Il arrive parfois que dans une entreprise, les membres d’une équipe aient des difficultés à s’organiser, à trouver facilement des documents, ou ne pas se noyer sous les mails. Dans ces cas-là, on peut aisément avoir recours à une solution créée expressément pour répondre à ces problèmes : un outil de gestion de projet.
Pour vous, avoir recours à un tel outil peut s’imposer comme une évidence pour gagner en efficacité et productivité. Mais il est possible que certains de vos collaborateurs aient des réticences à en utiliser un.
Il est fréquent que l’on reste attaché à ses anciennes méthodes ; et même si l’on parle aisément de transformation digitale…
L’adoption de nouveaux process est souvent un parcours semé d’embuches !
Voici donc 7 arguments dont vous pourrez user pour les motiver et les convaincre !
Une meilleure communication – 1er atout d’équipe
Dans une équipe, le dialogue est le premier facteur de réussite. La communication, la bonne entente entre les membres d’un groupe, amènent nécessairement une hausse de la productivité.
On sait qui fait quoi à quel moment, on développe une relation de confiance avec ses collaborateurs, on est plus enclin à faire des compromis.
Mais une communication qui passe en grande partie par les e-mails est loin d’être la meilleure. Les e-mails sont en effet une source considérable de stress.
En plus d’être à l’origine de longueurs qui nuisent à l’efficacité. C’est pourquoi il est nécessaire de les limiter au maximum
↘ par exemple en ayant recours à une application de gestion de projet !
Elle vous permettra non seulement dans la plupart des cas de limiter les emails, mais aussi les réunions et de centraliser l’ensemble des informations projets.
Une messagerie instantanée (souvent présente) permettra ainsi un échange rapide d’information, et garantira très souvent une réponse bien plus rapide que par e-mail.
Une meilleure organisation
Le principe même d’un projet est de planifier un process, des missions. Mais aussi de définir des tâches, de les attribuer à des collaborateurs, et de les laisser mener à bien leurs missions respectives. Tout en suivant cela d’un œil averti, grâce à l’outil de pilotage de projet adapté.
Un logiciel de gestion de projet permettra justement de définir tout cela, et d’avoir une vue d’ensemble de la chose en temps réel ! On sait qui doit faire quoi, avec qui et à quel moment.
Ce qui permet en prime de voir qui sont les personnes inoccupées, et de leur attribuer des tâches en conséquence.
Vous gérez ainsi plus facilement les tâches, les ressources et avez une vue en temps réel sur l’avancement de chacun dans sa participation au projet.
Une meilleure collaboration pour l’équipe projet
À travers l’utilisation d’un outil de gestion de projet (un petit comparatif à découvrir ici), on va pouvoir travailler ensemble plus efficacement. En effet, on retrouve dans ce type d’outil un concept essentiel : le collaboratif.
Et grâce à lui, on observera dans notre équipe une augmentation de la créativité et de la productivité
↘ qui passera par une amélioration des échanges et un partage simplifié des informations.
Bien sûr, cette optimisation de la collaboration passe par un peu chacun des autres arguments mis en avant ici.
Mais ce qui est important à noter et à faire valoir ici :
→ c’est le temps gagné et la sérénité, à être plus soudés, mieux informés et préparés, pour réussir le projet et anticiper les aléas.
Une boîte à outils polyvalente
Dans une solution de gestion de projet complète (quelques exemples ici), on retrouvera dans de nombreux cas, une bonne quantité d’outils utiles pour gérer au mieux son projet.
On aura ainsi accès le plus souvent à un diagramme de Gantt, des to-do lists, une feuille de temps, un planning, un plan de charge, une gestion du budget… etc.
De cette façon, tous les outils dont on a besoin sont rassemblés dans un même endroit…
↘ ce qui évite de s’éparpiller !
Il convient bien évidemment de vérifier quelles sont les fonctionnalités obligatoires selon les process que l’on souhaite mettre en place.
Gestion des tâches et actions, pilotage des équipes, suivi des RH, modélisation du plan d’action… Il y en a pour tous les goûts, toutes les bourses et pas forcément tous adaptés à vos attentes et vos capacités en gestion de projet.
Une centralisation des documents
Dans la même idée, un espace de stockage disponible sur une même application permettra de rassembler tous les documents au même endroit.
On évitera ainsi de perdre du temps à chercher l’emplacement de chaque fichier, ou sa dernière mise à jour !
Certains déportent vers des solutions dédiées (Dropbox par exemple), d’autres intègrent en natif ; et quelques uns font tout simplement les deux, pour que vous puissiez choisir.
Que ce soit pour le maintien d’un niveau d’informations homogène sur l’équipe projet.
Par exemple, la formation des nouveaux arrivants ou juste pour gagner en efficacité, en ne courant plus après les échanges et les documents du projet…
↘ c’est sans doute un des arguments clés quand on sait combien il est chronophage d’obtenir des éléments quand ils sont dispersés au sein d’une équipe et conserver par leurs créateurs.
Une vue d’ensemble accessible et permanente
Un des autres avantages d’un logiciel de gestion de projet, c’est que souvent, il est… en ligne. Ce qui signifie que où qu’on soit, et à n’importe quel moment, on peut voir l’avancement d’un projet en direct !
En effet, la plupart des outils de ce type sont aujourd’hui en mode SaaS, c’est à dire disponible dans le cloud ; avec selon les cas, une capacité de synchronisation hors ligne (c’est rare, mais pourtant très pratique !).
Chaque membre peut alors tenir à jour ses informations, consulter des documents et informer le chef de projet et le reste de l’équipe.
Le manager projet est sur cet aspect plutôt favorisé, puisque cette information en temps réel lui permet de réagir, réajuster, contrôler. Et donc d’avoir un pilotage de projet optimal pour tenir les échéances, rebooster l’équipe projet ou échanger avec la direction.
Cette dernière peut également disposée d’un accès pour suivre en permanence l’avancement du projet. Un vrai plus qui évite de nombreux échanges et réunions.
Une période d’essai
Une très grande majorité des solutions de gestion de projets sont proposées avec une période d’essai; en général, 14 jours…
↘ ce qui est très pratique pour se faire une bonne idée de ce qu’un tel outil peut apporter à votre entreprise !
On peut toutefois regretter que cela soit souvent un peu court pour un test grandeur nature, à plusieurs ; de solutions qu’il faut déjà arriver à comprendre et prendre en main, avant de s’embarquer dans le collaboratif et le pilotage projet.
De cette manière, votre équipe saura rapidement si le logiciel choisi répond vraiment à ses besoins
↘ et s’il vaut la peine de payer un abonnement (quoi que certains, mais très rares sont gratuits… pour exemple).
Utiliser une application de gestion de projet ne peut donc qu’avoir un impact positif sur la productivité de votre équipe et sur la collaboration entre ses membres.
En utilisant ce genre d’outil, on pourra notamment connaître l’avancement du projet en temps réel ; améliorer son organisation ; et centraliser toutes les informations importantes…
Si cette perspective vous attire, vous aurez alors tout intérêt à tester notre solution de gestion de projet préférée ; à la fois simple, visuelle et évolutive !
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