Les méthodes de gestion de projet sont nombreuses et plusieurs articles ont déjà été réalisés ici en ce sens. Il reste toutefois un grand champ exploratoire et nous avons choisi cette fois, de revenir sur une approche classique, avec la méthode Prince2.
La méthode PRINCE2, qui signifie PRojects IN Controlled Environments 2, est une approche de gestion de projet reconnue au niveau international. Elle a été développée au Royaume-Uni et est utilisée dans de nombreux secteurs.
Un chef de projet PRINCE2 doit comprendre les 7 principes de base de la méthode et les adapter en fonction du type de projet qu’il gère. Cette méthodologie vise à structurer le travail en étapes claires et à assurer la qualité des résultats. Elle repose sur un ensemble de rôles et de responsabilités bien définis au sein de l’équipe projet.
Particulièrement répandue, dans quasi tous les secteurs, la méthode possède des codes particuliers. Ainsi que des atouts à connaître. Je vous invite donc à en découvrir plus sur les prérequis, les modalités et autres processus de Prince2.
Méthode de gestion de projet PRINCE2 : quelle est sa définition ?
Si le terme Prince2 n’a rien de royal en soi, il est quand même marrant de signaler que la méthodologie de gestion de projet trouve ses origines au Royaume-Uni, le pays de la Couronne britannique, en 1975, sous l’acronyme PROMPT.
Plusieurs évolutions mèneront à sa dénomination actuelle PRINCE en 89, pour arriver à une seconde version et à l’ajout du 2 en 96. C’est donc à partir de cette date que la terminologie Prince2 est largement diffusée. Elle vient principalement du milieu technique et informatique et se classe dans les méthodes de gestion de projet dites « traditionnelles » (ou classiques – un peu comme Waterfall ou le cycle en V).
PRojects IN Controlled Environments (PRINCE) est une approche très répandue à l’international, structurée et adaptative pour organiser et gérer tous types de projets ; peu importe la complexité et l’envergure. Une méthode en étape par étape, qui s’appuie sur 7 grands principes, des responsabilités essentielles et 7 grandes étapes ; le 7-7-7.
Quels sont les 7 principes de la méthode PRINCE2 ?
1 – Justification commerciale obligatoire
Tout projet devra répondre à un besoin évident, clair, avec un client identifié. Il faut en outre que les résultats soient réalistes et réalisables ; et que l’estimation budgétaire soit parfaitement décrite et détaillée.
2 – Enseignement des projets et étapes antérieurs
Les équipes doivent apprendre en cours et d’un projet à l’autre. Des leçons tirées au fil du temps seront consignées pour une optimisation future.
3 – Définitions claires des rôles et responsabilités
Chaque membre de l’équipe projet en Prince2 doit connaître son rôle ; mais aussi les responsabilités de ses collaborateurs.
4 – Organisation séquentielles du projet en 7 points
7 étapes viennent composer la méthode. Révisions et consignation des enseignements sont les règles qui régissent ces étapes. Il faut à chaque phase confirmer l’adéquation continue du projet.
5 – Management par exception du COPIL
La délégation du quotidien du projet autour des tâches est transmise au chef de projet. Il est jugé compétent et maître des réorientations en termes de coûts et de délais.
Toutefois, en cas de souci impactant les exigences établies, le comité de pilotage (CoPil) reprend la main pour décider de la suite. Il s’agit donc d’une exception.
6 – Focus PRINCE2 sur la qualité
On opère des contrôles fréquents autour des livrables, afin de s’assurer de la conformité, en phase avec le registre de qualité. Cet élément est l’un des documents cœur de la méthode Prince2.
7 – Adaptabilité obligatoire à l’environnement projet
L’ajustement du degré de supervision ou de l’ampleur de la planification, en fonction de la taille du projet, du périmètre humain, ou autres est une habitude.
Les rôles au sein de la méthode de gestion de projet PRINCE2 ?
Si comme pour la méthode Scrum, il y a des rôles principaux (3 ici) ; de nombreux autres rôles et responsabilités participent au projet en Prince2. Ils s’assurent du respect des normes et du déroulement effectif. Les 3 majeurs sont :
– le comité de pilotage,
Il est en fait composé du client, du fournisseur et de l’utilisateur final. Son rôle est de vérifier la conformité projet selon son périmètre. Coûts vs bénéfices pour le premier, praticité et réalisme du projet pour le second. Enfin, pour le dernier, la satisfaction des besoins.
– le chef de projet,
Normal puisque l’un des principes fondamentaux est de lui déléguer la gestion.
Il organise, planifie, supervise le travail dans le cadre Prince2. Il a la charge du choix et de la gestion des collaborateurs et veille au respect des délais de réalisation et de la conformité.
– et l’équipe projet,
Notamment par le biais du responsable d’équipe. Ils accomplissent les différentes tâches du quotidien. Les chefs d’équipe supervisent les détails, mais tous dépendent du chef de projet.
Mais on peut également identifier les responsabilités suivantes :
– le client = payeur du projet
– l’utilisateur = destinataire des livrables ou des résultats du projet
– le fournisseur = apporteur de connaissances expertes
– l’administrateur = organisateur et coordinateur autour des réunions, des informations et du suivi documentaire du projet (uniquement dans les grands projets, sinon il s’agit du rôle du chef de projet).
Un 7 majeur pour la bonne réussite conforme du projet à engager ; que l’on peut compléter, dans certains cas, par une équipe tierce en charge de l’assurance qualité.
Quelles sont les 7 séquences de cette méthodologie projet PRINCE2 ?
Cette méthodologie permet de structurer, contrôler et livrer des projets de manière efficace, tout en assurant la qualité et la réussite. La mise en place de PRINCE2 commence par la création d’un cas d’affaire solide, justifiant le besoin du projet.
Une étape essentielle consiste à définir les informations requises pour planifier et contrôler le projet. Chaque projet PRINCE2 suit une séquence spécifique d’étapes, du démarrage à la clôture, en passant par la planification, le contrôle et la livraison.
Les 7 séquences de la méthodologie de projet PRINCE2 sont essentielles pour garantir une gestion efficace. Tout d’abord, le projet commence par la création d’un cas d’affaire solide, qui justifie sa nécessité et définit ses objectifs. Ensuite, les informations requises pour planifier et contrôler le projet sont définies, ce qui permet de structurer le travail à venir.
Ces 7 séquences de PRINCE2, de la création du cas d’affaire à la clôture du projet, fournissent un cadre complet pour la gestion de projet.
1/ Mise en place
Suite au mandat de projet (demande officielle), indiquant succinctement les raisons du projet et ses objectifs clairs, une évaluation sur la capacité de prise en charge, puis une approbation, conduisent à la rédaction d’un brief projet détaillé (actions, ressources…).
PRINCE2 est une méthode flexible qui peut être adaptée à différents types de projets, qu’ils soient informatiques, de construction, de recherche, etc. Cette adaptabilité en fait une méthode prisée dans de nombreuses industries.
L’utilisation d’outils de gestion de projet compatibles avec PRINCE2, tels que Bubble Plan, facilite la mise en œuvre de la méthodologie. Ces outils aident à planifier, suivre et contrôler les projets de manière plus efficace.
PRINCE2 peut être adaptée à des projets de différentes tailles, de simples initiatives à grande échelle. Cette flexibilité en fait une méthode polyvalente pour la gestion de projets de toute envergure.
2/ Direction
La viabilité et la justification commerciale sont les indicateurs référents pour le CoPil dans son examen des briefs projets. L’évaluation permet de décider de la marche à suivre et des zones de délégation au chef de projet. Ainsi que la mise en place du suivi d’avancement dans le cadre de la gestion de projet.
La documentation est créée par le chef de projet et soumise à l’accord du CoPil. Une double approbation est de mise en Prince2, une fois le CoPil convaincu de l’utilité. Plan projet détaillé, niveaux de référence et autres documents sont nécessaires et visent 6 objectifs de rendement (qualité, bénéfice, risque, coût, durée, portée).
3/ Planification
La planification est cruciale pour structurer le projet. Le chef de projet définit les tâches, les délais, et les ressources nécessaires pour réaliser le projet. Cela implique de choisir les méthodes de travail, de créer un plan de projet détaillé, et d’identifier les objectifs spécifiques du projet.
La méthodologie PRINCE2 définit clairement les rôles et responsabilités au sein d’un projet. Cela garantit que chaque membre de l’équipe comprenne ses tâches et ses responsabilités, ce qui favorise une gestion efficace du projet.
4/ Contrôle des étapes
Le projet se découpe en blocs de tâches courts, que l’on confie aux responsables d’équipe. Ils coordonnent les détails du quotidien et servent de relais au chef de projet. Ce dernier, lui, contrôle la progression à chaque étape et aide à dépasser les problèmes ou à corriger les erreurs. Notamment par l’intermédiaire de réunions, de comptes rendus, etc.
PRINCE2 repose sur 7 principes fondamentaux qui guident la gestion de projet. Ces principes incluent la justification continue du projet, la définition des rôles et responsabilités, la gestion par étapes, l’adaptation à l’environnement du projet, la focalisation sur les produits, la gestion de la qualité, et l’apprentissage de l’expérience.
5/ Gestion des livraisons
Le chef de projet s’assure de la progression du projet et qu’elle soit adaptée au brief. De même, il vérifie la conformité des livrables. Tandis que le CoPil, lui, approuve ou demande des modifications sur les tâches terminées, selon son analyse.
L’expérience pratique est un complément précieux à la formation en PRINCE2. Elle permet aux chefs de projet d’appliquer les concepts et les techniques de la méthodologie dans des situations réelles, renforçant ainsi leur expertise en gestion de projet PRINCE2.
6/ Suivi des limites
CoPil et chef de projet analysent chaque séquence pour la garantie de qualité. En fonction du cas, le CoPil approuve la poursuite du projet ou l’abandon intégral. Une réunion se tient à chaque étape avec l’équipe pour la retenue des enseignements.
PRINCE2 tient compte de l’environnement du projet, y compris les facteurs internes et externes qui peuvent influencer sa réussite. Cette approche permet d’identifier les risques potentiels et d’adopter des mesures pour les atténuer.
7/ Clôture
Le chef de projet doit mettre à plat la documentation, les résultats et les rapports qui s’associent à la méthode. Des étapes qui peuvent facilement se coordonner de manière efficace avec un logiciel de gestion de projet souple, comme par exemple Bubble Plan.
La clôture marque la fin du projet. Le chef de projet doit s’assurer que toutes les tâches ont été achevées, que les objectifs ont été atteints et que les livrables sont conformes. Cette phase inclut également une évaluation post-projet pour tirer des enseignements et améliorer les futurs projets.
En conclusion, de nombreuses entreprises adoptent PRINCE2 comme méthode standard pour la gestion de projet. Cette approche uniforme facilite la gestion de multiples projets au sein de l’entreprise et garantit une cohérence dans les processus de gestion de projet.
Quels sont les avantages et les inconvénients de PRINCE2 ?
Avantage ou inconvénient, selon votre regard, la méthode Prince2 s’accompagne d’une documentation fournie. Il fait établir des registres à chaque étape (7), ainsi que des rapports pour le CoPil. Cas d’affaire, registre des risques, registre des problèmes, journal des leçons, registre qualité, journal de bord quotidien, …
Autant de documents qui jalonnent le projet en mode Prince2. Un référentiel clair qui peut séduire (et s’apparente un peu au Scrum). La méthode favorise largement la communication entre les acteurs du projet ; mais aussi vers l’extérieur, si besoin. Il y a ainsi un meilleur contrôle global de l’équipe.
En plus, une formation professionnelle pour obtenir la certification Prince2 est également possible. La certification PRINCE2 permet aux chefs de projet d’acquérir les compétences nécessaires pour travailler avec cette méthodologie.
Mais elle est également utile pour les membres de l’équipe projet qui doivent comprendre les principes et les processus PRINCE2. La méthode offre un cadre de travail flexible, adapté à des projets de différentes tailles et de différents types, ce qui en fait un atout pour la gestion de projet dans divers environnements.
Le coût en vaut le prix si l’on trouve la méthode Scrum moins efficace. Il faut dire que les entrepreneurs font souvent la confrontation : « Prince2 vs Scrum ».
Néanmoins, chaque méthode répond à des besoins spécifiques et il est normal que ces méthodologies ne correspondent pas à toutes les structures.
En bref, la méthodologie PRINCE2 offre de nombreux avantages, notamment une meilleure gestion des projets, une réduction des risques, une amélioration de la qualité, et une utilisation efficace des ressources. Elle permet également d’assurer la transparence et la communication au sein de l’équipe projet.
Bonnes pratiques et gestion des risques : pourquoi opter pour PRINCE2 ?
La méthode Prince2 ne nécessite aucun prérequis. Quel que soit le niveau du chef de projet, elle est très accessible. Logique et lexique sont standardisés, pour des échanges simples et fluides.
Elle favorise l’apprentissage en continu. On a une amélioration mesurable tout au long du projet. Ce qui est d’autant plus vrai en cas d’implication de tous les membres.
Il reste nécessaire de bien comprendre la méthode ; même s’il n’est pas nécessaire d’avoir de grandes connaissances en gestion de projet.
L’expérience métier du chef de projet peut être un vrai plus quant à l’efficacité de la méthodologie.
Proposant une approche standard, cette méthodologie, structurée de gestion de projet, offre une pratique éprouvée, adaptable à tout projet. Et ce, peu importe la taille ou le secteur. Prince2 possède également des similitudes avec l’agile par ses côtés rétrocontrôles permanents.
Si elle s’adapte à tout, il reste impératif de vous assurer qu’elle vous convient. D’autant que vous devrez suivre impérativement les 7-7-7.
Elle peut en outre se tenir avec ou sans support de type logiciel. Même si comme toute méthode, elle se renforce, notamment dans la logique de collaboration et de suivi, avec une solution digitale de gestion de projet complète.
En résumé, PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet qui permet de structurer le travail, de contrôler les risques, d’assurer la qualité et de fournir des résultats de manière efficace. Elle est utilisée dans de nombreux secteurs et offre une approche flexible pour gérer une grande variété de projets, qu’ils soient de petite ou de grande envergure.
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