Souvent appréciée par les chefs de projet car très structurante, l’approche WBS (Work Breakdown Structure) fait partie des classiques en matière de pilotage. Le principe : structurer les tâches d’un sujet et les décomposer progressivement de manière à se diriger vers des éléments finaux. Cette méthode est d’ailleurs représentative de l’approche de Bubble Plan, qui privilégie le traitement spécifique des actions (et donc le fait de diviser les tâches).
Tout comme pour le diagramme de Gantt, nous avons fait le choix d’une représentation spécifique pour notre outil de gestion. Accentuer le côté visuel au-delà des standards de la méthode, tout en gardant un niveau de détail important, particulièrement pertinent pour les projets complexes.
Que faut-il en retenir ? Comment l’appréhender ? Quelles sont les bonnes pratiques pour réussir à diviser un projet grâce à la méthode WBS ? Voici de quoi éclairer la lanterne des chefs de projet.
Qu’est-ce qu’une WBS en management de projet ?
Également nommée OTP (Organigramme des Tâches du Projet) ou SDP (Structure de Découpage Projet), la structure WBS propose une vision claire et précise du déroulement de la mission et, bien sûr, des priorités et urgences.
Souvent représentée sous forme d’explorateur, d’organigramme ou même de mindmap, cette approche du management de projet affiche une présentation visuelle avec un niveau de détail particulièrement soigné. Cette hiérarchisation permet de porter un regard sur chaque étape et sur les tâches complètes, à condition d’en prendre toute la mesure et d’en maîtriser tous les aspects.
Mais pour une bonne exécution, cette approche descendante nécessite de connaître précisément le contenu de chaque niveau – de la racine, ou le niveau supérieur, au global des sous-tâches (niveaux inférieurs, ou lots de travail). Un défi pour les managers moins aguerris, ou pour les équipes qui souhaitent se concentrer progressivement sur l’avancement des tâches.
WBS, le fil conducteur de votre projet
Si vous avez déjà prêté attention à la structure des explorateurs de fichiers, la compréhension de la méthode WBS peut vous être facile. Pour faire simple, il faut voir cet organigramme des tâches du projet comme un fil conducteur.
Vous pouvez construire une WBS articulée par phases de projet ou par livrables. Et si l’angle de décomposition des sous-tâches peut varier selon les besoins, la finalité reste la même pour tous.
La structure par phases de projet
Organiser un WBS de projet par phases, c’est le décomposer par étapes avec des objectifs spécifiques et des livrables définis. Cette liste facilite la planification et l’exécution des tâches en permettant une gestion plus précise des ressources, du temps et des délais.
Chaque phase peut par ailleurs être divisée en tâches plus détaillées, créant ainsi une hiérarchie descendante qui aide à visualiser l’architecture du planning de manière claire et méthodique.
La structure par livrables
Dans ce deuxième cas, la méthode est axée sur les résultats attendus. Ici, la totalité du travail est organisée en fonction des livrables spécifiques qui doivent être produits. Après avoir décomposé les livrables spécifiques du niveau 1, ces derniers sont décomposés à leur tour pour créer une vision descendante qui permet de détailler progressivement les éléments nécessaires pour atteindre les résultats finaux.
Cette approche met l’accent sur la finalité des activités. Décomposer l’exécution de cette manière offre donc une parfaite visibilité sur les produits tangibles à produire lors de chaque phase, ce qui facilite le suivi des progrès autant que la gestion des attentes des parties prenantes.
Le tronc commun : une structure cohérente et organisée
Quelle que soit la présentation de liste choisie pour décomposer le projet, chaque élément devra être unique et exclusif. On évitera donc les redondances, autant qu’un découpage et un emplacement aléatoire des livrables, par exemple.
Par ailleurs, la méthode requiert une maîtrise permanente des attributions des tâches et du temps (qui fait quoi, et quand ?). Ce procédé peut, par la suite, faciliter la mise en place du diagramme wbs.
Pourquoi utiliser la méthode WBS ?
La vue d’ensemble et focalisée
L’utilisation de cette approche permet tout d’abord une décomposition systématique des objectifs principaux du chantier en éléments plus petits, gérables et compréhensibles. Résultat : l’équipe bénéficie d’une vision claire, favorisant une gestion plus précise des ressources, des délais et des coûts associés.
L’attribution des tâches
Un autre avantage majeur réside dans la définition claire des responsabilités et des attributions de chacun. Chaque élément de travail peut être associé à un responsable spécifique, facilitant ainsi la répartition des tâches et la communication des rôles au sein de l’équipe. Cette clarté organisationnelle contribue à minimiser les conflits potentiels liés à des ambiguïtés de responsabilité.
La maîtrise des coûts
De plus, la méthode favorise une estimation plus précise des coûts et des ressources nécessaires à chaque tâche. En détaillant les composantes spécifiques, elle permet aux gestionnaires d’élaborer des budgets plus précis et de mieux anticiper les besoins en ressources humaines, matérielles et financières à chaque étape. Le combo gagnant pour éviter les dépassements budgétaires et maîtriser votre budget au fur et à mesure du parcours d’exécution.
Le suivi de la progression
En décomposant les éléments gérables, cette approche offre une base solide pour évaluer l’avancement, identifier les problèmes potentiels et mettre en œuvre des ajustements rapidement. Elle permet ainsi de veiller au respect des échéances et de minimiser les retards.
Comment découper un projet pour la création d’une WBS ?
Faire un WBS pour décomposer et planifier une mission peut s’avérer complexe. Avant de vous lancer, pensez à mettre en place un plan d’action en suivant ces étapes :
- Identification des objectifs du projet : Décrivez précisément les objectifs principaux.
- Structuration : Organisez les objectifs du projet pour créer un premier palier.
- Décomposition ascendante : Décomposez chaque phase ou livrable en tâches plus petites et spécifiques (les sous-tâches), constituant ainsi une deuxième couche de détail.
- Consultation des parties prenantes : Sollicitez les participants des différents lots de travail pour obtenir des perspectives variées et assurer une représentation complète des besoins et attentes vis-à-vis du découpage.
- Mesurabilité et vérifiabilité : Assurez-vous que chaque élément est mesurable et vérifiable pour faciliter le suivi et l’avancement de la mission.
Les bonnes pratiques en WBS
La règle des 100%
La première règle est celle des 100%. Chaque niveau du WBS doit représenter 100% du travail du palier supérieur. Autrement dit, chaque tâche ou élément du WBS, lorsqu’il est combiné avec tous les éléments de même niveau, doit représenter la totalité du travail du niveau supérieur. Cette règle assure une couverture complète de toutes les tâches et sous-tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
À titre d’exemple, si le niveau 1 (supérieur) est composé de 2 phases, celles-ci doivent comptabiliser 100% au global, peu importe leur répartition (75% et 25% de part et d’autre)… et ainsi de suite.
La règle des 100% contribue à éviter les lacunes ou les chevauchements dans la planification du projet.
Le dictionnaire WBS
Le dictionnaire WBS est un document indispensable, qui référence le contenu de la totalité du travail, lot par lot. Une sorte de charte, qui doit contenir les informations suivantes :
- le chef de projet,
- les délais et échéances,
- les livrables attendus,
- les éléments budgétaires,
- l’ensemble des informations constructives pour bien accomplir le lot en question.
Se focaliser sur les livrables
Une chose est sûre : les actions et les tâches permettent d’alimenter les livrables. Toutefois, ces derniers restent l’élément clé à cibler.
Il est aussi important de ne pas se focaliser sur l’homogénéité et la symétrie de l’organigramme des tâches. L’important est d’atteindre le dernier palier de chaque lot. Et ce, peu importe leur répartition ! Le principal est donc le livrable final, sa position… C’est cet élément qui influencera la décomposition de la structure WBS.
L’essentiel est donc de décomposer les livrables et les lots de travail de manière optimisée, pour permettre d’atteindre l’élément le plus bas.
Quand faut-il créer une WBS ?
Ce mode de découpage en tâches a pour but de faciliter la planification, l’exécution et le suivi des éléments dans le cadre du management de projet. Cette méthode est surtout pertinente lorsqu’il s’agit de sujets complexes (projets de grande envergure, lots de travail multiples, parties prenantes nombreuses et éparpillées, etc.).
Elle est aussi bénéfique lorsque votre équipe a besoin de clarté sur les livrables attendus et les responsabilités associées. Car elle permet de :
- définir avec précision les tâches,
- éviter toute ambiguïté dans la répartition et l’attribution des responsabilités,
- favorise une répartition équitable et efficace des ressources et des tâches à accomplir,
- suivre facilement l’avancement individuel et global des tâches.
D’un point de vue financier, diviser le projet en WBS est aussi pertinent lorsque votre entreprise doit analyser les progrès et la rentabilité de ses activités. La méthode permet en effet d’évaluer précisément les avancements, et facilite ainsi la prise de décision en temps réel.
Un outil de gestion de projet visuel pour une organisation de travail efficace
Si vous êtes convaincu(e), que vous avez une parfaite visibilité sur les activités de votre projet, sur tous ses aspects et si vous voulez avoir une vision d’ensemble graphique et intéressante, il est plutôt pertinent d’envisager la création d’une WBS.
Pourquoi s’aider d’un logiciel de gestion ?
L’utilisation d’un logiciel, notamment une matrice WBS vous offrira une efficacité accrue dans la planification. Ces outils facilitent la création, la modification et la visualisation dynamique de votre répartition, sans négliger la qualité de la communication au sein de votre équipe grâce à une approche collaborative. En somme, grâce à une dose d’automatisation, les logiciels de gestion optimisent la planification, la coordination et la réussite globale de vos missions.
Certains logiciels de gestion, comme Bubble Plan, abordent le sujet sous un angle simple et opérationnel, mais surtout avec une approche immersive. Les utilisateurs ont alors la possibilité de décomposer un projet et de le remanier, de revoir sa structure hiérarchique ou encore les échéances, à tout moment.
Que vous optiez ou non pour cette méthode de planification, le principal est de choisir la plus adaptée pour votre équipe, et de la renforcer grâce à l’outil et l’approche adaptés.
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