Maîtriser l’earned value management : techniques et avantages de la gestion de la valeur acquise

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Pour rappel, l’EVM (Earned Value Management) est une technique de gestion de projet qui va permettre de mesurer la performance et l’avancement d’un projet. Elle combine :

  • les mesures du coût,
  • du temps,
  • et de la portée du projet.

Cela permet de fournir une image précise de son état et de sa performance à un instant donné. En comparant le travail planifié avec le travail réalisé et les coûts budgétés avec les coûts effectifs, l’EVM aide les gestionnaires à :

  • identifier les écarts,
  • à anticiper les problèmes potentiels,
  • et à ajuster efficacement les plans pour maintenir le projet sur la bonne voie.

Qu’est-ce que la valeur acquise dans un projet ?

Prenons un exemple pour être sûr d’avoir compris : vous avez une destination (votre objectif), un itinéraire (votre plan de projet), et une estimation du coût total du voyage (votre budget). Pendant le voyage, vous voulez savoir si vous progressez comme prévu, si vous dépensez plus ou moins que prévu, et si vous arriverez à destination à temps. C’est là que l’EVM entre en jeu.

La gestion de la valeur acquise compare alors ce que vous avez réellement accompli jusqu’à présent (la « valeur acquise ») avec ce que vous avez dépensé et ce que vous aviez prévu d’accomplir et de dépenser à ce stade du projet.

Par exemple, vous avez prévu de parcourir 500 kilomètres en dépensant 200 euros à ce stade du voyage, mais vous avez seulement parcouru 400 kilomètres et dépensé 250 euros. l’EVM vous indique alors que vous êtes en retard par rapport à votre plan initial et que vous dépensez plus que prévu.

Abrégée en VA ou EV (earned value), correspond à la quantité de travail à un moment donné par rapport à ce qui était prévu et aux couts prévus. Cela permet aux gestionnaires de projet de voir :

  • si le travail est en retard,
  • en avance par rapport au planning,
  • si le budget alloué est suffisant,
  • ou si des ajustements sont nécessaires.

La gestion de projet devient donc moins une estimation et plus un mécanisme précis de suivi et de contrôle. Facilitant ainsi la prise de décision et l’optimisation des ressources.

Pourquoi la valeur acquise est cruciale pour la gestion de projet ?

Elle permet une évaluation objective de l’état d’avancement d’un projet en intégrant trois dimensions clés :

  • le coût,
  • le temps,
  • et la portée du travail.

L’Earned Value Management permet une évaluation complète de la performance du projet en intégrant :

  • les aspects de coût,
  • de calendrier
  • et de travail accompli.

Cette approche permet aux gestionnaires de détecter rapidement les écarts entre les performances réelles et les prévisions. Cela permet une gestion proactive des risques et des problèmes potentiels.

Ce dernier offre un cadre de communication transparent et cohérent pour toutes les parties prenantes du projet. Cela facilite la compréhension commune de son état et de ses besoins. Il permet aux équipes de projet de prendre des décisions éclairées et de mettre en œuvre des actions correctives appropriées pour maximiser les chances de succès du projet.

Les avantages de l’application de la gestion de la valeur acquise

Au-delà de son rôle essentiel dans l’évaluation de la performance, l’Earned Value Management présente des avantages tangibles pour les organisations et les équipes de projet :

  • Mesure de performance précise : la VA compare le travail réalisé à ce qui était planifié, offrant une mesure claire de la performance du projet. Cela permet de voir si les objectifs fixés sont atteints, à quel coût et dans quel délai.
  • Détection précoce des écarts : utiliser la VA aide à identifier les écarts entre les coûts prévus et les coûts réels ainsi que les délais. Cela permet aux gestionnaires de prendre des mesures correctives avant que ces écarts ne deviennent plus difficiles et coûteux.
  • Optimisation des ressources : la VA aide à optimiser l’allocation des ressources, pour une gestion plus efficace du budget et du temps.
  • Aide à la prise de décision : avec des données précises sur la performance du projet, les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées concernant la nécessité d’ajuster les ressources, de revoir les priorités ou de modifier les délais. C’est pour cela que l’organisation de réunions efficace favorisent ces processus.
  • Motivation des équipes : l’EVM peut contribuer à motiver les membres de l’équipe en leur montrant l’impact direct de leur travail sur le succès global du projet.

Quels sont les risques et limitations de l’Earned Value Management

L’Earned Value Management présente des complexités et peut être influencée par des facteurs externes tels que les changements de marché ou de législation. Un contrôle flexible et une communication efficace sont essentiels pour surmonter ces défis.

La complexité des calculs

Les calculs peuvent devenir complexes, notamment le besoin de définir et de maintenir des estimations précises pour :

  • la valeur planifiée (VP),
  • la valeur acquise (VA),
  • et le coût réel (CR).

Ces éléments nécessitent une compréhension approfondie et un contrôle rigoureux des données pour éviter les erreurs qui pourraient conduire à des évaluations erronées.

Les facteurs externes et influences

L’EVM peut également être influencé par des facteurs externes qui ne sont pas toujours pris en compte dans les modèles standards. Ces facteurs peuvent altérer la précision des prévisions et des analyses d’efficacité.

  • Changement dans les exigences : les changements peuvent survenir en raison de de modifications des attentes du client ou encore l’arrivée de nouvelles réglementations.
  • Environnement économique et politique : les fluctuations économiques, telles que les variations des coûts des matériaux peuvent affecter les coûts.
  • Les risques et imprévus : ces aléas peuvent provenir de nombreux facteurs, tels que des défauts techniques ou des catastrophes naturelles.

Comment se calcule la valeur acquise ?

La gestion de la valeur acquise (Earned Value Management) se distingue par sa capacité à fournir une analyse quantitative précise de la performance et de l’avancement d’un projet par rapport à ses prévisions budgétaires et temporelles initiales. Avant de plonger dans son calcul, il faut comprendre son rôle dans la gestion de projet.

La valeur acquise nous donne une image claire de l’état réel du projet, en intégrant les coûts et le calendrier, ce qui permet une gestion proactive en ajustant les plans selon les besoins réels. Cela garantit un suivi de projet rigoureux mais aide également les gestionnaires de projet à anticiper les dérives éventuelles.

Méthode de calcul de la valeur acquise dans la gestion de projet

Le calcul de la Earned Value Management repose sur une formule simple qui permet de mesurer la performance du projet. Voici le calcul de la valeur acquise :

  1. Coût Budgété du Travail Planifié (CBTP) : c’est le coût total estimé pour accomplir le travail jusqu’à une certaine étape du projet. Il est souvent déterminé en se basant sur le plan initial.
  2. Coût Budgété du Travail Réel (CBTR) : c’est le coût réel dépensé pour accomplir le travail jusqu’à la même étape du projet.
  3. Valeur Acquise (VA) : c’est la valeur du travail qui a été réellement achevée jusqu’à la même étape du projet. Cela peut être mesuré en utilisant des unités physiques, telles que le nombre d’heures travaillées.

La formule de base pour calculer la valeur acquise est la suivante :

La formule pour calculer la valeur acquise

La valeur acquise représente le pourcentage du travail planifié qui a été achevé jusqu’à la date de référence multiplié par le coût budgété du travail planifié.

La formule de calcul de l’earned value

La formule de calcul de la valeur acquise dans le cadre de la gestion de projet est la suivante :

Dans cette formule :

  • EV représente la valeur acquise (earned value), c’est-à-dire la valeur du travail effectivement accompli jusqu’à la date de référence.
  • Le % d’achèvement est le pourcentage de travail achevé jusqu’à la même date de référence.
  • Le CBTP est le coût budgété du travail planifié, c’est-à-dire le coût total prévu pour accomplir le travail jusqu’à la même date de référence.

En multipliant le pourcentage d’achèvement par le coût budgété du travail planifié, on obtient la valeur acquise. Cela permet de comparer l’efficacité du projet avec les objectifs initialement fixé.

Comment intégrer l’Earned Value Management avec d’autres méthodologies de gestion de projet ?

Cette fusion peut énormément améliorer la supervision et l’efficacité des projets. Dans cette partie, on vous explique comment l’Earned Value Management peut être intégrée avec certaines des méthodologies les plus courantes.

L’intégration avec la méthode Kanban

Chaque tâche terminée dans le tableau Kanban est évaluée pour mesurer sa contribution à la valeur du projet. Cela aide à visualiser non seulement l’avancement des tâches mais également leur impact financier.

Utiliser les limites de WIP (work in progress) permet d’ajuster les prévisions et de gérer les obstacles efficacement. Cette méthode rend les progrès visibles sur le tableau Kanban et fournit un feedback constant. Cela est essentiel pour l’amélioration continue et l’efficacité opérationnelle.

La compatibilité avec le diagramme de Gantt

Les jalons du diagramme de Gantt servent de repères pour évaluer la progression du projet à différentes étapes, permettant ainsi de suivre son avancement selon le plan initial. En alignant les plannings de travail du diagramme de Gantt avec les estimations de coûts et de délais, on assure une planification et un suivi complets, garantissant le respect des objectifs de calendrier et de budget. Cette combinaison permet :

  • un pilotage efficace du plan,
  • une vision claire de son avancement
  • et facilite la prise de décisions éclairées tout au long du processus.

L’utilisation de la méthode PERT

Cette méthode aide à définir et organiser les tâches, identifiant le chemin critique qui influence la durée totale du projet. Cette méthode prend en compte différentes estimations de temps pour chaque tâche, ce qui permet de gérer les incertitudes plus efficacement. En utilisant PERT, les gestionnaires peuvent visualiser les dépendances entre les tâches et ajuster les ressources pour respecter les échéances. L’approche PERT facilite une surveillance rigoureuse des progrès et une adaptation rapide aux changements, assurant une gestion précise.

In Fine, la méthode de la valeur acquise se révèle être un outil essentiel pour évaluer l’avancement des projets. Cette dernière présente certaines difficultés comme la complexité des calculs et la susceptibilité aux changements de portée et aux influences. Cependant, l’efficacité de l’EVM repose sur son utilisation flexible et une communication transparente. Adopter ces principes permet de naviguer avec succès à travers les incertitudes et d’assurer la réussite des projets.

 

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