L
orsque vous mettez en place un projet il est important de bien l’organiser en mettant à plat les tâches que chaque collaborateur aura à effectuer. La matrice RACI, qui vient de l’anglais pour responsible, accountable, consulted et informed, est un tableau qui permet de définir de manière claire les rôles et les responsabilités de chaque acteur présent dans le projet.
Voyons à présent comment fonctionne cette matrice et comment la mettre en place !
QU’EST-CE-QUE LA MATRICE RACI ?
Lors de vos projets, il peut arriver que vous vous demandiez qui est en charge de telle ou telle activité. Avec la méthode RACI, que ce soit au cours du projet ou de leur mise en place, fini ce genre de problème !
Mais alors qu’est-ce que cette matrice ?
Très pratique lorsque vous faites face à des projets complexes. Cet outil vous permettra de faciliter la coordination et l’organisation de vos projets.
La matrice RACI permet d’identifier :
– les membres actifs du projet et les tâches qui leur ont été délégués,
– le décideur/chef de projet,
– les collaborateurs pouvant être sollicités pour apporter des conseils,
– les personnes à informer de l’avancée des phases du projet.
Cette matrice peut aussi avoir un rôle plus opérationnel et pratique ; qui permettra d’identifier les rôles des acteurs dans un process ou une activité. Et donc de conclure des activités n’ayant pas de responsable.
Réel outil de management simple, il permet de répartir les fonctions et les responsabilités entre les différents acteurs d’un projet ou d’une activité.
COMMENT CONSTRUIRE LA MATRICE RACI ?
La matrice se construit sous la forme d’un tableau qui est composé :
– de lignes : pour représenter les activités, c’est-à-dire les tâches, actions et événements à réaliser,
– de colonnes : pour représenter les intervenants.
En amont, il faut bien évidemment identifier les collaborateurs qui auront un rôle à jouer. Ainsi que toutes les activités et tâches qui devront être réalisées, pour le bon déroulement du projet.
Au croisement de chaque ligne, il faut renseigner les rôles et responsabilités de chaque acteur, en fonction des activités en utilisant les lettres de l’acronyme RACI. Un acronyme dans lequel chaque lettre correspond à un rôle :
R – Responsible : Personnes qui ont été nommées comme responsable de tâche à réaliser. Ils sont sous l’autorité d’un A qui a un rôle d’approbateur.
A – Accountable : Personnes qui valident et approuvent la réalisation des tâches. Ces personnes ont une autorité sur les R, personnes en charge de la réalisation des tâches.
C – Consulted : Ils représentent les personnes à consulter en cas de besoins, ces personnes détiennent des compétences et ont un rôle de conseil.
I – Informed : Ils n’exercent pas de rôle direct dans le projet mais peuvent être affectés par celui-ci. C’est pourquoi il est nécessaire de les informer de l’évolution de la situation.
Attention toutefois, des variantes de cette matrice existent. En effet, si vous utilisez la matrice en anglais ou en français, il faut rester vigilant et bien déterminer la signification de chaque lettre, afin de ne pas biaiser l’organisation.
LES RÉGLES À CONNAÎTRE
Maintenant que vous savez tout de cette matrice et de la façon dont elle est construite ; il ne me reste plus qu’à vous donner quelques tips afin que celle-ci soit la plus cohérente possible.
Il existe en effet quelques règles à connaitre :
– Chaque activité doit comporter au moins un responsable (R : Responsible)
– Un acteur peut simultanément être réalisateur (R : Réalise) et approbateur (A : Approuve) d’une activité.
– Il ne peut y avoir qu’un seul approbateur (A : Approuve) par activité
– Seul l’approbateur (A : Approuve) décide, les acteurs consultés (C : Consultés) n’ont pas leur mot à dire concernant les activités qu’on leur a déléguées.
– Les acteurs informés (I : Informés) doivent être informés car ils sont impactés par l’activité.
ENVIE D’ALLER ENCORE PLUS LOIN ?
La matrice RACI balaye un aspect important de la gestion de projet. En effet après avoir défini les responsables de chaque tâche, il faut penser à aller un peu plus loin.
Nous le savons, chaque tâche à une durée et cette matrice ne couvre pas cet aspect.
C’est pourquoi, il serait intéressant, après avoir mis à plat les tâches, de faire le lien entre la matrice RACI et le diagramme de GANTT. Afin de pouvoir fixer une durée et une deadline à chaque tâche et avoir une idée quantitative de la charge de travail par collaborateur.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour construire votre matrice et ainsi mieux gérer l’organisation de vos projets. En complément de celle-ci, il existe aussi des outils dédiés à la gestion de projet tel que Bubble Plan qui vous permettent de gérer le plan de charge de vos collaborateurs et ainsi avoir une vision globale des tâches déléguées.
Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !
