dossiers où l’on peut travailler à distance, ensemble ; sans devoir se résoudre à des sessions de groupe où on affecte un « rédacteur » attitré.

Logo DropBox Paper

UNE REFLEXION PARTICIPATIVE AVEC LE BON OUTIL COLLABORATIF

Dernière piste intéressante dans notre TOP 5 pour une meilleure productivité des équipes : le partage des idées, l’organisation des réflexions, la structuration et les brainstormings.

Pour gagner un temps considérable à la fois dans la modélisation et dans la retranscription future des choix, les outils collaboratifs s’emparent maintenant grâce au digital de tous les process de décision stratégique.

Exit les posts-it de couleur, les paperboards surchargés ! Vous organisez maintenant en quelques clics, grâce aux tableaux collaboratifs ou aux mindmappers, l’ensemble de vos réflexions, stratégies, process.

Les solutions SaaS permettent de dessiner, réorganiser, orchestrer facilement et de manière très visuelle ; pour ensuite partager, étoffer, discuter et engager vos collaborateurs, directions, partenaires.
Une fois les idées posées, il est si simple de les segmenter, de les arbitrer ; puis de les transcrire sous une vue efficace et claire pour lancer les décisions.

L’outil collaboratif prend là tout son sens, puisque chaque y va de son input, qu’il soit présent ou non. Les idées vivent, évoluent, fleurissent, autour des esprits mutualisés.

Un TOP 5 qu’il convient à minima de mettre en place rapidement dans les entreprises qui n’en sont pas encore à ce stade…
Bien entendu, cela amène à réfléchir à de nouveaux process, à engager les équipes sur de nouveaux chemins ; mais avec un but unique un meilleur travail, plus de temps et de succès.

Qui dit top 5 dit également multiplication des outils collaboratifs, ce qui peut se révéler fastidieux et contraignant. Pour ceux qui souhaitent au delà de tout, faciliter également la vie de leurs équipes:
-> il existe également des solutions collaboratives SaaS qui embarquent plusieurs outils en même temps.

C’est le cas par exemple des logiciels de gestion de projet, pour lesquels il n’est pas rare d’avoir en plus de la gestion des tâches et des ressources, des fonctionnalités de communication, de stockage, de partage ou d’agenda collaboratif.
C’est par exemple le cas de Bubble Plan, l’un des plus simples et visuels du marché pour des premiers pas digitaux réussis.

 

LAISSER UN COMMENTAIRE

Merci d'entrer votre commentaire
Merci d'entrer votre nom