Outils de suivi : comment faire pour les choisir ? 3/4

Les outils de gestion de projet sont des éléments essentiels pour garantir le succès d’un projet. Ils offrent une multitude d’avantages tels que la planification et l’organisation des tâches.

Mais également la collaboration efficace entre les membres de l’équipe. Ainsi qu’un suivi en temps réel de l’avancement du projet. Que vous travailliez sur un projet de petite ou grande envergure, les outils de gestion de projet permettent de rationaliser le processus de gestion.

En vous assurant de la réussite du projet. Dans cet esprit, il est important de comprendre comment ces outils fonctionnent, grâce à des exemples. Et comment les intégrer efficacement dans votre organisation.

📐 Les outils de suivi de projet 🔧

Pour effectuer un suivi de projet, de nombreux outils de gestion de projet sont possibles :

• Le cahier des charges sert à répertorier les moyens permettant d’arriver à clôturer le projet. Il contient aussi les spécifications techniques de l’ensemble des processus nécessaires à la réalisation du projet. De même, il réunit les besoins à combler et trace ainsi les délimitations du projet. En plus, toutes les idées énoncées sont exactes (il n’y a pas d’approximations !). Donc c’est un document « sûr » sur lequel on peut s’appuyer.

En revanche, le cahier des charges BIM (Building Information Modeling) est utilisé comme base pour modeler le projet. Un projet, qui se base sur la méthode BIM, nouvellement utilisé en gestion de projet, s’appuie sur une maquette numérique 3D. Le cahier des charges BIM ne comprend que des informations fiables. Il doit contenir :

• • • • • • • • Les objectifs
              • La charte & la convention (BIM)
              • La maquette numérique
  • Les réunions de suivi servent à effectuer un point général. Notamment sur le déroulement et l’avancement des tâches. Elles réunissent les personnes concernées travaillant au sein de l’équipe projet et peuvent se faire durant les étapes d’un projet, mais aussi en fin de phases.

• Les comptes-rendus/rapports sont des outils de communication. Mais également des aide-mémoire qui font office de preuve s’il y a un litige entre les collaborateurs. En bref, il a une fonction médiatique et peut être diffusé, à grande échelle, au sein même de l’entreprise. Tandis que le rapport (d’activité, d’étonnement, etc.) est une forme de compte-rendu rédigé rapportant des informations sur une thématique et une période précises. On retrouve souvent les stratégies mises en place, les résultats finaux et des comparaisons (entre objectifs initiaux et ceux atteints).

• Les outils de communication sont des moyens utilisés pour diffuser de l’information. Il peut s’agit du logo ou de la charte graphique de l’entreprise. Mais également des cartes de visite et des participations aux salons. Sans oublier les brochures, ainsi que les plaquettes commerciales et l’organisation d’événements. Que ce soit pour les prospects ou la clientèle. Néanmoins, on n’oublie pas la création de goodies, d’affiches ou de flyers. Enfin, les réseaux sociaux, le blog et le site internet sont également des outils de communication.

• Les logiciels de gestion de projet sont des outils qui facilitent le travail. Ils sont généralement automatisés, notamment au niveau des tâches de sauvegarde et de gestion du temps. En plus, ils sont pratiques et s’occupent de gérer les données, en manipulant une énorme quantité d’informations. C’est notamment le cas de Bubble Plan, dont vous pouvez tester le fonctionnement en freemium, durant deux semaines gratuitement et sans engagement.

🛠 Quels sont les outils d’avancement d’un projet ?

Il existe de nombreux types d’outils gestion de projet qui permettent d’assurer le suivi. Il existe de nombreuses typologies, mais surtout de nombreuses possibilités d’outils.

1. Les outils de stockage et de partage des données : WeTransfer, Dropbox Paper, Google Drive, etc.
2.  Les outils de communication : affichage en interne, newsletter, signature mail, intranet de l’entreprise, messagerie instantanée, boîte à idées, visioconférence, RSE, téléphonie, plateforme de collaboration online…
3. Les outils de communication externe : e-mailing, newsletter, affiche, réseaux sociaux, etc. Le reste des outils externes est cité dans « Les outils de communication » dans la partie Les outils de suivi de projet de l’article.
4. Les outils de gestion de projet : nous avons déjà écrit sur le sujet, dans notre article sur les possibilités d’outils et de logiciels de gestion de projet.
5. Les outils collaboratifs & les outils de télétravail : pour en savoir plus, je vous invite à consulter notre article sur les outils de collaboration.

📊 Diagramme et tableau : des outils de suivi d’avancement

1. 1. Le diagramme de Gantt sert généralement à visualiser les progressions de chaque étape d’un projet. Son intérêt réside dans le fait qu’il indique l’état des tâches instantanément. En plus, l’outil bénéficie également d’une vue transversale au niveau de différents paramètres.
   2. Le tableau Kanban est un outil Agile qui aide à la visualisation du travail et qui augmente l’efficacité des process. La méthode Kanban, qui vient de l’approche Lean, se spécialise dans la gestion et l’avancement des tâches. Ainsi, elle priorise une organisation plus Agile et a pour objectif d’arriver à équilibrer la production et la demande. Il vise donc l’amélioration continue de la production afin d’arriver à terme à supprimer le gaspillage des ressources.

🤔 Quel est l’intérêt de Bubble Plan ? Est-il un logiciel adapté au suivi d’avancement ?

Nous vous laissons le soin de répondre cette question.

Qu’est-ce que Bubble Plan ?

Bubble Plan est une plateforme assistée de suivi de projets, qui permet d’obtenir des informations supplémentaires sur un projet, et de les garder en mémoire, grâce à un système de stockage en ligne.

Quels sont les avantages de Bubble Plan en matière de suivi de projets ?

Son chat intégré permet de discuter en temps réel et avec « Besoin d’aide » vous pouvez être mis en relation avec un technicien rapidement.

Les tableaux de bord vous permettent de surveiller et de gérer les différentes phases des projets. Vous pouvez créer des sous-projets, créer des intervenants virtuels (qui interviennent dans le projet, mais ne sont inscrits pas sur Bubble Plan), vous pouvez gérer les droits d’accès de ces intervenants et piloter votre projet en fonction des objectifs fixés, intégrés au logiciel.

En bref…

Bubble Plan est un outil qui facilite votre gestion de projet de manière collaborative. Il permet à l’administrateur de gérer les accès en fonction de l’importance de la contribution de chacun. Lecture seul, droit de modifier, afficher ces éléments comme masquer… C’est à jour de décider !

Donc, aucun avantage spécifique, si ce n’est que Bubble Plan s’adapte à vos besoins.

Vous pouvez bénéficier d’une période d’essai de deux semaines en mode freemium pour tester le logiciel. C’est gratuit et sans engagement.

S

i sélectionner vos outils de communication est plutôt aisé. C’est néanmoins mieux de vous entourer de professionnels (agences, spécialistes, etc.). Car, il ne faut rien laisser de côté durant votre prise de décision. Chaque élément a son importance clé et il en est de même pour vos collaborateurs. Parfois, les idées qui paraissent les plus saugrenues, sont les plus adaptées.

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Faites décoller vos projets maintenant !

Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !