À l’heure où la transformation digitale est en cours dans la majorité des sociétés, le travail collaboratif, les changements d’habitudes, les process numériques sont au cœur des stratégies évolutives. Que l’on soit startup, PME ou grand groupe du CAC 40.
Le mode de travail a considérablement changé. L’organisation à distance des effectifs, le besoin de réactivité immédiate ou encore l’importance des synergies en entreprise et utilisateurs amènent à l’émergence du travail coopératif s’appuyant sur de nouveaux outils de travail.
Digitaux, voire souvent SaaS, en ligne sur Google, permettant plus de productivité, un travail en simultané, en temps réel, avec un partage de l’information : bienvenue dans l’ère des outils collaboratifs.
Il en existe des milliers, répartis en plusieurs catégories : de la messagerie mail à l’outil de stockage, de la gestion de projet à l’espace collaboratif… Aussi faut-il trouver les meilleurs !
Nous avons sélectionné le TOP 5 des types d’outils collaboratifs, essentiels à déployer en entreprise pour être performant. Certains sont déjà courants, d’autres très utiles. Et, peut-être d’autres, seront-ils de belles découvertes…
Des pistes d’optimisation importantes pour tous ceux qui n’en sont pas encore à LA plateforme ou LA solution digitale toute intégrée.
Mais ceci dit, l’offre principale, ou du moins, le but de tous ces outils reste d’optimiser le travail en équipe des collaborateurs. Cela passe donc par quelques caractéristiques :
- le partage de l’information,
- l’information en temps réel,
- la diminution des échanges dispersés et des réunions,
- une meilleure communication,
- et au final, un vrai gain de temps, d’émulation et d’efficacité pour la plupart des entreprises qui les mettent en place et organisent leurs process autour de ces outils digitaux.
Voici les 5 majeurs en termes d’usage pour une organisation collaborative au TOP !
Quel outil collaboratif de partage des disponibilités en collaboratif ?
Usage plutôt répandu déjà en entreprise, l’un des premiers types d’outils de collaboration à déployer est l’agenda partagé. Il est vraiment un prérequis pour un travail en équipe serein et organisé. Généralement, on pense tout de suite à celui de Google, mais il existe d’autres options.
Il permet d’être pertinent sur l’organisation du travail de chacun, mais surtout sur les sessions de groupe, les réunions (sur ce dernier sujet, il y a des logiciels dédiés à leur animation et suivi).
Le fait d’avoir un calendrier ouvert à toute l’équipe permet aux managers de :
→ mieux répartir le travail,
→ gagner du temps sur la mise en place de rassemblements
→ et s’assurer de l’équilibre et de l’engagement de l’équipe.
Qu’il s’agisse de Google Calendar, d’Outlook, de Stopilo, vous gagnerez beaucoup, si ce n’est déjà fait, à déployer au sein de vos équipes un système d’agenda collaboratif.
Les solutions de messagerie, qui souvent proposent des calendriers partagés dans leur nouvelle version, vous apporteront également beaucoup en matière de communication interne.
Il est important de bien faire la part des choses entre un calendrier (un agenda) et un retroplanning, qui sont pour un utilisateur deux outils différents dans leur approche et leur utilité au projet.
Le stockage et la centralisation d’informations au cœur des équipes
Avec l’avènement d’Internet et l’essor des services SaaS, il est devenu très facile de stocker et partager des données en temps réel et de manière permanente fichiers, documents et informations.
Dans le cadre d’un travail collaboratif sérieux, il est exclu de se passer d’un outil de ce type. Il permettra à l’utilisateur en quelques clics seulement de partager l’ensemble des données souhaitées du projet à son équipe, sa direction, son partenaire.
En plus de stocker des données, ce type d’outils de travail collaboratif vise à centraliser l’information, l’essence même de l’entreprise et à la mettre à disposition des collaborateurs… via une plateforme ou autres.
Chacun est donc maintenant parfaitement tenu au courant et il n’y a plus de rétention ou de perte d’informations au sein des services ou des équipes.
Google Drive, DropBox, OneDrive, … pour les plus connus. Ils sont souvent sur une base gratuite, au pire peu onéreux, compte tenu du gain apporté.
Ce type de solution (le drive) peut également être déjà embarqué dans un outil global ou dans un autre outil collaboratif, comme c’est le cas notamment dans la plupart des logiciels de gestion de projet par exemple.
Pourquoi choisir une communication accélérée et permanente ?
Autre sujet au cœur des nouvelles pratiques de travail et de management : la communication.
Il est trop important que les choses soient sues, comprises, intégrées, appliquées pour passer outre un outil de facilitation de la communication au sein des équipes, de l’entreprise.
Ces outils sont d’ailleurs bien souvent en base gratuite, ce qui en simplifie la mise en place.
Exit les mails, même s’ils sont encore monnaie courante…
En interne, on va maintenant privilégier un outil collaboratif dédié pour mieux communiquer.
Avec des systèmes en temps réel pour l’échange permanent en groupe ou privatif (Slack, Stride, …), permettant des discussions et des remontées d’informations permanentes.
Ou encore avec des solutions de discussion à distance et de réunions (visioconférence – notamment avec l’ère du télétravail), comme Skype, Webex ou HangOut.
Les premiers sont souvent privilégiés pour des usages internes, à grands renforts de communications dédiées, par service, par projet, par canal.
Les seconds permettent de maintenir du lien, en temps réel, mais également de personnifier les contacts directs visuels.
Des applications, usages, devenues nécessaires pour les utilisateurs dans le domaine du commerce ou le support client, notamment.
On va pouvoir également y retrouver les « digital workplace » ou espace digital de travail. Par exemple, TEAMS de Microsoft, où la communication est souvent au cœur de la démarche est une « workplace » numérique.
On ne parle pas là d’outils pour les plans de communication, mais d’outils dédiés à l’échange direct des collaborateurs et autres ressources. Par le biais de chat, forum, messagerie instantanée (comme Slack), …
Ces outils collaboratifs sont d’ailleurs bien souvent parmi les plus habituellement mis en place en entreprise.
Une suite bureautique partagée pour combiner un outil collaboratif avec d’autres ?
Si les suites bureautiques, open source ou non, ont largement conquis les entreprises, elles étaient jusque-là réservées aux usages individuels.
Éditeur de textes, tableur, … Aujourd’hui, la limite de partage et de collaboration sur les outils de ces suites n’existe plus.
Des solutions complètes existent comme la suite Google Workspace (avec Google Sheets, Docs…). Ou celle de Microsoft 365, largement plébiscitée par les grands groupes, autour du logiciel d’échanges TEAMS de Microsoft. Bien sûr, en fonction de la version utilisée (voir l’offre ci-dessous) les fonctionnalités varient.
Les tâches les plus basiques de l’entreprise et leur gestion prennent maintenant une toute autre dimension (comme avec Trello).
Exit le fichier envoyé par mail, jamais à jour, compliqué à incrémenter en équipe…
Place désormais à l’intuitivité du participatif, même dans un classeur Excel. Avec des éléments toujours à jour et la capacité de suivre en temps réel les modifications des collaborateurs.
Une vraie émulation autour de la création des dossiers où l’on peut travailler à distance, ensemble, en équipe. Et ce, sans devoir se résoudre à des sessions de groupe où on affecte un « rédacteur » attitré.
Que ce soit par l’intermédiaire d’une visioconférence ou autres !
Comment mener une réflexion participative avec le bon outil collaboratif ?
Dernière piste intéressante dans notre TOP 5 pour une meilleure productivité des équipes : le partage des idées, l’organisation des réflexions, la structuration et les brainstormings.
Pour gagner un temps considérable à la fois dans la modélisation et dans la retranscription future des choix, les logiciels collaboratifs s’emparent maintenant grâce au digital de tous les process de décision stratégique.
Exit les posts-it de couleur, les paperboards surchargés ! Vous organisez maintenant en quelques clics, grâce aux tableaux collaboratifs réalisable avec l’outil Trello, ou aux mindmappers, l’ensemble de vos réflexions, stratégies, process.
Les solutions SaaS permettent de dessiner, réorganiser, orchestrer facilement et de manière très visuelle. Pour ensuite partager, étoffer, discuter et engager vos collaborateurs, directions et partenaires.
Une fois les idées posées, il est si simple de les segmenter, de les arbitrer, puis de les transcrire sous une vue efficace et claire pour lancer les décisions.
L’outil collaboratif prend là tout son sens, puisque chaque y va de son input, qu’il soit présent ou non. Les idées vivent, évoluent, fleurissent, autour des esprits mutualisés.
On pourrait faire également entrer dans cette catégorie les outils de gestion de projet. Même s’ils ne se focalisent pas sur le partage d’idées, ils peuvent aisément aider à construire la pensée autour d’un projet.
Et d’en structurer les grandes idées et de permettre plus facilement les arbitrages futurs.
L’intranet pour centraliser vos outils sur une même plateforme
La solution intranet facilite la collaboration en intégrant tous vos outils de travail dans un seul espace. Avec ce type de logiciel, vous perdez moins de temps à naviguer entre vos différents outils collaboratifs et à redistribuer les informations.
C’est le cas de Happeo, un logiciel Intranet social avec une intégration Google Workspace complète. Il regroupe une plateforme de collaboration, un réseau social et un serveur de stockage Cloud Sécurisé dans un seul outil.
Travaillez à distance depuis un ordinateur portable et restez connecté à votre entreprise grâce à l’app mobile Happeo. Gérez également les permissions d’accès de chaque employée, structurez votre intranet selon vos priorités, départements ou équipes.
Et personnalisez l’apparence, les couleurs, ou le logo de votre plateforme pour représenter votre culture interne.
L’intranet est ainsi un outil collaboratif puissant qui permet une meilleure productivité, organisation et communication !
Quel est l’intérêt de déployer ces types d’outils collaboratifs en entreprise ?
Quand on parle de collaboratif et d’outil, on peut voir immédiatement les avantages qui doivent ressortir d’une telle mise en place.
L’information circulera mieux et sera plus maîtrisée. On va également induire plus de dynamique au sein de l’équipe. Et bien entendu, cette émulation sert la productivité.
Il y a quand même également de possibles inconvénients. Tout d’abord, on va venir changer la façon de procéder et toucher donc aux habitudes confortables de l’équipe.
On peut considérer qu’avoir juste des éléments un peu partout et se tenir informé par mail est suffisant…
Qui dit collaboratif, dit également accessibilité. Et la plupart des types d’outils cités s’inscrivent dans une logique cloud.
Sauf dans de très rares cas, si vous disposez d’un réseau intranet (qui ne sera alors disponible que quand vous serez sur site, au bureau).
Par ailleurs, si beaucoup d’outils simples sont gratuits, ou que des alternatives en ce sens sont possibles, les meilleurs d’entre eux et la logique d’intégration entre outils amène souvent à devoir choisir des versions payantes.
Cela induit donc un budget pour avoir de bons outils collaboratifs, ce qui n’est pas toujours possible. Il faut donc bien concevoir son projet en amont pour s’assurer de la cohérence entre attentes et possibilités.
Comment mettre en place un outil collaboratif ?
Un TOP 5 des types d’outils collaboratifs, qu’il convient à minima de mettre en place rapidement dans les entreprises qui n’en sont pas encore à ce stade…
Bien entendu, cela amène à réfléchir à de meilleurs process, à engager les équipes, sur de nouveaux chemins. Mais avec un but unique un meilleur travail, plus de temps et de succès.
Qui dit top 5 dit également multiplication des outils collaboratifs, ce qui peut se révéler fastidieux et contraignant. D’où l’importance de privilégier les outils ayant une fonction d’intégration avec les outils déjà utilisés.
Néanmoins, pour ceux qui souhaitent, au-delà de tout, faciliter également la vie de leurs équipes :
→ il existe également des solutions collaboratives SaaS, en ligne (via Google Chrome ou d’autres navigateurs), qui embarquent plusieurs outils en même temps.
C’est le cas des logiciels de gestion de projet, pour lesquels il n’est pas rare d’avoir en plus de la gestion des tâches et des ressources (comme avec Trello), des fonctionnalités de communication, de stockage, de partage ou d’agenda collaboratif… entre autres caractéristiques.
Par exemple, le cas de Bubble Plan, un logiciel de gestion de projet parmi les plus simples et visuels du marché pour des premiers pas digitaux réussis.
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De nos jours il est impossible d’imaginer le travail d’une entreprise moderne qui n’utilise pas des outils de travail collaboratif. Les outils collaboratifs offrent une multitude de fonctionnalités qui optimisent l'efficacité et la productivité. Ils permettent le partage instantané de fichiers, de documents et de ressources, ce qui simplifie le processus de travail en équipe.
Les membres de l'équipe peuvent collaborer en temps réel, apporter des modifications simultanément et suivre les versions précédentes, ce qui favorise un travail cohérent et évite les erreurs. La digitalisation de mon entreprise il y a 4 ans a ouvert la voie à une collaboration plus efficace grâce à l’incorporation d’outils collaboratifs.
En partenariat avec mon prestataire Univirtual, nous avons adopté des outils tels que la visioconférence, le chat et le mail pour améliorer notre efficacité. Ces outils offrent une flexibilité et une accessibilité accrues, permettant à notre équipe de travailler de manière collaborative, où qu’ils se trouvent et quel que soit le moment.
Grâce à ces outils collaboratifs univirtual, nous avons pu optimiser nos performances, favoriser une meilleure communication et atteindre nos objectifs plus facilement. Dans un environnement de travail virtuel, les outils collaboratifs jouent un rôle essentiel pour maintenir la productivité et la cohésion de l’équipe, tout en stimulant l'innovation et la créativité.
Cela favorise également la transparence, la responsabilisation et la coordination des activités au sein de l’équipe.
Je dois collaborer avec un grand nombre de personnes dans mon entreprise. Pour réussir dans les différentes tâches importantes, je dois donc trouver les meilleures solutions pour une collaboration optimale et durable. C’est un article de qualité et indispensable pour tous les entrepreneurs !
Ravie que cet article vous ait été utile 😊 !
Super comparatif, j’ai découvert récemment un outil qui s’appelle Adhocratie (adhocratie.com) qui fait pas mal de choses. A intégrer peut-être dans votre classement.
En terme d’outil de gestion de projet collaboratif en mode saas je trouve que mytaskboard
Il permet de faciliter la gestion de projet au sein d’un équipe et même permettre aux clients de suivre l’avancement de leur projets pour ainsi gagner en productivité.
Vous pourrez aussi suivre l’avancement des tâches, lead et cycle, diagramme de flux cumulé, graphique d’avancement, temps moyen par tâches, etc ….