Gestion de projet : plutôt planning simple ou planning Gantt ?

Lorsque l’on veut organiser et piloter les tâches d’un projet, et que l’on souhaite s’orienter vers une vision planning, deux approches s’offrent alors au chef de projet. Il a la possibilité de planifier de manière indépendante les tâches à venir, ou de détailler les actions et les faires interagir entre elles. Elles peuvent alors être impactées les unes par les autres.

Cette seconde option oblige malgré tout à utiliser un logiciel adapté, qui établit les liens entre actions. C’est ce que l’on appelle la méthode de Gantt.

Pour faire le bon choix et planifier vos tâches de manière optimale, voyons ce qu’il retourne de ces perspectives…

Planning simple : de la planification au plus simple…

Faire un planning est déjà une nécessité pour bien piloter et maîtriser un projet, quel qu’il soit : lancement de produit, process technique, gestion RH ou encore plan de communication, etc. Dans cette optique, l’enjeu est de poser simplement sur une timeline les grandes étapes, missions ou actions à venir ou réaliser. Cela peut se faire sur papier, ou encore avec des logiciels simples comme :

• les tableurs (Excel),
• les supports de présentation (PowerPoint),
• les solutions SaaS spécialisées.

Une mise en forme lisible pour faciliter le suivi des tâches

Le simple fait d’afficher clairement les phases, via des blocs de couleur, permet de visualiser rapidement les échéances et la charge de travail pour vos équipes. Ce planning, même simple, rend à la fois le suivi plus dynamique et réactif, en plus d’ouvrir la voie à des échanges clairs, au sein de l’équipe ou en externe.

Le planning simple vous permettra également de déceler immédiatement les incohérences de votre roadmap, plan d’action ou autre. D’un coup d’œil, vous visualisez les zones critiques :

• chevauchement de phases,
• surcharge des tâches,
• délais intenables, etc.

À elle seule, cette visibilité permet déjà un gain en efficacité important pour toute entreprise ayant des objectifs de productivité.

De l’importance d’utiliser un logiciel de gestion de projet

À ce stade, le planning simple vous offre simplement une certaine visibilité sur votre chantier en cours et son avancement. En revanche, quid de la facilitation du pilotage et des échanges avec vos collaborateurs ?

En effet, on identifie un certain nombre de freins à l’utilisation isolée de logiciels de planification. Leur fonctionnalité se limite à la création de plannings, obligeant leurs utilisateurs à opter pour une (voire plusieurs) solution tierces pour toutes les autres tâches. Or, une gestion de projet efficace requiert plutôt une centralisation maximale des fonctionnalités et des usages.

Ces enjeux soulignent la pertinence de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet. Il vous sera notamment utile si vous souhaitez gérer l’avancement des tâches, la charge de travail et les actions de chacun, suivre des to-dos ou encore collaborer. Vous gagnerez par ailleurs à utiliser un outil orienté planning.

Par ailleurs, la modularité de votre projet orientera sans doute votre choix. Si, une fois mis à plat, l’objectif est juste d’effectuer un suivi et de l’exposer au sein d’un service, aucun doute sur le fait qu’un planning simple suffira amplement. En revanche, si le plan doit être construit progressivement (en intégrant de nouvelles données ou en tenant compte des répercussions d’un changement ou d’un retard, par exemple), mieux vaut opter pour un planning au format diagramme de Gantt.

… à la planification cohérente du diagramme de Gantt

Pour les chefs de projet les plus aguerris, les plus pointilleux ou tout simplement ceux en quête de gain de temps, le mode de planification au format diagramme de Gantt est sans doute la solution idéale. Ce modèle consiste à lier chaque phase, chaque action et chaque élément entre eux, en créant ainsi des incidences qui se répercutent.

Et pour cause, il est impossible de mettre en vente dans une boutique un produit qui n’est pas livré, et encore moins lorsqu’il n’a pas encore été fabriqué. De même, vous ne pourrez pas envisager l’organisation de votre déjeuner de presse sans avoir réalisé au préalable votre dossier de presse et votre présentation, ni sans avoir adressé vos invitations aux journalistes et aux médias !

C’est tout l’esprit du diagramme de Gantt. Car dans tout plan d’action, les éléments interagissent entre eux. Mais dans le cas d’une modélisation simple, le moindre incident vous oblige à réaliser un travail colossal pour mettre à jour le planning, et notamment déplacer tous les autres éléments affectés. Adieu le splendide plan d’action réalisé sous Excel !

Quel est le but d’un diagramme de Gantt ?

Pour faire simple, le but d’un diagramme de Gantt est de vous aider à visualiser chronologiquement les tâches et les activités d’un projet, en fournissant une représentation graphique claire et structurée de la planification temporelle. Il devient alors un allié tant du côté des gestionnaires que des exécutants, toute la chaîne de production pouvant être impactée par le moindre changement (ressources, équipes mobilisées, finances, informations, délais, etc.).

À noter par ailleurs qu’un planning au format diagramme de Gantt peut être pertinent quel que soit votre secteur d’activité.

Comment créer un diagramme de Gantt ?

La création d’un diagramme de Gantt efficace implique plusieurs étapes clés :

• Lister toutes les étapes de réalisation du projet,
• Identifier les dépendances entre elles,
• Estimer la durée de chaque tâche (ce qui vous permettra également de calculer la durée totale du projet),
• Créer une chronologie préliminaire en tenant compte des ressources nécessaires.

Intégrer ces ressources est crucial pour éviter les conflits et assurer une allocation adéquate. Ensuite, affinez le diagramme en fonction des contraintes et utilisez un logiciel de gestion de projet, comme Bubble Plan. L’actualisation régulière du diagramme est essentielle pour anticiper les retards et prendre des mesures correctives à temps.

Pour une compréhension approfondie de chaque étape et des conseils pratiques, vous pouvez consulter notre article complet sur la méthodologie Gantt. Il couvre la séquence, l’importance de l’interdépendance des tâches, l’estimation des durées, la création d’une chronologie, l’intégration des ressources, l’affinement du diagramme, le choix d’un logiciel de gestion de projet, et l’importance de maintenir le diagramme à jour pour assurer le succès du déroulement d’un projet.

Quels sont les outils pour faire un planning Gantt ?

Le choix du support dépendra de vos besoins spécifiques, du niveau de détail requis pour votre projet, de la facilité d’utilisation, de la collaboration nécessaire et de votre préférence en matière de plateforme (en ligne, logiciel de bureau, etc.). Parmi les logiciels « grand public » pouvant être exploités, on peut notamment citer Excel, Google Sheets ou encore PowerPoint.

Les logiciels spécialisés sont également nombreux. Notre article vous aidera à décortiquer toutes les options pour créer un diagramme de Gantt en ligne.

Dans tous les cas, il est recommandé d’intégrer votre diagramme de Gantt dans l’outil que vous utilisez en tant que chef de projet. Cette stratégie facilitera la répercussion des éventuels changements sur vos différentes tâches en cours.

Les principaux avantages du planning au format diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt offre de nombreux plus :

• clarté au niveau de la répartition des tâches et des jalons du projet,
• assimilation rapide des différentes étapes et de leur interdépendance,
• identification des responsabilités facilitée,
• diffusion homogène des objectifs et des délais,
• bonne visibilité sur les délais et la progression,
• communication facilitée,
• ajustement rapide en fonction des changements imprévus,
• réactivité améliorée face aux défis inattendus,
• gestion du timing optimisée.

En somme, cette méthode constitue un support polyvalent, qui vous aide non seulement à planifier vos projets complexes ou non, mais aussi dans leur suivi et leur ajustement, phase par phase, en fonction des évolutions et des aléas du quotidien.

Le diagramme de Gantt à l’usage

À première vue, mettre en place un diagramme de Gantt peut s’avérer un peu plus complexe qu’un planning simple. Il vous faudra en effet anticiper les interactions et les liens entre vos tâches. Toutefois, ce temps investi sera forcément du temps de gagné en phase d’exécution.

Vous bénéficierez en effet d’une certaine souplesse et d’une tranquillité d’esprit sans égale en cas de retard, d’annulation ou d’urgence ! Comment ? Grâce à la cohérence, puisqu’en déplaçant chaque élément problématique, les éléments liés seront à leur tour modifiés de manière à harmoniser votre planning en toutes circonstances. C’est toute la force du diagramme de Gantt !

Les défis des outils spécialisés en planning Gantt

Les logiciels dotés de fonctionnalités de planification de projet au format diagramme de Gantt présentent une gamme variée de degrés de difficulté, adaptés à la diversité des projets et à la compétence des utilisateurs. Tout d’abord, les outils les plus simples offrent une approche conviviale, idéale pour les projets de petite envergure ou pour les utilisateurs novices.

Ces logiciels mettent en place des interfaces intuitives avec des fonctionnalités drag and drop et des options de personnalisation minimales pour simplifier le processus de création du diagramme. Cette solution est à double tranchant : d’une part, elle facilite la prise en main, mais d’autre part, elle peut aussi limiter les fonctionnalités avancées indispensables pour gérer l’activité des projets complexes.

D’un autre côté, les logiciels de gestion de projet plus avancés offrent une richesse de fonctionnalités pour répondre aux besoins plus étendus. Ils intègrent souvent des options poussées, permettant la gestion de multiples dépendances, l’optimisation des ressources et l’ajustement dynamique des étapes en cas de changement. Cependant, cette sophistication accrue peut nécessiter une prise en main plus complexe.

Enfin, certains outils adoptent une approche intermédiaire, offrant des fonctionnalités avancées tout en maintenant une interface utilisateur accessible. Ces solutions visent à combiner puissance et facilité d’utilisation, ce qui les rend idéales pour une variété de projets de taille moyenne.

La fonctionnalité Gantt intégrée, une solution hybride

Les outils de gestion de projet avec fonctionnalité de diagramme de Gantt varient considérablement en termes de complexité pour s’adapter aux besoins diversifiés des utilisateurs. Le choix entre la simplicité, la sophistication ou un compromis intermédiaire dépend largement de la nature du projet, du niveau de compétence des utilisateurs et des exigences spécifiques en matière de planning et de gestion des tâches.

Bien évidemment, qui dit outil spécialisé dit souvent sacrifice de l’ergonomie et de la simplicité. Si vous êtes débutant, ou si vous ne souhaitez tout simplement pas consacrer trop de temps à la prise en main malgré votre expérience, un logiciel de gestion de projet intégrant une fonction Gantt vous facilitera grandement la tâche. Il vous permettra également d’aller encore plus loin dans votre pilotage.

Ils sont bien souvent plus accessibles, même si moins complets sur certains aspects pointus du Gantt, qui ne manqueront pas à la grande majorité des utilisateurs.

Planning simple ou planning Gantt ? Le choix vous appartient ! Des solutions SaaS comme Bubble Plan vous permettent de décider librement en vous proposant les deux options, tout en vous laissant la souplesse de revenir sur votre choix. Vous pouvez en effet modéliser un planning simple pour un projet simple, et tisser ultérieurement des liens entre les actions pour migrer vers un diagramme de Gantt, si votre travail est amené à se complexifier ou est impacté par des évolutions externes au fil de son avancement.