Suivre le temps passé sur les tâches, le temps affecté à une équipe, maîtriser son plan de charge…Des indicateurs qui peuvent vraiment apporter vision et améliorations au sein d’un projet.
Alors pourquoi devriez-vous vous y intéresser de plus près ? Ou même vous appliquer à le mettre en place chez vous ? Voici pour nous les 5 avantages principaux du suivi des feuilles de temps et du plan de charge des équipes.
Et parfois un peu de temps perdu à bien renseigner ce type d’éléments apporte un vrai bénéfice à long terme…
SOMMAIRE
SUIVRE LA DISPONIBILITÉ TEMPS DE L’ÉQUIPE
La première chose essentielle avec le plan de charge est de bien connaître la disponibilité de chacun, en temps réel ou au moins dans les semaines qui viennent.
Il est aisé si vous utilisez des feuilles de temps ou équivalent, de dresser un plan de charge, en fonction des projets et des collaborateurs. Vous pouvez le tenir à « l’ancienne » ou utiliser un logiciel adapté.
Dans ce dernier cas:
– soit une solution dédiée aux RH,
– soit c’est ce qui nous intéresse ici quand même, un outil SaaS de gestion de projet qui intègre cette fonctionnalité…
-> Même s’il est certain qu’ils ne sont pas si nombreux à offrir cette option (plan de charge), surtout si l’on ne veut pas d’un logiciel « usine à gaz » pour piloter ses projets.
Vous pouvez toujours jeter un œil à Bubble Plan, sur cet aspect; qui vous surprendra sans doute pas sa souplesse d’utilisation.
L’approche par le plan de charge vous permettra d’identifier immédiatement les contraintes projets, les surcharges et donc de :
– ne pas affecter un collaborateur sur une période tendue
– ou ne pas accepter un projet qui ne serait pas réalisable dans de bonnes conditions
MAITRISER LA COHÉRENCE DES PLANNINGS
Suivre le temps passé est aussi un très bon moyen en gestion de projet d’améliorer ses process.
Vous allez également pouvoir juger de la cohérence en matière de faisabilité, entre le temps nécessaire et le temps disponible. Un autre moyen encore plus fin d’opter ou non pour un nouveau projet. Le plan de charge pour une analyse fine devient alors une fonction essentielle.
Car si vous n’êtes pas en phase de surcharge de travail, il n’est pas dit que vous soyez en mesure de réaliser convenablement les tâches ou de suivre les délais impartis, il conviendra alors d’en avoir bien conscience et de faire un choix.
La cohérence entre temps prévisionnel et temps réel constaté est aussi un formidable indicateur d’amélioration. En suivant ces éléments avec vos feuilles de temps, vous pourrez aisément optimiser les futurs projets, les postes consacrés à telle ou telle tâche et anticiper les prochains plans d’actions au plus juste.
Il est donc tout indiqué de maîtriser finement la charge de travail prévisionnelle et réalisée pour gagner dans le futur, un temps considérable.
MESURER L’EFFICACITÉ DES COLLABORATEURS
L’avantage précédent apporte d’autres bénéfices au management d’équipe au sein de votre projet. Et tout ne se résume pas à juste contrôler le plan de charge des équipes pour être optimal.
En provisionnant du temps sur votre projet, vous mesurerez des écarts qui vont vous nourrir de datas projets très importantes en interne.
Vous allez par exemple pouvoir mesurer l’efficacité de vos équipes.
Si vous tenez les délais, vous savez que vous êtes productifs. Mais si vous accumulez les retards, il convient de se pencher sur le problème d’efficacité…
Une efficacité qui est le garant de la réussite du projet en question, tant en terme de temps, mesure qui nous intéresse ici, que sur des aspects livrables ou budget.
Qui a dit que le plan de charge n’était qu’une fonction de spécialiste RH ??
OPTIMISER ÉQUIPE ET TALENTS AVEC LE PLAN DE CHARGE
Toujours en suivant finement le plan de charge et le temps passé, vous allez être en mesure de gérer efficacement vos équipes.
Vous pourrez déterminer les talents et les faiblesses.
Un collaborateur qui est toujours plus performant que le prévisionnel est identifié comme un expert de l’action en question. Il pourra donc être d’une importance cruciale sur des projets à haut risque, plus qu’un autre de ses collaborateurs. On pourra décider de le mettre plus en avant si besoin ou de lui confier les urgences. Et pourquoi pas le pilotage de la partie en question, s’il s’agit d’une action en équipe.
Dans l’autre sens, un collaborateur qui est souvent en retard sur le prévisionnel, démontre sans doute une faiblesse sur la tâche, la discipline en question. Il peut donc convenir de faire monter en compétence, en expérience ce dernier; par le biais d’une formation ou de lui attribuer des missions sur lesquelles il est nettement plus à l’aise.
Sur un premier projet, il est évident que ce type d’anticipation est impossible ; mais pour le futur, à l’évidence:
-> vous pourrez user de ces informations précieuses pour optimiser la gestion de vos projets et équipes.
IDENTIFIER LES « HOMMES/FEMMES-CLÉS » ET PILOTER SES RH
De manière plus générale, à reprendre l’ensemble des avantages vus plus haut, si vous suivez des feuilles de temps et dresser un plan de charge:
-> vous serez capable de parfaitement maîtriser les éléments humains de votre équipe.
Avec ce suivi, vous mettez en exergue les collaborateurs-clés à affecter à un projet.
Vous saurez anticiper les nouveaux besoins et dimensionner votre effectif au plus juste pour les besoins du projet ou de la société ; notamment si vous oeuvrez en multiprojet.
Il est toujours appréciable de pouvoir parfaitement recruter des compétences supplémentaires pour éviter de travailler en flux tendu, sous pression…
Sachant que c’est évidemment contre-productif pour une gestion de projet efficace.
Piloter ses RH grâce à la connaissance des éléments temps de vos projets passe aussi par la capacité à détecter les collaborateurs inadaptés; et à défaut, de pouvoir mettre un plan de formation en place, surtout si les problèmes sont récurrents:
-> alors vous pourrez décider de vous en séparer, arguments à l’appui.
Voilà 5 bénéfices précieux en gestion de projet dont vous pourrez user pour atteindre le succès; si vous prenez le soin de suivre le temps passé sur les missions en cours; et que vous évaluez régulièrement le plan de charge des équipes.
Il y a bien sûr de nombreux autres avantages ; mais cette dimension humaine qui est une des clés en pilotage de projets, est à n’en pas douter un facteur essentiel.
Prenez donc le temps de détailler les projets qui en valent la peine, de suivre les jalons et le travail des hommes (et des femmes bien évidemment, ceci n’étant qu’une formulation), de la manière la plus précise ; vous n’en serez que mieux armé et plus productif.
A vous de jouer et de trouver les outils les plus adaptés pour une telle traçabilité ; en évitant dans l’idéal de les multiplier…
Bubble Plan est à la fois simple et complet dans ce domaine, une très bonne alternative donc aux logiciels SIRH experts. Il intègre à la fois la gestion du temps et le plan de charge des ressources.
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