Nouveau venu dans notre outil de gestion de projet, la Gestion des Actions est un tableau de bord qui combine :
- gestion et attribution des tâches à faire,
- suivi du temps passé sur celles-ci,
- et checklist personnelle (pour toutes ces tâches que l’on inclut pas dans des projets).
Il donne une vision multiprojet de la fonction Synthèse des actions et facilite clairement la gestion de plan de charge de Bubble Plan.
Un article ne sera donc pas de trop pour vous permettre de parfaitement maîtriser ce tableau de bord projet Gestion des Actions.
Pilotage des tâches projets : la vue macro sur tout le reste à faire
En premier lieu, ce nouveau tableau de bord recense toutes les actions, affectées ou non, réalisées ou non ;
↘ dans l’ensemble de vos plannings projets.
Pour une gestion des actions efficace, il permet de filtrer par projet ou par intervenant ;
↘ dans une vue Kanban synthétique de la planification avancée.
Vous avez ainsi une vue globale de toutes les tâches de vos différents projets et pouvez directement :
- indiquer celles qui sont réalisées,
- identifier celles urgentes ou en retard,
mai aussi : - (re)distribuer les tâches à d’autres collaborateurs.
Pour ce dernier point, Bubble Plan conserve son approche facile et intuitive, puisqu’il suffit d’attraper l’action en question (sur son bord gauche) et de la glisser-déposer sur le nom du nouveau responsable de la tâche. Un clic, un switch et c’est fait !
Les dates peuvent y être directement modifiables, sans avoir à rentrer dans une bulle d’un planning projet. Ainsi que le temps alloué à l’action (voir ci-dessous).
En cas de surcharge ou de retard, il est donc très facile de réorchestrer son projet à partir de la Gestion des Actions.
Ce tableau de bord répond également à un manque souvent soulevé jusque là. S’il était impossible de se faire un pense-bête, une checklist personnelle des petites choses que l’on ne marque pas dans un projet.
Ou qu’il serait fastidieux de traiter dans un planning quotidien à part entière :
→ c’est maintenant possible dans la Gestion des Actions
Un clic sur le symbole « + » près du nom de l’intervenant et vous pouvez renseigner une action qui n’appartiendra à aucun projet.
Datée, chargée, et bénéficiant du code couleur d’urgence, cette tâche a tous les atouts proposés par Bubble Plan. Tout en restant indépendante d’un planning.
Vous constituez donc facilement vos propres checklists, votre fil rouge du quotidien… qu’il s’agisse de juste vous rappeler d’adresser un mail, d’appeler Marc de la Com ou de relire le dossier avant votre réunion, sous Bubble Meeting (autant être organisé 😉 ).
L’autre facilitation évidente de ce tableau de bord : la Gestion du temps…
SUIVI DE TEMPS POUR l’ENSEMBLE DES PROJETS
Pour piloter le plan de charge dans Bubble Plan, il convient d’utiliser la fonction Planification avancée, présente dans chaque bulle sur l’option Actions. Mais voilà, pour renseigner ce temps prévisionnel ou réellement effectué :
→ Il fallait jusque là entrer dans chaque planning, dans chaque bulle. Un travail plus que fastidieux et très loin de l’habituelle feuille de temps.
Nous avons donc croiser ce besoin avec la nouvelle Gestion des Actions, pour vous offrir une solution combinée.
La vue globale des actions sur ce tableau de bord vous extrait également la gestion du temps, pour indiquer à la volée, le temps estimatif des tâches à venir… Ou celui utilisé par chaque collaborateur.
Tout est à un seul endroit et permet donc un pilotage simplifié de la problématique charge. Cela simplifie également l’accessibilité et le suivi en temps réel de la modélisation Plan de charge, proposée sous le Planning des Intervenants.
Avec différents totaux, vous pouvez également suivre plus facilement le temps passé sur les projets ou par collaborateur ; et ainsi réajuster facturation ou futurs besoins, pour une programmation optimale.
Voilà vous en savez maintenant plus sur cette nouvelle fonctionnalité : Gestion des Actions et serez maître de la construction de vos projets avec ce nouvel atout.
Nos équipes restent à votre disposition pour le mettre en pratique ou pour vous apporter encore plus de précision sur le pilotage des tâches et leur répartition dans Bubble Plan.
Ce nouveau tableau de bord fait écho à la dernière mise à jour de notre logiciel de management visuel en ligne et de ses capacités en gestion de projet, paru en janvier 2019.
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