Difficile de passer à côté ! Des outils pour faciliter, optimiser, détailler la gestion de projet ; il y en a une flopée ! Des centaines, sans aucun doute. Ils nous accompagnent au démarrage, nous suivent pendant le cycle de vie du projet et nous permettent enfin synthèses et reporting.
Les logiciels à l’ancienne voient arriver les outils SaaS ; et la mode du pilotage projet, de la transformation digitale ou encore du travail collaboratif n’y sont pas étrangers.
Alors dans cette nuée presque illisible, au travers de nombreux segments de logiciels orientés projet et collaboration ; comment ne pas si perdre ? Et surtout, est-il bon et sensé de multiplier les solutions ?
Par expérience, je dirais volontiers que non, au risque de faire l’effet inverse de celui souhaité. Alors pourquoi et comment diminuer le nombre d’outils et renforcer la dynamique collaborative en entreprise ?
Tellement de logiciels au top mais…
Première chose à faire déjà : prendre du recul !
Il est impératif de bien cerner :
- son type de besoins,
- le mode de fonctionnement de l’équipe,
- la capacité d’adoption des outils,
- les objectifs prioritaires que l’on se fixe.
On est pas obligé de vraiment tout maîtriser sur ses projets ; le but étant qu’ils aboutissent, dans les meilleures conditions ; en respectant budget, deadlines…et bien sûr, l’humain au cœur du projet.
En gestion de projet, il y a une myriade d’outils, comme nous l’avions déjà vu dans l’article sur les types d’outils projet. Tous sont sans doute utiles.
Mais beaucoup sont redondants, inadaptés à votre besoin réel ou à votre contexte. Il ne faut pas oublier que la démarche projet veut optimiser la productivité, le gain de temps et l’émulation des équipes.
Pas certain qu’en démultipliant les outils, aussi sympas et précis soient-ils ; vous atteignez ce but. Bien souvent au contraire, cela a tendance à rebuter les collaborateurs ; qui n’y verront qu’une perte de temps et une façon de les fliquer sur plein d’aspects du projet.
Le tout est donc sans doute de choisir les essentiels ; ceux qui vous facilitent vraiment la vie . Vous donnent un regard précis sur le projet, ces avancées…
Quand on est pas sur un projet de haute volée, et dans la partie RH, à quoi sert-il d’avoir un outil de précision sur la gestion des hommes et du plan de charge ?
La bonne combinaison entre quelques outils (4-5 maxi) sera sans doute la combinaison gagnante.
Sinon il y a la solution des logiciels intégrés, pour une gestion de projet centralisée…
La facilité passe-t-elle par la multiplicité ?
Quand trop de choix tuent le choix…voire même mettent en péril la réussite même de votre projet.
Mieux vaut se pencher un peu sur les logiciels complets, qui embarquent ainsi plusieurs aspects de la gestion de projet. Vous accédez à autant d’atouts dans la plupart des cas…mais en centralisant l’information, la gestion et l’accessibilité !
Ce n’est pas une mince affaire que de dire que jongler entre plusieurs outils est loin d’être évident pour tous ; et très chronophage. Il faut presque une planification projet dédiée à la gestion des outils de pilotage… RIRES !
Et cela même avec des outils de consolidation, comme Teampassword, dont je vous ai déjà parlé.
Des solutions « complètes », il y en a sans doute moins…on en a regardé quelques unes ici ; et vous trouverez de nombreux comparatifs sur les sites spécialisés, d’AppVizer à Capterra ! Toujours est-il que cela présente quelques avantages.
Même si bien entendu, vous serez sans doute moins pointu sur certains aspects puisque vous n’optez pas pour un outil spécialisé dans tel ou tel domaine (Planification / Gestion de tâches / Gestion du temps / Budget / …).
1. Premier avantage :
↘ Un seul endroit principal pour l’équipe (rien ne vous empêche d’ajouter un ou deux outils à côté pour vous seul).
Ca simplifie totalement l’accessibilité ; renforce l’expérience collaborative ; centralise toutes les informations projet . Et nul doute que l’équipe le verra d’un meilleur œil…quoi que rien ne soit gagné car l’acceptation de la team des nouveaux process projet reste un enjeu essentiel de la réussite.
2. Second avantage :
↘ Une corrélation des informations et autres indicateurs puisqu’ils viennent d’une seule et même réflexion de l’éditeur logiciel.
Mine de rien : connecter plusieurs outils entre eux pour en tirer le meilleur, sans s’y perdre, n’est pas chose aisée !
3. Dernier atout (mais la liste pourrait s’allonger ) :
↘ Le coût.
Car bon nombre de bons outils collaboratifs, SaaS ou non, ont un coût et quand on les additionne ; le rapport qualité-prix peut vite être revu à la baisse.
Avec un logiciel intégré, moins de surprises ; son tarif est souvent sous forme de package et donc bien moins onéreux qu’un sac de 10…
Reste à chacun de faire le choix ! Mais surtout, en ne perdant pas de vue, le principal :
- la réussite du projet…
et la sérénité de l’équipe et de son chef de projet !
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