Toute nouvelle fonctionnalité dans la gestion des ressources, Bubble Plan a dévoilé il y a peu son option visuelle de suivi de charge de travail projet.
Une approche simple et toujours graphique, à l’image du logiciel de gestion de projet, qui vient se greffer au tableau de bord Planning des Intervenants (renommé début septembre).
Un tableau de bord qui prend donc encore plus une dimension décisionnelle, en permettant d’isoler facilement :
- les périodes de surcharge,
- l’impact projet sur les équipes
- et de piloter facilement la redistribution des actions et urgences.
Plongeons au cœur de cette nouvelle fonctionnalité, pour vous donner clés et envie de l’utiliser pour la dimension RH de vos futurs projets. Un outil idéal pour les chefs de projet et d’équipe.
Des Actions à la base du plan de charge
Première étape (comme nous en avions parlé ici) : la fonction Actions de vos bulles planning.
Si vous n’utilisez pas les bulles et donc la checklist de sous-tâches, vous ne pourrez profiter du plan de charge. L’algorithme étant calé sur les responsables des actions, qui se doivent être des « contributeurs » du projet, seuls les utilisateurs Premium peuvent profiter de l’indicateur de charge de travail.
Lorsque vous créez une checklist Actions, vous disposez d’un mode Planification avancée, dans lequel pour activer le plan de charge, vous allez désigner un responsable opérationnel de la tâche. Contrairement à la fonction Intervenants, celui-ci doit avoir une licence Bubble Plan active et avoir accès au planning projet en question.
Vous pourrez alors lui affecter un compte temps prévisionnel, par rapport à cette action.
Il peut également venir renseigner le temps réel passé sur la tâche. Un décompte bien utile pour identifier les décalages et dans le cas de dépassement, comprendre le souci ou facturer un complément.
Le calcul du plan de charge se fait sur l’un ou l’autre ou les deux éléments de temps.
Bubble Plan analyse alors le temps homme sur la période en question pour en tirer une représentation dans le Planning des Intervenants.
Une option graphique des ressources du projet
Pour voir le plan de charge, il suffit d’avoir activer le filtre Actions, dans votre tableau de bord Planning des Intervenants (si vous voulez en redécouvrir les bases, je vous en dis plus ici).
Si la première étape a été correctement réalisée, vous obtenez une représentation colorielle par intervenant, sous les bulles; ainsi qu’une estimation (visible au survol de la zone colorée) de la charge de travail du collaborateur.
Cet « underlay » est alors :
- soit vert → la charge de travail est inférieure à 80%; laissant la liberté de traiter d’autres actions supplémentaires et de ne pas être sous pression inutile,
- soit orange → entre 80 et 100% d’activité prévue sur la période ; ce qui limitera forcément la capacité de ce collaborateur pour assumer d’autres tâches et urgences,
- ou encore rouge → le collaborateur concerné dépasse 100% d’activité…
Pour cela, il est certainement nécessaire de revoir plus en détail les causes de cette surcharge et d’agir en conséquence.
Plusieurs hypothèses :
- le décompte temps n’est pas réaliste et il convient de le réajuster,
- le temps passé a vraiment excédé toutes les prévisions,
- trop de tâches ont été prévues en même temps ou des tâches trop chronophages
↘ Pour assurer la bonne réussite du projet, il est impératif de trouver la cause et de revoir l’organisation des activités de ce collaborateur; puisque visiblement il ne sera pas en mesure de tout bien réaliser dans le laps de temps imparti.
Cette représentation du plan de charge est une aide précieuse pour :
- gérer plus finement la répartition des tâches dans une équipe,
- absorber les urgences et aléas qui surviennent souvent dans un projet,
- attribuer une nouvelle mission à un collaborateur
(vous pourrez en cas de tension choisir le candidat le plus apte à traiter le besoin sur cette période) - identifier les besoins de recrutement ou de ne pas accepter un nouveau projet
et sans doute de nombreuses autres approches dont vous pourrez venir nous parler en commentaires.
Avec cette nouvelle dimension de gestion des ressources, Bubble Plan se pose maintenant comme un outil de gestion de projet des plus complets…
→ sans perdre sa facilité de prise en main et sa simplicité de planification.
Une transition qui ne manquera pas de se renforcer dans les mois qui viennent pour vous offrir encore plus de fonctionnalités et de détails de pilotage ; pour les plus aguerris et ceux qui veulent, même avec un outil simple et intuitif, pouvoir aller très loin et gérer des projets complexes.
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