La gestion des tâches est un sujet qui revient sur le tapis à chaque début d’année (en janvier et en septembre, donc), ou encore lors d’une prise de poste. Elle s’articule autour de la définition de nouvelles résolutions, mais surtout de nouveaux objectifs, et s’applique à tous les acteurs d’un projet, des responsables (chefs de projet) aux exécutants.
Comment vous organiser pour mieux gérer votre temps au quotidien ? Comment lâcher prise ? Quels outils utiliser pour vous aider à améliorer les flux sans vous ajouter une brique de gestion supplémentaire ? Quelle approche adopter pour optimiser le management d’équipe et collaborer de manière fluide au sein de l’entreprise ? Découvrez nos conseils et les bonnes pratiques à adopter pour gérer vos tâches avec panache.
Qu’entend-on par la gestion des tâches ?
La gestion des tâches consiste à superviser et à optimiser l’ensemble du parcours d’une tâche, depuis sa création jusqu’à sa réalisation complète. Cette approche vise à maximiser l’efficacité opérationnelle en favorisant une meilleure communication, une prise de décision éclairée et une utilisation optimale des ressources tout au long du projet.
Conseil #1 : veillez à organiser vos tâches
Organiser vos tâches et les classer est essentiel, plutôt que de vous lancer tête baissée dans leur exécution. Au-delà du succès de vos opérations, cette première étape vise à anticiper les aléas, de manière à respecter les échéances fixées.
Comment faire ?
- Dressez la liste de toutes vos tâches.
- Triez vos tâches par ordre d’importance.
- Ajoutez les échéances connues.
- Planifiez vos tâches, idéalement dans un calendrier ou en utilisant un Kanban.
Notre astuce : attribuez un degré d’urgence à chacune de vos tâches (urgentes, importantes et secondaires). Certaines sont par ailleurs interdépendantes et nécessitent donc d’être réalisées en priorité afin de permettre le traitement des suivantes. Cette analyse rapide vous permettra de visualiser et de vous diriger vers la solution la plus adaptée à votre mission et vos objectifs.
Vous pouvez par ailleurs consulter vos collègues pour obtenir leur point de vue avant de prioriser les missions qui les concernent, de près ou de loin. En les impliquant dans cette réflexion, vous favoriserez par ailleurs l’esprit d’équipe et la cohésion au sein de vos services.
Il existe aujourd’hui de nombreux outils et méthodes dédiés à la gestion des tâches en équipe. Parmi les plus connus : Trello et Microsoft Planner. Mais on retrouve également sur le marché des logiciels plus complets, qui proposent des fonctionnalités augmentées. C’est le cas des outils de gestion de projet développés par Bubble Plan.
Quoi qu’il en soit, identifier vos tâches et définir leur degré d’importance vous permettra de défricher le terrain pour y voir plus clair et estimer votre charge de travail le plus précisément possible. Vous pourrez ensuite planifier vos tâches tout en tenant compte de vos priorités.
Conseil #2 : une tâche à la fois !
Si vous faites partie de la team multitasking (ou multitâches), sans doute pensez-vous être plus productif en basculant d’une tâche à l’autre sans avoir terminé la précédente. Spoiler : en réalité, c’est tout l’inverse ! Le multitasking peut s’avérer contre-productif en grignotant votre attention et votre énergie, ce qui influe directement sur votre efficacité. Résultat : l’exécution de vos tâches est moins rapide et plus compliquée que prévu…
En effet, des études sur le multitasking ont démontré que notre cerveau ne peut traiter simultanément plusieurs tâches qui nécessitent un certain niveau de concentration. D’ailleurs, il faut environ 23 minutes pour vous concentrer de manière optimale sur votre tâche initiale.
Que faire dans ce contexte ? Vous concentrer sur une tâche, la commencer et vous assurer de l’avoir terminée avant de vous engager sur la suivante. Vous focaliserez ainsi toute votre attention sur celle-ci et réduirez tous ces moments de re-concentration induits par le multitasking.
En somme, passer au monotasking (ou travail en série) est loin d’être un aveu de faiblesse ! Cette approche, plus saine, vous rendra plus productif sans pour autant vous épuiser davantage. Votre cerveau s’en retrouvera moins sollicité et donc moins fatigué. Et ce, quel que soit le nombre de tâches. Car l’essentiel réside dans leur organisation et leur enchaînement.
Conseil #3 : apprenez à déléguer… et à refuser
Vos ressources sont précieuses. Il est donc important de les consacrer à des missions auxquelles vous êtes destiné, et pour lesquelles vous possédez des compétences. Qui plus est, accepter toutes les propositions et tout prendre à votre charge ne fera pas de vous un meilleur élément. Bien au contraire, cela ne fera que vous épuiser, vous stresser davantage et vous surcharger !
Tout comme la priorisation et le monotasking sont légitimes, l’heure est donc à la décomplexion et au travail en équipe. En déléguant à des personnes disponibles et tout aussi compétentes, vous créerez par ailleurs une atmosphère stimulante et valorisante.
En parallèle, il est également important d’oser dire non lorsque votre planning est déjà très chargé, ou lorsqu’une compétence vous manque pour mener à bien une mission. Vous pensez que cette opposition ne peut que vous desservir ?
Détrompez-vous ! Derrière ce lâcher prise, on reconnaîtra votre capacité à valoriser vos points forts et assumer vos faiblesses. Ainsi, vous préserverez la qualité de vos réalisations, de même que vous maintiendrez un certain équilibre dans la façon dont vous gérez votre temps et vos ressources.
Conseil #4 : aidez-vous d’un outil de planification et de conduite de projet
Avant dernier conseil, et pas des moindres : l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet. À l’ère du numérique, tout a été pensé pour faciliter votre quotidien, en centralisant notamment toutes les problématiques et tous les besoins sur un seul et même support.
Parmi les fonctionnalités phares de ce type d’outil :
- un gestionnaire de tâches intégré,
- une organisation à votre guise (Kanban, diagramme de Gantt, listing, planning, dashboard…),
- des calendriers participatifs et individuels,
- un mode collaboratif pour le travail en équipe et le tracking en temps réel.
Le marché compte aujourd’hui de nombreux outils et applications pour vous assister dans la création et l’observation de vos tâches. Trello, Notion et Todoist figurent parmi les plus connus… mais un logiciel de planification et de gestion de projet sera certainement plus complet et adapté à vos besoins les plus spécifiques.
Pourquoi ?
Tout simplement parce que toutes les fonctionnalités essentielles à la bonne exécution de vos missions vous seront servies sur un plateau d’argent, ou presque !
Conseil #5 : faites des pauses pour mieux rebondir
La gestion des tâches ne consiste pas juste à enchaîner les missions non stop. Pour maintenir un haut niveau d’efficacité et de concentration, il est essentiel de s’accorder des pauses régulières. Le cerveau humain a besoin de moments de récupération pour assimiler les informations et recharger les batteries. Sans ces pauses, la fatigue s’accumule, ce qui peut nuire à la qualité du travail et allonger inutilement le temps consacré à chaque tâche.
Prenez quelques minutes toutes les heures pour vous étirer, marcher un peu, ou juste respirer profondément. En intégrant des pauses dans votre planning, vous éviterez le surmenage et optimiserez la gestion de votre temps.
Les solutions de gestion, vos meilleures alliées
Si la productivité et le bon déroulement de vos tâches quotidiennes reposent sur une planification et une collaboration maximales, l’utilisation d’un logiciel hybride est toute indiquée. Ce type de solution a le mérite de fluidifier la gestion simultanée de vos projets et de vos tâches, sur un périmètre étendu. Elle permet non seulement de suivre leur évolution, mais également de piloter les membres de votre équipe.
Oubliez Trello, Microsoft Project, et autres, et optez pour une solution comme Bubble Plan, qui vous permet de gérer à la fois l’ensemble du projet et chaque tâche en détail. Le tout présenté en ligne, de manière ergonomique et transparente (gestion du timing, vue d’ensemble sur la charge de travail, etc.), pour vous permettre de piloter efficacement tous vos projets, quelle que soit votre approche managériale et exécutive.
Le petit plus : les meilleurs outils offrent même la possibilité d’un affichage en mode visuel pour une collaboration plus intuitive et ludique. C’est le cas notamment de notre outil de planification, qui propose un système efficace de check-list et de gestion des actions. Des fonctionnalités qui vous aideront à être plus organisé dans votre travail et à optimiser la gestion de vos tâches.
Pour résumer, une gestion de projet efficace repose avant tout sur une meilleure gestion de vos tâches. Une chaîne logique, vous vous permettra d’atteindre vos objectifs dans les délais impartis. On ne le répétera donc jamais assez, la formule secrète repose sur quatre piliers :
- Prioriser vos tâches,
- Vous prêter au monotasking,
- Décliner et déléguer,
- Vous équiper d’un outil capable de répondre à vos différents besoins.
Comment créer un tableau de suivi avec Bubble Plan ?
Bubble Plan propose plusieurs options pour gérer les tâches et les flux de travail. Celle que vous retiendrez dépendra à la fois de votre envie, de votre équipe et du support choisi (application web ou mobile) pour la conduite de vos projets.
Focus sur les modes d’affichage en gestion de projet
Trois options sont possibles pour l’affichage et l’organisation des tâches :
- Le mode Kanban,
- Le mode Planning,
- Le mode Tableau de bord.
Forte de son succès, la méthodologie agile Kanban fait l’objet d’une fonctionnalité dédiée sur Bubble Plan. Elle est d’ailleurs disponible dans toutes les versions de l’outil : gratuite ou Premium !
Comment ça marche ?
À la création d’un nouveau projet, il vous suffit de basculer en mode Kanban et de définir votre process, selon l’utilisation de l’équipe (ou du membre de celle-ci). L’icône + vous permet par ailleurs d’ajuster l’affichage pour un tri par ordre de priorité, et par étape. Vous pourrez par ailleurs créer des tâches (bulles) et des sous-tâches (actions), à faire glisser d’une colonne à l’autre en fonction de votre avancement. Des actions essentielles pour un classement et un suivi en temps réel de votre flux de travail !
Pourquoi gérer les tâches via les tableaux de bord ?
La plateforme gestionnaire de tâches figure parmi les meilleurs outils des chefs de projet. Et pour cause, elle permet d’intégrer des délais et d’effectuer des attributions, mais surtout, elle facilite le pilotage grâce à des tableaux de bord.
La fonction de ces tableaux de bord : organiser les actions selon l’information souhaitée, de manière à faciliter l’analyse des tâches et des enjeux. Vous pouvez ainsi choisir de regrouper les tâches par projet ou catégorie de projets et les trier selon leur attribution, leur niveau de priorité ou encore leur état d’avancement. En bout de chaîne, cet affichage permet de bénéficier de plusieurs atouts :
- un suivi synthétisé des tâches,
- un listing par thématiques,
- des fonctionnalités taillées en fonction des objectifs des managers.
Une vision améliorée de l’activité globale qui augmentera à la fois votre productivité et votre capacité de traitement de l’information. Et c’est tout l’intérêt de travailler avec un logiciel de gestion de projet et d’en exploiter les tableaux de bord !
La gestion des tâches en multi-projet dans Bubble Plan
Si la version gratuite de Bubble Plan ne permet de créer qu’un seul projet, sachez que les offres payantes vous ouvrent plusieurs possibilités de collaboration en mode multi-projet.
Le module de gestion des actions
Le module de gestion des actions propose notamment de regrouper les tâches par utilisateur, par projet (et même par équipe avec la version Business). De cette manière, le suivi des tâches se fait par liste, qui permet d’accéder à une information claire et en temps réel.
La mise à jour peut s’effectuer en modifiant les dates, les utilisateurs et la gestion du temps, notamment pour ceux qui suivent la charge de travail. Il est également possible d’assigner des tâches aux équipes, ce qui est pratique lorsque l’on attribue initialement les sous-tâches en termes de délai et d’équipe avant d’organiser le tout par utilisateur.
Le mode multi-projet
L’affichage en mode multi-projet permet quant à lui de visualiser les tâches sous forme de calendrier ou de liste personnelle. Il est également possible, via ce mode, d’activer des filtres pour une vue plus sélective.
À cette fonctionnalité se greffent également des dashboards dédiés au suivi d’avancement et au planning des intervenants.
Le suivi d’avancement
Animé par les échéances, le suivi d’avancement permet, comme son nom l’indique, de consulter l’évolution des tâches du projet en fonction des dates, des délais et des réalisations. Quant au planning des intervenants, il place la priorité sur les ressources, les intervenants et le timing. Le planning permet aussi de visualiser les tâches et les services concernés en mode diagramme de Gantt ou Kanban, selon le besoin.
Cette approche multi-projet fait de Bubble Plan, un logiciel de gestion de tâches complet pour les équipes. C’est d’ailleurs ce qui permet de distinguer l’outil sur le marché des plateformes SaaS françaises dédiées à la gestion des tâches.
Pourquoi préférer une version Premium pour un gestionnaire de tâches plus complet ?
Une version Premium permet de dérouler un nombre illimité de projets et facilite leur analyse grâce à des dashboards distincts. Concrètement, elle bénéficie de fonctionnalités augmentées, qui vous permettront d’affiner et de booster l’efficacité de votre gestion. Et ce, à plusieurs niveaux :
- Définition des ressources attribuée aux tâches,
- Travail par assignation, par équipe ou utilisateur,
- Conception de modèles pour aller plus vite,
- Ajout de paramètres et options,
- Affichage en mode personnalisé, etc.
Il existe au final de nombreuses plateformes et de nombreux outils, pour répondre à tous les usages et toutes les méthodes de gestion des tâches. Avant tout, c’est l’application de nos 5 conseils phares qui vous permettra d’optimiser votre quotidien. Il ne vous reste donc plus qu’à ajuster votre mode de fonctionnement et à prioriser vos tâches. Et ce, quel que soit le support pour lequel vous opterez : un logiciel de gestion de tâches ou des post-it !
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