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n sujet bien souvent secondaire, tant dans les outils (qui parfois ne s’y intéressent même pas), que pour les équipes projets : le suivi du budget ; qui reste malgré tout un indicateur précieux dans la tenue des objectifs et la réussite du projet.
Au-delà du simple aspect financier, de nombreuses pistes sont possibles quand il s’agit de suivre des indicateurs de coût, de gain, d’investissement.
Avec le suivi du budget de votre projet; vous pouvez avoir un autre regard et un meilleur contrôle sur de nombreux aspects de votre activité.
Alors qui du suivi de budget dans votre gestion ? Quelles sont les pistes envisageables ? Les outils utiles ? Je vous en dis plus dans ce nouvel article sur la gestion de projet.
Différentes perspectives du suivi de budget en conduite de projet
Quand on parle de budget, au sein d’un projet, il faut bien comprendre qu’il y a déjà de multiples possibilités pour l’équipe ; en fonction des attentes de chacun, des objectifs du projet et des arbitrages à prendre.
Certains jugeront du coût global du projet ; d’autres envisageront l’importance du coût humain ; et d’autres encore seront sur une logique analytique des frais. On peut tout autant décider un suivi de budget sur les écarts coûts facturés – coûts réels, par exemple.
En d’autres mots, vous l’aurez compris, il n’y a pas UNE bonne façon de faire du suivi de budget dans votre gestion de projet. Car cette façon va dépendre de ce que vous souhaitez mesurer vraiment.
Bien entendu, le cas fréquent permet de suivre l’évolution des coûts réels; par rapport à un prévisionnel (et sur ce point de nombreux logiciels peuvent d’ailleurs être utiles ; comme Bubble Plan par exemple).
Cela vous incitera donc à un contrôle rigoureux des postes de frais, pour tenir les engagements, éviter les dépassements et satisfaire à l’objectif coût.
Mais en gestion de projet, dans de nombreux cas et métiers, il est également souvent question de pouvoir analyser la problématique Ressources ; sous l’angle de son coût.
C’est notamment le cas de la planification de projet par des cabinets conseil ou par des agences ; sur des projets clients.
Dans ce cas précis, il convient de pouvoir suivre dans son projet client, la corrélation entre ce qui a pu être facturée en termes d’heures de conseil, d’accompagnement.
Et ce qu’il résulte réellement du travail accompli, avec possiblement des écarts non négligeables avec les prévisions.
Dans ce cas, selon les accords clients, ce suivi de budget permettra de facturer les dépassements, compte tenu du temps supplémentaire passé.
Un projet ne s’en tient pas juste à des histoires de factures, de devis ou de contentieux. Si l’on prend le cas de projets internes, comme dans la communication ou des projets stratégiques. Il peut être utile de mieux comprendre les investissements faits, leur impact et les résultats liés.
En communication, un projet de type plan d’actions annuel (c’est la bonne période !); pourra ainsi voir pour l’équipe un suivi de budget associé à chaque canal. Vous analyserez ainsi la ventilation financière et pourrez voir quels sont les canaux utiles, rentables, …
Très puissant, mais moins évident que Bubble Plan
Côté suivi de budget, il n’est pas rare que celui-ci se fasse sur un logiciel dédié, pur comptable, de facturation ou encore sur tableur. Ou encore avec votre ERP. Mais dans ce cas il faut forcément ensuite rapprocher ces données de la vision projet et de son évolution, pour une vue d’ensemble.
Il est également possible d’avoir un suivi budgétaire intégré dans votre outil dédié, à la planification ou à la gestion de vos projets. Même si ce sont souvent les plus complexes qui disposent de fonctionnalités aussi pointues.
On trouve quand même beaucoup de bons outils de gestion de projet, qui soient complets et qui vont embarquer volontiers cette couche d’analyse autour des problématiques financières.
Vous pouvez même aller jusque dans les détails avec certains outils; qui font même en plus de la gestion de projet et de la planification, carrément de l’analyse financière.
Attention toutefois pour ces derniers; ils sont quand même loin d’être faciles à prendre en main, ou à alimenter au quotidien. En règle générale, l’intérêt d’un outil de gestion de projet avec ces options réside dans la centralisation de l’information.
Il est toujours plus aisé de faire son suivi de budget, directement par le biais de l’outil central de gestion de projet ; que de devoir basculer sur un autre outil en plus. Visibilité moindre, perte d’informations…sans parler de la perte de temps autour de la multiplication des outils collaboratifs.
Si l’on prend le cas de Bubble Plan, que nous aimons intégrer régulièrement dans son contexte, il permettra de suivre un ou plusieurs budgets, consolidés sur le projet ; avec une logique de segmentation si besoin.
Cela reste assez sommaire, mais couvre l’ensemble des premières attentes en gestion de projet. Certains outils iront même jusqu’au calcul de rentabilité du projet, sur la base de différents référentiels.
Il ne faut pas, par contre si vous n’êtes pas aguerris dans ce type de gestion de projet; vous engager avec de tels logiciels. Le suivi de budget dans un projet est une chose; le pilotage financier une autre et un niveau d’expertise complémentaire serait sans doute nécessaire.
Voilà un petit tour d’horizon rapide de ce qu’il faut avoir en l’esprit en gestion de projet, sur la problématique de suivi de budget.
Ce n’est pas un enjeu crucial ; mais c’est une dynamique à suivre. Elle peut par ailleurs largement renseigner sur d’autres aspects du projet ou de l’équipe.
Si vous vouliez en savoir un peu plus sur les capacités de Bubble Plan dans le domaine, n’hésitez pas à consulter cet autre article. Ou encore à regarder directement nos vidéos sur les champs budgétaires multiples ou les catégories de budget.
Un projet est un tout et pour atteindre l’objectif, il faut que toutes les composantes soient respectées et atteintes. N’hésitez pas à me parler de vos habitudes en suivi budgétaire sur projet ou à partager des réflexions ou remarques.
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