Tableaux de bord de projet (Dashboards), pilotage et management avec Bubble Plan

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Et non, aujourd’hui, nous n’allons pas parler de tableaux peinture, ni de tableaux décoratifs. Donc, si vous cherchez un tableau mural, sur toile, à Paris, celui d’un traiteur ou de design… Vous êtes vraiment sur le mauvais blog ! Parce qu’aujourd’hui, nous allons parler des tableaux de bord projet sur Bubble Plan.

Si nous avons, à de multiples reprises, évoqué sur notre blog expert en gestion de projet, les dashboards de notre logiciel dédié au pilotage, il a toujours été question du fonctionnement individuel de chacun d’eux ; et non d’une vue complète dans une logique de management et de conduite d’équipe.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de projet ?

Un tableau de bord est un outil de gestion essentiel qui donne une vue complète et synthétique de l’état d’avancement et de la performance d’un projet. Il fournit aux membres de la team, aux chefs de projet, aux gestionnaires et à d’autres parties prenantes les informations clés nécessaires pour prendre des décisions éclairées et garantir le succès de l’initiative.

Les tableaux de bord rassemblent une variété d’indicateurs, de données et de métriques spécifiques au projet, tels que l’avancement des tâches, les ressources allouées, les dépenses, les objectifs de qualité, les délais, et bien plus encore. Ces indicateurs sont soigneusement sélectionnés en fonction des besoins du projet et des objectifs à atteindre.

L’un des avantages majeurs de ces tableaux de bord réside dans leur capacité à présenter les informations de manière visuelle et accessible. Ils utilisent souvent des graphiques, des diagrammes, des jauges, et d’autres éléments visuels pour rendre les données plus compréhensibles.

Chaque utilisateur peut personnaliser son dashboard en choisissant les indicateurs les plus adéquats pour son rôle et ses responsabilités au sein du projet. Par exemple, un chef de projet se concentrera sur les tâches critiques et les délais, tandis qu’un membre de l’équipe s’intéressera davantage à l’avancement des activités spécifiques.

Comment faire un tableau de bord d’un projet ?

Voici les étapes essentielles pour créer des tableaux suivi de projet réussis :

  1. Définissez l’objectif : Avant de commencer, identifiez clairement l’objectif de votre dashboard. Quels sont les aspects du projet que vous souhaitez surveiller et mesurer ? Quels sont les résultats que vous souhaitez obtenir grâce à ce panneau de contrôle ?
  2. Identifiez les indicateurs clés : Choisissez les indicateurs les plus adéquats pour votre projet. Ceux-ci peuvent varier en fonction de la nature du projet. Mais ils incluent généralement des éléments tels que l’avancement des tâches, les coûts, les délais, la qualité, et la satisfaction du client.
  3. Sélectionnez les données à collecter : Déterminez quelles données sont nécessaires pour calculer vos indicateurs. Assurez-vous que ces données sont accessibles et collectées régulièrement. Les logiciels de gestion de projet peuvent simplifier cette collecte de données en automatisant une grande partie du processus.
  4. Concevez la structure du dashbord : Organisez vos indicateurs pour qu’ils soient facilement compréhensibles. Utilisez des graphiques, des diagrammes et des couleurs pour rendre les informations visuellement attrayantes et claires.
  5. Intégrez le suivi en temps réel : Pour que votre dashbord soit réellement efficace, il doit être mis à jour en temps réel. Cela permet à l’équipe projet de réagir rapidement aux changements et aux problèmes.
  6. Partagez le dashboard avec l’équipe : Assurez-vous que tous les membres du  projet a accès au dashboard et comprend comment l’utiliser. Cela favorise la transparence et l’alignement autour des objectifs.
  7. Effectuez des révisions régulières : Les tableaux de bord de projet ne sont pas figés. Ils doivent évoluer par selon besoins du projet. Effectuez des révisions régulières pour vous assurer que les indicateurs restent adéquats et utiles.
  8. Mesurez les résultats : Enfin, utilisez le dashboard pour mesurer les résultats par rapport aux objectifs fixés. Identifiez les tendances, les écarts et les domaines qui nécessitent une démarche.

Mise au point sur les nouveautés des dashboards

Menu des dashboards sur Bubble Plan. On trouve le plan de veille, le suivi d'avancement, le planning des intervenants, la gestion des actions, le portefeuille de projets, l'agenda et le tableau de bord personnel

En ce sens, il me semblait important, au regard des nouvelles utilisations de plus en plus fréquentes de l’outil par des PME et de grands groupes ; de capitaliser sur l’adéquation de Bubble Plan à leurs problématiques. En effet, une recherche est croissante parmi nos nouveaux utilisateurs. Quant à la capacité de notre solution de gestion de projet de les accompagner sur la vision du portefeuille de leurs projets.

Je souhaitais donc consacrer un article spécial à cette approche macro-micro autour de la supervision multi-projet. Les tableaux de bord de projet sont au cœur de cette démarche, donnant une vue complète précise et adéquate pour les gestionnaires de projet, les chefs d’équipe et tous les membres impliqués.

Ces dashboards fournissent des indicateurs clés, des données sur la progression, et d’autres informations essentielles, le tout regroupé en un seul endroit pour une gestion simplifiée. Chaque utilisateur peut personnaliser ces dashboards selon les besoins spécifiques, choisissant les indicateurs les plus pertinents pour son travail.

L’intégration de cette fonctionnalité visuelle facilite grandement le pilotage, permettant de suivre chaque projet de manière détaillée tout en gardant une vue complète du portefeuille. Cela favorise la prise de décision rapide et éclairée, contribuant ainsi au succès de la gestion de projet.

Il est donc désormais plus simple que jamais de mettre en place une gestion efficace de l’ensemble des projets au sein de votre organisation, en offrant une vision précise, pertinente et globale de leur état d’avancement.

Comment aborder le pilotage de projets avec notre outil de gestion projets ?

illustration nouvel update : une femme tient un crayon bleu et il y a près d'elle un tableau où elle peut dessiner ce qu'elle veut, une ampoule est au-dessus du tableau à gauche

C’est une problématique qui peut être abordée de plusieurs façons dans Bubble Plan. Et cette notion d’analyse des projets rejoint pleinement la dernière fonctionnalité de versioning, proposée en offre BUSINESS. Une demande accrue autour de la visibilité globale du portefeuille projets ; qui sera couverte :

  • d’une part, par le biais des dashboards (notamment 4 d’entre eux)
  • de l’autre, par la consolidation projets, qui permet, elle, de constituer des vues dédiées, diverses et variées, selon chaque attente.

L’objectif ici n’étant pas de rentrer dans le détail de chaque aspect (visible en suivant tout simplement les liens vers les articles dédiés) ; mais bien de délivrer une compréhension d’ensemble sur l’architecture possible en matière de pilotage.

Je pourrais également rajouter une 3e voie, avec la logique des sous-projets ou pourquoi pas m’arrêter quelques instants sur les perspectives uniques de la fiche projet (par ailleurs, reprises dans le Portefeuille Projets, donc je ne m’étendrai pas).

L’objectif est de ne pas se perdre dans les détails, mais d’obtenir une compréhension globale de l’architecture de pilotage de projets au sein de l’outil Bubble Plan. Cette approche offre aux chefs de projet, aux équipes de gestion, et à tous les utilisateurs une vision claire et pertinente pour piloter efficacement l’ensemble des initiatives.

Vision macro ou micro des projets ?

Le pilotage multi-projet ne se veut pas forcément macro. Même s’il est souvent considéré par les managers et autres directions comme un moyen de prendre de la hauteur.

Via Bubble Plan, il est donc possible d’avoir les deux périmètres, selon vos attentes ou selon votre périmètre. Dans un contexte purement macro, la supervision des initiatives se tournera vers les vues consolidées et certains dashbord de synthèse ; notamment celui du Portefeuille Projets.

Mais il sera également possible de s’appuyer sur le Planning des Intervenants (visibilité des ressources) et sur le Plan de veille (Dashboard disponible uniquement en version ENTERPRISE). Ce dernier fait plus office de rapport éditable auto-généré, fonction des évolutions des différentes initiatives choisies.

Pourtant, notre logiciel de gestion de projet et de planification n’oublie pas les besoins plus opérationnels de pilotage, que ce soit pour les managers ou les chefs de projet. Un PMO pourra également, de par sa position intermédiaire spécifique, également y trouver son avantage.

L’imbrication de sous-projets, synchronisés, et l’utilisation de la Gestion des Actions, du Suivi d’Avancement ou de la Vue Agenda (en BUSINESS uniquement) seront privilégiées pour obtenir un regard plus micro et conduire ainsi au mieux les projets.

visuel du tableaux de bord projet : agenda
Visuel du tableau de bord « Agenda »

Il est ainsi important à ce stade de bien comprendre que l’une des forces reconnues à notre outil collaboratif de gestion de projets est justement cette capacité d’être à l’aise sur la dimension « Outil de gestion de projet » tout autant que sur celle du « Logiciel de Suivi de Portefeuille Projets ».

Quel dashboard pour quel besoin ?

Il ne s’agit pas là d’une analyse exhaustive, puisqu’il serait bien entendu possible d’utiliser un de ces outils à contre-emploi. Mais également, parce que l’on souhaite plus ou moins de détails.

Je m’arrêterai donc simplement à apporter une vision générale. Que ce soit sur l’utilité ou sur la force de chacun de nos tableaux de bord Bubble Plan principaux.

La gestion des Actionset du temps pour la réussite du projet

visuel du tableaux de bord projet : gestion des actions

L’un des tableaux de synthèse les plus micros puisqu’il reprend l’ensemble des actions intégrées dans Bubble Plan ; en fonction des filtres mis en place par vos soins. Actions affectées ou non, réalisations de celles-ci, suivis des dates, de la charge, … Que ce soit pour un usage personnel ou pour une vue globale opérationnelle, la Gestion des Actions analyse sous l’angle Ressources ou l’angle Projets, les différentes actions intégrées aux projets.

Le suivi d’avancement des tableaux de bord

Un peu plus global, quand on prend de la hauteur, ce dashboard organise en kanban une vision intermédiaire d’un ou plusieurs initiatives. Et ce, en focalisant sur le management visuel et une analyse automatisée des informations présentes. Il donne en outre selon le besoin de chacun, une vision exhaustive des différentes données d’un projet. Il est particulièrement paramétrable ; mais conserve avant tout un spectre assez micro.

visuel du tableaux de bord : suivi d'avancement

Le planning des Intervenants

Clairement notre dashboard entre deux puisqu’il s’agit aussi bien d’avoir une vue d’ensemble macro que micro. La première reste encore assez détaillée toutefois. À ce jour, il y est impossible de simplement voir par ressources le recouvrement global d’un projet. Il faudra donc se contenter d’une vue globale des différentes phases et opérations des projets.

visuel du tableaux de bord projet : planning des intervenants

Pour ceux qui cherchent du pilotage, c’est un dashboard central. De plus, il permet aussi de suivre et d’anticiper les problèmes de charge de travail.

Le portefeuille de projets de l’outil

Le dashboard adoré des directions avec une vue synthétique, mais exploratoire des initiatives. Ce dernier met en exergue les indicateurs clés, les ciblages, mais aussi l’indice de météo projet. Cette fonction est particulièrement appréciée en pilotage dans son rôle de relais et de la circulation des information. Notamment entre chefs de projet et N+X.

visuel du tableaux de bord projet : portefeuille de projets

Il représente le condensé final pour prendre la mesure globale de l’évolution de vos initiatives (par catégorie ou non). Un outil particulièrement utile en CoDir.

Le plan de veille des dashboards

Moins courant puisque réservé à une version spécifique de notre outil de pilotage projets, il vient également renforcer la vision macro en management de projets. Paramétrable, il offre une remontée des différents indicateurs et autres incidences de vos initiatives. Tout cela, dans une vision plus proche du rapport, que du dashboard.

Il a tout de même le gros avantage d’autoriser les commentaires. Ceci est très pertinent pour la transmission d’informations structurantes et les analyses des chefs de projets. D’autres outils sont également disponibles dans Bubble Plan, mais ils sont moins représentatifs de cette couverture du pilotage multi-projet.

U

ne vision plus transverse des possibilités de Bubble Plan et de ses capacités de synthèse et d’assistance en management de projets. Il n’est pas si évident aujourd’hui de trouver un outil avec un juste équilibre selon les visions souhaitées. Nous espérons faire au mieux au quotidien pour vous livrer une approche au plus près des intérêts des utilisateurs.

Dashboards, consolidations et bientôt de nouvelles fonctionnalités ! Parmi elles, on trouvera l’analyse budgétaire et la gestion des congés. Ces dernières donnent une dimension plutôt complète pour un outil de gestion de projet, capable d’accompagner tous les publics.

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