Organiser son travail avant le départ en vacances

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photo planification voyage

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’été est synonyme de vacances, soleil, détente et repos ; mais nombreux sont ceux qui n’en profitent pas assez, et sont stressés durant celles-ci. Et pour cause : une mauvaise organisation en amont ; et forcément on cogite pendant notre absence.

Organiser son travail avant le départ en vacances est donc un moment important ; que ce soit pour :
-> planifier le fonctionnement durant l’absence,
-> finaliser tous ses dossiers et urgences avant de faire ses valises,
-> orchestrer le retour ; où peut être tous les collaborateurs ne seront pas synchrones (on ne part pas tous en même temps en congés) !

C’est pourquoi une fois cela fait, vous pourrez partir l’esprit léger et profiter à fond de ces jours de repos. Ici, nous allons vous donner quelques conseils qui vous permettront de préparer, au mieux, votre départ et votre retour de congés.

PRIORISEZ VOTRE TRAVAIL

Il n’y a rien de plus stressant que de penser, à un projet important laissé en suspens, tout le long de vos vacances. Afin que cela ne se produise pas, pensez à lister tous les projets importants, les urgences et les tâches à faire ; et essayez de les terminer avant votre départ.

C’est aussi important pour que vos collègues puissent avoir une idée précise de ce qui est urgent et ce qu’il l’est moins. En faisant cela, vous y verrez déjà un peu plus clair et vous appréhenderez beaucoup moins votre retour de vacances.

planification des tâches déléguées

DÉLÉGUEZ VOS TÂCHES

Un point essentiel pour bien s’organiser avant son départ, est d’informer ses collègues sur votre travail. Pour cela, réunissez-vous et faites le point avec eux ; si la réunion se fait à distance, pourquoi ne pas en profiter pour utiliser un outil de cadrage.

Cette réunion vous permettra d’abord de leur communiquer votre avancée sur les projets. Ensuite, de leur déléguer certaines missions, pour qu’ils puissent prendre le relai pendant votre absence. Réunissez tout cela dans un document, pourquoi pas avec l’aide d’un outil de gestion de projet, pour bien sûr centraliser toutes ces informations. Mais surtout dans le but d’avoir une trace de l’avancement de vos projets, fait par vos collègues. Enfin, n’oubliez pas de prévenir vos clients par mail, avec qui vous avez des projets en cours, que vous serez remplacé pendant vos congés.

INFORMEZ VOS INTERLOCUTEURS

Quand vous êtes en vacances, tout le monde ne l’est pas forcément au même moment. Alors, anticiper votre absence pour ne pas être dérangé pendant celles-ci, est préférable.

Pour cela, informez tout votre entourage professionnel de votre absence. Commencez par préciser vos jours de congés, à vos collègues. Ensuite, programmez un mail automatique précisant que vous n’êtes pas disponible pendant x jours (toutes les bonnes boites mail le proposent de manière simple).

N’oubliez pas d’y glisser des informations sur les contacts à joindre en cas d’urgence ; on ne sait jamais. N’oubliez pas non plus d’activer votre messagerie vocale.

Ça y est, vous êtes prêt à partir !

pile de documents

PRÉPAREZ VOTRE RETOUR

Afin de ne pas être démoralisé à la vue de votre bureau à votre retour, faites le grand ménage. Que ce soit sur votre espace de travail ou sur votre ordinateur. Prenez une petite heure avant votre départ et commencez par trier tout ce qui se trouve sur votre bureau. Cela passe par mettre à la poubelle tout ce qui ne sert plus (vous savez tous les post-it accumulés, les cartes de visite inutiles, …).

Puis par le tri de vos documents et papiers (même si pour des raisons responsables, il faut dans l’absolu, les limiter au maximum), que vous classerez et rangerez convenablement.

Enfin, pensez à organiser et trier les dossiers dans votre ordinateur, souvent mal classés ou plus du tout à jour. En général, le bureau devient vite un territoire confus…

En faisant ce tri, vous n’aurez aucune surprise, par exemple d’avoir laissé traîner un dossier ; de ne plus retrouver le document X, …
De plus, à votre retour, vous serez ravi de retrouver un espace de travail tout propre ; et ne regretterez pas de l’avoir fait avant.

Cette logique pour rester organiser dans son travail, peut s’appliquer en général à un rythme régulier ; sans même attendre les congés.

L'image montre des tongs sur le sable

DÉCONNECTEZ-VOUS ET PROFITEZ

Avec la possibilité d’accéder à une connexion internet peu importe où l’on se trouve, il en devient difficile de décrocher de son travail. Beaucoup ont  qui plus est, la réception de leurs mails sur leur smartphone….

On vous rassure, vous êtes loin d’être les seuls, puisque d’après une étude de Qapa, 67% des Français n’y arrivent pas non plus. Pour remédier à cela, imposez-vous quelques règles. Parmi ces règles, prenez la décision de laisser votre ordinateur, si cela est possible.

Ensuite, pensez à désactiver les notifications de votre application mail, afin de ne pas céder à la tentation de les consulter. Parce que vous les avez attendues et bien méritées, vos vacances sont des moments qu’il faut savoir apprécier et savourer.

Et cette bouffée d’énergie et de ressourcement vous sera bien utile pour les longues semaines de reprise.

Si vous ne pouvez pas faire autrement, privilégiez un moment unique et réduit en temps pour consulter vos mails et messages professionnels ; et traiter si besoin les urgences et cas critiques.

V

ous aurez compris qu’organiser son travail avant de partir en congés estivales est préférable, pour ne pas avoir à se retrouver inonder à son retour.

Et aujourd’hui, toute cette organisation est facilitée avec les outils digitaux à notre disposition, tels que les outils de gestion projet, les logiciels de planification ou encore les GED (Gestion Electronique des Documents).

S’organiser n’aura jamais été aussi simple grâce à eux, d’où l’intérêt d’utiliser un outil de pilotage intuitif et visuel.

Pour ne plus avoir à stresser tout l’été, de votre départ et retour de congés estivaux, choisissez un outil collaboratif qui vous correspond.

Pourquoi pas un outil collaboratif comme Bubble Plan, qui vous offre une approche facile, visuelle et rapide pour l’organisation de tous vos projets ; vous permettant de rester organisé tout au long de l’année.

Grâce à ces conseils, vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire, avant de sauter dans l’avion ou de marcher pieds nus dans le sable.

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