Les outils de suivi de projet sont des éléments essentiels pour garantir le succès d’un projet. Ils offrent une multitude d’avantages tels que la planification et l’organisation des tâches.
Mais également la collaboration efficace entre les membres de l’équipe. Ainsi qu’un suivi en temps réel de l’avancement du projet. Que vous travailliez sur un projet de petite ou grande envergure, les outils de gestion de projet permettent de rationaliser le processus de gestion.
En vous assurant de la réussite du projet. Dans cet esprit, il est important de comprendre comment ces outils fonctionnent, grâce à des exemples. Et comment les intégrer efficacement dans votre organisation et plus spécifiquement sur votre gestion de projet.
SOMMAIRE
📐 Les outils de suivi de projet 🔧
Pour effectuer un suivi de projet, de nombreux outils de gestion de projet sont possibles :
Le cahier des charges sert à répertorier les moyens permettant d’arriver à clôturer le projet. Il contient aussi les spécifications techniques de l’ensemble des processus nécessaires à la réalisation du projet. De même, il réunit les besoins à combler et trace ainsi les délimitations du projet. En plus, toutes les idées énoncées sont exactes (il n’y a pas d’approximations !). Donc c’est un document « sûr » sur lequel on peut s’appuyer pour la gestion du projet.
En revanche, le cahier des charges dit BIM (Building Information Modeling) est lui utilisé comme base pour modeler le projet. Un projet, qui se base sur la méthode BIM, nouvellement utilisée en gestion de projet, s’appuie sur une maquette numérique multi-dimension. Le cahier des charges BIM ne comprend que des informations fiables sur le projet, ses enjeux et ses objectifs. Il doit contenir :
- Les objectifs
- La charte & la convention (BIM)
- La maquette numérique
Les réunions de suivi servent à effectuer un point
général. Notamment sur le déroulement et l’avancement des tâches. Elles réunissent les personnes concernées travaillant au sein de l’équipe projet et peuvent se faire durant les étapes d’un projet, mais aussi en fin de phases.
Les comptes-rendus/rapports sont des outils de communication et de pilotage. Mais également des aide-mémoire qui font office de preuve s’il y a un litige entre les collaborateurs. En bref, ils ont une fonction médiatique sur le projet. Ils peuvent également être diffusés, à grande échelle, au sein même de l’entreprise.Tandis que le rapport, lui, (d’activité, d’étonnement, etc.) est une forme de compte-rendu rédigé ; rapportant des informations sur une thématique et une période précises. On y retrouve souvent :
– les stratégies mises en place,
– les résultats finaux
– et des comparaisons (entre objectifs initiaux et ceux atteints).
Les outils de communication sont des moyens utilisés pour diffuser de l’information, partager et échanger autour du projet, de sa vie, de ses valeurs ou des incidents en cours. Il peut s’agit d’un chat ou des emails de l’entreprise. Mais également des affichages ou des moyens internes à l’équipe.
Néanmoins, on n’oublie pas :
-> la création de plaquettes, d’affiches ou de flyers
-> ou encore la participation à des salons ou événements.
Enfin, les réseaux sociaux, le blog et le site internet sont également des outils de communication.
Les logiciels de gestion de projet, eux, sont des outils qui facilitent le travail, autour du projet. Ils sont généralement automatisés, notamment au niveau des tâches de sauvegarde et de gestion du temps. En plus, ils sont pratiques et s’occupent de gérer les données, en manipulant une énorme quantité d’informations. C’est notamment le cas de Bubble Plan, dont vous pouvez tester le fonctionnement en Premium, durant deux semaines gratuitement et sans engagement.Ces outils de gestion de projet à proprement parler peuvent eux-mêmes embarquer, pour les plus complets, d’autres outils précités. C’est notamment le cas pour le collaboratif, la gestion des tâches. Et même pour certains les comptes-rendus, rapports ou tableaux de bord ; qui peuvent être directement intégrés et offrir une vue d’ensemble du ou des projets.
🛠 Quels sont les outils d’avancement d’un projet ?
Il existe de nombreux types d’outils gestion de projet qui permettent d’assurer le suivi. Il existe de nombreuses typologies, mais surtout de nombreuses possibilités d’outils.
- Les outils de stockage et de partage des données : WeTransfer, Dropbox Paper, Google Drive, etc.
- Les outils de communication : affichage en interne, newsletter, signature mail, intranet de l’entreprise, messagerie instantanée, boîte à idées, visioconférence, RSE, téléphonie, plateforme de collaboration online…
- Les outils de communication externe : e-mailing, newsletter, affiche, réseaux sociaux, etc. Le reste des outils externes est cité dans « Les outils de communication » dans la partie Les outils de suivi de projet de l’article.
- Les outils de gestion de projet : nous avons déjà écrit sur le sujet, dans notre article sur les possibilités d’outils et de logiciels de gestion de projet.
- Les outils collaboratifs & les outils de télétravail : pour en savoir plus, je vous invite à consulter notre article sur les outils de collaboration.
📊Cas à part – Diagramme et tableau : des outils de suivi de projet particuliers
- Le diagramme de Gantt sert généralement à visualiser les progressions de chaque étape d’un projet. Son intérêt réside dans le fait qu’il indique l’état des tâches instantanément. En plus, l’outil bénéficie également d’une vue transversale au niveau de différents paramètres.
Il permet simplement la gestion sous un format plan, en temps réel. La lisibilité de cet outil, classique, facilite l’intégration auprès des équipes et permet de gérer le suivi, sous un angle temporel. - Le tableau Kanban est un outil Agile qui aide à la visualisation du travail, sous un angle plus structurel et qui augmente l’efficacité des process. La méthode Kanban, qui vient de l’approche Lean, se spécialise dans la gestion et l’avancement des tâches. Ainsi, elle priorise une organisation plus Agile et a pour objectif d’arriver à équilibrer la production et la demande. Il vise donc l’amélioration continue de la production afin d’arriver à terme à supprimer le gaspillage des ressources. La planification reste secondaire face à l’organisation du process sous forme kanban. Là où étape, statut, état sont le coeur du besoin pour le chef de projet et les utilisateurs.
Comment choisir son logiciel pour la conduite projet ?
Comme vu plus haut, il y a de multiples outils sur la Toile dont certains sont spécifiques au suivi de projet, comme les logiciels de gestion de projet. Et beaucoup peuvent être simplement utiles.
Il va donc falloir poser à plat, dans l’idéal en équipe, ou pourquoi pas avec la direction :
- le fonctionnement actuel
- les manques ou difficultés rencontrés à ce jour
- le contexte de la société ; mais aussi des membres participants aux projets
- la méthode de gestion de tâches
- les souhaits de communication
- les objectifs de progression
Une tâche qui peut sembler anodine ; mais qui à bien l’utiliser, permettra de gagner du temps dans l’analyse et la sélection des quelques outils de suivi de projet candidats pour votre utilisation.
Cela nécessite évidemment d’y consacrer du temps et sans aller jusqu’à un audit détaillé et un cahier des charges, un bon brainstorming et une mise à plat semble la bonne solution pour être efficient et définir son outil de suivi de projet à privilégier.
Nous avons vu qu’il ne s’agissait ni de vouloir coller à une méthode ou un fonctionnement théorique ; ni même de faire une liste à la Prévert de toutes les fonctionnalités envisagées (avec plus ou moins d’intérêt immédiat et certain…). Organiser cette phase amont est crucial pour engager moins de ressources et d’énergie ; pour un résultat rapide.
Nous n’aborderons pas ici les contraintes liées au budget, à l’utilisateur, pour nous focaliser sur les facteurs cruciaux de succès ; donc de choix.
Il ne faudra pas négliger:
– l’imbrication des logiciels entre eux,
– la redondance,
– voire les problématiques de resaisie, quand les outils sont mal considérés entre eux. Cela pourra être générateur de conflits, de frictions et autres pertes de temps.
La démultiplication des process et solutions, la recherche d’un outil de gestion de projet sachant tout faire, sont souvent des quêtes un peu vaines et contre productives ; il faudra donc privilégier un choix équilibré selon les objectifs et l’équipe. L’utilisation au quotidien et le temps disponible pour chacun dans la gestion, de ses tâches, ses priorités, ses projets doivent également être pris en compte.
Pour finir, l’organisation du choix de logiciel doit passer par la planification d’une ou plusieurs présentations ; mais surtout de la mise en place d’un essai, de plus ou moins longue durée, permettant concrètement de s’immerger dans son utilisation.
C’est le meilleur moyen de voir si, au-delà d’un check parfait sur les fonctionnalités et le cahier des charges ; cet outil de suivi de projet serait le meilleur allié des équipes.
L’essai permettra de :
- valider les fonctions et options pour voir si elles cadrent avec les attentes et la façon de vouloir les utiliser
- s’assurer de l’ergonomie et de la fluidité des usages pour tout un chacun
- projeter de manière effective les process envisagés
- et choisir la version idéale de l’outil considéré pour les besoins futurs de gestion.
Les grandes étapes pour intégrer et déployer l’outil de suivi de projet choisi ?
Une fois, le choix fait, ce qui est déjà beaucoup ; vient la phase essentielle de la mise en oeuvre au sein de votre société, BU, département, direction…
Et bien sûr, si l’objectif est plutôt transverse ou global, il conviendra de le considérer et de bien organiser les étapes à suivre (de l’information à la formation !). Créer la dynamique et faciliter une adoption rapide et certaine passent par le respect de ces 7 étapes.
Nous l’avons déjà dit dans plusieurs de nos articles, l’enjeu principal est l’adoption de l’outil de suivi de projet (le ou les d’ailleurs, selon votre fonctionnement). Il sera donc payant de prendre le temps nécessaire en amont pour une adoption rapide et efficace.
Faute d’une acceptation et d’habitudes prises sous 6 mois environ, il sera plus que délicat d’imaginer que l’interface sera facilement utilisée.
« Mettre en place donc les bonnes conditions, après la décision des logiciels à intégrer, est essentiel. »
Pas à pas, la gestion des tâches, du projet, de l’équipe devra s’envisager dans le nouveau logiciel de gestion de projet.
1/ Communication au sein des équipes
Le frein au changement, la charge de travail, le manque de temps ou les craintes diverses de chacun (ne pas être à la hauteur, niveau de compréhension, accès facile aux données, application des process, …) sont autant de facteurs négatifs qu’il faut considérer. Il convient en face de proposer un espace de communication, des réunions d’information, une présentation du fonctionnement des outils de gestion de projet choisis.
L’implication de l’équipe pilote, voire de la direction est importante à ce stade. C’est le point de départ dans la transmission et dans la définition des nouveaux objectifs. Il faut également le faire avec souplesse, car l’équipe risque forcément de réagir ; même si elle était prévenue en amont (surtout si elle n’était pas impliquée dans la sélection).
Il faut vous :
– montrer disponible, à l’écoute,
– rassurer
– et mettre en exergue les avantages apportés par le ou les outils ; aux membres de l’équipe, à la direction, au chef de projet. Les bénéfices ne doivent pas être uniquement dans un sens, mais mutualisés. Il faut donc trouver les bons arguments et évoquer un planning de déploiement cohérent pour ne pas faire peur.
Il s’agit de nouveaux process pour la productivité de l’entreprise, qui seront forcément favorables au final à tous. Profitez de la phase de communication pour bien indiquer les délais et le temps disponible pour la compréhension des nouveaux process et la prise en main.
2/ Formation des membres
Cette étape doit être clairement annoncée lors de la communication, pour rassurer une nouvelle fois.
Il est plus facile de mettre en place les outils et les processus envisagés si des formations sont prévues.
Elles peuvent être internes (via l’équipe pilote) ou externes (avec les équipes supports des logiciels ou avec un organisme de formation). Il faut qu’elles soient bien adaptées aux participants, leur rôle et leurs spécificités. En prévoir plusieurs pour un même collaborateur peut avoir du sens si les changements sont importants ou si les équipes sont peu à l’aise avec le digital, par exemple.
3/ Guides d’utilisation et collaborateur référent en interne
En plus, des sessions de formation et de prise en main :
-> il est intéressant de mettre en place des guides explicatifs succincts sur les outils, les fonctions de base et les process envisagés.
Cela permettra à chacun de se raccrocher facilement pendant la phase de déploiement. Un document qui peut être au besoin découpé selon les usages proposés.
Pour une bonne application des process et une prise en main rapide :
-> il peut être avantageux de désigner un collaborateur (pilote ou très à l’aise) comme référent de l’outil de suivi de projet. Il répondra aux questions des membres rapidement et pourra aider à montrer telle ou telle action ; voire proposer une explication dédiée en quelques minutes. Etant en interne, il peut en plus bénéficier d’un lien particulier avec les collaborateurs.
En cas de besoin, pour de gros déploiements, ne pas hésiter à en avoir plusieurs. Un par direction par exemple…
4/ Stimulation et engagement de chacun, pendant les premiers mois
Les premiers mois sont capitaux. S’il n’y a pas de dynamique et que vous êtes attentistes, l’équipe pourrait retomber dans ses travers et revenir à ses habitudes (rassurantes et confortables) ; pour délivrer, surtout en cas de tensions opérationnelles.
Le déploiement se fait ensemble, c’est un processus collaboratif où l’activité de chacun est importante.
Il faut donc vous assurer qu’il n’y a pas de difficultés. Il faut pousser chacun pas à pas et guider progressivement vers les actions et sous-tâches à faire dans le logiciel.
Plus le nombre d’utilisateurs actifs augmentent, plus les collaborateurs en parlent, se soutiennent et voient l’intérêt (mais aussi la simplicité du process)
=> et plus la réalisation de vos objectifs d’adoption est élevée.
5/ Concertation et optimisation
Utiliser un logiciel peut vous sembler facile ; mais ce n’est pas forcément le cas pour tous.
Par ailleurs, ce qui a été envisagé en amont, peut aussi se confronter à la réalité dans l’entreprise :
Soit pour des raisons de méthode, d’accès, de charge de travail, …,
Soit pour des raisons liées aux missions des membres de l’équipe, à des spécificités opérationnelles, non visibles ou semblant secondaires lors du choix.
Il convient alors de définir en cours de déploiement :
– les points à optimiser,
– les fonctions à réintégrer
et offrir à chacun un espace de discussion pour partager autour des difficultés ou des manques.
Il faudra bien évidemment tenter d’apporter des réponses, solutions satisfaisantes dans la plateforme ou à l’utilisateur.
De plus, il n’est pas rare que l’adoption d’un nouvel outil de suivi de projet amène de nouvelles attentes ou mette le doigt sur d’autres contraintes ou pénibilités. Il faudra donc le prendre en compte pour une intégration de la plateforme dans la durée, de manière simple. Les utilisateurs pourraient à défaut s’en retourner vers leurs process habituels, l’objectif de la nouveauté étant de résoudre des problèmes et de faire gagner en temps et en productivité.
6/ Reporting – Outil de suivi de projet central
Il conviendra également de démontrer aux membres de l’équipe et à tous ceux concernés par les nouvelles solutions de conduite projet proposées,
=> qu’elles sont clairement utilisées pour le suivi des tâches, la macro-vision et la prise de hauteur ;
=> mais surtout qu’elles servent d’appui au management, à la hiérarchie dans le cadre de l’entreprise et de sa capacité à s’organiser, à anticiper et à mieux considérer les enjeux.
Sans implication au-delà du seul chef de projet :
-> il sera difficile d’imposer la solution en ligne pour créer de meilleures conditions de travail.
La direction doit s’impliquer et attendre des équipes qu’elles s’appuient réellement sur l’outil de suivi de projet choisi pour gérer les projets.
7/ Rétrocontrôle et validation des avantages
Il faudra également au cours de l’intégration et de la prise en main, prévoir des temps d’échanges et de reprise de recul pour :
– considérer ensemble les bénéfices apportés
– contrôler l’avancement du projet (le déploiement étant au final un projet à part entière, avec des objectifs de réussite)
– prévoir les futurs gains pour les utilisateurs, s’il y a lieu ; les avantages pouvant prendre quelques délais en termes de concrétisation.
1/ Dresser une grille de lecture pour s’assurer des objectifs atteints et de leur temporalité ;
2 /ainsi que s’assurer que chacun perçoive bien les atouts et en profite au quotidien,
=> peuvent avoir des effets bénéfiques.
🤔 Quel est l’intérêt de Bubble Plan ? Est-il un logiciel adapté au suivi d’avancement ?
Nous vous laissons le soin de répondre cette dernière question, en fonction de vos propres attentes et de votre contexte de travail. Le logiciel à bien choisir pour créer ses projets dépend souvent de plusieurs critères :
– les fonctionnalités,
– l’équipe,
– le type d’entreprise parfois,
– voire les objectifs identifiés pour gérer les projets.
Qu’est-ce que Bubble Plan ?
Bubble Plan est une plateforme assistée de suivi de projets ,qui permet d’intégrer et suivre des informations supplémentaires sur un projet, et de les garder en mémoire, grâce à un système de stockage en ligne.
Solution simple et visuelle, outil de suivi de projet itératif, l’interface est orientée :
– planification,
– mais aussi gestion de projet
– et/ou kanban ; selon les approches.
Elle permet quel que soit le membre de l’équipe d’identifier ses tâches, de suivre et montrer son travail, de définir des ressources ou des budgets.
Avec une intégration du travail sur les projets, qui se fait étape par étape, il est très simple à utiliser :
-> que vous soyez un collaborateur expert…ou simplement novice et se classe parmi les meilleurs logiciels de gestion de projet en France.
Du planning à la gestion de tâches, du contrôle des ressources au diagramme de Gantt, les possibilités sont multiples dans le logiciel pour :
- planifier,
- partager,
- conduire le projet
- et l’adapter, selon les objectifs et le suivi du temps.
Quels sont les avantages de Bubble Plan en tant qu’outil de suivi de projet ?
Son chat intégré permet de discuter en temps réel et avec le bouton « Besoin d’aide », vous pouvez être mis en relation avec un technicien directement. Il est donc idéal pour la communication en équipe, l’optimisation permanente et la collaboration. Prompt à proposer un suivi humain, cette dernière fonction n’est disponible qu’aux heures ouvrées 😉
Les tableaux de bord vous permettent de surveiller et de gérer les différentes phases des projets. Vous pouvez créer des sous-projets, créer des intervenants virtuels (qui interviennent dans le projet, mais ne sont inscrits pas sur Bubble Plan). Vous pouvez également gérer les droits d’accès de ces intervenants et piloter votre projet ; en fonction des objectifs fixés, intégrés au logiciel.
Bubble Plan est un logiciel qui facilite votre gestion de projet de manière collaborative. Parfait outil de suivi de projet, très visuel, il met l’accent sur :
1/ une collaboration simple et graphique
2/ et une identification facile des enjeux du projet.
Il permet à l’administrateur de gérer les accès en fonction de l’importance de la contribution de chacun. Lecture seule, droit de modifier, afficher ces éléments comme les masquer… C’est à vous de décider !
Donc Bubble Plan s’adapte parfaitement à vos besoins.
Vous pouvez bénéficier d’une période d’essai de deux semaines en mode freemium pour tester le logiciel. C’est gratuit et sans engagement.
Et spécifiquement sur l’avancement et les tâches ?
Puisque nous parlons de suivi, il faut considérer si Bubble Plan peut vraiment répondre à cette attente.
Il combine à la fois une visibilité précise sur les tâches et leur réalisation, via le planning, des menus dédiés ou des fonctionnalités tableaux de bord particulièrement pratiques. Et une capacité de remontée d’informations automatique, par le biais du management visuel et des indicateurs de performance.
Il est donc bien adapté si vous cherchez :
– à vous faciliter la lisibilité des projets,
– ou à en partager en temps réel les données pour une vue d’ensemble de l’activité projet. Il s’agit d’un outil de suivi de projet très complet, qui ira même au delà ;
=> mais qui de part ses atouts, s’avère facile et ludique pour des besoins simples et collaboratifs.
Si sélectionner vos outils de communication est plutôt aisé. C’est néanmoins mieux de vous entourer de professionnels (agences, spécialistes, etc.). Car, il ne faut rien laisser de côté durant votre prise de décision. Chaque élément a son importance clé et il en est de même pour vos collaborateurs. Parfois, les idées qui paraissent les plus saugrenues, sont les plus adaptées.
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