Si l’on évoque souvent la gestion de projet dans son ensemble, il ne faut pas mettre de côté l’étape essentielle que représente la planification.
Pas forcément orientée Gantt, la planification vous oblige à mettre à plat de manière organisée vos projets.
Vous pourrez ainsi en déterminant les tenants et aboutissants, les objectifs que vous vous êtes fixés :
↘ élaborer un calendrier de votre projet.
Les questions clés de la planification
Comme je l’ai dit plus haut, il s’agit là d’une étape essentielle. Il convient donc de faire les choses dans le bon ordre et de se poser les questions fondamentales.
Car à bien y réfléchir et ce, dans tous les cas de figures, plusieurs indications sont nécessaires pour la bonne tenue de votre projet.
Il convient d’abord de lister les tâches à réaliser pour le projet, ce qui amène forcément à :
→ Quelles sont-elles ?
Dans un second temps, il faudra forcément en délimiter le périmètre et pour bien faire se poser deux autres questions clés :
→ Combien de temps dure la tâche en question ?
→ et Quand doit-elle avoir lieu ?
Pour les plus pointus d’entre vous, vous me direz que dans toute gestion de tâches professionnelle, il manque un élément déterminant :
→ Qui doit réaliser cette fameuse tâche ?
Voilà donc 4 questions essentielles, pour une bonne planification, même si la dernière peut paraître subsidiaire…
Articuler son projet autour des questions clés
Si les questions ci-dessus sont fondamentales pour planifier correctement votre plan d’actions et autre roadmap.
Il est tout de même important en amont d’avoir réfléchi au projet dans son ensemble.
Il y a forcément des objectifs, un but à atteindre et pourquoi pas un livrable ou tout du moins des éléments tangibles qui permettront de définir le projet comme étant réussi.
En aval, de nos questions premières, d’autres peuvent également influencer le calendrier projet.
Que vous souhaitiez ou non modéliser votre action sous forme de Gantt, il faudra quand même se poser la question de l’ordre des tâches.
Certaines sont-elles dépendantes ? Ont-elles des délais d’attente avant de passer à une autre ?
Prenons l’exemple d’une chaîne de montage.
Il est certain que la phase de peinture nécessitera un temps de repos pour le séchage avant toute autre action sur la pièce.
Que vous ayez ou non considéré cette seconde phase comme une tâche (puisque sans acteur réel), elle impacte votre planification.
On parlait également de qui réalise telle ou telle tâche. Mais le définir n’induit pas que l’acteur en question est disponible et pourra réaliser la mission. Il convient donc également de prendre en considération cet aspect.
Les plus aguerris mettront en place un plan de charge et pourquoi pas un diagramme de PERT pour affiner la planification de leur projet.
Une approche extrêmement précise qui permet d’optimiser au mieux le temps.
↘ Vous obtenez alors un calendrier projet précis et optimal pour suivre vos actions.
C’est loin d’être une obligation bien évidemment. Et rien n’empêche de rester dans une modélisation simple et visuelle de votre projet.
C’est en tout cas l’objectif premier de la planification :
→ visualiser correctement dans le temps l’ensemble des éléments qui constituent son projet.
Pour se faire, on en revient aux basiques. Vous pouvez ainsi redécouvrir les approches les plus traditionnelles ici.
Et pour ceux qui savent déjà qu’un logiciel de gestion de projet sera nécessaire pour une meilleure efficacité, au-delà de la disponibilité d’un Gantt.
Il conviendra de choisir un outil qui soit réellement adapté à la planification. Une modélisation simple et graphique permet de gagner du temps en posant rapidement les choses à plat.
Exit donc les classiques simples gestionnaires de tâches (on en voit ici parfaitement les limites), il vous faudra vous concentrer sur des solutions de pilotage projet qui permettent la création sous forme de plannings…et ils ne sont pas si nombreux pour le coup.
Il ne vous reste donc plus qu’à sortir vos crayons, votre planning et pourquoi pas un outil du type de Bubble Plan (facile et intuitif) pour modéliser votre calendrier projet et devenir un as de la planification.
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