Être en freelance (auto-entrepreneur, ou travailleur indépendant) apporte beaucoup d’avantages dans sa vie professionnelle. En effet, le statut d’indépendant vous permet d’être votre propre patron : vous pouvez gérer vos journées de travail comme bon vous semble ; vous pouvez gérer certains sujets à distance ; vous n’avez de compte à rendre à quiconque (hormis vos clients bien sûr)… Bref, beaucoup d’avantages qui poussent de plus en plus de personnes à se lancer à leur compte, tous secteurs d’activité confondus.
Mais, derrière tous ces avantages, se cachent de nombreuses obligations au quotidien mais aussi de grandes responsabilités. Il est donc nécessaire pour les personnes en freelance d’être organisées afin de ne pas se laisser déborder par le quotidien, loin d’être simple.
La gestion de projet et l’utilisation d’un outil de planification sont de bons moyens pour ne pas couler sous la masse de tâches quotidiennes. Comment mettre en place ce processus ? Pourquoi utiliser une solution de gestion de projet lorsqu’on est auto-entrepreneur ? On répond à vos questions.
L’organisation, un défi quotidien pour les freelances
La problématique majeure des professionnels travaillant en freelance est liée à leur profil multi casquettes. En effet, en plus de devoir gérer les projets (ses missions), un travailleur indépendant doit gérer un certain nombre d’aspects pour faire vivre son entreprise :
- les tâches administratives,
- la comptabilité (factures, relances, etc.),
- l’aspect commercial/marketing,
- planifier des rendez-vous, etc.
Cette charge mentale peut grappiller plusieurs heures dans votre planning, en plus d’augmenter l’éparpillement et de vous faire perdre en efficacité… et en chiffre d’affaires ! Et ce, d’autant plus que toutes ces tâches requièrent l’utilisation de différents supports : logiciel de facturation, réseaux sociaux, emails, appels, réunions à distance, partage de fichiers via Google Drive, etc.
Les outils pour freelances indispensables
On dénombre sur le marché de nombreux outils pour freelances. Leur but : faciliter le quotidien des auto-entrepreneurs, sur plusieurs aspects. Ils englobent ainsi plusieurs fonctionnalités, allant de la gestion des tâches à l’administratif en passant par la mise en place d’un processus de collaboration avec leurs clients.
Quel que soit votre secteur d’activité, voici la liste des outils incontournables pour travailler efficacement en tant qu’auto-entrepreneur :
- le calendrier pour mieux organiser vos journées et votre temps de travail,
- le logiciel de facturation pour l’édition de devis et factures,
- la solution cloud (Google Drive par exemple) pour conserver une sauvegarde en ligne de vos documents en toutes circonstances,
- le tableau de bord ou le logiciel de suivi de projets,
- les moyens de communication (mail, téléphone, etc.).
Pour les indépendants qui travaillent en ligne, bonne nouvelle : la plupart de ces outils indispensables sont connectés et peuvent même être interconnectés. Vous pouvez donc synchroniser votre calendrier avec certains outils en ligne, par exemple. De quoi vous aider à gagner du temps et à optimiser vos journées de travail, car toutes ces tâches s’étalent sur plusieurs heures !
Quels sont les piliers de la gestion de projet pour les freelances ?
Mais au-delà de leurs produits, articles ou services (qui reflètent leur parcours, leurs compétences voire leur expertise), les freelances doivent aussi maîtriser certains piliers fondamentaux de la gestion de projet pour assurer le succès de leurs missions. Avant de passer à la fourniture d’un produit, article ou service, il est donc important de définir clairement les objectifs de votre activité, et de vos missions.
De l’importance de prioriser ses tâches
Ces trois questions clés vous permettront de prioriser vos tâches :
- Quels sont les besoins et les attentes de vos clients ?
- Quels sont les délais attendus ?
- Quelle est la teneur des livrables ?
Des échanges efficaces et transparents
En parallèle, il est important de maintenir une communication efficace et transparente de manière à entretenir une relation commerciale saine et sereine avec vos clients. Comment ?
- En clarifiant leurs attentes quitte à les reformuler dans un document dédié après chaque échange,
- en leur présentant l’avancement du projet,
- et en restant réceptif à leurs retours.
Gestion du temps : entre ponctualité et flexibilité
La gestion du temps est aussi un pilier essentiel pour la bonne réalisation d’un projet, car les freelances jonglent souvent avec plusieurs missions. Il est donc capital d’établir des plannings réalistes, de hiérarchiser vos tâches, et de respecter vos échéances.
Pour y parvenir, flexibilité et adaptabilité sont les maîtres mots. Car les missions peuvent évoluer rapidement, vous incitant à ajuster votre approche et vos priorités vis-à-vis de chacun de vos clients.
Gestion financière : un pilier pour une activité en bonne santé
Enfin, la gestion financière est un fondamentale pour la pérennité de votre activité. Ce volet englobe la fixation de tarifs compétitifs, la facturation transparente et la gestion prudente des coûts liés au projet. En combinant ces piliers, les freelances peuvent non seulement livrer des projets de haute qualité mais aussi développer des relations durables avec leurs clients.
Les avantages des logiciels de gestion de projet pour les travailleurs indépendants
Afin de ne pas vous laisser déborder, le logiciel de gestion de projet fait partie des meilleurs outils pour les freelances. Grâce à ses options, son aspect collaboratif, son espace de travail dédié et ses tableaux de bord, cet outil propose et permet, en vrac :
- de ne plus oublier vos tâches (missions, tâches administratives, devis et factures en cours, etc.),
- d’automatiser certaines de vos actions,
- d’avoir une meilleure organisation,
- d’optimiser la gestion de votre temps,
- d’effectuer un meilleur suivi des projets auprès de vos clients,
- de rester concentré sur vos prestations et vos objectifs.
En effet, utiliser un logiciel de gestion de projet tel que Bubble Plan vous aidera à définir précisément vos différentes tâches ainsi que vos projets. Et ce, tout en distinguant clairement ce qui concerne vos clients, et ce qui concerne la gestion de votre entreprise. Vous pourrez ainsi en dégager :
- des objectifs,
- des deadlines,
- une liste de tâches (to-do list), etc.
Des options pratiques pour honorer vos missions et gérer votre relation client
Au-delà de l’organisation, utiliser un outil en ligne de gestion de projet comporte également de nombreux aspects pratiques pour les freelances. Parmi les options clés pour agir comme un véritable chef de projet :
- la centralisation de toutes vos données,
- le regroupement des informations relatives aux contrats et missions en cours,
- le contenu des projets,
- l’accessibilité des fichiers,
- le suivi du temps de travail et de la facturation, etc.
Vous pourrez ensuite croiser ces données afin d’avoir une meilleure visibilité sur le temps passé sur chaque mission, ou encore pour estimer vos pics d’activité ou le chiffre d’affaires généré par vos missions. En somme, un logiciel de gestion de projet vous permettra d’être mieux organisé, de gagner en productivité et en compétitivité.
Quelles possibilités offre Bubble Plan aux freelances ?
Bubble Plan est un logiciel de gestion de projet tout à fait adapté pour vous si vous êtes en freelance. En effet, l’outil propose de nombreuses fonctionnalités pour vous permettre de bien organiser vos tâches au quotidien, même si vous n’êtes pas chef de projet de métier. Comment ?
Bubble Plan en exécution
Bubble Plan propose plusieurs options pour affiner votre gestion de projet en tant que freelance :
- Timing : date ou période et durée pour chaque tâche créée, avec une copie possible dans votre calendrier ;
- Ressources : ajout de participants et communication en temps réel sur chaque tâche associée ;
- Tâches : possibilité de créer des checklists et to-do lists, attribution de tâches et automatisation de l’avancement ;
- Avancement : mise à jour manuelle de l’évolution des tâches ;
- Suivi du budget : visibilité sur les aspects financiers des projets et contrôle du prévisionnel possible en cas de besoin.
Gestion des tâches : organisation, exécution et suivi
- Son interface simple et visuelle le rend accessible à tous, quel que soit votre niveau de compétence en matière d’outils de gestion de projet en ligne.
- Ses nombreux tableaux de bord, comme la gestion des actions qui vous permet de gérer à la fois vos tâches et de suivre le temps de travail pour chacune d’elles.
- Le portefeuille de projet, qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’état d’avancement de tous vos projets.
- Le suivi d’avancement, qui vous permet de suivre les « bulles » de tous vos projets en fonction de leur état d’avancement.
- Le suivi des budgets pour gérer tout l’aspect financier de vos projets et vous aider à y voir plus clair dans votre comptabilité.
Bubble Plan est par ailleurs disponible en application mobile sous Android ou iOS. Vous pourrez ainsi piloter vos projets du bout des doigts, où que vous soyez !
Travail en équipe et relation client
L’outil a aussi été conçu de manière à optimiser la gestion des projets et de la communication avec vos clients. L’aspect collaboratif vous permettra donc à la fois d’échanger directement avec ces derniers via l’outil, et de visualiser les étapes et l’avancement des projets. Le tout, en préservant cette indépendance qui vous est chère.
Les meilleurs outils de gestion de projet sont vos alliés
Grâce à l’offre de Bubble Plan, vous pourrez à la fois assurer la gestion de vos projets et la progression de votre entreprise de façon générale. L’outil vous apporte donc une compétence supplémentaire en matière de gestion de projet, un pilier pour votre activité.
C’est toute la pertinence de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet pour les auto-entrepreneurs. Un tel outil vous permettra en effet de rester organisé, de gagner en productivité quotidiennement et, ainsi, de réduire le stress lié à la surcharge et à un manque d’organisation.
Vous êtes en freelance et à la recherche d’une solution pour mieux gérer vos projets ? N’hésitez pas à nous contacter ou nous écrire sur nos réseaux sociaux pour en savoir plus et procéder, ensemble, à la mise en place d’une solution adaptée à vos besoins !
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