La boîte à outils du chef de projet pour une gestion de projet efficace

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omme dans chaque métier, il est important de posséder, maîtriser et savoir mettre en application un certain nombre d’outils. Cela pour mener à bien ses missions et être le plus performant possible.
Et ce, afin de trouver la solution à chaque problème qui se pose. Ce qui offre pas mal d’avantages : gain de temps, réussite du projet, bonne expérience en équipe…
Faisant partie des métiers nécessitant une bonne maîtrise de ses outils, le chef de projet, métier à part entière, en utilise des spécifiques. Ces derniers lui permettent d’accomplir ses tâches dans les meilleures conditions, afin de répondre aux objectifs de l’entreprise. 

En effet, dans toute gestion de projet, il existe des outils clés permettant de réaliser un projet depuis son début jusqu’à sa mise en application et sa clôture. En plus, des intégrations possibles avec d’autres outils déjà utilisés, certains possèdent une version gratuite disponible.

Notamment, sous forme de tableaux Gantt… Voyons à présent quels sont ces outils de management indispensables à tout chef de projet !

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Définir, organiser et planifier son projet

Lors de la mise en place d’un projet au sein d’une entreprise, la première étape est d’identifier le type de projet avant d’organiser son pilotage. Mais également les caractéristiques de celui-ci. 

La feuille de route, outil utilisé par les chefs de projet est, à mon avis, plus qu’indispensable à la construction du projet.

Il offre un aperçu graphique de haut niveau des objectifs, des ressources et des livrables du projet. La feuille de route est présentée dans un calendrier et doit être simple et non détaillée.

De ce fait, l’un de ses avantages est d’ainsi clarifier les attentes et les exigences du donneur d’ordre (parties prenantes).

Une fois la feuille de route mise à plat, le chef de projet va devoir réfléchir à la structuration et l’organisation du projet. Quelle méthode de management va être utilisée ? Quelles équipes projets constituer ? Quels membres choisir ? En fonction de quels critères ?

C’est à ce moment que le planning projet, outil indispensable dans l’élaboration du projet d’entreprise, sera défini.

La planification de projet correspond à l’organisation des tâches à réaliser sur une période donnée. L’objectif de la planification est de :

  • déterminer la meilleure méthode d’ordonnancer toutes les tâches à effectuer,
  • déterminer les ressources nécessaires à mobiliser,
  • de maitriser et suivre l’avancement et les coûts du projet. 

De manière générale, la plupart des projets en équipe sont planifiés sous forme de tableaux GANTT. Cette solution, cette méthode, permet de définir précisément les délais de contraintes entre chaque grande phase.

Plus l’on s’organise en amont et avec rigueur, plus l’on gagne en efficacité.

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Photo créée par pressfoto – www.freepik.com

Conduire et suivre l’avancement de son projet à la ligne près

Bien communiquer permet de délivrer la bonne information :

  • à la bonne personne,
  • au bon moment,
  • de la bonne manière,
  • avec le bon support.

Tout au long d’un projet, il est nécessaire de communiquer et d’échanger des informations, des documents, avec ses collaborateurs. C’est pourquoi, pour avancer dans l’analyse des données et la résolution des questions posées, différents outils doivent être maitrisés par le chef de projet.  

Membres de l’équipe projet, utilisateur clés, managers opérationnels… La force du collectif est de produire un travail à forte valeur ajoutée.

La communication est donc très importante pour mener à bien le projet. Des points réguliers sont donc nécessaires, que ça soit lors de réunion ou de brief rapides.

De multiples outils collaboratifs de communication, avec un interface épurée, permettent d’améliorer la transmission des informations, des documents des entreprises, entre les collaborateurs. Par exemple, les outils Jira, Monday et Trello…

Enfin, pour chaque projet, il est important de diriger son projet d’équipe en fonction d’un certain nombre d’indicateurs de performance que l’on retrouve dans un tableau de bord projet.

Cet outil de synthèse permet de surveiller l’état de santé d’un projet et rend sa gestion plus simple et efficace à mettre en œuvre. Son but étant de faciliter la prise de décision.

Au fur et à mesure de l’avancée des travaux, il permet au chef de projet et aux membres de son équipe de savoir :

  • où ils en sont,
  • où ils doivent aller. 

Le tableau de bord délivre les informations nécessaires pour garder le projet sous contrôle et si besoin réajuster certains éléments. Les paramètres essentiels sont visibles en un coup d’œil.

Toutefois, pour que celui-ci soit réellement utile, il est nécessaire de sélectionner les indicateurs les plus pertinents.

V

oilà, vous connaissez maintenant les outils indispensables à posséder et maîtriser, en tant que chef de projet ! Qui sont des éléments indispensables à toute bonne gestion de projet en entreprise, de sa conception à l’analyse de ses données et son suivi.

Solution gratuite ou payante ? Avec ou sans fonctionnalités avancées ? C’est à vous de voir ! Bien que la plupart des projets, surtout complexes, aient recours à une plateforme ou un outil payant (comme la plateforme de Monday, Jira et Trello…), ce n’est pas obligatoire dans l’absolu.

Enfin, pour vous aider à mettre en œuvre vos projets tout en adoptant les bons outils pour vos entreprises, il existe de nombreux outils de gestion de projets, dont certains possèdent une version gratuite disponible et des fonctionnalités d’intégrations.

C’est le cas de Bubble Plan, avec son interface simple et visuelle, vous permettant un pilotage efficace de vos projets, de A à Z, sans accrocs sous forme de Gantt. N’hésitez pas à noter la solution sur Google Avis !

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