Qu’est-ce que la méthodologie Prince2 ?

Prince 2 : les différentes étapes. 1-démarrage & initiation, 2- planification & direction, 3- contrôle des étapes, 4- gestion des étapes, 5 - fermeture ou clôture du projet
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Les méthodes de gestion de projet sont nombreuses et plusieurs articles ont déjà été réalisés ici en ce sens. Il reste toutefois un grand champ exploratoire et nous avons choisi cette fois, de revenir sur une approche classique, avec la méthode Prince2.​ ​Particulièrement répandue, dans quasi tous les secteurs, elle possède des codes particuliers ; ainsi que des atouts à connaître.​ ​Je vous invite donc à en découvrir plus sur les prérequis, les modalités et autres process de Prince2.

MÉTHODE PRINCE2 : QUELLE EST SA DÉFINITION ?

Si le terme Prince2 n’a rien de royal en soi, il est quand même marrant de signaler que la méthodologie de gestion de projet trouve ses origines au Royaume-Uni, le pays de la Couronne britannique, en 1975, sous l’acronyme PROMPT.​

Plusieurs évolutions mèneront à sa dénomination actuelle PRINCE en 89, pour arriver à une seconde version et à l’ajout du 2 en 96. C’est donc à partir de cette date que la terminologie Prince2 est largement diffusée.​ Elle vient principalement du milieu technique et informatique et se classe dans les méthodes de gestion de projet dites « traditionnelles »  (ou classiques – un peu comme Waterfall ou le cycle en V).

PRojects IN Controlled Environments (PRINCE) est une approche très répandue à l’international, structurée et adaptative pour organiser et gérer tous types de projets ; peu importe la complexité et l’envergure. Une méthode en étape par étape, qui s’appuie sur 7 grands principes, des responsabilités essentielles et 7 grandes étapes ; le 7-7-7.

La méthode Prince2 : 7 Processus 1. Démarrer un projet 2. Initier un projet 3. Diriger un projet 4. Contrôler une scène 5. Gérer les limites de scène 6. Gérer la livraison des produits 7. Clôturer un projet 7 Thèmes : 1. Analyse de rentabilisation 2. Organisation 3. Qualité 4. Régimes 5. Risque 6. Changer 7. Progrès 7 Principes : 1. Justification commerciale continue, 2. Apprendre de l'expérience, 3. Rôles et responsabilités définis, 4. Gérer par étapes, 5. Gestion par exception, 6. Concentrez-vous sur les produits, 7. Adapter au projet

QUELS SONT LES 7 PRINCIPES DU PRINCE 2 ?

JUSTIFICATION COMMERCIALE OBLIGATOIRE​

Tout projet devra répondre à un besoin évident, clair, avec un client identifié.​ Il faut en outre que les résultats soient réalistes et réalisables ; et que l’estimation budgétaire soit parfaitement décrite et détaillée.​

ENSEIGNEMENT DES PROJETS ET ÉTAPES ANTÉRIEURS​

Les équipes doivent apprendre en cours et d’un projet à l’autre. Des leçons tirées au fil du temps seront consignées pour une optimisation future.​

DÉFINITION CLAIRE DES RÔLES ET RESPONSABILITÉS​

Chaque membre de l’équipe projet en Prince2 doit connaître son rôle ; mais aussi les responsabilités de ses collaborateurs.​

ORGANISATION SÉQUENTIELLE DU PROJET EN 7 POINTS​

7 étapes viennent composer la méthode. Révisions et consignation des enseignements sont les règles qui régissent ces étapes. Il faut à chaque phase confirmer l’adéquation continue du projet.​

MANAGEMENT PAR EXCEPTION DU COPIL​

La délégation du quotidien du projet autour des tâches est transmise au chef de projet. Il est jugé compétent et maître des réorientations en termes de coûts et de délais.​

Toutefois, en cas de souci impactant les exigences établies, le comité de pilotage (CoPil) reprend la main pour décider de la suite. Il s’agit donc d’une exception.​

FOCUS PRINCE2 SUR LA QUALITÉ

On opère des contrôles fréquents autour des livrables, afin de s’assurer de la conformité, en phase avec le registre de qualité. Cet élément est l’un des documents cœur de la méthode Prince2.​

ADAPTABILITÉ OBLIGATOIRE À L’ENVIRONNEMENT PROJET​

L’ajustement du degré de supervision ou de l’ampleur de la planification, en fonction de la taille du projet, du périmètre humain, ou autres est une habitude.​

Titre : Gestion d'entreprise ou de programme Les lignes : 1- Direction 2- Management ou gestion 3- Livraison Cases en gris composantes la ligne "Direction" : 1- Utilisateur senior 2- Exécutif 2- Fournisseur principal Cases en vert composantes la ligne "Management" : 1- Chef de projet Case en bleue composantes sur ligne entre "Direction" et Management : 1- Modifier l'autorité Case en bleue composantes sur ligne entre "Livraison" et Management : 1- Accompagnement de projet Case en rouge composante sur ligne "Livraison" : 1- Responsable d'équipe, cadre (Rôle facultatif)

LES RÔLES DE PRINCE2 ?

Si comme pour la méthode Scrum, il y a des rôles principaux (3 ici) ; de nombreux autres rôles et responsabilités participent au projet en Prince2. Ils s’assurent du respect des normes et du déroulement effectif.​ Les 3 majeurs sont :​

– le comité de pilotage,​
Il est en fait composé du client, du fournisseur et de l’utilisateur final. Son rôle est de vérifier la conformité projet selon son périmètre. Coûts vs bénéfices pour le premier, praticité et réalisme du projet pour le second. Enfin, pour le dernier, la satisfaction des besoins.​

le chef de projet,
Normal puisque l’un des principes fondamentaux est de lui déléguer la gestion.​
Il organise, planifie, supervise le travail dans le cadre Prince2.​ Il a la charge du choix et de la gestion des collaborateurs et veille au respect des délais de réalisation et de la conformité.​

et l’équipe projet,​
Notamment par le biais du responsable d’équipe. ​Ils accomplissent les différentes tâches du quotidien. Les chefs d’équipe supervisent les détails, mais tous dépendent du chef de projet.​

Mais on peut également identifier les responsabilités suivantes :​
– le client = payeur du projet​
– l’utilisateur = destinataire des livrables ou des résultats du projet​
– le fournisseur = apporteur de connaissances expertes​
– l’administrateur = organisateur et coordinateur autour des réunions, des informations et du suivi documentaire du projet (uniquement dans les grands projets, sinon il s’agit du rôle du chef de projet).

Un 7 majeur pour la bonne réussite conforme du projet à engager ; que l’on peut compléter, dans certains cas, par une équipe tierce en charge de l’assurance qualité.

Les 7 séquences de Prince2 : 1/ Mise en place 2/ Direction 3/ Démarrage & Lancement 4/ Contrôle des étapes 5/ Gestion des livraisons 6/ Suivi des limites 7/ Clôture

QUELLES SONT  LES 7 SÉQUENCES DE CETTE MÉTHODE ?

1/ Mise en place​

Suite au mandat de projet (demande officielle), indiquant succinctement les raisons du projet et ses objectifs clairs, une évaluation sur la capacité de prise en charge, puis une approbation, conduisent à la rédaction d’un brief projet détaillé (actions, ressources…).​

2/ Direction​

La viabilité et la justification commerciale sont les indicateurs référents pour le CoPil dans
son examen des briefs projets. L’évaluation permet de décider de la marche à suivre et des zones de délégation au chef de projet.​ Ainsi que la mise en place du suivi d’avancement dans le cadre de la gestion de projet.

3/ Démarrage/Lancement

La documentation est créée par le chef de projet et soumise à l’accord du CoPil.​
Une double approbation est de mise en Prince2, une fois le CoPil convaincu de l’utilité.​
Plan projet détaillé, niveaux de référence et autres documents sont nécessaires et visent 6 objectifs de rendement (qualité, bénéfice, risque, coût, durée, portée)​.

4/ Contrôle des étapes​

Le projet se découpe en blocs de tâches courts, que l’on confie aux responsables d’équipe.​
Ils coordonnent les détails du quotidien et servent de relais au chef de projet. Ce dernier, lui, contrôle la progression à chaque étape et aide à dépasser les problèmes ou à corriger les erreurs.​ Notamment par l’intermédiaire de réunions, de comptes rendus, etc.

5/ Gestion des livraisons​

Le chef de projet s’assure de la progression du projet et qu’elle soit adaptée au brief. De même, il vérifie la conformité des livrables.​ Tandis que le CoPil, lui, approuve ou demande des modifications sur les tâches terminées, selon son analyse.​

6/ Suivi des limites​

CoPil et chef de projet analysent chaque séquence pour la garantie de qualité.​ En fonction du cas, le CoPil approuve la poursuite du projet ou l’abandon intégral. Une réunion se tient à chaque étape avec l’équipe pour la retenue des enseignements.​

7/ Clôture​

Le chef de projet doit mettre à plat la documentation, les résultats et les rapports qui s’associent à la méthode. Des étapes qui peuvent facilement se coordonner de manière efficace avec un logiciel de gestion de projet souple, comme par exemple Bubble Plan.

QUELS SONT LES AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DE PRINCE2 ?

Avantage ou inconvénient, selon votre regard, la méthode Prince2 s’accompagne d’une documentation fournie. Il fait établir des registres à chaque étape (7), ainsi que des rapports pour le CoPil. Cas d’affaire, registre des risques, registre des problèmes, journal des leçons, registre qualité, journal de bord quotidien, … Autant de documents qui jalonnent le projet en mode Prince2. Un référentiel clair qui peut séduire (et s’apparente un peu au Scrum).​

La méthode favorise largement la communication entre les acteurs du projet ; mais aussi vers l’extérieur, si besoin. Il y a ainsi un meilleur contrôle global de l’équipe.​ En plus, une formation professionnelle pour obtenir la certification Prince2 est également possible. Le coût en vaut le prix si l’on trouve la méthode Scrum moins efficace. Il faut dire que les entrepreneurs font souvent la confrontation : « Prince2 vs Scrum ». Néanmoins, chaque méthode répond à des besoins spécifiques et il est normal que ces méthodologies ne correspondent pas à toutes les structures.

POURQUOI OPTER POUR PRINCE2 ?

La méthode Prince2 ne nécessite aucun prérequis. Quel que soit le niveau du chef de projet, elle est très accessible. Logique et lexique sont standardisés, pour des échanges simples et fluides.​

Elle favorise l’apprentissage en continu. On a une amélioration mesurable tout au long du projet. Ce qui est d’autant plus vrai en cas d’implication de tous les membres.​

Il reste nécessaire de bien comprendre la méthode ; même s’il n’est pas nécessaire d’avoir de grandes connaissances en gestion de projet.​

L’expérience métier du chef de projet peut être un vrai plus quant à l’efficacité de la méthodologie.

Proposant une approche standard, cette méthodologie, structurée de gestion de projet, offre une pratique éprouvée, adaptable à tout projet. Et ce, peu importe la taille ou le secteur. Prince2 possède également des similitudes avec l’agile par ses côtés rétrocontrôles permanents.​

Si elle s’adapte à tout, il reste impératif de vous assurer qu’elle vous convient. D’autant que vous devrez suivre impérativement les 7-7-7.​

Elle peut en outre se tenir avec ou sans support de type logiciel. Même si comme toute méthode, elle se renforce, notamment dans la logique de collaboration et de suivi, avec une solution digitale de gestion de projet complète.

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