3 trucs et astuces à faire – ou surtout pas – en gestion de projet

Malgré tous nos efforts et toute l’expertise apportée par notre blog, il est fréquent que l’on dépasse les délais, le budget, dans le cadre du pilotage de projet. Voici 3 astuces importantes pour réussir à chaque coup vos actions projet et tenir vos objectifs.

Un top 3, ou plutôt un top 6 ; là où il y a des choses à faire absolument pour manager ses projets, il y en a tout autant à éviter à tout prix.

 3 choses à vraiment éviter dans un projet

Se contraindre à la méthode choisie – ASTUCE 1

Il existe de nombreuses méthodes de planification et de pilotage projet. De Scrum à Agile, en passant par PRINCE, nous en avons déjà parlé plus en détail ici.

Si trouver la bonne orientation est important, il l’est encore plus de bien comprendre celle de ne pas être figé dans cette méthode. Il s’agit là essentiellement d’un guide, qui a pour but de donner une approche adaptée.

Mais sans que cela n’empêche de prendre en considération le contexte, l’équipe, l’environnement, la complexité du projet.

Un outil projet ne doit pas être simplement appliqué ; mais être modelé à la réalité pour une planification projet efficace et pertinente.

Veillez donc à savoir ouvrir les œillères de la méthode choisie !

Ne pas communiquer – ASTUCE 2

L’un des principaux écueils dans un projet est l’absence de communication. Il faut donc communiquer suffisamment et à bon escient.

Une bonne communication passe par une vraie structuration du process, de l’échange d’informations et bien sûr, l’engagement réel de chaque membre du projet.

Multiplier les réunions, les emails, … ne sert à rien si ce n’est pas au profit du collectif.

Par ailleurs, il s’agit de communiquer les bonnes choses aux bonnes personnes ; tout en donnant une vision globale du projet à toute l’équipe, voire aux tiers externes. Mais il faut aussi savoir simplement garder tout le monde dans le process projet.

Cela passe même par informer, qu’il n’y a pas vraiment d’avancées, de nouveau. Le silence est souvent un motif de laisser-aller et de désengagement de l’esprit projet.

C’est donc fortement nuisible à l’ensemble du travail collaboratif entrepris !

Pour améliorer fortement votre communication projet, un outil RSE peut être très utile, comme Slack ou un outil de gestion de projet embarquant déjà cet aspect.

Oublier le rétrocontrôle (Feedback) – ASTUCE 3

Le chef de projet est bien souvent le chef d’orchestre des actions à mener, de l’atteinte des objectifs et du pilotage de l’équipe ; implication incluse.

Dans le même sens que la communication, le partage d’informations est capital et souvent minimisé.

Chacun ayant sa propre vision de l’importance d’une info. Pourtant, le chef de projet devrait en être seul juge, afin de distiller au besoin et de composer avec une vision claire et concrète du projet.

Il est donc plus qu’important de remonter les informations ; mais aussi pour le manager projet, de savoir en faire redescendre. Cela permet entre autre :

• de garder l’équipe consciente et impliquée,
• mais aussi, de faire monter en compétences les collaborateurs,
• ou de motiver la team projet,
• et pourquoi pas de prendre conscience des problèmes pour y apporter des solutions.

Cela renforce bien évidemment tout le process de communication au sein de l’équipe projet !

3 trucs efficaces pour bien réussir son projet

Suivre un vrai process projet – ASTUCE 4

On peut recenser 5 phases porteuses durant un projet, qui sont conditionnées également par l’équipe et son engagement de tout instant.
Il est important de bien les définir et de les mettre en place au mieux.

Initiation du projet → Planification (si cela peut être visuel avec un bon outil, c’est préférable) → Exécution → Contrôle → Clôture

Chacune implique des actions, qui doivent être définies, orientées, suivies, organisées entre elles…

Et autour de ce process, tous les principes évoqués ici, comme la communication, l’implication de l’équipe projet, la précision. Il faut donc un planning parfaitement établi pour chaque phase, avec ses jalons, ses acteurs, ses répercutions….

Composer et engager la meilleure équipe – ASTUCE 5

Si le fait d’être disponible pour le projet est un critère important, il est bien souvent encore plus crucial d’avoir les bonnes ressources en fonction du projet. Cela passe par l’analyse précise des compétences et enjeux.

Mais aussi des personnalités, des synergies possibles dans le groupe projet. Réussir un projet, c’est un peu comme un Tétris ! Il ne s’agit pas que d’avoir les pièces, il faut qu’elles s’imbriquent ensemble et arrivent au bon moment.

Il peut donc parfois être pertinent de jouer sur le timing du projet si l’on en a la possibilité, afin de prétendre à la meilleure équipe possible.

Le projet se base plus sur de l’humain que sur des compétences, les notions d’engagement, d’émulation, d’affinité sont donc au cœur des préoccupations pour le succès du projet à lancer.

Il faut donc que vos compétences rejoignent le côté humain pour vous assurer d’une bonne dynamique et de limiter les interférences possibles.

Et à la tête de cette équipe, le bon chef de projet n’aura aucun mal à atteindre vos objectifs.

Bien maîtriser l’ensemble des besoins – ASTUCE 6

On se limite bien souvent lors de la planification, aux grandes lignes et aux attentes principales du projet.

Pourtant cette restriction volontaire peut faire passer à côté de nombreux éléments importants pour le succès dans les temps du projet.

Pour cela, il faut donc prendre soin d’aller au delà des premières idées, de bien creuser le sujet, pour aller à la recherche des détails qui pourront se révéler essentiels plus tard dans le pilotage projet.

Pouvoir anticiper et pivoter est une nécessité absolue dans un process projet et la collecte, comme la compréhension, de l’ensemble des besoins internes et externes sont autant d’étapes vers la réussite vraie.

C’est maintenant à vous de jouer ! Certains font déjà tout cela, de manière consciente ; pour d’autres chefs de projet, c’est l’occasion de prendre conscience des manques, des ajustements ou tout simplement de se doter des bonnes pratiques.

Sans oublier que tout projet réussi passe également par l’utilisation des bons outils et accessoires.

Parmi lesquels celui de planification et de suivi de la productivité. Alors pourquoi ne pas découvrir un outil simple, complet et visuel de gestion de projet, qui réponde pleinement aux astuces évoquées ??

Bubble Plan en est un qui mérite d’être évoqué ici !

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