4 fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion de projet

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collaborateurs assis en train de travailler sur leur ordinateur
(Last Updated On: 9 février 2021)

L

e chef de projet possède lui aussi sa petite boîte à outils, tel un petit bricoleur, dans laquelle on retrouve le logiciel de gestion de projet. Aujourd’hui, l’importance de cet outil qui vous accompagne dans toutes les phases de votre projet, n’est plus à prouver.

Il offre une meilleure organisation et permet une meilleure performance et productivité, et ce du début à la fin de votre projet. Il  vous facilite dans de nombreuses étapes au quotidien de cette complexe discipline qu’est la gestion de projet.

Enfin, nous l’avons vu dans un ancien article, le choix parmi cette panoplie d’outils n’est pas une mince affaire. Partons à la découverte de 4 fonctionnalités, jugées essentielles selon nous, afin de vous aider davantage à faire votre choix. C’est parti !

1/ LA PLANIFICATION

Commençons par la fonctionnalité principale, le fondement en gestion de projet, qui n’est d’autre que la planification. C’est à l’aide de cette fonctionnalité que vous organisez les différentes étapes de votre projet. Elle vous permet ensuite de suivre l’avancement du projet.

Selon le logiciel de gestion de projet utilisé, vos étapes peuvent s’organiser dans un planning ou calendrier. Ceux-ci sont ouvent représente sous la forme d’un diagramme Gantt ou d’un tableau Kanban à la Trello.

Grâce à la planification, vous gardez l’œil sur l’évolution du projet et bénéficiez d’une vision plus claire et détaillée, si besoin avec l’aperçu de toutes les tâches. Ce dernier point nous amène d’ailleurs à la prochaine fonctionnalité !

gestion de tâches avec un outil de gestion de projet
Illustration créée par upklyak / Freepik

2/ LA GESTION DE TÂCHES

Chaque projet se décompose en nombreuses tâches, qui doivent être soigneusement organisées et détaillées dans votre planning. Des tâches auxquelles vous attribuez une échéance, une personne en charge, un budget… tout un tas de détails.

Des solutions collaboratives comme Bubble Plan vous permettent une gestion plus avancée de vos tâches. Par exemple, vous pouvez décider d’afficher ou masquer certains éléments (pièces-jointes, l’avancement, les sous-actions, intervenants, …).

Ainsi, la gestion de tâches vous permet de suivre la répartition détaillées de toutes les tâches. En plus de bénéficier d’une vue générale au niveau de la progression de votre projet.

gérer son budget avec un outil de gestion de projet
Illustrations créée par vectorjuice – Freepik

3/ LA GESTION DU BUDGET

Lorsqu’il est question de gestion de projet, il y a un point auquel il faut toujours être attentif : le budget. Ce dernier est précieux et la réussite d’un projet réside en grande partie dans la bonne gestion et le bon suivi de celui-ci.

La plupart du temps, vous retrouvez cette fonctionnalité de gestion du budget sous la forme de tableaux de bord. Celles-ci sont intégrées pour vous aider à maîtriser vos coûts en temps réel. Mais surtout à respecter le budget préalablement définit en évitant tout dépassement, et donc maximiser la rentabilité du projet.

People using digital devices in modern office. Workplace, worker, technology concept. Vector illustration can be used for topics like business, communication, coworking space
Illustration créée par katemangostar / Freepik

4/ LA COMMUNICATION ET LA COLLABORATION

Dernière mais non des moindres : des fonctionnalités pour communiquer et collaborer en équipe ; puisque un logiciel de gestion de projet permet avant tout le travail collaboratif et la communication est un point crucial à la réussite de chaque projet. L’outil de planification que vous décidez d’avoir à vos côtés doit ainsi posséder des fonctionnalités facilitant la communication et la collaboration.

Pour échanger facilement, on retrouve un système de messagerie instantanée/centre d’échanges déjà intégré dans certains outils. Dans d’autres, il est nécessaire d’utiliser des intégrations à votre outil (type Slack).

Avec une messagerie instantanée dans votre outil de gestion de projet, le partage des informations est fluidifié et facilité. En résultat, la collaboration avec vos équipes et clients se voit plus efficace et vient améliorer votre productivité plus globalement.

Vous l’aurez compris, l’outil de gestion de projet est un indispensable pour le chef de projet. Alors, avant de vous jeter sur le premier venu, assurez-vous qu’il soit équipé de certaines fonctionnalités, qui restent fondamentales.

Gardez à l’esprit que le succès d’un projet ne repose pas uniquement sur l’utilisation du bon outil de gestion de projet. Vous, en tant que chef de projet, avez aussi votre rôle à jouer et votre importance 😉

Enfin, si vous recherchez un outil facile et visuel regroupant ces 4 essentielles de la gestion de projet… testez gratuitement Bubble Plan pour vous faire votre propre idée !

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