La matrice RACI, dont l’acronyme provient de l’anglais pour Responsible, Accountable, Consulted, et Informed, est un outil clair et simple à utiliser dans la gestion de projet. Elle permet de définir de manière claire les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe de manière précise.
Par exemple, le Responsible » est responsable de la réalisation de la tâche. L’« Accountable » est le responsable final de l’action, tandis que le « Consulted » est celui qu’il faut consulter avant d’agir. Enfin, on doit tenir au courant l’« Informed » des développements.
Cette méthode est particulièrement utile dans les projets complexes où de nombreux acteurs interviennent. Elle apporte de la clarté et de la structure à la gestion des rôles et des responsabilités. Ce qui contribue à une meilleure organisation du travail et à une réalisation efficace des tâches.
Lorsque vous mettez en place un projet, il est important de bien l’organiser. Et ce, en mettant à plat les tâches que chaque collaborateur aura à effectuer.
Ici, nous verrons comment fonctionne cet outil et comment la mettre en place !
SOMMAIRE
Qu’est-ce que la matrice RACI, le tableau qui améliore vos processus ?
Lors de vos projets, il peut arriver que vous vous demandiez qui est en charge de telle ou telle activité. Avec la méthode RACI, que ce soit au cours du projet ou de leur mise en place, fini ce genre de problème !
Mais alors qu’est-ce que c’est ?
Très pratique lorsque vous faites face à des projets complexes. Cet outil vous permettra de faciliter la coordination et l’organisation de vos projets.
La matrice RACI permet d’identifier :
- les membres actifs du projet et les tâches qui leur ont été délégués,
- le décideur/chef de projet,
- les collaborateurs pouvant être sollicités pour apporter des conseils,
- les personnes à informer de l’avancée des phases du projet.
Ce dispositif peut aussi avoir un rôle plus opérationnel et pratique ; qui permettra d’identifier les rôles des acteurs dans un processus ou une activité. Et donc de conclure des activités n’ayant pas de responsable.
Réel outil de management simple, il permet de répartir les fonctions et les responsabilités entre les différents acteurs d’un projet ou d’une activité.
Ce dispositif de management de projet qui clarifie les rôles et les attributions au sein d’une équipe. Elle est particulièrement utile dans les projets compliqués où il est essentiel de définir qui fait quoi. Cette méthode permet d’éviter les confusions et les lacunes dans la répartition des tâches.
Ce dispositif est simple à utiliser et permet de définir clairement qui détient l’autorité sur chaque action. Mais également qui est responsable de sa réalisation et qui l’on doit consulter ou informer. Il facilite également la gestion des responsabilités au sein de l’équipe, contribuant ainsi à une meilleure organisation des projets, en particulier dans les cas complexes.
En résumé, la méthode RACI est un dispositif essentiel pour déterminer les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe dans la réalisation d’une tâche ou d’un projet, ce qui favorise une gestion de projet plus efficace et plus claire.
Comment faire la matrice RACI pour assurer le bon avancement des tâches, favoriser la prise de décision et le reporting ?
La matrice se construit sous la forme d’un tableau qui est composé :
- de lignes : pour représenter les activités, c’est-à-dire les tâches, actions et événements à réaliser,
- de colonnes : pour représenter les intervenants.
En voici un exemple plus concret et visuel :
En amont, il faut bien évidemment identifier les collaborateurs qui auront un rôle à jouer. Ainsi que toutes les activités et tâches à réaliser, pour le bon déroulement du projet.
Au croisement de chaque ligne, il faut renseigner les rôles et responsabilités de chaque acteur, en fonction des activités en utilisant les lettres de l’acronyme RACI. Un acronyme dans lequel chaque lettre correspond à un rôle :
🆁 – Responsible : Personnes qui ont été nommées comme responsable de tâche à réaliser. Ils sont sous l’autorité d’un A qui a un rôle d’approbateur.
🅰 – Accountable : Personnes qui valident et approuvent la réalisation des tâches. Ces personnes ont une autorité sur les R, personnes en charge de la réalisation des tâches.
🅲 – Consulted : Ils représentent les personnes à consulter en cas de besoins, ces personnes détiennent des compétences et ont un rôle de conseil.
🅸 – Informed : Ils n’exercent pas de rôle direct dans le projet mais peuvent être affectés par celui-ci. C’est pourquoi il est nécessaire de les informer de l’évolution de la situation.
Attention toutefois, des variantes de cette matrice existent. En effet, si vous utilisez la matrice en anglais ou en français, il faut rester vigilant et bien déterminer la signification de chaque lettre, afin de ne pas biaiser l’organisation.
Prenons un exemple concret : dans le cas d’un projet informatique, le chef de projet pourrait être « Accountable » pour l’ensemble du projet, tandis que les développeurs seraient « Responsible » pour la réalisation des codes.
Le service client serait « Consulted » pour fournir des informations sur les besoins des utilisateurs, et la direction générale serait « Informed » des étapes importantes du projet.
Comment mettre en place la méthode RACI ?
Pour mettre en place la méthode RACI, commencez par déterminer les différentes tâches nécessaires à la réalisation de votre projet.
Ensuite, attribuez un rôle à chaque tâche en utilisant le tableau RACI. Par exemple, le chef de projet peut être « Accountable » pour l’ensemble du projet, tandis que les membres de l’équipe peuvent être responsables (« Responsible ») de leurs propres tâches.
Vous pouvez désigner les parties prenantes externes comme « Consulted » ou « Informed » en fonction de leur niveau d’implication.
Les règles à connaître pour créer sa matrice RACI
Maintenant que vous savez tout de ce dispositif et de la façon dont il se construit, il ne me reste plus qu’à vous donner quelques tips afin que celle-ci soit la plus cohérente possible.
Pour créer une matrice RACI cohérente dans le management de projet, il est essentiel de respecter ces règles fondamentales qui garantissent une répartition claire des rôles et des responsabilités. Voici quelques conseils pratiques pour tirer le meilleur parti de cette méthode :
- Assigner au moins un Responsable (R) : Chaque activité ou tâche doit avoir au moins un individu désigné comme responsable. Ce responsable est chargé de réaliser la tâche et d’en assumer la responsabilité principale.
- Combiner les rôles de Réalisateur (R) et d’Approbateur (A) : Dans certains cas, un même acteur peut être à la fois réalisateur et approbateur d’une activité. Cela signifie qu’il effectue la tâche et qu’il a également l’autorité nécessaire pour l’approuver.
- Un seul Approbateur par activité (A) : Chaque activité ne peut avoir qu’un seul approbateur. C’est cet individu qui a le pouvoir de prendre la décision finale concernant l’activité. Les acteurs consultés (C) n’ont pas leur mot à dire en ce qui concerne l’approbation.
- Les acteurs Informés (I) doivent être informés : Les acteurs informés sont inclus parce qu’ils sont impactés par l’activité, même s’ils n’ont pas de rôle actif dans sa réalisation. Il est essentiel de leur fournir les informations nécessaires pour qu’ils comprennent les implications de l’activité sur le projet.
En suivant ces règles, cet outil de gestion de projet devient efficient et permet de définir avec précision qui fait quoi. Mais surtout qui est responsable de chaque action. Cela contribue à maintenir la clarté des rôles et des responsabilités au sein de l’équipe et à éviter les malentendus, en particulier dans les projets complexes.
Dans l’exemple d’un projet informatique, le chef de projet pourrait être à la fois « Réalisateur » de certaines tâches techniques et « Approbateur » des décisions stratégiques. Les développeurs pourraient être « Responsables » de la réalisation du code. Tandis que les membres du service client sont les collaborateurs « Informés » des étapes clés du projet.
En résumé, la matrice RACI est un dispositif précieux pour définir clairement les rôles et les responsabilités dans un projet. Ce qui permet ainsi d’assurer une gestion efficace et une répartition transparente des tâches au sein de l’équipe.
🚀 Envie d’aller encore plus loin ?
La matrice RACI balaye un aspect important de la gestion de projet. En effet après avoir défini les responsables de chaque tâche, il faut penser à aller un peu plus loin.
Nous le savons, chaque tâche à une durée et ce modèle ne couvre pas cet aspect.
C’est pourquoi, il serait intéressant, après avoir mis à plat les tâches, de faire le lien entre la matrice RACI et le diagramme de GANTT. Afin de pouvoir fixer une durée et une deadline à chaque tâche et avoir une idée quantitative de la charge de travail par collaborateur.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour construire votre modèle et ainsi mieux gérer l’organisation de vos initiative. Une fois que vous avez défini les responsabilités de chaque acteur avec la matrice RACI, il est temps d’aller plus loin dans votre management.
Ce modèle, bien que cruciale pour attribuer des fonctions, ne couvre pas la durée des tâches ni les délais associés. Pour combler cette lacune, vous pouvez associer la matrice RACI à un diagramme de GANTT.
Le diagramme de GANTT est un outil visuel. Il vous permet de planifier le calendrier de votre initiative en détaillant la durée de chaque tâche. En l’intégrant la matrice RACI, vous pourrez non seulement attribuer des responsabilités. Mais aussi fixer des délais spécifiques et avoir une vision quantitative de la charge de travail par collaborateur.
Cela vous permettra de mieux gérer l’organisation de vos projets. Et ce, tout en tenant compte à la fois des responsabilités et des échéances. Vous saurez ainsi qui est responsable de chaque tâche… Combien de temps elle prendra et quand elle doit être terminée.
En utilisant ces deux outils en tandem, vous pourrez assurer une gestion de projet plus complète et efficace. Cela vous aidera à éviter les retards et à garder une vue d’ensemble de l’avancement du projet. Mais également à satisfaire les parties prenantes en respectant les délais fixés.
En complément, il existe aussi des outils dédiés à la gestion de projet. Tel que Bubble Plan qui vous permettent de gérer le plan de charge de vos collaborateurs. Et ainsi avoir une vision globale des tâches déléguées et gagner du temps.
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