Quand on pilote un projet, on peut être amené à faire face à de nombreux problèmes, qu’il faudra surmonter pour mener le projet à bien. Et la meilleure façon de lutter contre ces problèmes, c’est d’utiliser un outil de gestion de projet !
Ce genre d’outil est souvent extrêmement polyvalent, et pensé pour vous aider à vous organiser dans tous les aspects de vos projets. On aura d’ailleurs plus souvent tendance à préférer les logiciels simples aux usines à gaz.
Leur ergonomie étant justement ce qui va vous permettre de gagner en efficacité.
Dans cet article, nous allons voir 5 problèmes résolus grâce à un outil de gestion de projet.
Problèmes d’organisation
Par définition, un projet s’organise. Mais si on n’a qu’une idée floue de ce que l’on devra faire à tel ou tel moment, le projet risque de ne pas aboutir.
Ou dans le meilleur des cas, il va s’étendre dans le temps au fur et à mesure que l’on fera face à de nouvelles difficultés.
Par conséquent, la réussite d’un projet va passer par sa planification. Tous s’accordent pour dire que le diagramme de Gantt est justement l’outil le plus adapté pour planifier.
Il permet de se représenter visuellement les durées des tâches et leur avancement.
→ on va ainsi pouvoir suivre en temps réel notre avancement dans un projet.
L’avantage, c’est qu’en utilisant ce type de diagramme, on aura une bonne connaissance des échéances.
On pourra connaître les liens existants entre les tâches, et en prioriser certaines. L’idée étant de gagner en efficacité et réactivité, pour décider rapidement des actions à effectuer.
Problèmes de répartition des tâches
Si à un certain stade, vous avez le sentiment que certains de vos collaborateurs sont surchargés de travail, alors que d’autres semblent affronter le projet avec une sérénité un peu trop prononcée…
→ c’est que vous avez un problème de répartition des tâches.
Quand on mène un projet, il est très important de répartir correctement le travail entre les collaborateurs. Cela permet notamment d’éviter les retards, les découragements et les sentiments d’exclusion.
Dans cette optique, un logiciel de gestion de projet vous proposera des fonctionnalités comme :
- un calendrier/planning, pour voir quelles sont les tâches faites, en cours et à faire. En les voyant, chacun pourra s’organiser en conséquence pour rester dans les temps ;
- un gestionnaire de ressources humaines, pour vous aider à répartir le travail efficacement, en identifiant facilement qui sont ceux qui ont la plus grosse charge, et ceux qui ont la plus légère ;
- une feuille de temps pour estimer les durées des tâches et les attribuer avec plus de justesse.
Problèmes de communication
La réussite d’un projet passe en très grande partie par la communication entre les collaborateurs. Si chacun atteint ses objectifs de son côté sans en informer les autres, le projet voit ses chances d’aboutir drastiquement diminuées.
Instaurer une ambiance positive basée sur les échanges est donc primordial. Ainsi, tous seront perpétuellement au courant des avancements des autres, et l’équipe pourra avancer en totale coordination.
En outre, un logiciel de gestion de projet pourra répondre à cet objectif. On pourra :
- discuter via un chat
- fixer des alertes et recevoir des notifications
- voir où en sont les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches, par exemple avec des check-lists régulièrement mises à jour.
Problèmes d’éloignement
Si vous êtes le chef de projet d’une équipe internationale dispersée partout dans le monde, et donc pas forcément joignable à des horaires décents, ou si certains de vos collaborateurs sont en télétravail…
→ la communication peut être difficile.
Mais grâce à un outil de gestion de projet, vous avez la possibilité d’actualiser un planning et de montrer en direct l’avancement de toutes les tâches…
Ce qui permet à tout le monde de savoir où en est le projet à un instant T !
Problèmes de partage de documents
Dans le cadre d’un projet, tous les collaborateurs doivent avoir accès en même temps à divers documents. On peut perdre du temps à les chercher dans l’arborescence des dossiers. Certains ne sont plus à jour, d’autres sont trop lourds pour être envoyés par mail…
La solution la plus simple est donc de tous les rassembler dans un même endroit, pour que chacun puisse y avoir accès rapidement.
Dans une solution de projet, les documents liés à un projet pourront être stockés et partagés sur une même plateforme ! La gain de temps est alors considérable, évitant des échanges de mails inutiles et de fichiers obsolètes.
Pour mener à bien un projet, on aura donc tout intérêt à utiliser un outil de gestion de projet. C’est une aide non négligeable qui permettra de gagner en efficacité et en productivité.
Avec une telle solution, les collaborateurs pourront avancer au même rythme, se répartir correctement les tâches, échanger des documents et des informations en temps réel.
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