Suivi d’avancement : le point de mire du chef de projet !

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Mieux voir et comprendre son projet - Lisibilité
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Parce qu’un projet n’est pas qu’une suite de tâches qui s’enchaîne, qu’atteindre les objectifs projet va bien au-delà de simplement cocher des cases ; le chef de projet se doit de suivre scrupuleusement l’avancement du projet.

Pour cela, il doit absolument suivre méticuleusement les réalisations de son équipe, les conditions de celles-ci afin de pouvoir :
– d’une part, atteindre les objectifs fixés de manière précise,
– et d’autre part, réadapter le projet, si besoin, notamment dans le cas d’une approche agile.

Le chef de projet a plusieurs obligations en ce sens. D’abord, il doit s’assurer que tout va dans la bonne direction ; il doit également faire que l’équipe travaille ensemble. Et pour finir, il doit vérifier le respect du budget, des échéances temps et de l’utilisation des ressources.

Alors comment faire un bon suivi d’avancement pour un chef de projet impliqué et organisé ?

LE SUIVI D’AVANCEMENT : QUOI ? POURQUOI ?

Le suivi d’avancement: ce n’est pas juste regarder si les tâches avancent, si chacun est dans les temps. Cela nécessite un rien d’organisation et un vrai engagement au projet.

Il va même se décliner en 3 phases principales :
1/ la collecte des informations
Avant toute chose, il faut recueillir tous les éléments propices sur le sujet, via des outils dédiés ou simplement grâce à une bonne communication de l’équipe projet.
2/ l’analyse des données collectées
On peut imaginer notamment des KPI (indicateurs de performance) pour évaluer les résultats et savoir quelles décisions prendre. Il convient ensuite de tout regarder en fonction du contexte et de réagir comme il se doit.
3/ le rétrocontrôle, si besoin
Il faut en effet mettre en place les bonnes actions une fois les analyses faites, afin de réorienter au mieux le projet et de pouvoir atteindre les objectifs fixés.

Le suivi d’avancement se doit d’être fait de manière régulière. A vous de décider si vous voulez un contrôle permanent ou que vous préférez une approche cadencée…quotidienne, hebdomadaire, voire mensuelle.
Les indicateurs de suivi se doivent comme tout bon indicateur d’être pertinents et SMART dans le meilleur des cas.

Le chef de projet doit faire absolument ce suivi convenablement ; puisqu’un projet n’est pas un enchaînement d’actions réalisées. Il passe par une répartition cohérente de chaque action, en fonction des compétences, des disponibilités, du contexte. Il doit permettre un réajustement si cela s’avère nécessaire pour conserver l’intégrité de ce dernier et s’assurer de sa réussite.

Un bon suivi d’avancement permet de s’assurer de la performance de son équipe et de l’atteinte réaliste des objectifs.

COMMENT BIEN METTRE EN PLACE LE SUIVI DU PROJET ?

Si le suivi d’avancement du projet passe par une très bonne communication dans l’équipe et la collecte des informations nécessaires. Il peut également s’appuyer sur des outils spécifiques qui faciliteront l’encadrement et l’automatisation de certains process.

En premier lieu, on trouve la « traditionnelle » réunion de suivi.

Un état des lieux avec l’équipe est organisé de manière régulière (selon les goûts de chacun et la nature du projet), sur la base d’un planning projet à jour. La participation de tous les acteurs engagés sur cette partie du planning est impérative.

Il s’agit là de traiter l’ensemble des problèmes et de mieux comprendre le contexte général. Cette réunion est animée par le chef de projet en personne.

Elle va permettre l’arbitrage sur de nombreux points et la prise de décision en vue de la poursuite du projet et de la phase suivante. Au terme de celle-ci, il convient de réaliser un compte rendu complet, intégrant notamment les différents retards, leurs origines et la réaction attendue pour corriger le tir.

Des outils permettent également de mieux piloter et organiser les réunions de suivi.

 

Il est également possible de s’appuyer sur un logiciel dédié de gestion de projet.

Il en existe en nombre ; à vous de voir celui qui est le plus adapté à votre projet et à votre façon de travailler.

Une fois choisi et déployé auprès de l’équipe, il va permettre d’automatiser beaucoup de points dans le suivi du projet. Vous aurez par exemple accès aux nouveaux livrables, ou encore à la remontée automatique des tâches réalisées par l’équipe. Il pourrait même modéliser de lui même le niveau d’avancement de chaque action et du projet, selon les cas.

S’il comporte un diagramme de Gantt, vous pourrez également suivre graphiquement l’évolution et surtout l’impact des réalisations et des retards sur le reste de la programmation projet. Un très bon moyen pour anticiper et faire des arbitrages en amont des problèmes.

Les informations peuvent remonter de manière permanente pour le chef de projet et chacun est tenu au courant en temps réel de la situation et des problèmes. Cela facilite la réactivité et l’adoption des bonnes attitudes.

Beaucoup de logiciels offrent en plus une communication intégrée et la centralisation des documents.
En adopter un ne peut qu’être bénéfique sur votre productivité si vous choisissez celui qui vous est adapté.

Vous pouvez également créer des tableaux de bord de suivi d’avancement, avec l’ensemble des KPI définis. Mais la plupart des logiciels de gestion de projet vous les proposeront en interne.

 

Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour être tout à fait armé pour vos prochains projets et faire un suivi d’avancement parfaitement maîtrisé.

Chez Bubble Plan, nous avons mis en place un outil de gestion de projet intégrant directement un suivi d’avancement sur plusieurs niveaux de visualisation qu’il s’agisse du projet, des opérations ou même de la détection des tâches en retard ou urgentes.

Simple, intuitif et graphique, il convient à tout type de projet et surtout aux chefs de projet qui souhaitent vraiment gagner du temps et se concentrer sur le principal…

La réussite de leur projet.

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