La réussite de tout projet passe par 3 facteurs clés qu’il convient de maîtriser, pour éviter les écueils.
Il est ainsi nécessaire pour maîtriser son projet de :
- Mettre en place une vraie organisation, que ce soit en terme d’équipe, d’objectifs et d’actions à mener,
- Communiquer de manière fiable entre acteurs du projet,
- Collaborer activement à la réussite des missions, car chacun a souvent un impact sur les autres.
Pour contrôler ses 3 facteurs, il est plus qu’utile de mettre en place un outil de gestion de projet et dans le meilleure des cas, une solution en ligne, de type SaaS (il faut vivre avec son temps J ).
Un tel outil vous permet de :
- Mettre à plat l’ensemble de votre projet,
- Suivre et coordonner les actions,
- Suivre l’avancement des tâches et respecter au mieux les délais,
- Faciliter les échanges,
- Centraliser les informations et éléments liés au projet,
- Avoir une visibilité globale sur l’ensemble du projet.
Toute équipe tirera de réels bénéfices à intégrer à ses process projet, une solution de ce type. Si tant est bien sûr que chacun soit impliqué, dans le dit projet.
Simplifiez l’accès aux éléments du projet
Le premier avantage d’un outil de gestion de projet en ligne (OGP SaaS) est de permettre à chaque acteur, chaque collaborateur, d’accéder facilement, via une connexion web, à tous les éléments du projet.
Il pourra ainsi gérer ses tâches, suivre les actions en cours, transmettre des éléments,… tout en laissant une trace pour les autres membres de l’équipe.
Il n’est donc pas nécessaire d’adresser des copies à chacun, des mémos pour tenir au courant des évolutions ou de devoir avoir le code de votre collaborateur pour rentrer sur son ordinateur en cas d’absence.
Tout se passe en ligne et la plupart des bons logiciels de gestion de projet fourmillent de fonctionnalités et d’options d’aide à la décision et au pilotage (tableaux de bord, gestion de tâches, gestion des ressources, …).
Travaillez à distance sans contraintes
Qui dit en ligne et centralisation des données, dit bien entendu une plus grande facilité à œuvrer tous ensemble, sans être dans le même bureau. Un OGP SaaS est donc parfaitement indiqué :
- pour s’affranchir des contraintes des projets interservice
- ou mettant en œuvre des collaborateurs au chaque coin du globe…ou de France si l’on veut rester raisonnable.
C’est aussi parfait pour les projets d’entreprise plutôt transverses où chaque département métier pourra interagir et suivre le projet, sans de fastidieuses réunions.
À l’heure de la transformation numérique et des changements de mode de travail – sachant qu’un cadre sur 2 est amené à faire régulièrement du télétravail – l’OGP SaaS répond pleinement à lever les barrières de ces nouvelles habitudes.
Communiquez de manière optimale
Même s’il existe aujourd’hui nombre d’autres solutions de communication (mails, RSE, skype,…bref !), intégrer une solution de gestion de projet en ligne va permettre à chacun de trouver aisément les informations sur le projet.
Il permet donc de réduire considérablement les besoins en réunion, en mails, groupés ou personnels. Son caractère plutôt complet offre, dans la plupart des cas, la possibilité de discussions et commentaires qui restent à l’intérieur de l’outil. Ce qui fait au final, que rien ne se perd…
C’est souvent un handicap de devoir passer d’un tableur, à un traitement de texte, puis de transmettre les éléments souhaités par mail…un process très classique, mais qui est à la fois chronophage et risqué… avec un OGP SaaS, rien ne sort…
→ Tout est centralisé et les échanges même autour du dit projet sont au centre de l’outil.
Sécurisez les données du projet
Si vous avez choisi un outil de gestion de projet SaaS avec soin, il est probable que celui-ci soit stocké sur des serveurs hautement sécurisés, bien souvent auprès des meilleurs hébergeurs de la place.
Vous disposez donc de toutes les garanties pour ne pas perdre malencontreusement les informations de votre projet. On est jamais à l’abri :
- de l’effacement par erreur d’un fichier sur un ordinateur
- ou du crash de ce dernier, après des années de bons et loyaux services…
avec tout l’impact que cela représente sur le projet en cours.
Par ailleurs, toutes les données étant partagées, le niveau d’informations est homogène. Les éléments ne sont donc pas juste sous le contrôle d’un seul collaborateur (dès l’instant bien sûr, qu’il tient à jour l’outil de gestion de projet).
Maîtrisez les coûts et l’évolution du projet
Loin des licences logiciels classiques, hors de prix, le logiciel de gestion de projet en ligne a aussi ce grand avantage qu’il est beaucoup plus accessible à tout type de société.
Il propose en général des prix à l’utilisateur, qui s’adapte parfaitement aux contraintes des petites entreprises ou des startups.
Sans engagement et flexible, l’équipe peut donc parfaitement contrôler un coût, souvent de quelques dizaines d’euros, en fonction des variations du projet.
Là où les licences classiques sont payées à l’année pour un pool défini, avec des tarifs à plusieurs zéros pour les leaders en entreprise :
→ Votre outil de gestion de projet SaaS s’adapte parfaitement au besoin du moment et pour un coût bien moindre… alors pourquoi s’en priver ??
Le prix est un avantage plus que concurrentiel…
Si les startups ont largement adopté les outils SaaS dans leur quotidien, il reste encore un long chemin pour les grandes entreprises et PME plus classiques. Mais souvent parce que cela change leurs habitudes.
Par chance, la plupart des logiciels de gestion projet vous proposent des tests en ligne gratuit…
→ Pour vous rendre compte plus facilement du bénéfice à modifier vos process et à passer en ligne, comme Bubble Plan et son offre premium test de 14 jours gratuits.
Alors franchement, tentez l’aventure et il y a de grandes chances pour que vous ne reveniez pas en arrière…
Nous avons évoqué ici 5 avantages, mais vous ne manquerez pas d’en déceler de nombreux autres et d’attendre vite encore plus de votre nouvelle solution de gestion de projet en ligne.
Si vous n’êtes pas encore convaincu par la méthode, relisez vite notre article comparatif !
Article très bien écrit. Les logiciels de gestion de projet aident les chefs de projet, les parties prenantes et les utilisateurs à contrôler les coûts et à gérer la budgétisation, la gestion de la qualité et la documentation. Ils utilisent également ProofHub pour la gestion de projet. C’est la plate-forme de productivité tout-en-un composée de diverses boîtes à outils comme la gestion de projet, le suivi du temps, la collaboration, les diagrammes de Gantt, le reporting de projet, le partage de fichiers, l’épreuvage de fichiers etc.