Gestion des archives et suppressions dans Bubble Plan

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Aujourd’hui, je vous emmène découvrir et comprendre des fonctionnalités qui peuvent sembler anodines ; mais qui sont bien souvent source de questions ou d’erreurs : les archives de planning et autres suppressions.

Rappelons tout d’abord que Bubble Plan est un outil de gestion de projet freemium et que dans ce cadre, il faut faire la distinction entre son utilisation gratuite et celle faite par les membres d’abonnements payants (Premium). 

Une attention sera donc portée dans cet article sur la subtilité de traitement. Notamment autour des possibilités de suppressions.

Alors comment gérer ses archives ? Comment supprimer un projet ou même un compte ? Allons à la rencontre de notre logiciel collaboratif dédié au pilotage de projets.

JONGLEZ AISÉMENT ENTRE PROJETS ACTIFS ET ARCHIVES

Quand vous utilisez Bubble Plan, notamment en version Premium et donc multiprojet, vient rapidement la question du tri des plannings. D’un côté, les actifs, visibles dans la rubrique « Projets » et éventuellement segmentés selon vos catégories. De l’autre, ceux qui ne vous servent plus ou sont arrivés à terme (réalisés, décalés, abandonnés, …).

Dans cette rubrique « Projets », chaque bloc projet propose un menu (Burger sous forme d’un pictogramme de 3 lignes) qui va vous permettre :
d’archiver le projet, donc de le mettre de côté,
de supprimer le projet, mais il faut d’abord que le projet soit archivé pour cela.

En mode archive, votre projet peut être restauré, si vous avez fait une erreur, si vous souhaitez le consulter à nouveau, ou encore le remettre en route. Par contre, si vous cliquez sur « Supprimer », le projet sera définitivement perdu. Il convient, quand on se sert des archives et de la suppression de plannings, de faire attention au chef de projet.

En effet, dans Bubble Plan, le projet appartient à son pilote et si on le supprime lui de notre compte, l’ensemble de ses projets va disparaître. Une erreur qui peut bien souvent créer une grande frayeur après tout le travail accompli.

Le mieux en cas de turn-over, et avant tout tri des projets, est que vous attribuiez ceux-ci aux nouveaux collaborateurs devant les prendre en charge.

Vous éviterez ainsi de chercher dans les archives un projet qui n’existe plus… Non parce qu’il a été supprimé définitivement, mais juste parce qu’une fois archivé, on a supprimé son chef de projet sans le réattribuer.

N’oublions pas non plus que Bubble Plan est un logiciel collaboratif avec sauvegarde en temps réel, mais qui ne propose pas de versioning historique. Votre projet est donc sauvegardé automatiquement à chaque modification, vous pouvez revenir en arrière sur un certain laps de temps.

Mais cela ne constitue pas des archives fractionnées de votre projet pour le consulter sur une modélisation ultérieure.

Si vous souhaitez garder trace des évolutions du projet, ou comparer demain prévisionnel et réel, il convient alors de jouer de cette fonction Archives pour conserver différentes versions de votre planning projet.

Dans ce cas, il faut dupliquer le projet en cours et penser à le renommer pour suivre facilement l’évolution. Enfin, archiver l’une des versions pour ne travailler que sur l’autre.

LES DIFFÉRENTES SUBTILITÉS DE SUPPRESSION DE BUBBLE PLAN : PROJETS ET AUTRES

Revenons maintenant à la notion de suppression. Elle peut concerner les projets, comme on l’a vu plus haut, avec un passage obligatoire dans la rubrique Archives. Mais elle peut aussi concerner plusieurs autres aspects de notre outil de gestion de projet.

Si vous voulez supprimer un élément, rien de plus facile, vous le survolez et cliquez sur le picto « Poubelle ». Vous pouvez également supprimer un collaborateur, un membre de l’équipe projet ou du compte, comme on l’a rapidement évoqué plus haut.

Dans ce cas, il faut vous reporter à la gestion des Droits d’accès. Si vous cliquez sur un projet, vous pourrez gérer les droits spécifiques sur ce dernier. Vous ne supprimerez donc pas le membre, mais lui interdirez juste le projet en question.

Si par contre, vous êtes sur la gestion du compte, le fait de le supprimer, éjectera le membre de votre « compagnie ». Ainsi que tous les projets qui lui sont encore rattachés comme chef de projet. D’où ma remarque tout à l’heure sur l’attention à porter à l’affectation des dits plannings projets.

Je profite de cet article sur les archives et suppressions pour répondre à des problématiques souvent posées dans Bubble Plan.

SUPPRESSION D’ABONNEMENT PREMIUM OU DE COMPTE UTILISATEUR

La suppression d’abonnement Premium ou de compte utilisateur fait partie de ces points qui amènent souvent des incompréhensions. Levons donc les doutes !

Quand vous voulez supprimer un abonnement payant, sans engagement (lié donc à votre prélèvement mensuel en CB), il ne faut pas simplement supprimer votre compte
Une erreur régulière, car la gestion des données est séparée et je le rappelle, nous sommes un outil freemium de base.

Donc la bonne méthode est d’aller dans la rubrique « Gérer mon compte », sous votre avatar. Puis d’aller dans “Premium” pour SUSPENDRE (et non supprimer) votre abonnement. Dans ce cas, vous reviendrez à la formule FREE dès le terme de vos droits Premium.

Vous pourrez alors, si vous le souhaitez, supprimer définitivement votre compte. Si vous n’avez plus besoin de Bubble Plan ou si notre outil ne vous correspond pas.

DÉSACTIVER LES NOTIFICATIONS

Dernier sujet qui revient souvent sur la notion de suppression : les notifications et autres informations d’assistance. Qui n’est pas lié aux projets eux-mêmes mais au fonctionnement de notre solution de pilotage.

Vous pouvez sans problème décider de ne plus recevoir dans votre boîte mail de notifications de vos plannings. Auquel cas, cela se gère en désactivant l’option d’envoi, sous votre avatar, dans la rubrique « Notifications ».

Pour rappel ou pour info, les notifications sont programmées par défaut pour une synthèse mail quotidienne… Que vous pouvez donc supprimer si vous le souhaitez.

Attention, les communications autres de l’outil, non liées à votre activité dedans, comme les newsletters par exemple, se suppriment directement à partir du mail en question.

 

V

oilà je vous ai fait un tour d’horizon assez complet de toutes ces petites notions. J’espère que cela vous permettra une utilisation plus pratique de notre outil de gestion de projet !

Et que les erreurs de suppression, de perte de collaborateur ou de projets, ne seront plus une source d’inquiétude pour vous. 

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