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Des collaborateurs impliqués à différents niveaux de l’Université.
Cas client · Enseignement supérieur
Comment l’Université Lyon 3 a optimisé la collaboration interservices
Au sein d’une organisation riche de nombreux métiers, campus et services, la Direction du Numérique utilise Bubble Plan comme support commun pour coordonner les projets transverses avec davantage de visibilité et de sérénité.
Bubble Plan à l’Université Lyon 3
Un support partagé qui accompagne progressivement la diffusion d’une culture projet commune.
Plus de 100 projets
Des projets suivis et pilotés avec succès dans un même environnement.
Coordination
Un langage commun pour faire travailler ensemble des services aux réalités différentes.
Visibilité
Une représentation partagée de l’avancement, des responsabilités et des échéances.
Le challenge
Structurer des projets transverses entre des services hétérogènes
L’Université Jean Moulin Lyon 3 rassemble 4 facultés, 2 instituts, plusieurs antennes, plus de 600 enseignants et 700 collaborateurs administratifs au service de près de 27 000 étudiants. Cette diversité humaine, disciplinaire et géographique constitue une force, mais complexifie la conduite des projets transverses.
Pendant longtemps, chaque service fonctionnait avec ses propres habitudes, ses outils et son niveau de maturité projet. Les diagrammes de Gantt étaient utilisés ponctuellement, tandis que les échanges reposaient sur des e-mails et de multiples documents, sans vision globale de l’avancement ni des responsabilités.
La Direction du Numérique avait donc besoin d’un support commun capable de fédérer des acteurs aux objectifs et temporalités différents autour d’une même vision.
La solution
Un outil transversal, accessible et adapté aux réalités métier
La Direction du Numérique recherchait un outil capable d’unifier les méthodes sans alourdir les processus. Bubble Plan a apporté une représentation visuelle du planning, des fonctions de collaboration et une vision commune des projets.
Le déploiement progressif a facilité l’adhésion sans rupture avec les habitudes existantes. La lisibilité, l’accessibilité et la flexibilité de l’outil permettent à chaque service de conserver ses particularités tout en partageant un cadre commun.
Le partage d’un planning par simple lien renforce également l’agilité des équipes. Cette première étape réussie ouvre désormais la voie à de nouveaux usages, notamment le suivi de la charge de travail.
Une culture projet plus structurée
Bubble Plan relie les équipes autour d’une représentation compréhensible par tous, sans imposer une méthode lourde.
Un planning commun
Le diagramme de Gantt donne aux collectifs interservices une lecture partagée du projet.
Une adoption progressive
La facilité de prise en main permet de déployer l’outil sans bouleverser les pratiques existantes.
Des échanges plus fluides
Les informations, responsabilités et échéances sont centralisées dans un espace lisible.
Le retour d’expérience
La facilité de prise en main comme facteur décisif
C’est la facilité de prise en main qui a été déterminante. Bubble Plan est utilisé pour la majorité des projets du service maintenant.
François Bonicalzi
Chef de projet numérique à l’Université Jean Moulin Lyon 3
3 questions à François Bonicalzi
Quelle est la particularité de votre service ?
La Direction du Numérique s’appuie sur des services aux métiers très différents. La gestion d’un projet demande donc de définir rapidement un support commun permettant le partage d’informations interprétables par tous.
Pourquoi conseiller Bubble Plan ?
Pour sa simplicité d’usage, la centralisation des informations et sa représentation claire des projets sous forme de diagramme de Gantt.
Quelles sont vos fonctionnalités favorites ?
- L’attachement de documents aux bulles et aux jalons.
- La navigation sur l’axe du temps et la possibilité de zoomer.
- La personnalisation des plannings grâce aux couleurs et aux pictogrammes.
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