La boite à outils du chef de projet pour une gestion de projet efficace

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C

omme dans chaque métier, il est important de posséder et maîtriser un certain nombre d’outils. Cela pour mener à bien ses missions et être le plus performant possible.
Faisant partie des métiers nécessitant une bonne maîtrise de ses outils, le chef de projet, métier à part entière, en utilise des spécifiques. Ces derniers lui permettent d’accomplir ses tâches dans les meilleures conditions. 

En effet, dans toute gestion de projet, il existe des outils clés permettant de réaliser un projet depuis son début jusqu’à sa mise en œuvre et sa clôture. Voyons à présent quels sont ces outils indispensables à tout chef de projet !

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DÉFINIR, ORGANISER ET PLANIFIER SON PROJET

Lors de la mise en place d’un projet au sein d’une entreprise, la première étape est d’identifier le type de projet. Mais également les caractéristiques de celui-ci. 

La feuille de route, outil utilisé par les chefs de projet est indispensable à la construction du projet. Aperçu graphique de haut niveau des objectifs et des livrables du projet, la feuille de route est présentée dans un calendrier et doit être simple et non détaillée. Celle-ci permettra de clarifier les attentes et les exigences du donneur d’ordre (parties prenantes).

Une fois la feuille de route mise à plat, le chef de projet va devoir réfléchir à la structuration et l’organisation du projet. Quelle méthode va être utilisée ? Quelles équipes projets constituer ? C’est à ce moment que le planning projet, outil indispensable dans l’élaboration du projet, sera défini.

La planification de projet correspond à l’organisation des tâches à réaliser sur une période donnée. L’objectif de la planification est de  :
> déterminer la meilleure manière d’ordonnancer toutes les tâches à effectuer,
> déterminer les ressources nécessaires à mobiliser,
> de maitriser et suivre les coûts. 

De manière générale, la plupart des projets sont planifiés sous forme de GANTT. Ce qui permet de définir précisément les délais de contraintes entre chaque grande phase.

Plus l’on s’organise en amont et avec rigueur, plus l’on gagne en efficacité.

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Photo créée par pressfoto – www.freepik.com

CONDUIRE ET SUIVRE SON PROJET

Bien communiquer permet de délivrer la bonne information :
> à la bonne personne,
> au bon moment,
> de la bonne manière,
> avec le bon support.

Tout au long d’un projet, il est nécessaire de communiquer et d’échanger des informations avec ses collaborateurs. C’est pourquoi, pour avancer dans l’analyse et la résolution des questions posées, différents outils doivent être maitrisés par le chef de projet.  

Équipe projet, utilisateur clés, managers opérationnels… La force du collectif est de produire un travail à forte valeur ajoutée.

La communication est donc très importante pour mener à bien le projet. Des points réguliers sont donc nécessaires, que ça soit lors de réunion ou de brief rapides. De multiples outils collaboratifs de communication permettent d’améliorer la transmission des informations entre les collaborateurs.

Enfin, pour chaque projet, il est important de suivre un certain nombre d’indicateurs de performance que l’on retrouve dans un tableau de bord projet. Cet outil de synthèse permet de surveiller l’état de santé d’un projet et rend sa gestion plus simple et efficace à mettre en œuvre. Son but étant de faciliter la prise de décision.

Au fur et à mesure de l’avancée des travaux, il permet au chef de projet et à son équipe de savoir :
> où ils en sont,
> où ils doivent aller. 

Le tableau de bord délivre les informations nécessaires pour garder le projet sous contrôle et si besoin réajuster certains éléments. Les paramètres essentiels sont visibles en un coup d’œil. Toutefois, pour que celui-ci soit réellement utile, il est nécessaire de sélectionner les indicateurs les plus pertinents.

V

oilà, vous connaissez maintenant les outils indispensables à posséder et maîtriser, en tant que chef de projet !  Qui sont des éléments indispensables à toute bonne gestion de projet, de sa conception à son analyse et suivi.

Enfin, pour vous aider à mettre en œuvre vos projets tout en adoptant les bons outils, il existe de nombreux outils de gestion de projets. C’est le cas de Bubble Plan vous permettant de construire vos projets de A à Z sans accrocs.

 

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