Partons aujourd’hui à la découverte d’une approche de gestion de projet qui permet de booster les projets et de limiter les incertitudes : qu’est-ce que le fast-tracking ?
Souvent utilisé dans la gestion de projet IT ou même dans les process projet de l’univers de la santé, le fast-track est une approche de planification qui permettra de compresser le calendrier projet.
Pourquoi ? Comment ? Et si je vous en disais un peu plus avec ce nouvel article…
Qu’est-ce que le fast-tracking ?
L’objectif du fast-track est d’accélérer le planning projet, en démarrant certaines tâches avant d’autres, même si celles-ci se chevauchent et devraient normalement se concevoir en séquence.
Dans l’immobilier, vous avez en général les tâches de la mission conception, puis celles de la mission construction. Dans le cas de cette méthode projet, vous lanceriez certaines tâches « construction ». Alors même que la phase « conception » n’est pas terminée.
Un souci dans la phase amont peut donc éventuellement les impacter… Mais ne sont pour autant pas directement dépendantes. À la différence du PERT où on peut mener en parallèle plusieurs tâches, sans que celles-ci aient réellement une incidence entre elles.
Diverses problématiques peuvent apparaître. Bien souvent, la méthode fast-track va également amener à avancer sur des phases « incertaines » qu’il est délicat de planifier.
Le fait de s’engager directement dans la réalisation totale de la tâche, en conditions réelles permettra pour la suite une meilleure évaluation des efforts nécessaires et de l’impact sur l’équipe pour les tâches en question.
Des avantages au fast tracking ?
Deux avantages du fast-track sont :
- la réduction du calendrier en démarrant certaines tâches avant d’autres (plutôt que la séquence logique et sécuritaire),
- la limitation de l’incertitude que font peser certaines missions sur les efforts attendus en terme de ressources humaines.
On pourra directement voir comment l’équipe fonctionne sur cette tâche moins maîtrisée avec une provision réduite des besoins.
Les équipes étant immédiatement lancées sur les problématiques opérationnelles et sur la réalisation des livrables définitifs, cela vous évitera également de sur-utiliser vos ressources.
Le plan de charge se gère donc logiquement en flux tendu et les risques impondérables de la gestion de projet en matière de sur-affectation s’en trouvent naturellement réduits.
Dans le même sens, cette technique fast-track va permettre d’éviter de consacrer un peu trop de temps sur certaines tâches qui ne le méritent pas, juste parce qu’elles ont été planifiées ainsi.
L’exemple de méthode projet associé à la santé
C’est d’ailleurs pour cela que le fast-tracking se répand notamment pour la planification de process médicaux. Prenons l’exemple de la chirurgie ambulatoire, où la consigne est clairement de diminuer le temps de prise en charge du patient et le report de certaines tâches, moins critiques.
Dans ce cas précis plusieurs actes peu utiles, compte tenu des risques encourus, vont être abandonnés. C’est le cas de la période d’observation dont la responsabilité est en grande partie reportée sur le patient lui-même.
Là où on vous gardait pendant 4 jours avant, bloquant un lit et augmentant le turn-over du personnel médical (surveillance, bienveillance, confort). On se concentre sur sur les actes principaux et on exclut le secondaire.
Le besoin de vous voir dormir sur place et de pouvoir surveiller un incident, régulièrement mineur et rarissime est purement abandonné, et des missions de suivi et de soin accélérées dans le processus d’accueil.
C’est donc un parfait exemple, avec la réduction conséquente du planning et la limitation de sur-utilisation des ressources.
L’autre méthode pour réduire la durée d’un projet : le crashing
En parallèle au fast-tracking, une autre méthode souvent employée pour réduire la durée d’un projet est le crashing.
Cette technique implique une augmentation des ressources, principalement humaines et parfois financières, pour accélérer la réalisation des tâches et atteindre les objectifs plus rapidement.
Le crashing peut être utile lorsque le temps est critique et que des ressources supplémentaires sont mobilisables.
Cependant, contrairement au fast-tracking qui joue sur la séquence des tâches, le crashing se concentre sur l’ajout de ressources pour accélérer la réalisation des tâches existantes.
Cette technique peut être particulièrement efficace lorsque certaines tâches clés sont en retard et risquent de retarder l’ensemble du projet.
Le choix entre les deux dépend des spécificités du projet, de la disponibilité des ressources et des contraintes de temps. Chacune de ces approches a ses avantages et inconvénients, et leur utilisation dépendra de la situation particulière du projet.
En fin de compte, que ce soit le fast-tracking, le crashing ou d’autres techniques de gestion de projet, l’objectif ultime est de mener à bien le projet dans les délais et avec la qualité requise.
La capacité à évaluer correctement la situation, à comprendre les besoins et à choisir la méthode optimale est essentielle pour la réussite de tout projet. Et ce, quel que soit le domaine dans lequel il s’intègre.
Les bénéfices et risques du fast-tracking en santé
L’adoption du fast-tracking en chirurgie ambulatoire présente de nombreux avantages.
Tout d’abord, elle permet de diminuer la durée du séjour des patients à l’hôpital, ce qui peut libérer des lits et amoindrir la pression sur le personnel médical. De plus, cela favorise une utilisation plus efficace des ressources disponibles.
Cependant, il est essentiel de comprendre que le fast-tracking en santé n’est pas difficile à mette en place pour tous les patients ou toutes les procédures chirurgicales.
Certaines conditions médicales requièrent une période d’observation plus longue, et le fast-tracking peut présenter des risques pour les patients mal préparés ou insuffisamment informés.
Il est donc crucial d’évaluer attentivement chaque cas pour déterminer si le fast-tracking est facile à mettre en place.
Les avantages potentiels en termes de diminution de la durée d’hospitalisation et d’utilisation efficace des ressources doivent s’équilibrer avec les besoins individuels du patient et les exigences de sécurité.
En fin de compte, le fast-tracking dans ce cas d’application est un exemple de la manière dont les méthodes de gestion de projet peuvent s’adapter à des domaines très spécifiques pour accélérer les processus.
Mais il nécessite une évaluation minutieuse et une compréhension approfondie des besoins de chaque situation.
Conclusion
Une approche projet, assez peu connue, mais au final souvent employée, le fast-track permet de poser un nom dans le champ lexical de la gestion de projet.
Notamment, sur des décisions que chaque chef de projet prend au final régulièrement avec ses équipes.
Bien entendu, comme pour tout pilotage de projet, il est préférable de tout planifier à l’aide d’un outil collaboratif adapté, qui permettra également de faire le suivi des ressources et de visualiser l’impact des changements… Pourquoi pas grâce à une modélisation sous forme Gantt.
Cependant, il est important de noter que le fast-track peut également comporter des risques, notamment en termes de qualité et de coordination. En accélérant certaines étapes du projet, on court le risque de créer des chevauchements ou des conflits de tâches qui pourraient nuire à l’avancement global. Une bonne communication et une gestion rigoureuse des ressources sont alors essentielles pour que cette méthode soit efficace et permette d’atteindre les objectifs fixés sans compromettre la qualité.
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