La gestion de projet, le travail en équipe, la supervision d’activités ne sont pas des choses à prendre à la légère et de nombreux soucis peuvent survenir quand on s’y attelle.
C’est en ce sens que l’utilisation du bon logiciel collaboratif peut avoir un vrai intérêt. S’il convient de choisir l’outil adapté à votre contexte et vos problématiques internes, une fois sélectionné celui-ci vous permettra d’éluder plusieurs problèmes du quotidien…
Et dont j’ai choisi d’évoquer aujourd’hui les 5 principaux ! Le pilotage est affaire de précision et d’anticipation, il vaut donc mieux mettre toutes les chances de votre côté.
Voici le top 5 des problèmes adressés au mieux par votre logiciel dédié !
La communication 🗣
Un des soucis majeurs en environnement projet réside dans la communication entre les participants, qu’elle soit orale ou non. Passer l’information, la partager, savoir où en est le projet ! Autant d’éléments essentiels pour la réussite de votre projet.
Sans circulation et centralisation de l’information, chacun œuvre dans son coin. Rien n’est orchestré et le projet sera donc voué à l’échec.
Une bonne communication va également influencer l’attitude de chacun, tant dans l’humeur, que dans l’engagement.
Avec un bon outil de gestion de projet, fini le téléphone arabe, exit les mails qui ne sont pas mis en copie.
Grâce aux tableaux de bord, indicateurs et modules de communication présents dans ces logiciels, vous avez toute l’information nécessaire. Et ce, en temps réel.
Suivez donc plus facilement l’évolution de votre projet avec chaque collaborateur impliqué et au courant de ce qui se passe. Choisissez votre outil de gestion de projet adapté !
Le stockage et la centralisation d’information au cœur des équipes 📦
Dans la mouvance de cette communication, le stockage et le partage des documents et éléments du projet sont importants. Et l’idéal reste d’avoir tout au même endroit, plutôt que de devoir jongler avec plusieurs dizaines de logiciels.
La plupart des outils collaboratifs de gestion de projet vous proposeront justement des possibilités de stockage, pour centraliser et relayer en temps réel les documents du projet.
Vous avez ainsi une plateforme unique où tout est localisé et facilement récupérable par tout membre de l’équipe. Vous gagnez donc en performance et en temps sur toute la chaîne d’informations.
Ne perdez plus donc les documents, organisez mieux ces derniers, économisez la fastidieuse gestion des envois de documents, trop lourds, par mail. Passez vite à l’outil de gestion de projet.
Le travail à distance : un problème à nombre de projets 👨💻
Nous sommes de plus en plus dans un environnement déporté… Qui plus est, en gestion de projet où il n’est pas rare que les équipes soient sur des sites séparés.
Les commerciaux sur le terrain, l’équipe marketing au siège et la production sur le site de montage. Ce n’est ainsi pas une mince affaire que de bien organiser ce travail, en mode transversal.
L’utilisation d’un outil collaboratif pour le pilotage de vos projets va vous simplifier la vie. Différence de timing, décalage horaire, homework…
Rien n’est un souci avec le bon outil ! Toutes les informations sur le projet sont à disposition permanente (que vous soyez ici ou ailleurs) et actualisées en temps réel.
Vous pourrez donc faire gagner à chacun en efficacité, même sur un projet international par exemple.
De plus, l’outil de gestion de projet impose une forme de travail à chacun, qui va renforcer le lien, et créer de l’émulation. Les fonctionnalités sont ainsi faites qu’elles poussent souvent à l’échange.
Il faut aussi prendre en compte que cette amélioration des conditions de travail et l’accessibilité des informations projet vont possiblement résorber les sources de tension organisationnelles. Ainsi qu’inciter les membres de l’équipe à interagir davantage.
La visualisation globale du projet 🌐
Pour piloter correctement, il faut avoir de la visibilité sur son projet ; sinon on va droit dans le mur, c’est évident. Il faut donc à la fois avoir conscience de la planification des actions et autres phases.
Mais aussi de l’évolution du projet dans le temps et de l’activité des participants au projet.
Quoi de mieux que le bon logiciel de gestion de projet pour réunir tous ces points.
Dans la plupart, une représentation sous forme planning (et même Gantt pour les meilleurs) sera disponible.
On pourra donc voir les avancées en temps réel, l’impact possible de retards et anticiper les possibles écueils.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet permettra également de mieux distribuer les rôles, suivre les réalisations, créer des dépendances dans le projet et donc de pouvoir :
↘ Prendre les bonnes décisions au meilleur moment.
Les meilleures solutions vous permettront également de bénéficier d’un vrai reporting sur vos projets pour piloter de manière encore plus fine et d’avoir une double vision à la fois macro et micro.
La gestion des équipes 👥
Qui dit projet, dit vraisemblablement équipe ! Grande, petite, peu importe…
L’importance est ailleurs dans la répartition des ressources et dans l’assurance d’un confort optimal pour l’ensemble des collaborateurs.
Les bonnes expertises sont-elles bien réparties ? La charge de travail est-elle conforme à une livraison dans les délais ?
Même si tous les outils n’embarquent pas de fonctionnalités de ce type ; certains vous faciliteront clairement la vie en vous donnant accès facilement à ces informations précieuses.
Le déployer au sein de votre projet permettra ainsi d’avoir conscience de possibles retards, de la surcharge éventuelle de certains collaborateurs.
Par ailleurs, chacun des membres a, de son côté, accès soit sous forme kanban, soit sous forme planning à ses tâches et autres missions.
Les plus pointus iront jusqu’à la gestion de feuille de temps, pour vous doter d’une analyse de précision sur les réalisations et les compétences de chacun dans l’équipe.
Un rapide top 5 donc des problèmes résolus en gestion de projet quand on décide tout simplement de se doter d’un outil dédié pour son pilotage. Bien entendu, ils sont nombreux (+ de 300) et il convient de choisir le bon.
C’est une autre question en fait ! Mais vous voyez d’ores et déjà tous les bénéfices que vous pourriez tirer de l’implémentation de ce type de logiciels dans votre pilotage au quotidien.
Ce n’est pour autant pas une baguette magique et la réussite du projet ne tient pas qu’à la mise en place de ce seul outil.
Il faut quand même avoir une équipe compétente, engagée et anticiper, puis résoudre l’ensemble des problèmes qui ne manqueront pas d’apparaître.
À vous de jouer !! Premier outil à regarder si vous cherchez quelque chose qui couvre les points cités, tout en étant simple et visuel : Bubble Plan.
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