Questions fréquentes

Exploitez au maximum votre outil de gestion de projet

COMPTES ET ABONNEMENTS

QUELLE EST LA DUREE MINIMALE D’ENGAGEMENT ?

Bubble Plan se veut très accessible, il n’y a donc pas d’engagement de durée.

Que votre projet dure 2 mois ou un an, vous pouvez donc adapter votre abonnement à vos besoins et résilier celui-ci, à tout moment, sans frais additionnels

COMBIEN DE PROJETS PUIS-JE GERER ?

Avec l'offre gratuite, vous disposez d'un seul projet. Vous pouvez toutefois l'archiver et en créer un nouveau.

En version Premium, le nombre de projets est illimité.

En cas d’interruption d’abonnement, toutes vos données restent accessibles et visibles, mais vous ne pouvez plus apporter de modifications à vos projets.

QUELS SONT LES MODES DE FACTURATION ?

Vous avez le choix entre la facturation mensuelle ou annuelle.

Si vous optez pour la facturation mensuelle, votre carte bancaire sera débitée chaque mois à l'échéance.

Si vous optez pour une facturation annuelle, vous recevez chaque année une facture à échéance pour le renouvellement. Dans ce cas, vous pouvez choisir de régler par carte ou virement bancaire.

COMMENT CHANGER LE MOYEN DE PAIEMENT ASSOCIE A MON COMPTE ?

Vous pouvez modifier la carte bancaire associée à votre compte Premium en vous rendant dans la section « Mon compte », dans la rubrique « Premium ».

Vous avez alors la possibilité de changer les informations de paiement pour affecter une autre carte bancaire à votre compte.

COMMENT MODIFIER LES DONNEES DE MON COMPTE ?

Il vous suffit de cliquer la section « Mon compte », pour accéder au panneau général permettant de modifier :

  • - vos propres données,
  • - celles de l’entreprise associée au compte,
  • - les éléments de votre compte Premium, si vous avez choisi la version payante de Bubble Plan.
PUIS-JE RESILIER MON ABONNEMENT FACILEMENT ?

Bubble Plan est un service disponible sans engagement.

Vous pouvez interrompre votre offre Premium depuis votre profil « Mon compte », dans la rubrique « Premium ».

L'arrêt sera pris en compte dès la date anniversaire de votre abonnement (vos droits payés courant jusqu’à terme).

MES DONNEES DE PROJET SONT-ELLES EN SECURITE ?

C’est l’un des avantages de choisir un outil en ligne (SaaS) : vos données sont hébergées dans le cloud et non sur votre ordinateur. Elles sont donc accessibles à tout moment de n’importe quel poste, avec vos identifiants de connexion, dès l’instant que vous disposez d’une connexion Internet.

Notre mode de sauvegarde est automatisé et nous disposons de plusieurs backups pour prévenir tout incident.

Startup engagée, nous avons choisi des partenaires majeurs, sur le territoire français, dont le professionnalisme et la stabilité sont largement démontrés et vérifiables.

Les éléments de vos projets sont strictement confidentiels et uniquement accessibles à ceux à qui vous avez attribué des droits.

COMMENT SE PASSE LA SAUVEGARDE DE MON PROJET EN COURS ?

Bubble Plan vous simplifie la tâche puisqu’il intègre une sauvegarde automatique en temps réel.

Vous n'avez donc pas à vous soucier de la préservation de votre planning, chaque nouvelle donnée étant enregistrée à sa création.

PRISE EN MAIN

COMMENT CREER UN NOUVEAU PROJET ?

Si vous êtes en version FREE, vous n’avez le droit qu’à un seul projet actif, vous devez donc paramétrer le projet démo selon vos besoins. Pour cela, il vous suffit d’effacer les événements du didacticiel et d’adapter la timeline projet à vos exigences.
Il ne vous reste plus qu’à renommer le projet et à créer vos propres événements.

Pour les membres Premium, il vous suffit de vous rendre dans votre tableau de bord projet (icône Projets du menu), dans l’onglet « Créer un projet » pour paramétrer et ouvrir un nouveau projet.

Chaque projet peut également être ensuite inséré comme sous-projet de l’un de vos plannings, pour créer des vues macroscopiques dans un projet maître.

COMMENT ORGANISER MON PROJET ?

Bubble Plan dispose de plusieurs options vous permettant de modéliser votre projet selon vos désirs.

Vous pouvez configurer la timeline, en cliquant sur l’icône Config Projet du menu principal. Cela vous permet d’en définir les couleurs, les repères temporels et le type d’affichage.

Vous pouvez également de manière directe et intuitive, définir les couleurs de vos lignes, les déplacer, les masquer ou encore les mettre en retrait (2 niveaux de retrait sont disponibles).

Vous disposez de 6 couleurs principales et de 5 variantes sur chacune d’elles, pour apporter une segmentation graphique immédiate à votre planning et aux actions (utilisables sur les lignes, les bulles et les jalons).

En version Premium, vous disposez du mode multi projets, qui vous permet d’intégrer l’un de vos projets directement comme une sous-partie d’un autre projet. Le projet ainsi intégré ne montre plus qu’une vision macro dans le projet maître (lignes et titres des bulles / jalons uniquement).

COMMENT RENOMMER UN PROJET ?

Sur votre planning projet, cliquez simplement sur le titre du projet pour le modifier en direct.

Vous pouvez ainsi vous approprier pleinement le projet de démo.

COMMENT CHANGER LA TIMELINE D’UN PROJET ?

Vous accédez aux options de paramétrage de votre timeline (couleurs, affichage, repères temporels, ...) en cliquant sur l’icône « Config Projet » du menu principal, en haut de l’interface.

COMMENT ACCEDER AUX FONCTIONNALITES DE PLANIFICATION D’UN EVENEMENT ?

En cliquant sur l’événement créé, vous accédez à une boîte de dialogue contenant plusieurs options de gestion de projet.

Vous pouvez ainsi détailler votre événement en lui associant :
- une date de début et de fin,
- une checklist,
- des acteurs,
- des alertes,
- un budget,
- des pièces jointes,
- un indicateur d’état d’avancent

COMMENT AJOUTER UNE DATE LIMITE ?

Dans toute gestion de projet, il est important d’identifier des deadlines. Votre projet Bubble Plan vous permet d’en ajouter de deux façons.

Vous pouvez créer une alerte associée à l’événement, à partir de la boîte de dialogue de l’événement (alertes). Vous recevrez par mail une alerte à la date programmée.

Vous pouvez également créer une checklist, dans la boîte de dialogue d’événement et indiquer une date pour chaque item.
Cette date s’affiche en rouge quand elle arrive à terme ou est dépassée.

COMMENT FONCTIONNE L’INDICATEUR D’ETAT D’AVANCEMENT D’UNE BULLE ?

Cette fonctionnalité disponible dans la boîte de dialogue d’un événement bulle, vous permet de suivre l’avancement de l’action.
Vous le renseignez de manière manuelle si vous n’avez pas affecté de checklist à l’événement.

Si vous avez affecté une checklist, chaque item de la liste compte pour une fraction de réalisation de l’événement et donc en cochant un item l’avancement est modifié automatiquement.

COMMENT INTÉGRER MON PLANNING EN LIGNE DANS UNE PRÉSENTATION (POWERPOINT PAR EXEMPLE) ?

Les plannings Bubble Plan sont conçus pour être présentés facilement.

La fonction export image vous permet de générer une image de votre planning projet, que vous pouvez copier-coller dans une présentation.

Les options de personnalisation vous permettent d'adapter la charte graphique du planning à celle de la présentation.

LA FONCTIONNALITE BUDGET EST-ELLE AUTOMATISEE ?

C’est l’une des prochaines améliorations prévues dans Bubble Plan. Pour l’instant, cette fonctionnalité vous permet simplement de visualiser et de signaler des éléments budgétaires pour un événement.

Vous disposez de deux champs (en cours et total) et d’un menu déroulant pour donner un statut à la valeur (estimation/devis/payé/facturé).

Cette fonctionnalité vous permet ainsi d’apporter des annotations de suivi d’utilisation de budget, de coût sur un projet ou encore de tracer vos éléments financiers vis à vis de clients ou partenaires.

COMMENT PASSER EN PLANNING GANTT ?

Rien de plus simple. Quand votre planning projet est modélisé (ou en cours), il suffit de pointer le curseur sur un événement et de cliquer sur l’icône Lien du menu associé à l’action, pour paramétrer un lien causal entre les événements.
Vous pouvez ainsi définir des événements obligatoires, qui induisent les autres.

Si vous déplacez un élément lié, il conserve donc l’incidence et tous les éléments impliqués se trouvent déplacés de manière homogène.

Vous pouvez choisir de voir apparaître ou non les liens sur votre planning Gantt, en cochant ou décochant l’option associée dans la boîte de dialogue de la fonction Lien.

QUELS SONT LES DIFFERENTS DROITS D’ACCES POSSIBLES POUR MON PROJET ?

Bubble Plan propose 4 statuts :

- Administrateur, qui possède tous les droits de modification dans le planning, incluant les paramètres de ce dernier et les accès,
- Modification, qui permet de collaborer en créant de nouveaux événements, de nouvelles lignes et en utilisant les différentes fonctionnalités de planification,
- Lecture seule, pour donner juste un regard sur le projet, sans aucun pouvoir de modification,
- Aucun droit, pour rendre invisible un projet pour la personne concernée par ce statut

COMMENT MODIFIER LES DROITS D’ACCES A MON PROJET ?

Lors de la création d’un nouveau projet, vous pouvez déterminer les droits d’accès globaux par défaut dans les options avancées de la boîte de dialogue de création de projet.

Le menu déroulant « Confidentialité » vous permet de choisir entre :
- Modification (par défaut, pour chaque projet), qui permet à chaque utilisateur disposant des droits adéquates d’intervenir sur le projet,
- Lecture seule, où vous serez seul à pouvoir apporter des modifications, quelque que soit les collaborateurs invités sur votre projet,
- Privé, pour garder votre projet totalement confidentiel- Il est alors invisible pour les autres collaborateurs du compte.

Vous pouvez également modifier les droits d’accès à partir du tableau de bord des projets.
Le menu déroulant de la flèche, sur chaque projet, vous donne accès à la gestion des droits globaux et individuels pour le projet.

Vous pouvez ainsi modifier l’accès général au projet et affecter des droits spécifiques, propres à chaque personne invitée sur le projet.

COLLABORATION

PUIS-JE PARTAGER MES PROJETS EN EXTERNE (CLIENT, PROSPECT, PARTENAIRE, ...) ?

Tout à fait. Vous pouvez transmettre un lien direct pour que votre contact puisse toujours visualiser (en lecture seule) la dernière version du planning.

Vous pouvez également partager votre compte en mode collaboratif, directement en gérant les droits d’accès pour chaque intervenant (disponible à partir de l'offre TEAM), pour que chacun ait accès uniquement aux projets souhaités.

COMMENT ASSIGNER DES COLLABORATEURS ?

Pour associer une bulle ou un jalon à un ou plusieurs collaborateurs (ou partenaires), il vous suffit de cliquer sur l’événement en question dans votre planning et d’afficher la fonction « acteurs » de votre boîte de dialogue.

Vous pouvez ainsi rentrer le mail du collaborateur impliqué ou le sélectionner dans le menu déroulant (s’il est déjà affecté au projet) pour l’assigner à l’événement.

QUEL TYPE D'ALERTES PUIS-JE PARAMÉTRER ?

Vous pouvez paramétrer des alertes e-mail, à l'heure de votre choix, avant ou après le début ou la fin d'une tâche. Si les dates de la tâche sont modifiées, l'alerte s'ajuste automatiquement.

Par exemple, vous pouvez décider de recevoir une alerte 2 jours avant le début d'une nouvelle tâche ou alors recevoir une alerte le lendemain de sa date de fin si cela doit déclencher une action pour vous.

Le nombre d'alertes est illimité.

COMMENT AJOUTER DE NOUVEAUX UTILISATEURS ?

Vous pouvez inviter de nouveaux membres à rejoindre votre compte Entreprise, directement depuis la rubrique « Utilisateurs et droits d'accès » de l'application.

Si besoin, n’oubliez pas de leur affecter les droits que vous souhaitez pour l’accès aux projets.

A QUOI CORRESPONDENT LES COMPTES CONSULTATION, INCLUS DANS MON OFFRE ?

Chaque offre Bubble Plan vous donne droit à un certain nombre de comptes consultation pour vous permettre de partager vos plannings projet avec des collaborateurs, des partenaires ou des clients.

Vous attribuez ce compte à une personne en particulier, qui aura un accès direct à votre projet par l’interface Bubble Plan, en lecture seule. Il peut donc simplement consulter le planning, mais ne peut pas y apporter de modifications d’aucune sorte.

Si vous avez besoin de comptes consultation supplémentaires, vous pouvez soit changer d’offre pour disposer d’un pool supplémentaire, soit acquérir un pool spécifique de comptes consultation, sur la page « OFFRES » de notre site web.

COMMENT VOIR SI JE N’AI PAS UNE SURCHARGE DE TRAVAIL ?

En mode multi projets, vous avez la possibilité de consolider vos projets dans une vue ressources, pour suivre la charge de travail et les actions propres à chaque collaborateur.

Vous devez pour cela avoir préalablement affecté des acteurs à chaque événement.

Utilisez le tableau de bord « Planning des acteurs » pour identifier les ressources affectées sur l’ensemble de vos projets et mieux gérer les urgences et la répartition des tâches.

Deux solutions pour y accéder :
- directement depuis le menu principal, sous l’icône Tableaux de bord,
- via le tableau de bord des projets (icône Projets du menu principal), dans l’onglet Tableaux de bord

A QUOI SERVENT LES NOTIFICATIONS ?

Bubble Plan propose deux types de notification, adressées par email.

Un rapport hebdomadaire, chaque lundi matin, vous est envoyé si vous avez des tâches programmées sur vos projets. Il récapitule les actions réalisées, les actions à venir, ...

Un rapport quotidien chaque soir vous indique les changements du jour apportés par les collaborateurs sur les projets.
Vous pouvez choisir de vous abonner pour recevoir ou non les notifications de chaque projet.