On se retrouve sur notre blog, pour un nouvel article, plein de bons conseils ! Sujet du jour : la gestion des tâches à suivre.
À chaque début d’année, à la rentrée, lors d’une prise de poste…,
on a l’habitude de se fixer de nouvelles résolutions et viser de nouveaux objectifs. Je suis sûr qu’en tant que professionnel de la gestion de projet, vous vous êtes alors donné plusieurs objectifs de travail.
Tels qu’apprendre à mieux gérer votre temps, vous organiser dans votre quotidien, savoir lâcher prise, améliorer les flux de travail, optimiser le management d’équipe…
Dans cet article, c’est donc de la gestion de vos tâches dont il est question.
Un point important car elle est directement reliée à votre efficacité, et impacte ainsi l’atteinte de vos objectifs et votre productivité.
Cette année, c’est la bonne ! Alors, pour vous aider, voici une liste de 4 conseils à suivre pour une meilleure gestion de vos tâches, dans l’entreprise.
SOMMAIRE
1/ Veillez à organiser vos tâches
Il est nécessaire d’organiser vos tâches et de les classer avant de vous lancer tête baissée dans leur réalisation. Cette étape favorisera la réussite, dans les termes, de vos projets et réduira certains aléas pouvant survenir.
Pour cela, posez-vous et commencez à :
- lister toutes vos tâches,
- trier les par ordre d’importance,
- ajouter les échéances, si possible
- planifier, dans l’idéal en calendrier ou Kanban
Lesquelles sont importantes, secondaires ou urgentes, car certaines doivent être réalisées pour permettre d’avancer sur d’autres. Vous visualiserez ainsi la meilleure solution.
Aujourd’hui, vous disposez d’un tas d’outils dédiés à la gestion de tâches et de méthodes pour vous aider. Un des plus connus est Trello avec une gestion en Kanban, ou Planner de Microsoft ; mais des logiciels plus complets proposent également ces fonctionnalités. C’est notamment le cas des outils de gestion de projet, comme Bubble Plan
Ce qui est sûr, c’est qu’en identifiant vos tâches et leur degré d’importance, vous y verrez déjà plus clair et pourrez estimer votre charge de travail. Pour enfin planifier votre travail tranquillement…
Tout en tenant compte de votre charge de travail et des urgences.
2/ Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois
En tant qu’adepte du multitasking (multitâche), vous basculez d’une tâche à l’autre, sans avoir terminé la précédente, et vous pensez être plus productif. Et bien, c’est en réalité tout l’inverse, car cela vous rend contre-productif.
Avec le multitasking, votre attention chute, vous sollicitez plus d’énergie, ce qui a un impact direct sur votre efficacité. La réalisation des tâches est de ce fait moins facile et rapide que prévu…
En effet, des études ont démontré que notre cerveau ne peut traiter simultanément plusieurs tâches, qui nécessitent une certaine concentration. Sachez qu’il faut environ 23 minutes pour retrouver une concentration optimale sur votre tâche d’origine.
Ce que vous devez faire : c’est vous concentrer sur une tâche, que vous commencez et terminez, avant de vous engager sur une autre. De sorte à focaliser toute votre attention sur celle-ci.
Passer au monotasking vous rendra plus productif dans votre travail, sans pour autant vous épuiser davantage. En vous focalisant sur une tâche, vous réduisez tous ces moments de re-concentration. Par conséquent, vous sollicitez et épuisez moins votre cerveau. Peu importe le nombre de tâches, c’est au final leur organisation, leur enchaînement, qui sera important. Avantage au travail en série !
3/ Apprenez à déléguer et à refuser
Ne pensez pas qu’accepter toutes les propositions et vouloir vous occuper de tout est la meilleure chose à faire. Car il n’y a rien de bon à vouloir tout prendre en charge. En effet, cela ne fera que vous épuiser, stresser davantage et vous surcharger de travail.
C’est tout à fait normal de déléguer certaines tâches. Et oui, il faut savoir reconnaître vos points forts et points faibles, personne n’est parfait, on a tous des faiblesses. Laissez donc les personnes compétentes se charger des tâches dont vous ne pouvez vous occuper. Cette approche stimule et valorise, qui plus est, les membres de l’équipe.
Apprendre à déléguer c’est bien, mais dire non quand on vous propose de nouvelles tâches est aussi une bonne chose à faire. Il n’y a rien de mal à décliner gentiment une tâche, si vous pensez qu’elle va vous surcharger. Ou que vous n’êtes pas compétent…
Ces deux points sont donc à prendre en considération, car vous ne disposez ni d’une énergie, ni d’un temps infini. Alors mieux vaut consacrer cette énergie et ce temps aux tâches auxquelles vous êtes préparé et qui vous sont destinées.
4/ Aidez-vous d’un outil de planification et de conduite de projet
Dernier conseil, mais non le moindre, l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet ! Et oui, ce type d’outil vous accompagne et vous facilite dans votre quotidien.
En plus, à l’ère numérique dans laquelle nous sommes, vous n’avez plus besoin de posséder une multitude d’outils, spécifiques à chaque problématique ou besoin.
En effet, aujourd’hui des outils de planification et gestion de projets disposent de gestionnaire de tâches intégrés, à la hauteur de vos exigences. Les tâches peuvent ainsi être organisées en Kanban, en liste, en planning, en tableau de bord ou encore pour un meilleur travail en équipe et un suivi complet.
De nombreux outils (ou applications) sont disponibles pour créer et suivre vos tâches. Trello est un des plus connus avec ToDolist parmi les logiciels spécifiques pour gérer vos tâches. Mais pour votre organisation, des logiciels de gestion – et pas de simples gestionnaires de tâches – peuvent être de meilleurs outils, car plus complets.
Ces solutions permettent de manière plus large de gérer projets ET tâches, d’avoir un calendrier, de piloter les membres de l’équipe ou de suivre l’avancement des tâches ; mais aussi très souvent d’un diagramme de Gantt. Donc si votre priorité est la productivité et les tâches quotidiennes ; mais que votre activité nécessite également des fonctionnalités de collaboration, de planification ou des tableaux de bord :
-> Oubliez Trello, Microsoft Project et optez pour des logiciels de gestion de projet, également à l’aise en gestion de tâches ; comme Bubble Plan, Asana ou Monday.
Des outils, le plus souvent, en ligne, intuitifs et visuels, qui vous permettent de piloter efficacement vos tâches et vos projets de manière générale. Ainsi que d’assurer le suivi du temps que vous passez dessus, pour garder l’œil sur votre charge de travail. Ils mettent également l’accent sur la multiplicité et la flexibilité des approches autour des projets et des tâches.
Les meilleurs offrant même une gestion sous forme de management visuel pour un travail en équipe, plus intuitif et ludique.
C’est le cas notamment de notre outil de planification, qui possède un système de check-list et de gestion des actions efficace.
Des fonctionnalités qui vous aideront à être plus organisé dans votre travail et à optimiser la gestion de vos tâches. À vous de sauter le pas en le testant gratuitement.
Ainsi, être davantage efficace dans votre gestion de projets, passe d’abord par une meilleure gestion de vos tâches. Puisque celle-ci vous permettra d’optimiser votre temps, pour que vous puissiez atteindre vos objectifs dans les délais impartis.
Alors, je ne peux que vous conseiller de prendre en note ces conseils qui sont de prioriser vos tâches et de vous prêter au monotasking. En plus, de savoir décliner et déléguer certaines tâches, quand cela est nécessaire.
Et enfin d’utiliser un outil qui saura répondre à vos différents besoins. Que ce soit un outil propre à la gestion de tâche ou de planification et gestion de projet.
Bien sûr, c’est une liste non-exhaustive que je vous présente, et il existe aussi des méthodes pour remédier à cette problématique.
Faites décoller vos projets maintenant !
Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !
Comment créer un tableau de suivi avec Bubble Plan ?
Il y a plusieurs façons de gérer les tâches et les flux de travail dans notre logiciel. Cela dépend à la fois de votre envie, de l’équipe ou de la version dans note application (web ou mobile) de conduite de projets.
Pour une liste de tâches sous forme de tableau, le projet en mode Kanban sera la solution la plus adaptée. Mais on peut aussi suivre des tâches sous forme calendrier ou planning…
Si vous ne connaissez pas bien la méthodologie Agile Kanban, nous vous avons déjà tout expliqué ici. Un article complet porte aussi sur cette fonctionnalité dédiée, depuis notre dernière mise à jour. A savoir qu’elle est disponible dans toutes nos versions de l’outil de gestion de projet : en gratuit ou en Premium.
Il vous faut donc créer un nouveau projet, basculer en mode Kanban et définir votre process, selon l’utilisation de l’équipe ou du membre. Avec l’icône +, vous adaptez le tableau selon vos priorités et étapes. Vous pourrez gérer facilement votre activité, en créant des bulles (tâches) et des actions (sous-tâches). Rien de plus facile !
Il suffit ensuite de glisser-déposer les tâches d’une colonne à l’autre, en fonction de votre avancement, de vos réalisations ou des membres de l’équipe. Les tâches quotidiennes sont ainsi classées et suivies en temps réel.
Pourquoi gérer les tâches via les tableaux de bord ?
Parmi les meilleurs outils, la plateforme gestionnaire de tâches peut permettre d’intégrer des délais, d’attribuer aux membres et surtout de piloter facilement via des tableaux de bord. Ils ont pour rôle d’organiser les tâches (ou les projets) selon l’information souhaitée.
On peut ainsi regrouper les tâches pour un projet ou en méta-projet :
1/ par membre de l’équipe,
2/ par priorité
3/ par avancement
Cela permet d’améliorer la productivité et le traitement de l’information, avec une vision améliorée de l’activité globale. L’analyse des tâches et des enjeux par tableau de bord est un moyen propre aux outils de gestion de projet de dernière génération.
Ils donnent ainsi la possibilité d’accomplir plus rapidement et facilement la gestion des tâches ; par leur suivi synthétisé, leurs listes thématiques et des fonctionnalités dédiées aux objectifs du manager.
Plus de productivité, un gain de temps, les informations principales autour des tâches ou des équipes, c’est tout l’intérêt de travailler avec un logiciel de gestion de projet et ses tableaux de bord.
La gestion des tâches en multi-projet dans notre logiciel ?
La version gratuite de Bubble Plan ne permet pas de créer plusieurs projets. Mais les versions Premium de la plateforme donnent plusieurs possibilités de collaboration multi-projet.
La Gestion des actions propose notamment de travailler en regroupant les tâches par utilisateur ou par projet (et même par équipe, en version BUSINESS). Le suivi des tâches se fait donc par liste, avec une information claire, en temps réel.
La mise à jour peut se faire sur les dates, les utilisateurs, la gestion du temps (pour ceux qui suivent également la charge de travail). Les tâches pour les équipes peuvent également y être attribuer ; ce qui est pratique, quand on affecte en principal les sous-tâches en délai et en équipe avant de réaliser l’organisation par utilisateur.
D’autres vues multi-projet organisent les tâches en calendrier, en liste personnelle (l’écran d’accueil de Bubble Plan pour vous faciliter l’utilisation) ou avec les filtres, la possibilité de voir l’activité sous d’autres aspects.
Le suivi de tâches profite aussi des dashboards Suivi d’avancement et Planning des Intervenants.
Le premier donne une information sur l’avancement des tâches du projet en fonction des dates, délais et réalisations. Les échéances sont donc au coeur du système.
Alors que le second met la priorité sur les ressources, les intervenants et le timing. De manière simple, il permet une visualisation en diagramme de Gantt ou en Kanban, selon le besoin. Dans ce dernier, le suivi de tâches prend en compte tant leur réalisation que leur étape, au sein de l’entreprise.
Cette approche multi-projet fait de Bubble Plan, un logiciel de gestion de tâches accompli, pour les équipes, parmi les meilleurs et plus complets. Une distinction parmi les plateformes SaaS françaises, adaptées au suivi de tâches.
Pourquoi préférer une des versions Premium pour un gestionnaire de tâches plus complet ?
Nous avons vu tout d’abord qu’en Premiun, contrairement au gratuit, les projets sont illimités. C’est un avantage principal, avec l’analyse facilitée par les dashboards.
Si vous souhaitez accomplir votre suivi de tâches avec finesse et efficacité, les fonctionnalités et possibilités seront également bien plus grandes, en devenant client.
Il est ainsi possible de :
- définir toute ressource attribuée aux tâches,
- travailler avec la charge, par équipe ou utilisateur,
- réaliser des modèles pour aller plus vite,
- ajouter des paramètrages et options,
- proposer des vues personnalisées,
- et bien d’autres avantages pour la gestion de tâches…
Au final, donc plusieurs méthodes sont possibles, plusieurs outils et plateformes également. Mais c’est l’application de ces 4 conseils qui vous permettront d’optimiser votre quotidien. Il est donc facile d’ adapter votre fonctionnement ; d’autant que ces astuces sont également un avantage, pour la gestion du temps, le travail en équipe et un suivi des tâches efficace.
Simple à réaliser pour chaque utilisateur, cette étape est donc assez importante pour passer en priorité dans votre liste de tâches : qu’elle soit ensuite transposée ou non dans un logiciel de gestion de tâches ou sur des post-it !
Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !
