5 types d’outils collaboratifs en entreprise

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Un podium par critère pour les outils de gestion de projet
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À l’heure où la transformation digitale est en cours dans la majorité des sociétés, le travail collaboratif, les changements d’habitudes, les process numériques sont au cœur des stratégies évolutives. Que l’on soit startup, PME ou grand groupe du CAC 40.

Le mode de travail a considérablement changé. L’organisation à distance, le besoin de réactivité immédiate ou encore l’importance des synergies en entreprise amènent à l’émergence du travail coopératif s’appuyant sur de nouveaux outils. Digitaux, voire souvent SaaS, permettant un travail en simultané, en temps réel, avec un partage de l’information : bienvenue dans l’ère des outils collaboratifs.

Il en existe des milliers, répartis en plusieurs catégories : de la messagerie mail à l’outil de stockage, de la gestion de projet à l’espace collaboratif…
Nous avons sélectionné le TOP 5 des types d’outils collaboratifs, essentiels à déployer en entreprise pour être performant. Certains sont déjà courants, d’autres très utiles et peut-être d’autres seront-ils de belles découvertes.

Des pistes d’optimisation importantes pour tous ceux qui n’en sont pas encore à LA solution digitale toute intégrée.

Mais ceci dit, le but de tous ces outils reste d’optimiser le travail en équipe. Cela passe donc par :
– le partage de l’information,
– l’information en temps réel,
– la diminution des échanges dispersés et des réunions,
– une meilleure communication,
– et au final, un vrai gain de temps, d’émulation et d’efficacité pour la plupart des entreprises qui les mettent en place et organisent leurs process autour de ces outils digitaux.

Voici le 5 majeur en termes d’usage pour une organisation collaborative au TOP !

QUEL OUTIL DE PARTAGE DES DISPONIBILITÉS EN COLLABORATIF ?

Usage plutôt répandu déjà en entreprise, l’un des premiers types d’outils à déployer est l’agenda partagé.
Il est vraiment un prérequis pour un travail en équipe serein et organisé.

Il permet d’être pertinent sur l’organisation du travail de chacun, mais surtout sur les sessions de groupe, les réunions (sur ce dernier sujet, il y a des logiciels dédiés à leur animation et suivi).

Le fait d’avoir un calendrier ouvert à tous permet aux managers de :
-> mieux répartir le travail,
-> gagner du temps sur la mise en place de rassemblements
-> et s’assurer de l’équilibre et de l’engagement de l’équipe.

Qu’il s’agisse de Google Calendar, d’Outlook, de Stopilo ou même d’autres (notamment les solutions de messagerie qui souvent proposent des calendriers partagés), vous gagnerez beaucoup, si ce n’est déjà fait, à déployer au sein de vos équipes un système d’agenda collaboratif.

Il est important de bien faire la part des choses entre un calendrier (un agenda) et un retroplanning, qui sont deux outils différents dans leur approche et leur utilité.

LE STOCKAGE ET LA CENTRALISATION D’INFORMATIONS AU CŒUR DES ÉQUIPES

Avec l’avènement d’Internet et l’essor des services SaaS, il est devenu très facile de stocker et partager en temps réel et de manière permanente fichiers, documents et informations.

Dans le cadre d’un travail collaboratif sérieux, il est exclu de se passer d’un outil de ce type. Il vous permettra facilement et en quelques clics de partager l’ensemble des données souhaitées à votre équipe, direction, partenaire.

En plus de stocker, ce type d’outils collaboratifs vise à centraliser l’information, l’essence même de l’entreprise et à la mettre à disposition des collaborateurs. Chacun est donc maintenant parfaitement tenu au courant et il n’y a plus de rétention ou de perte d’informations au sein des services ou des équipes.

Google Drive, DropBox, OneDrive, … pour les plus connus. Ils sont souvent sur une base gratuite, au pire peu onéreux, compte tenu du gain apporté.

Ce type de solution peut également être déjà embarqué dans un outil global ou dans un autre outil collaboratif, comme c’est le cas notamment dans la plupart des logiciels de gestion de projet par exemple.

Logo stride

POURQUOI CHOISIR UNE COMMUNICATION ACCELERÉE ET PERMANENTE ?

Autre sujet au cœur des nouvelles pratiques de travail et de management : la communication.

Il est trop important que les choses soient sues, comprises, intégrées, appliquées pour passer outre un outil de facilitation de la communication au sein des équipes, de l’entreprise. Ces outils sont d’ailleurs bien souvent en base gratuite, ce qui en simplifie la mise en place.

Exit les mails, même s’ils sont encore monnaie courante…
En interne, on va maintenant privilégier un outil collaboratif dédié pour mieux communiquer.

Avec des systèmes en temps réel pour l’échange permanent en groupe ou privatif (SlackStride, …), permettant des discussions et des remontées d’informations permanentes. Ou encore avec des solutions de discussion à distance (visioconférence – notamment avec l’ère du télétravail), comme SkypeWebex ou HangOut.

Les premiers sont souvent privilégiés pour des usages internes, à grands renforts de communications dédiées, par service, par projet, par canal. Les seconds permettent de maintenir du lien, en temps réel, mais également de personnifier les contacts directs visuels. Des usages devenus nécessaires pour les commerciaux ou le support client notamment.

On va pouvoir également y retrouver les « digital workplace », comme TEAMS de Microsoft, où la communication est souvent au cœur de la démarche.

On ne parle pas là d’outils pour les plans de communication, mais d’outils dédiés à l’échange direct des collaborateurs et autres ressources. Par le biais de chat, forum, message instantané, …
Ces outils collaboratifs sont d’ailleurs bien souvent parmi les plus habituellement mis en place en entreprise.

UNE SUITE BUREAUTIQUE PARTAGÉE POUR COMBINER PLUSIEURS OUTILS COLLABORATIFS ?

Si les suites bureautiques, open source ou non, ont largement conquis les entreprises, elles étaient jusque-là réservées aux usages individuels. Éditeur de textes, tableur, … Aujourd’hui, la limite de partage et de collaboration sur les outils de ces suites n’existe plus.

Des solutions complètes existent comme la suite Google Workspace (avec Google Sheets, Docs…). Ou celle de Microsoft 365, largement plébiscitée par les grands groupes, autour du logiciel d’échanges TEAMS. Les tâches les plus basiques de l’entreprise prennent maintenant une toute autre dimension.

Exit le fichier envoyé par mail, jamais à jour, compliqué à incrémenter en équipe…
Place désormais à l’intuitivité du participatif, même dans un classeur Excel. Avec des éléments toujours à jour et la capacité de suivre en temps réel les modifications des collaborateurs.

Une vraie émulation autour de la création des dossiers où l’on peut travailler à distance, ensemble ; sans devoir se résoudre à des sessions de groupe où on affecte un « rédacteur » attitré.

Logo DropBox Paper

COMMENT MENER UNE RÉFLEXION PARTICIPATIVE AVEC LE BON OUTIL COLLABORATIF ?

Dernière piste intéressante dans notre TOP 5 pour une meilleure productivité des équipes : le partage des idées, l’organisation des réflexions, la structuration et les brainstormings.

Pour gagner un temps considérable à la fois dans la modélisation et dans la retranscription future des choix, les outils collaboratifs s’emparent maintenant grâce au digital de tous les process de décision stratégique.

Exit les posts-it de couleur, les paperboards surchargés ! Vous organisez maintenant en quelques clics, grâce aux tableaux collaboratifs ou aux mindmappers, l’ensemble de vos réflexions, stratégies, process.

Les solutions SaaS permettent de dessiner, réorganiser, orchestrer facilement et de manière très visuelle. Pour ensuite partager, étoffer, discuter et engager vos collaborateurs, directions et partenaires.
Une fois les idées posées, il est si simple de les segmenter, de les arbitrer, puis de les transcrire sous une vue efficace et claire pour lancer les décisions.

L’outil collaboratif prend là tout son sens, puisque chaque y va de son input, qu’il soit présent ou non. Les idées vivent, évoluent, fleurissent, autour des esprits mutualisés.

On pourrait faire également entrer dans cette catégorie les outils de gestion de projet. Même s’ils ne se focalisent pas sur le partage d’idées, ils peuvent aisément aider à construire la pensée autour d’un projet. Et d’en structurer les grandes idées et de permettre plus facilement les arbitrages futurs.

L’INTRANET POUR CENTRALISER VOS OUTILS SUR UNE MÊME PLATEFORME

La solution intranet facilite la collaboration en intégrant tous vos outils de travail dans un seul espace. Avec ce type de logiciel, vous perdez moins de temps à naviguer entre vos différents outils collaboratifs et à redistribuer les informations.

C’est le cas de Happeo, un logiciel Intranet social avec une intégration Google Workspace complète. Il regroupe une plateforme de collaboration, un réseau social et un serveur de stockage Cloud Sécurisé dans un seul outil.

Travaillez à distance depuis un ordinateur portable et restez connecté à votre entreprise grâce à l’app mobile Happeo. Gérez également les permissions d’accès de chaque employée, structurez votre intranet selon vos priorités, départements ou équipes. Et personnalisez l’apparence, les couleurs, ou le logo de votre plateforme pour représenter votre culture interne.

L’intranet est ainsi un outil collaboratif puissant qui permet une meilleure productivité, organisation et communication !

QUEL EST L’INTÉRET DE DÉPLOYER CES TYPES D’OUTILS COLLABORATIFS EN ENTREPRISE ?

Quand on parle de collaboratif et d’outil, on peut voir immédiatement les avantages qui doivent ressortir d’une telle mise en place.

L’information circulera mieux et sera plus maîtrisée. On va également induire plus de dynamique au sein de l’équipe. Et bien entendu, cette émulation sert la productivité.

Il y a quand même également de possibles inconvénients. Tout d’abord, on va venir changer la façon de procéder et toucher donc aux habitudes confortables de l’équipe. On peut considérer qu’avoir juste des éléments un peu partout et se tenir informé par mail est suffisant…

Qui dit collaboratif, dit également accessibilité. Et la plupart des types d’outils cités s’inscrivent dans une logique cloud ; sauf dans de très rares cas, si vous disposez d’un réseau intranet (qui ne sera alors disponible que quand vous serez sur site, au bureau).

Par ailleurs, si beaucoup d’outils simples sont gratuits, ou que des alternatives en ce sens sont possibles, les meilleurs d’entre eux et la logique d’intégration entre outils amène souvent à devoir choisir des versions payantes. Cela induit donc un budget pour avoir de bons outils collaboratifs, ce qui n’est pas toujours possible. Il faut donc bien concevoir son projet en amont pour s’assurer de la cohérence entre attentes et possibilités.

COMMENT METTRE EN PLACE SES OUTILS COLLABORATIFS ?

Un TOP 5 des types d’outils collaboratifs, qu’il convient à minima de mettre en place rapidement dans les entreprises qui n’en sont pas encore à ce stade…

Bien entendu, cela amène à réfléchir à de nouveaux process, à engager les équipes, sur de nouveaux chemins ; mais avec un but unique un meilleur travail, plus de temps et de succès.

Qui dit top 5 dit également multiplication des outils collaboratifs, ce qui peut se révéler fastidieux et contraignant. Pour ceux qui souhaitent, au-delà de tout, faciliter également la vie de leurs équipes :
-> il existe également des solutions collaboratives SaaS qui embarquent plusieurs outils en même temps.

C’est le cas des logiciels de gestion de projet, pour lesquels il n’est pas rare d’avoir en plus de la gestion des tâches et des ressources, des fonctionnalités de communication, de stockage, de partage ou d’agenda collaboratif.

Par exemple, le cas de Bubble Plan, un logiciel de gestion de projet parmi les plus simples et visuels du marché pour des premiers pas digitaux réussis.

À propos de Bubble Plan

Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !

Une gestion de projet facile et visuelle avec Bubble Plan

4 Commentaires

  1. Super comparatif, j’ai découvert récemment un outil qui s’appelle Adhocratie (adhocratie.com) qui fait pas mal de choses. A intégrer peut-être dans votre classement.

  2. En terme d’outil de gestion de projet collaboratif en mode saas je trouve que mytaskboard
    Il permet de faciliter la gestion de projet au sein d’un équipe et même permettre aux clients de suivre l’avancement de leur projets pour ainsi gagner en productivité.
    Vous pourrez aussi suivre l’avancement des tâches, lead et cycle, diagramme de flux cumulé, graphique d’avancement, temps moyen par tâches, etc ….

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