Comment commencer la transformation digitale de votre entreprise

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L

a transformation digitale est l’une des étapes que doit traverser une entreprise qui commence à adopter de nouvelles technologies. Pour les entreprises, cela se traduit par une opportunité de croissance dans tous les domaines.

QU’EST-CE QUE LA TRANSFORMATION DIGITALE

Comme nous l’avons déjà mentionné, la transformation digitale fait partie des 3 étapes de l’intégration des technologies digitales dans une entreprise. Ces trois étapes sont : la compétence digitale, l’utilisation digitale et enfin la transformation digitale.

Aujourd’hui, il est possible que beaucoup associent cette idée à “l’élimination du papier” dans une entreprise. Bien que cette élimination soit l’une des conséquences de cette transformation, elle n’est pas la seule, loin de là. Il ne s’agit pas non plus seulement d’équiper vos employés d’ordinateurs modernes.

La transformation digitale va complètement changer la mentalité et l’organisation de l’entreprise.

Une fois qu’une entreprise décide de réaliser cette transformation, elle doit savoir clairement ce que cela implique. Car la première erreur qui est souvent commise est de ne pas savoir ce que signifie réellement une transformation digitale.

QUELQUES POINTS À PRENDRE EN COMPTE

Nous devons être clairs sur les avantages de ce processus et savoir s’il s’agit d’avantages qui conviennent à l’entreprise. C’est-à-dire, avoir une vision claire de ce à quoi nous pouvons nous attendre, une fois le changement effectué. Nous parlerons de ces avantages en détail plus tard.

Soyez très clair sur la façon de commencer ce processus. Nous savons déjà qu’il faut commencer par la compétence digitale, mais comment parvenir à une transformation correcte ? Nous vous le dirons plus tard.

Enfin, deux points clés qui peuvent entraver ou accélérer la transformation de l’entreprise :

Tout d’abord, informer correctement tous les employés afin que chacun d’entre eux accepte l’engagement dans ce nouveau changement organisationnel. Si les travailleurs ne veulent pas ce changement, il sera très difficile de le mettre en œuvre. Ils doivent être conscients que ce processus signifie sortir de la zone de confort, mais qu’au fil du temps, il profitera à tous les secteurs de l’entreprise.

Encouragez les compétences digitales de la manière qui convient le mieux et ne pas faire l’erreur de vous contenter de numériser. N’achetez pas d’équipement technologique avant d’avoir bien compris ce dont vous avez besoin, ou de décider qu’avec un bon ordinateur vous avez déjà transformé l’entreprise.

LES AVANTAGES DE LA TRANSFORMATION DIGITALE

PROMOUVOIR LA COMMUNICATION INTERNE ET LE TRAVAIL COLLABORATIF

Les outils auxquels les nouvelles technologies nous donnent accès pour faciliter la communication entre les différents services ou secteurs. Par conséquent, elle motive également les travailleurs à effectuer des tâches en équipe.

AMÉLIORATION DU SERVICE À LA CLIENTÈLE ET DE LA FIDÉLISATION DES CLIENTS

La communication interne et externe est améliorée, de sorte que le service à la clientèle est amélioré aussi sous toutes ses formes (traditionnelle, online…). Il y aura donc une meilleure fidélisation des clients, car ils seront satisfaits du traitement reçu.

RÉDUCTION DES COÛTS

Nous savons que cette transformation entraînera un gain de temps implicite, mais vous profiterez également de la réduction des coûts, tant en termes de main-d’œuvre que de technologie. Les processus sont optimisés et des mesures sont utilisées, notamment dans le cloud, qui unifient les communications (installation de logiciels, utilisation d’un système basé sur le cloud, etc.)

RÉDUCTION DE L’IMPACT ENVIRONNEMENTAL

Nous réduirons le coût des matériaux (par exemple le papier) utilisés dans l’entreprise. En outre, les entreprises qui optent pour des applications ou des serveurs en cloud consomment moins d’énergie.

NOUVELLES OPPORTUNITÉS COMMERCIALES

Grâce à l’outil d’analyse des données, nous pouvons mieux connaître le client et avoir des informations plus précises sur les ventes, le développement des services et des produits, le marketing… nous atteignons plus de moyens et donc plus d’opportunités commerciales.

PAR OÙ COMMENCER ?

Une fois que nous sommes conscients de ce que représente la transformation digitale, l’action commence.  Voyons donc par où commencer et comment réaliser cette transformation dans votre entreprise.

UN PLAN D’ACTION

Pour commencer, nous devons comprendre la culture et l’organisation actuelles de notre entreprise et fixer des objectifs pour savoir comment et où la changer. En d’autres termes, créer un plan d’action. Pour développer une nouvelle façon de communiquer au sein de l’entreprise, nous devons savoir comment nous communiquons.

Sommes-nous principalement intéressés par une bonne communication interne et une communication externe moins bonne ? Ou apprécions-nous davantage d’outils pour un bon service à la clientèle ? Une fois cette question résolue, nous devrons choisir les outils qui nous serviront.

OUTILS DE COMMUNICATION

La communication est très importante dans une entreprise. Ce n’est pas seulement la communication externe qu’il faut faire attention. La communication interne entre les employés et l’organisation de travail est très importante aussi. Il y a beaucoup d’outils, que nous pouvons utiliser gratuitement, pour gérer notre communication interne.

Nous pouvons trouver les grandes applications  Skype ou Teams, très efficaces pour une bonne communication interne. Mais nous pouvons aussi trouver Slack, une application qui permet la communication de votre équipe et de réaliser vos tâches, et par conséquent améliorer la productivité.

Mais s’il est déjà clair pour nous, par exemple, de donner la priorité à la communication externe (service à la clientèle)… Ou que nous sommes intéressés par une communication interne plus fondamentale pour le contact entre les employés. En choisissant les outils adéquats, nous trouverons ceux qui correspondent à notre situation.

Pour un bon service à la clientèle, un outil essentiel est le logiciel de centre d’appel. Un centre de communication qui nous permet d’effectuer et de gérer tous les appels de notre entreprise, tant entrants que sortants. C’est l’outil idéal pour l’exemple que nous avons donné, car il intègre la communication interne et externe, et vous permet de développer la communication externe avec des intégrations CRM. 

En outre, grâce au logiciel de centre d’appel qui fonctionne avec la technologie WebRTC, comme le logiciel de Fonvirtual, vous pouvez travailler de n’importe où dans le monde ; les agents n’ont besoin que d’une connexion internet pour pouvoir travailler. Le logiciel du centre d’appel fonctionne grâce à des systèmes comme l’IVR (Serveur Vocal Interactif) et l’ACD (Distributeur Automatique d’Appels). Des systèmes respectivement chargés de gérer et de répartir les appels entre les agents.

C’est un excellent exemple d’outil de transformation digitale, car il présente tous les avantages dont nous avons parlé :
– réduction des coûts,
– unification des communications,
– amélioration du service à la clientèle…

En plus de fournir une ubiquité totale dans le cas du travail avec le WebRTC. Il n’y a que des avantages!

Si vous êtes plus intéressé par la communication interne et recevez des appels, vous pouvez opter pour le standard téléphonique. Une fois que vous savez exactement ce que vous recherchez, il ne vous reste plus qu’à choisir l’outil qui vous convient le mieux.

MISE EN ŒUVRE DU PLAN

Une fois que nous aurons décidé d’un ou plusieurs outils de gestion et de communication, nous passerons à la formation des travailleurs. Et nous pouvons déjà commencer à mettre en œuvre le plan d’action que nous avons décidé à l’époque.

Pour faire le plan d’action le plus efficace, nous devons faire une bonne planification. Gérer les tâches et la charge de travail de chaque employé est indispensable. Comme cela, si tous les employés ont la même quantité de travail, le résultat final sera plus efficace et réaliste.

Un outil très utile pour tout gérer concernant le projet est le diagramme de Gantt, grâce auquel nous pouvons organiser tout son projet facilement. Bubble Plan dispose de cet outil professionnel et d’autres fonctionnalités, avec lesquelles notre projet sera mise en œuvre avec efficacité.

 

Les nouvelles méthodologies sont appliquées et les changements qui se produisent sont analysés. Avec le temps, nous pourrons revenir aux objectifs fixés dans notre plan d’action et vérifier si la mise en œuvre a été réussie. L’avantage, c’est qu’une fois commencé, il est toujours possible de changer et d’évoluer,.

Peut-être qu’à long terme, nous réaliserons que nous avons besoin d’un autre outil ou que nous voulons étendre les fonctionnalités de celui que nous avons déjà. Cela peut se faire facilement, surtout dans le cas des outils basés sur le WebRTC, puisque vous pouvez les personnaliser rapidement en fonction de vos besoins.

Ainsi vous pouvez commencer la transformation numérique de votre entreprise. Ce processus peut sembler compliqué, mais comme nous l’avons expliqué, il est beaucoup plus facile qu’il n’y paraît. Vous pouvez toujours compter sur des sociétés de télécommunications expertes, telles que Fonvirtual, pour vous aider à choisir ce qui vous convient le mieux.

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