Encore aujourd’hui de nombreuses sociétés, startups, associations,… se bornent à gérer leurs projets au « petit bonheur la chance ». Méthodes inadaptées, process absents, organisation défaillante…
Autant de facteurs d’échec ou de risque, pour un domaine plutôt complexe et qui nécessite de maîtriser trop d’éléments et données pour s’y adonner en dilettante. L’organisation, l’anticipation et la maîtrise sont autant de qualités qu’il est bon d’avoir pour une gestion de projet efficace et réussie.
Pourtant aujourd’hui, tout est fait pour nous faciliter la vue. De nombreuses solutions sont facilement accessibles, et notamment les logiciels de gestion de projet, en SaaS, pour être dans l’ère du temps.
Peu chers, parfois même gratuits, en ligne, ils sont parfaitement adaptés au pilotage de projet et à la mise en place de plans d’actions complexes.
De la taille de votre société, de vos besoins, dépendra votre choix ; d’un outil qui s’il se veut fonctionnel, peut parfois être simple et intuitif ou au contraire très technique et fastidieux.
Mais quel que soit celui que vous choisirez pour être un chef de projet à la page et mettant toutes les chances de succès de son côté, vous ne pourrez pas passer à côté des 3 clés essentielles dont doit être équipé un outil de gestion de projet pertinent.
Planification : la clé de voute de la gestion de projet
L’attente principale d’une solution de gestion de projet est de pouvoir modéliser, graphiquement, les différentes actions et tâches à venir.
L’objectif est de les répartir dans le temps, d’organiser les équipes, d’attribuer des priorités et échéances. Vous pourrez même sur la plupart des outils SaaS de ce type faire de l’ordonnancement et créer des dépendances entre vos différentes actions. C’est ce qu’on appelle la méthode de Gantt.
Une approche de planification d’ailleurs primordiale si vous souhaitez être productif et organisé pour les projets complexes.
En posant à plat et de manière visuelle, les différentes tâches et implications du plan d’actions, vous favorisez :
- la prise de décisions rapide et sûre,
- l’anticipation et la gestion des urgences et aléas (qui surviendront à l’évidence…),
- une répartition équilibrée et sereine de la charge de travail,
- et donc une meilleure collaboration entre vos équipes.
Une fois visualisé votre projet, il sera plus facile de suivre les échéances et de bien gérer son temps.
Gestion des tâches et ressources
Le temps n’est pas le seul aspect à maîtriser. Un projet s’est essentiellement deux variables importantes :
- les tâches : l’ensemble des actions à mener à bien pour atteindre l’objectif, les livrables, la réussite,
- les ressources : puisque dans la plupart des projets, la question humaine est primordiale, tant dans l’implication que dans la répartition.
C’est d’ailleurs bien souvent un bon management des tâches qui assure l’implication de chacun dans le projet. Pas de frustrations, pas de surcharge de travail, moins (car rarement pas) de modifications et aléas de dernière minute… Une des clés pour tout bon chef de projet.
La gestion des tâches nécessite d’abord d’en connaître la répartition dans le temps, les contraintes et échéances et de savoir les affecter à la bonne personne.
Avec un bon process de gestion sous forme de to-do et autres checklists, présentes dans la majorité des logiciels de gestion de projet, vous piloterez aisément l’ensemble des actions à mettre en œuvre.
Vous aurez qui plus est une vision précise en temps réel de l’avancement du projet et des décisions à prendre pour le mener au succès.
Côté ressources humaines : deux aspects sont importants.
L’affectation en premier lieu…qui fait quoi…et il est en général possible dans votre outil de gestion de projet, d’associer équipe, collaborateur ou même prestataire à une ou plusieurs tâches de votre plan d’actions.
Cela permettra dans la meilleure utilisation du logiciel, d’engager chacun sur un fonctionnement collaboratif.
Ensuite, le plan de charge, car si chacun doit savoir ce qui lui incombe, il est essentiel que les réalisations soient possibles et que chacun jouisse d’une vraie latitude pour gérer ses tâches.
Cette dimension n’est pour autant pas la plus présente dans les logiciels globaux de gestion de projet ; mais elle peut apporter un plus non négligeable.
En effet, elle vous permet :
- de garantir une forme d’équilibre au sein des équipes,
- d’éviter le flux tendu
- et d’offrir un peu de liberté, notamment en cas de survenue d’urgences, retards et autres problèmes qui ne manqueront pas d’arriver…comme dans tout projet.
Collaboration et gestion de l’information
En SaaS, vous bénéficiez d’un terrain très favorable pour créer une émulation au sein du projet.
Engagez vos équipes dans de vraies interactions, grâce à une fonctionnalité chat ou commentaires (RSE)…
Donnez de la visibilité à chacun sur l’implication de ses collaborateurs…
Centralisez l’information et les éléments du projet, pour une meilleure communication et le partage des indicateurs positifs
La réussite d’un projet passe par l’engagement de chacun, et pas que du chef de projet !
Grâce à votre outil de gestion de projet :
→ vous donnez à chacun le niveau d’informations nécessaire,
→ vous ne perdez plus de temps à rechercher des documents auprès d’untel ou d’untel
→ et vous en finissez avec la réunionite et les longues heures passées à se courir après pour avoir telle ou telle information
Pour agrémenter l’esprit collaboratif, la plupart des logiciels de gestion de projet s’intègrent qui plus est, avec de nombreux autres services (DropBox, Google Drive, Outlook, Doodle, …). Il n’y a donc plus de raison pour ne pas être organisé et armé pour la réussite du projet.
B
ien entendu, de nombreux autres atouts peuvent être apportés par une solution de pilotage de projet et de planification, comme la gestion budgétaire par exemple ; mais les 3 clés essentielles sont là.
Et en choisissant un outil adapté à vos besoins et à votre fonctionnement, vous en tirerez de nombreux bénéfices. Du gain de temps à une meilleure productivité, en passant par un engagement réciproque, il est peu probable qu’après avoir mis en place de tels process (parfois un peu fastidieux au départ, mais ça en vaut la peine…), que vous reveniez en arrière.
Si vous êtes convaincu(e), c’est peut-être le moment de découvrir un outil parfait pour démarrer (et même aller plus loin), simple, visuel et intuitif : Bubble Plan.
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