Tableaux de bord & Pilotage de projets avec Bubble Plan

homme assis sur un bureau en train de visualiser les différents tableaux de bord, à savoir : plan de veille, suivi d'avancement, planning des intervenants, gestion des actions, portefeuille de projets, agenda, tableau de bord personnel
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Si nous avons, à de multiples reprises, évoqué sur notre blog expert en gestion de projet, les tableaux de bord de notre logiciel dédié au pilotage, il a toujours été question du fonctionnement individuel de chacun d’eux ; et non d’une vue d’ensemble dans une logique de management et de conduite d’équipe projet. 

MISE AU POINT SUR LES NOUVEAUTÉS DES TABLEAUX DE BORD

Menu des tableaux de bord sur Bubble Plan. On trouve le plan de veille, le suivi d'avancement, le planning des intervenants, la gestion des actions, le portefeuille de projets, l'agenda et le tableau de bord personnel En ce sens, il me semblait important, au regard des nouvelles utilisations de plus en plus fréquentes de l’outil par des PME et de grands groupes ; de capitaliser sur l’adéquation de Bubble Plan à leurs problématiques. En effet, une recherche est croissante parmi nos nouveaux utilisateurs ; quant à la capacité de notre solution de gestion de projet de les accompagner sur la vision du portefeuille de leurs projets.

Je souhaitais donc consacrer un article spécial à cette approche macro-micro autour de la supervision multi-projet.

COMMENT ABORDER LE PILOTAGE DE PROJETS AVEC NOTRE OUTIL DE GESTION PROJETS ?

une femme tient un crayon bleu et il y a près d'elle un tableau où elle peut dessiner ce qu'elle veut, une ampoule est au-dessus du tableau à gauche

C’est une problématique qui peut être abordée de plusieurs façons dans Bubble Plan. Et cette notion d’analyse des projets rejoint pleinement la dernière fonctionnalité de versionning, proposée en offre BUSINESS. Une demande accrue autour de la visibilité globale du portefeuille projets ; qui sera couverte :

  • d’une part, par le biais des tableaux de bord (notamment 4 d’entre eux)
  • de l’autre, par la consolidation projets, qui permet, elle, de constituer des vues dédiées, diverses et variées, en fonction de chaque attente.

L’objectif ici n’étant pas de rentrer dans le détail de chaque aspect (visible en suivant tout simplement les liens vers les articles dédiés) ; mais bien de délivrer une compréhension d’ensemble sur l’architecture possible en matière de pilotage de projets.

Je pourrais également rajouter une 3e voie, avec la logique des sous-projets ou pourquoi pas m’arrêter quelques instants sur les perspectives uniques de la fiche projet (par ailleurs, reprises dans le Portefeuille Projets, donc je ne m’étendrai pas).

VISION MACRO OU MICRO DES PROJETS ?

Le pilotage multi-projet ne se veut pas forcément macro. Même s’il est souvent considéré par les managers et autres directions comme un moyen de prendre de la hauteur. Via Bubble Plan, il est donc possible d’avoir les deux périmètres, selon vos attentes ou selon votre périmètre. Dans un contexte purement macro, la supervision des projets se tournera vers les vues consolidées et certains tableaux de bord de synthèse ; notamment celui du Portefeuille Projets.

Mais il sera également possible de s’appuyer sur le Planning des Intervenants (visibilité des ressources) et sur le Plan de veille (Tableau de bord disponible uniquement en version ENTERPRISE). Ce dernier fait plus office de rapport éditable auto-généré, fonction des évolutions des différents projets choisis.

Pourtant, notre logiciel de gestion de projet et de planification n’oublie pas les besoins plus opérationnels de pilotage, que ce soit pour les managers ou les chefs de projet. Un PMO pourra également, de par sa position intermédiaire spécifique, également y trouver son avantage.

L’imbrication de sous-projets, synchronisés, et l’utilisation de la Gestion des Actions, du Suivi d’Avancement ou de la Vue Agenda (en BUSINESS uniquement) seront privilégiées pour obtenir un regard plus micro et conduire ainsi au mieux les projets.

visuel du tableaux de bord : agenda
Visuel du Tableau de bord « Agenda »

Il est ainsi important à ce stade de bien comprendre que l’une des forces reconnues à notre outil collaboratif de gestion de projets est justement cette capacité d’être à l’aise sur la dimension « Outil de gestion de projet » tout autant que sur celle du « Logiciel de Suivi de Portefeuille Projets ».

QUEL TABLEAU DE BORD SELON VOTRE BESOIN ?

Il ne s’agit pas là d’une analyse exhaustive, puisqu’il serait bien entendu possible d’utiliser un de ces outils à contre-emploi ou tout simplement parce que l’on souhaite plus ou moins de détails.

Je m’arrêterai donc simplement à apporter une vision générale sur l’utilité et la force de chacun de nos tableaux de bord principaux sur Bubble Plan.

LA GESTION DES ACTIONS& DU TEMPS

visuel du tableau de bord : gestion des actions

L’un des tableaux de synthèse les plus micros puisqu’il reprend l’ensemble des actions intégrées dans Bubble Plan ; en fonction des filtres mis en place par vos soins. Actions affectées ou non, réalisations de celles-ci, suivis des dates, de la charge, … Que ce soit pour un usage personnel ou pour une vue d’ensemble opérationnelle, la Gestion des Actions analyse sous l’angle Ressources ou l’angle Projets, les différentes actions intégrées aux projets.

LE SUIVI D’AVANCEMENT DES TABLEAUX DE BORD

Un peu plus global, quand on prend de la hauteur, ce tableau de bord organise en kanban une vision intermédiaire d’un ou plusieurs projets ; en focalisant sur le management visuel et une analyse automatisée des informations présentes. Il donne en outre selon le besoin de chacun, une vision exhaustive des différentes données d’un projet. Il est particulièrement paramétrable ; mais conserve avant tout un spectre assez micro.

visuel du tableau de bord : suivi d'avancement

LE PLANNING DES INTERVENANTS

Clairement notre tableau de bord entre deux puisqu’il s’agit aussi bien d’avoir une vue d’ensemble macro que micro. La première reste encore assez détaillée toutefois. À ce jour, il y est impossible de simplement voir par ressources le recouvrement global d’un projet. Il faudra donc se contenter d’une vue globale des différentes phases et opérations des projets.

visuel du tableau de bord : planning des intervenants

Pour ceux qui cherchent du pilotage, c’est un tableau de bord central. De plus, il permet aussi de suivre et d’anticiper les problèmes de charge de travail.

LE PORTEFEUILLE DE PROJETS

Le tableau adoré des directions avec une vue synthétique, mais exploratoire des projets. Ce dernier met en exergue les indicateurs clés, les ciblages, mais aussi l’indice de météo projet. Cette fonction est particulièrement appréciée en pilotage dans son rôle de relais et de la circulation des information. Notamment entre chefs de projet et N+X.

visuel du tableau de bord : portefeuille de projets

Il représente le condensé final pour prendre la mesure globale de l’évolution de l’ensemble de vos projets (par catégorie ou non). Un outil particulièrement utile en CoDir.

LE PLAN DE VEILLE DES TABLEAUX DE BORD

Moins courant puisque réservé à une version spécifique de notre outil de pilotage projets, il vient également renforcer la vision macro en management de projets. Paramétrable, il offre une remontée des différents indicateurs et autres incidences de vos projets. Tout cela, dans une vision plus proche du rapport, que du tableau de bord.

Il a tout de même le gros avantage d’autoriser les commentaires. Ceci est très pertinent pour la transmission d’informations structurantes et les analyses des chefs de projets. D’autres outils sont également disponibles dans Bubble Plan, mais ils sont moins représentatifs de cette couverture du pilotage multi-projet.

U

ne vision plus transverse des possibilités de Bubble Plan et de ses capacités de synthèse et d’assistance en management de projets. Il n’est pas si évident aujourd’hui de trouver un outil avec un juste équilibre selon les visions souhaitées. Nous espérons faire au mieux au quotidien pour vous livrer une approche au plus près des intérêts des utilisateurs.

Tableaux de bord, consolidations et bientôt de nouvelles fonctionnalités ! Parmi elles, on trouvera l’analyse budgétaire et la gestion des congés. Ces dernières donnent une dimension plutôt complète pour un outil de gestion de projet, capable d’accompagner tous les publics.

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