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armi les méthodes de pilotage de projet, l’approche WBS (Work Breakdown Structure) fait partie des classiques, souvent appréciée et très structurante.
Si vous avez l’habitude de naviguer dans un « Explorer de dossiers », finalement vous savez déjà un peu ce qu’est la méthode WBS. Une décomposition progressive, qui fait la part belle aux livrables et aux sous-tâches.
On part de tout en haut du projet ; pour descendre petit à petit par niveau vers les éléments finaux. Une réflexion assez proche des habitudes de Bubble Plan où les actions sont traitées spécifiquement, tout en bas de la maille projet ; mais comme pour le Gantt, notre outil de suivi de projet a choisi une représentation spécifique… assez loin des standards habituels de la WBS.
Alors qu’en retenir, comment l’appréhender et quelles sont les bonnes pratiques pour la réussir ? Je vous emmène à la découverte de la WBS, en toute simplicité.
SOMMAIRE
WBS, LE FIL CONDUCTEUR DE VOTRE PROJET
Également nommée OTP (organigramme des tâches du projet) ou SDP (structure de découpage projet), l’approche WBS propose une vision claire et précise du déroulement, des attentes liées au projet et bien sûr des priorités et urgences.
Souvent représenté sous forme d’explorateur projet, d’organigramme ou même de mindmap, cette méthode est plutôt graphique ; avec un regard sur chaque étape de projet et ses tâches complètes.
Pour planifier un projet en WBS, il faut toutefois en prendre toute la mesure ; car c’est en en maîtrisant tous ses aspects, qu’il est pratiquement réalisable. Sa structure particulière descendante nécessite, pour la réaliser, de savoir précisément le contenu de chaque niveau ; du projet mère à l’ensemble des sous-tâches.
Ce n’est donc pas forcément évident à chaque fois pour des chefs de projet moins aguerris ou qui souhaitent travailler en mode progressif.
La WBS peut se créer sous l’angle des phases, ou sous celui des livrables. Même si en définitive, l’objectif final reste les livrables ; l’angle de décomposition peut différer selon les besoins.
Dans le premier cas, chaque niveau regroupe le type de livrables attendus et on descend progressivement ; alors que dans le second, chaque niveau est une phase, et dans le dernier, forcément il y aura des livrables.
Chaque élément devra être unique et exclusif dans la structure du projet en WBS. Pas de redondance, pas de livrables découpés avec une partie à droite ou à gauche ; ou qui se retrouvent à plusieurs endroits du projet.
En WBS, il convient toujours de maîtriser qui fait quoi et quand. D’ailleurs cette méthode peut faciliter la mise en place ensuite sous format Gantt.
LES BONNES PRATIQUES EN WBS
La première règle de cette méthode de gestion de projet est celle des 100%. Il convient en WBS de s’assurer que chaque niveau participe 100% au projet. On exclura toute tâche, tout livrable qui ne participerait pas vraiment au projet.
Par ailleurs, le niveau inférieur dans la décomposition doit constituer l’intégralité du niveau supérieur ; d’où cette notion de 100%. Si mon projet (niveau 1) est composé de 2 phases, celles-ci doivent totaliser 100% ; peu importe leur répartition… et ainsi de suite.
Autre bonne pratique en WBS : le dictionnaire WBS. Un document propre à cette méthode qui va référencer le contenu de chaque lot du projet. Ce référentiel, qui doit vraiment être rempli, contient :
– le responsable,
– les délais et échéances,
– les livrables attendus,
– les éléments budgétaires
– ou toute autre information constitutive et permettant de bien réaliser le lot en question.
Il convient également de se focaliser sur les livrables… et non sur les actions, tâches. Celles-ci viennent apporter tout ce qu’il faut aux livrables et amènent à ces derniers, c’est certain. Mais ils restent l’élément cœur à cibler, autour desquels vient se structurer le projet, et donc la WBS.
Pour finir, ne pas vouloir absolument avoir une structure homogène et symétrique. L’important est d’atteindre le dernier niveau de chaque lot, phase, niveau ; mais peu importe que l’un soit sur plus de niveaux que l’autre. Seul compte le livrable final, sa position… Et la WBS décomposera sa structure en fonction de celui-ci. On découpe au mieux pour atteindre l’élément le plus bas (en profondeur), dans la décomposition du projet.
Si vous êtes convaincu(e), que vous avez une parfaite visibilité de votre projet, de tous ses aspects et que vous voulez avoir une vision d’ensemble graphique et intéressante, il est plutôt pertinent d’envisager cette méthode WBS.
Certains outils se focalisent d’ailleurs sur cette structuration de projet… et d’autres comme Bubble Plan, vont prendre un angle différent, peut-être plus simple, plus opérationnel.
Et surtout, une approche immersive où l’on peut composer et remanier son projet, sa structure, les échéances, à tout moment.
Le principal sera que vous choisissiez la méthode la plus adaptée pour vous et donc également l’outil, l’approche qui va renforcer celle-ci.
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