Réussir son projet de plan de communication : 7 clés indispensables

La communication est un élément essentiel dans tout domaine, et ce bien évidemment également en gestion de projet. Pour piloter celle-ci de manière efficace, un plan de communication reste indispensable.

Il recense et organise l’ensemble des actions de communication, qu’elles soient internes ou externes, dans un document de type planning ou rétroplanning ; voire mieux plan d’actions.

Sachant que la communication réussie nécessite de fournir la bonne info au bon moment, à la bonne cible, sur le bon support ; il y a fort à parier qu’il vous faudra être très précis pour orchestrer cette communication. Un parfait exercice de gestion de projet au final !

Vous pourrez grâce à lui :

• vous assurer des résultats,
• de l’avancée des opérations
• ou encore organiser l’équipe et les ressources autour de cette stratégie de communication.

Nous avons identifié 7 étapes majeures pour la réussite de ce planning prévisionnel pour votre département Communication.

Il ne faut pas oublier que la dynamique de l’équipe projet est essentielle et que nombre d’outils collaboratifs pourront aider l’entreprise et son service communication dans cet objectif.

Il serait d’ailleurs très favorable, même si beaucoup de process communication se font sous excel, d’envisager l’adoption d’un outil plus adapté :

• qu’il soit spécifique à la réalisation de plans de communication (rares et souvent onéreux)
• ou en s’appropriant un logiciel de gestion de projet (plus ou moins simple selon vos objectifs), un outil de modélisation de roadmap ou un logiciel de planification en ligne.

Qu’est-ce qu’un plan de communication ?

Avant de démarrer sur ces 7 étapes à avoir à l’esprit et à maîtriser pour un projet de plan de communication réussi, petit rappel sur ce qu’est un plan de communication.

Un plan de communication est un document essentiel qui constitue le cadre global des activités visant à définir et à mettre en œuvre la stratégie de communication d’une entreprise et son déploiement. Mais également celle d’un projet ou d’une organisation.

Il inclut donc la définition et l’organisation de l’ensemble des actions et campagnes de communication, organisées et interdépendantes, en vue d’atteindre les objectifs spécifiques par la stratégie de com.

Il sert de guide pour coordonner toutes ces actions de communication. Voici donc les éléments clés qui le composent :

Quels sont les 7 étapes à maîtriser pour un plan de communication réussi ?

S’il s’agira de bien prendre en considération ces 7 « étapes » essentielles pour un projet de plan de communication réussi, il ne faut toutefois pas négliger la méthode de pilotage à mettre en place.

1/ Comprendre le contexte

Comme pour tout projet, le plan de communication et son déploiement imposent de bien cerner le contexte général. Cela permet d’assurer une cohérence et d’atteindre les objectifs.

En effet, il est illusoire de penser qu’une stratégie de communication repose juste sur l’addition d’opérations. Il faut bien entendu aller au-delà de ça… timing, synergie entre les actions, gestion du budget, équipe…

Autant de paramètres indispensables si vous voulez que cette communication soit efficace et porte ses fruits.

Il est donc nécessaire de bien cadrer le projet et d’en définir le contexte.

1. Définissez et répartissez le budget au sien de votre plan d’actions
2. Identifiez les ressources nécessaires et encore plus, disponibles, qu’il s’agisse d’humain ou de matériel
3. Impliquez les différents acteurs du projet communication
4. Définissez le temps dévolu au projet en lui-même et à son pilotage

Il faut savoir connaître ses fondations pour un planning pérenne et fonctionnel.

2/ Connaître vos cibles et vos forces

Comme vu plus haut, il faut impérativement savoir à qui l’on s’adresse et avoir bien compris les facteurs de succès auprès de ces personnes.

Il peut s’agir d’un projet de plan de communication interne, à destination des salariés, de l’équipe projet ou encore du comité de direction ; ou alors plutôt externe, avec pour cibles les utilisateurs, les clients, les parties prenantes.

Chacun nécessitera une approche unique, avec des attentes et des réponses spécifiques, adaptées. Le rôle de chacun par rapport au projet est important et les informations transmises aux uns et aux autres, segmentées selon les contraintes.

Il conviendra également de réfléchir au format et au support le plus adapté pour la cible en question. Un emailing pour des personnes sans ordinateur ? Un affichage centralisé pour la direction ?

Vous voyez bien que les détails sont la clé de la réussite pour ce projet. Et qu’il convient de gérer avec une parfaite maîtrise et beaucoup de recul. Afin de garantir que chaque interaction soit pertinente, efficace et réponde aux attentes de votre public cible.

Comprendre vos cibles et vos forces est une étape essentielle pour élaborer un plan de communication efficace. Cela vous permettra de transmettre vos messages au bon moment, par le bon moyen et de manière précise, ce qui est la clé du succès de tout projet de communication.

3/ Fixer des objectifs

Dans quel but est prévue cette communication ? Que voulez-vous faire passer et pourquoi ? Qu’en attendez-vous ?

Pour qu’il soit pertinent, comme pour toute gestion de projet, il convient de définir des objectifs réalistes, vérifiables, suivables…

Dans l’idéal, tout objectif, encore plus dans un plan de communication, se doit d’être SMART.

Cela passe aussi par des KPI (indicateur), car un bon objectif SMART doit être mesurable…

Alors posez-vous la question de ce que vous souhaitez pour chaque cible, éventuellement pour chaque opération de la campagne.

Est-il question d’engagement ? D’alerter sur quelque chose ? Trouver des soutiens ? D’obtenir un arbitrage ?

Chaque objectif doit être en rapport direct avec les besoins de vos parties prenantes et doit contribuer à la réalisation de votre message global. Définir des objectifs précis permet de mesurer la réussite de votre plan de communication et d’ajuster votre approche si nécessaire.

Il est également important de prévoir un calendrier pour atteindre ces objectifs. Déterminez le moment opportun pour communiquer chaque message et utilisez les bons canaux de communication pour maximiser l’efficacité de votre plan.

En résumé, la fixation d’objectifs spécifiques, mesurables et adaptés à chaque public cible est une étape clé dans l’élaboration d’un plan de communication efficace. Ces objectifs vous guideront tout au long du processus de communication et vous aideront à mesurer votre réussite.

4/ Définir des messages adaptés à chacun

Pour que vos objectifs rejoignent les besoins des cibles, vous devez choisir les informations qui auront de l’impact sur l’audience ciblée. Quel message aura le plus de résonance ? Quel niveau d’informations faut-il fournir ?

Chaque cible a sa perception et votre plan de communication doit prendre en considération que le ton, le contenu, la sémantique ne fonctionneront pas de manière universelle.

La granularité de l’information dépend pleinement de la cible et de l’objectif que vous vous êtes fixé pour celle-ci.

Certains auront des chiffres impactants et une synthèse ; d’autres auront besoin d’explications pédagogiques ; et d’autres encore, souhaiteront être rassurés, impliqués dans le projet…

Dans le cadre du plan de communication, différentes informations sont importantes en termes de gestion de projet.

Suivi d’avancée, point budgétaire, retards, urgences, livrables en cours, … Autant d’éléments qu’il faudra communiquer en fonction des cibles, pour une compréhension adaptée.

En résumé, pour réussir un plan de communication, il est essentiel de personnaliser les messages en fonction des besoins et des attentes de chaque groupe de parties prenantes. Cela garantira que vos objectifs de communication atteignent leur public de manière efficace et pertinente.

5/ Modéliser les actions du projet de plan de communication

Le planning projet associé à votre plan de communication doit regrouper l’ensemble des éléments et orchestrer savamment le déroulé de la stratégie définie.

Tout doit y être comme dans un projet plus classique et il convient de répondre aux traditionnelles questions :

• Quoi,
• Qui,
• Quand,
• Combien,
• Où,
• Comment,
• Pourquoi ?

Inutile de détailler tous ces éléments ici, nous avons déjà largement débattu de ce sujet.
Mais vous devez juste avoir conscience que sur le plan projet, votre planification prévisionnelle doit intégrer ces réponses.

Une action a forcément un but, quelqu’un qui la réalise ou la supervise, une date de réalisation, des moyens pour la réussir, … et il est fort probable qu’elle se rattache à un canal de communication, ou plusieurs canaux (si c’est dans une campagne multi-canal).

Elle devra aussi s’intégrer potentiellement dans une campagne plus globale. Car la communication réussie n’est pas juste une histoire de cumul d’actions ; mais bien d’architecture des actions pour des objectifs de communication plus globaux.

Cela permet de raisonner en stratégie de communication et non simplement en plan d’actions.

Il faut pour cela appliquer aux actions un public cible, un message ou encore des informations marketing. Et ce que ce soit, en communication interne ou externe.

L’ensemble de ces actions éditées et intégrées dans votre calendrier projet, représente le plan de communication ; qu’il vous faudra alors suivre, modifier et piloter de manière régulière.

Il sera également la base de la communication dans l’équipe ou à destination des directions.

6/ Suivre le projet de communication

Le planning de communication nécessite toujours un chef de projet, des personnes impliquées, des niveaux de responsabilités pour orchestrer ce dernier. Que ce soit une planification en indépendant, en service dédié ou en agence de communication.

Pourquoi ? Tout simplement, parce que le plan de communication est « vivant », il ne se déroulera sans doute pas exactement comme il a été modélisé.

Il faudra donc pouvoir agir en conséquence, moduler des choses, réattribuer des actions, connaître les retards ; ou encore pouvoir repousser une opération.

Le pilotage passe par une bonne connaissance de l’évolution en temps réel du plan ; mais également par la capacité à identifier les retards, réalisations, urgences. Il faudra aussi parfaitement communiquer à l’intérieur de l’équipe projet.

Tous dans un but commun : la réalisation optimale du plan de communication et la tenue des objectifs fixés.

Ce suivi du projet de communication repose sur :

1. Surveillance constante : Un plan de communication doit être surveillé de près pour s’assurer qu’il reste aligné sur les objectifs et les besoins de l’entreprise.

2. Communication interne efficace : Les parties prenantes internes doivent être informées régulièrement des avancées, des modifications éventuelles et des défis rencontrés.

3. Réactivité : Il faut être prêt à ajuster le plan en fonction des retours d’information, des changements dans l’environnement de l’entreprise ou des retards imprévus.

4. Analyse des données : Les données et indicateurs de performance (KPI) jouent un rôle crucial dans le suivi. Ils permettent de mesurer l’efficacité des actions de communication et d’apporter des ajustements si nécessaire.

5. Coordination : Les différents canaux de communication et les équipes doivent travailler de manière coordonnée pour garantir la cohérence et l’efficacité du plan.

7/ Contrôler et évaluer

À la fin de chaque projet, il est essentiel de dresser un bilan, en équipe, avec le chef de projet, la direction de la communication, voire le client (si nécessaire) ; le plan de communication n’y échappe pas…bien au contraire. Il sera même double.

D’un côté, le bilan du projet en lui-même et de l’autre, les résultats du plan prévisionnel.

Car qui dit prévisionnel, implique forcément réel. Il faudra donc voir les écarts, estimer ce qui a fonctionné, les raisons de certains échecs et décider ce qui pourra plus tard être reconduit ou non, dans un futur plan de communication à élaborer.

Efficacité, délais, maitrise des coûts, réaction des cibles, indicateurs (KPI) ! Tout doit être analyser, passer au crible. Mieux vous comprendrez tout cela, plus vous gagnerez en expertise et en efficience pour la suite.

Cette phase d’évaluation comporte plusieurs aspects :

1. Efficacité : Évaluer si les objectifs fixés ont été atteints, en termes de notoriété, d’engagement, de satisfaction des parties prenantes, etc.
2. Délais : Analyser si le plan de communication a été respecté dans les temps prévus et identifier les éventuels retards.
3. Maîtrise des coûts : Vérifier si le budget alloué a été géré de manière efficiente et si des économies peuvent être réalisées à l’avenir.
4. Réaction des cibles : Scruter les retours, les commentaires et les réactions des cibles visées pour comprendre leur perception et leur degré d’engagement.
5. Indicateurs (KPI) : Examiner les indicateurs clés de performance établis au début du projet pour mesurer l’impact de la communication.

En quoi faire un plan de communication vous aidera-t-il à réussir vos projets ?

Le plan de communication est un exercice projet d’un genre particulier, car la notion de planification est au cœur du déroulé.

Il faudra donc mettre en place les bons process, les bons outils et au rayon des solutions de gestion de projet, beaucoup de logiciels ne seront pas adaptés.

En général, le fonctionnement en projet classique est rarement pertinent, mais pour autant un seul outil de planification ne sera pas suffisant.

Il faudra donc la bonne combinaison pour profiter à la fois de la représentation graphique obligatoire du planning, la flexibilité pour un plan projet qui va sans nul doute beaucoup bouger et une bonne couche de fonctions projet.

Et ce, pour toute la dimension « déploiement et pilotage » !

A cet exercice, peu nombreux passent le cap et hormis les logiciels dédiés à la communication, en général experts et très onéreux.

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