Au rayon des dernières sorties de fonctionnalité de notre outil de gestion de projet visuel : l’arrivée de la bibliothèque d’éléments, à partir de la version BUSINESS, est un vrai plus pour la création de vos projets.
S’il était déjà possible de récupérer certaines parties de précédents projets (ou modèles), l’intégration uniquement d’éléments n’était pas simple et nécessitait un modèle « à rallonges ». C’est maintenant une histoire ancienne avec cette nouveauté, qui prolonge la fonction d’Import Modèle, pour lui donner encore plus de valeur.
Comment monter sa bibliothèque ? Quels sont les avantages d’une telle évolution ? Comment bien déployer la logique de modèles et de process types dans Bubble Plan ? Voici nos premières clés dans ce nouvel article sur les nouveautés fonctionnelles de Bubble Plan.
Où trouver la bibliothèque d’éléments?
Comme la plupart de nos fonctionnalités BUSINESS, donc plutôt expertes, il faut chercher un peu dans le logiciel de gestion de projet pour accéder à cette option de bibliothèque.
Malgré tout, elle reste assez simple à utiliser dès que l’on connaît le chemin. Il suffit simplement de faire un clic droit ; et en dessous des éléments de base (jalon, bulle), de la macro-bulle, vous pouvez créer un élément contenu dans votre pool.
Une modale s’ouvre ainsi pour vous permettre de choisir en quelques clics, l’élément souhaité.
C’est ainsi plus facile que la seule duplication d’élément ; notamment, quand vous avez des récurrences (un sujet bientôt disponible dans notre outil de planification de projets), des événements semblables ou des process repris d’un projet à l’autre.
Cette bibliothèque d’éléments est un nouveau pas dans la logique d’automatisation de la gestion de projets pour Bubble Plan.
Comprendre pour mieux organiser sa future bibliothèque ?
Cette nouvelle fonctionnalité reprend la logique de l’Import Modèle ; en allant chercher dans un projet (qu’il soit standard ou modèle disponible dans la version BUSINESS), non seulement une ligne… Mais surtout les éléments de cette ligne.
Bien sûr, en connaissant le nom de ces éléments type (bulle Dépôt de dossier, jalon CoDir, jalon Contrôle, …), il est possible de retrouver l’élément sans trier par ligne. Mais il semble intéressant d’envisager une structuration qui facilitera le classement des éléments de process.
Cette bibliothèque a du sens quand il ne s’agit pas d’intégrer tout un processus ; avec notamment des éléments liés. Si c’est le cas, il faudra préférer l’Import Modèles.
Bibliothèque d’éléments et projet-type
L’idéal, même s’il est possible avec la fonctionnalité Bibliothèque d’éléments de piocher dans tous les projets, sera de privilégier un projet-type, quel que soit le nom que vous lui donnerez ; pour servir d’agrégateur de vos bulles et jalons modèles. Ils pourront ainsi être facilement classés et réutilisés tant dans les autres modèles, les process, que dans les nouveaux projets.
Vous pouvez par contre décider que chaque ligne du projet-type présente plusieurs éléments associés au segment, si c’est votre besoin. Dans le cas contraire, soit tout mettre sur une ligne, si vous en avez peu ; soit repartir chaque élément par ligne (en l’absence de logique de type d’éléments).
Quoi de plus agréable quand on modélise son projet, que d’un clic droit, accéder à sa bibliothèque d’éléments et de définir la ligne correspondant au besoin (CoDir, Com digitale, Administratif, Jalons clés, bulles recettes, …), pour y choisir l’élément souhaité…
Quels avantages de cette pratique pour les utilisateurs en BUSINESS?
Il n’est pas rare que dans un usage un peu approfondi de la gestion de projet, il soit nécessaire de reprendre des données déjà existantes. Lors d’utilisations plus expertes, sur des projets un peu denses, la planification passe souvent par la duplication d’éléments déjà créés. Il faut alors aller changer la date de l’élément, en premier lieu ; puis éventuellement toutes celles de la bulle, si c’est le cas et qu’il y avait des actions.
En effet, n’oubliez pas que la fonction de duplication propose uniquement une copie conforme. Alors que la bibliothèque d’éléments, elle, a plutôt une approche de modèle ; ce qui induit une création temporelle avec adaptation des dates. En autres, cette fonctionnalités à plusieurs avantages :
- Gain de temps en matière de création de projet dans Bubble Plan
- Rapidité d’application lors de la création de l’élément
- Meilleure organisation et productivité : structuration de l’information & conduite de projet optimisée
Trois plus-values qui améliorent votre approche et votre conduite de projet
Le premier avantage est donc sur le gain de temps dans la création d’éléments réguliers. Le second est également question de temps. Puisqu’en 3 clics, sans vraiment de recherches, vous positionnez votre nouvel élément où vous le souhaitez. Ce n’est pas le cas, en dehors de la bibliothèque de bulles.
Comme dit l’adage, jamais deux, sans trois… Il est donc aussi question d’organisation et de productivité. La bibliothèque amène à une structuration de l’information ; à une réflexion plus approfondie autour de ses process. La mise à plat nécessaire est donc un plus pour la future conduite de projet.
De plus, en cas de turn-over, la transmission est facilitée. Car les collaborateurs n’ont pas à rechercher des éléments, sans trop savoir où, ni quoi. Notamment avec des noms qui n’ont peut-être que notre propre logique.
Autres bénéfices de la bibliothèque d’éléments…
L’approche plus experte de Bubble Plan, via sa version BUSINESS, accompagne souvent des process projets plus cadrés ; mais aussi des projets plus complexes et avec de multiples acteurs. La fonctionnalité est très utile en cas d’hétérogénéité dans les équipes participantes. La Bibliothèque d’éléments facilite la prise en main et l’implication de tout un chacun.
Une nouvelle fonctionnalité de simplification qui offre une vraie valeur ajoutée ! En plus d’un gain de temps indéniable pour l’ensemble des créateurs de projets.
Avec l’intégration de la bibliothèque d’éléments, vous disposez de 2 options très puissantes pour les nouveaux projets. Notamment en ce qui concerne la mise en place de vos process. Cette nouveauté est très facile à mettre en place et peut par ailleurs être incrémentée par itération. Une fois de plus, l’outil de gestion de projet collaboratif Bubble Plan assure son accessibilité, sa rapidité de déploiement et son modèle progressif où chacun prend en main à son rythme la solution de conduite de projets.
Àvous de jouer maintenant ! Vous pouvez aussi nous apporter vos lumières sur la façon dont vous l’utilisez. Ainsi que votre propre expérience pour la mettre en place ^-^. Il est toujours appréciable pour nos utilisateurs d’avoir l’inspiration de leurs pairs ; au détour de ces lectures ressources…
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