Suivre la durée de chaque tâche, le temps affecté à une équipe, maîtriser son plan de charge… Des indicateurs qui peuvent vraiment apporter vision et améliorations au sein d’un projet.
Pourquoi devriez-vous vous y intéresser de plus près ? Ou même vous appliquer à le mettre en place chez vous ? Voici pour nous les 5 avantages principaux du suivi des feuilles de temps et du plan de charge des équipes.
Et parfois un peu de temps perdu à bien renseigner ce type d’éléments apporte un vrai bénéfice à long terme…
- Optimiser la gestion de projet, c’est planifier les ressources, affecter des tâches par rapport à la charge de travail de chaque collaborateur. En utilisant un logiciel de gestion de projet doté d’une fonction de plan de charge, vous pouvez anticiper les retards et gérer les ressources disponibles de façon efficace.
- Avoir une vision claire de la charge de travail, c’est obtenir une vue d’ensemble de la charge de travail de chaque collaborateur. Cela permet de mieux répartir la charge de travail et d’identifier les surcharges, ainsi que les disponibilités.
- Piloter le projet de manière proactive, c’est anticiper les problèmes potentiels et agir en conséquence. Si vous voyez qu’une ressource est surchargée, réaffectez ses tâches ou demander un renfort.
- Gérer les ressources de manière efficiente, c’est utiliser au mieux les compétences et les disponibilités de chaque membre. Et ce, en déterminant quel collaborateur est le mieux adapté à chaque tâche en fonction de ses compétences et de sa charge de travail actuelle.
- Maîtriser le budget et les délais, c’est contrôler les coûts du projet en évitant les dépassements de budget liés à une mauvaise gestion des ressources. Un bon plan de charge vous permet également de respecter les délais en identifiant les éventuels retard.
1️⃣ Suivre la disponibilité « temps » de l’équipe
La première chose essentielle avec le plan de charge est de bien connaître la disponibilité de chacun, en temps réel ou au moins dans les semaines qui viennent.
Il est aisé si vous utilisez des feuilles de temps ou équivalent, de dresser un plan de charge, en fonction des projets et des collaborateurs. Vous pouvez le tenir à « l’ancienne » ou utiliser un logiciel adapté.
Dans ce dernier cas :
- soit une solution dédiée aux RH,
- soit c’est ce qui nous intéresse ici quand même, un outil SaaS de gestion de projet qui intègre cette fonctionnalité…
→ Même s’il est certain qu’ils ne sont pas si nombreux à offrir cette option (plan de charge), surtout si l’on ne veut pas d’un logiciel « usine à gaz » pour piloter ses projets.
Vous pouvez toujours jeter un œil à Bubble Plan, sur cet aspect; qui vous surprendra sans doute pas sa souplesse d’utilisation.
L’approche par le plan de charge vous permettra d’identifier immédiatement les contraintes projets, les surcharges et donc de :
- Ne pas affecter un collaborateur sur une période tendue.
- Ou ne pas accepter un projet qui ne serait pas réalisable dans de bonnes conditions.
Cependant, utiliser un plan de charge efficace ne se limite pas à la gestion de la disponibilité des ressources. Cela vous permet également d’améliorer la planification de vos projets en tenant compte de la charge de travail de chaque membre.
En anticipant les surcharges, vous pouvez éviter les retardements, gérer les ressources de façon plus efficace et garantir la réussite de vos projets dans les délais et le budget alloué.
C’est un élément clé du pilotage de projet et de la gestion des ressources pour répondre aux besoins des projets tout en respectant les contraintes de disponibilité et de compétence de votre équipe.
2️⃣ Maîtriser la cohérence des plannings
Vous allez également pouvoir juger de la cohérence en matière de faisabilité, entre l’intervalle requis et la disponibilité de chacun. Un autre moyen encore plus fin d’opter ou non pour un nouveau projet.
Le plan de charge pour une analyse fine devient alors une fonction essentielle.
Car si vous n’êtes pas en phase de surcharge de travail, il n’est pas dit que vous soyez en mesure de réaliser convenablement les tâches ou de suivre les délais impartis, il conviendra alors d’en avoir bien conscience et de faire un choix.
La cohérence entre durée prévisionnelle et durée réelle constatée est aussi un formidable indicateur d’amélioration.
En suivant ces éléments avec vos feuilles de temps, vous pourrez aisément optimiser les futurs projets, les postes consacrés à telle ou telle tâche et anticiper les prochains plans d’actions au plus juste.
Il est donc tout indiqué de maîtriser finement la charge de travail prévisionnelle et réalisée pour gagner dans le futur, en efficacité.
En somme, en utilisant le plan de charge pour évaluer la cohérence des plannings, vous pouvez vous assurer que vos projets sont réalisables dans le période allouée. Cela vous permet d’anticiper les problèmes potentiels et d’ajuster vos ressources et votre planification en conséquence.
C’est un moyen important de garantir le succès de vos projets en vous assurant qu’ils sont réalisables et cohérents avec les ressources disponibles. Cela vous permet également d’améliorer vos processus en évitant des ajustements de dernière minute et en maximisant vos processus de gestion de projet pour l’avenir.
3️⃣ Mesurer l’efficacité des collaborateurs
L’avantage précédent apporte d’autres bénéfices au pilotage d’équipe au sein de votre projet. Et tout ne se résume pas à juste contrôler le plan de charge des équipes pour être optimal.
En provisionnant du temps sur votre projet, vous mesurerez des écarts qui vont vous nourrir de datas projets très importantes en interne.
Vous allez par exemple pouvoir mesurer l’efficacité de vos équipes.
Si vous tenez les délais, vous savez que vous êtes productifs. Mais si vous accumulez les retards, il convient de se pencher sur le problème d’efficacité…
Une efficacité qui est le garant de la réussite du projet en question, tant en terme de durée, mesure qui nous intéresse ici, que sur des aspects livrables ou budget.
Qui a dit que le plan de charge n’était qu’une fonction de spécialiste RH ??
En fait, le suivi du plan de charge ne se limite pas au seul contrôle des ressources humaines. C’est un outil de pilotage du projet à part entière qui sert à mesurer la performance de l’équipe et à identifier les domaines d’améliorations.
Lorsque vous mesurez l’efficacité de vos équipes, vous avez une vision précise de leur capacité à réaliser les tâches dans les échéances imparties. Cela vous permet d’anticiper les retardements potentiels et de prendre des mesures pour les éviter.
Si des retards se produisent malgré tout, vous pouvez identifier les causes sous-jacentes, qu’il s’agisse de contraintes de compétences, de surcharge de travail ou d’autres problèmes.
En utilisant un logiciel de suivi du plan de charge, vous disposez d’une mine d’informations pour piloter votre projet de façon proactive.
Vous pouvez ajuster les affectations des tâches par rapport aux compétences de chaque collaborateur, optimiser la charge de travail de chaque membre, et prendre des décisions éclairées pour garantir la réussite du projet.
4️⃣ Optimiser équipe et talents avec le plan de charge
Toujours en suivant finement le plan de charge, le planning de chargement et la durée requise, vous allez être en mesure de gérer efficacement vos équipes.
Vous pourrez déterminer les talents et les faiblesses.
Un collaborateur qui est toujours plus performant que le prévisionnel est identifié comme un expert de l’action en question. Il pourra donc être d’une importance cruciale sur des projets à haut risque, plus qu’un autre de ses collaborateurs.
On pourra décider de le mettre plus en avant si besoin ou de lui confier les urgences. Et pourquoi pas le pilotage de la partie en question, s’il s’agit d’une action en équipe.
Dans l’autre sens, un collaborateur qui souvent dépasse les échéances sur le prévisionnel, démontre sans doute une faiblesse sur la tâche, la discipline en question.
Il peut donc convenir de faire monter en compétence, en expérience ce dernier. Par le biais d’une formation ou de lui attribuer des missions sur lesquelles il est nettement plus à l’aise.
Sur un premier projet, il est évident que ce type d’anticipation est impossible. Mais pour le futur, à l’évidence :
→ vous pourrez user de ces informations précieuses pour optimiser la gestion de vos projets et équipes.
Maximiser l’utilisation de vos ressources et talents est un élément clé pour le pilotage d’un projet. En utilisant le plan de charge, vous pouvez identifier rapidement les compétences de votre équipe et les affecter aux tâches qui correspondent le mieux à leurs forces.
Cela permet de maximiser l’efficacité de votre équipe et d’atteindre les objectifs du projet de manière plus efficace. C’est un moyen important d’anticiper les besoins des projets et de gérer les ressources de façon stratégique pour minimiser les risques et garantir le succès de vos projets.
5️⃣ Identifier les « hommes / femmes-clés » et piloter ses RH
De manière plus générale, à reprendre l’ensemble des bénéfices vus plus haut, si vous suivez des feuilles de temps et dresser un plan de charge :
→ vous serez capable de parfaitement maîtriser les éléments humains de votre équipe.
Avec ce suivi, vous mettez en exergue les collaborateurs-clés à affecter à un projet.
Vous saurez anticiper les nouveaux besoins et dimensionner votre effectif au plus juste pour les besoins du projet ou de la société. Notamment si vous œuvrez en multi-projet.
Il est toujours appréciable de pouvoir parfaitement recruter des compétences supplémentaires pour éviter de travailler en flux tendu, sous pression…
Sachant que c’est évidemment contre-productif pour une gestion de projet efficace.
Piloter ses RH grâce à la connaissance des éléments temps de vos projets passe aussi par la capacité à détecter les collaborateurs inadaptés.
À défaut, de pouvoir mettre un plan de formation en place, surtout si les problèmes sont récurrents :
→ alors vous pourrez décider de vous en séparer, arguments à l’appui.
Voilà 5 bénéfices précieux en gestion de projet dont vous pourrez user pour atteindre le succès. Si vous prenez le soin de suivre la durée des missions en cours… Et que vous évaluez régulièrement le plan de charge des équipes.
Il y a bien sûr de nombreux autres avantages ; mais cette dimension humaine qui est une des clés en pilotage de projets, est à n’en pas douter un facteur essentiel.
En somme, il est essentiel de suivre avec diligence la durée des missions en cours et d’évaluer régulièrement le plan de charge de vos équipes. Bien entendu, il existe de nombreux autres avantages, mais cette dimension humaine est sans aucun doute l’un des facteurs clés en matière de pilotage de projets.
Comment faire un plan de charge et le réaliser étape par étape ?
Étape 1 : Comprendre les besoins du projet
Premièrement, il est crucial de bien comprendre les besoins spécifiques du projet. Identifiez les tâches, activités et ressources nécessaires pour atteindre les objectifs. Assurez-vous d’avoir une vision claire de l’ensemble du projet et de ses contraintes.
Étape 2 : Identifier les ressources et l’équipe
Dressez la liste des ressources humaines et matérielles disponibles. Identifiez les membres de l’équipe et leurs compétences, ainsi que les outils et les logiciels dont vous disposerez.
Étape 3 : Utiliser un outil de gestion de projet
Pour simplifier le processus, utilisez un outil de gestion de projet. De nombreux logiciels sont disponibles pour vous aider à créer et à gérer votre plan de charge. Ces outils vous permettront de suivre le temps, d’affecter des tâches et de gérer l’allocation des ressources de manière efficace.
Étape 4 : Planifier la charge de travail
Répartissez les tâches et les activités sur la durée du projet. Tenez compte des contraintes de temps, des délais et de la disponibilité des ressources. Assurez-vous de ne pas surcharger vos collaborateurs.
Étape 5 : Affecter les ressources et anticiper les risques
Affectez les membres de l’équipe aux différentes tâches en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Veillez à équilibrer la charge de travail de façon à éviter les déséquilibres.
Identifiez les risques potentiels liés à la charge de travail. Quels facteurs pourraient perturber le plan de charge ? Prévoyez des solutions de secours pour faire face aux défis.
Étape 6 : Suivre et gérer la charge
Une fois le plan de charge en place, assurez-vous de le suivre de près. Utilisez des tableaux de bord et des rapports pour surveiller la progression du projet. En cas de déviations par rapport au plan, ajustez la charge de travail et les ressources en conséquence.
Conclusion
Prenez donc le temps de détailler les projets qui en valent la peine, de suivre les jalons et la charge de travail des hommes (et des femmes bien évidemment, ceci n’étant qu’une formulation), de la manière la plus précise ; vous n’en serez que mieux armé et plus productif.
À vous de jouer et de trouver les outils les plus adaptés pour une telle traçabilité ; en évitant dans l’idéal de les multiplier…
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