Planification, suivi et rapport de projet : les clés de la réussite 🗝️

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Savoir rédiger un rapport est une compétence essentielle dans de nombreux domaines professionnels. Que ce soit pour rendre compte de résultats de recherches, de données financières ou pour présenter des informations importantes à des collègues ou des clients.

Cependant, la rédaction de rapport de projet peut être intimidante pour certaines personnes. Surtout si elles n’ont pas l’expérience ou les compétences nécessaires pour le faire efficacement. En plus, soumettre un projet ou, du moins, un rapport, demande une certaine préparation !

Dans cet article, vous découvrirez nos conseils pour rédiger un rapport réussi qui sera clair, concis et convaincant. Nous examinerons les éléments essentiels d’un rapport, les étapes importantes à suivre et les erreurs à éviter pour produire des rapports d’une qualité irréprochable.

Les étapes majeures de la gestion de projet

La conception

Cette première phase consiste à déterminer la portée d’un projet : qui sont les parties prenantes ? Quels sont leurs enjeux et leurs besoins ? Comment peut-on y répondre (ressources, compétences, services et produits, etc.) ? La phase de conception comprend également une analyse de faisabilité et une étude de rentabilité. Dans le but de répondre aux enjeux professionnels et financiers de l’entreprise.

La planification (plan d’action et planning)

La phase de planification repose sur trois piliers : la définition du plan de gestion (calendrier, délais, etc.), l’allocation des ressources (financières et humaines) et enfin l’identification des risques et l’élaboration d’une stratégie de contournement. Cette étape n’est pas négligeable compte tenu des enjeux qu’elle comporte !

L’exécution

Ici, il s’agit de mettre en œuvre le plan de gestion, d’en suivre l’avancement et de gérer la qualité des missions en cours et accomplies. Durant cette étape, l’équipe est bien évidemment tenue de mobiliser ses compétences en communication. Outre la production des tâches, elle doit pouvoir indiquer clairement sa progression. Cela passe par le biais de réunions d’équipe et de mises à jour des documents de support, tels que le Sprint Backlog, entre autres.

La clôture

Une fois que le dernier jalon est posé et validé, on procède à la livraison et à la clôture des livrables – si ceux-ci sont validés.

Dans une démarche de qualité, une évaluation est réalisée. Elle consiste à observer toutes les actions de manière à établir un rapport final, et à produire une revue post projet. Autant d’éléments qui permettent de remettre en question certaines méthodes, d’en valider d’autres et de poursuivre continuellement la montée en compétences des équipes.

On procède également à l’archivage de la documentation en vue du transfert d’informations et de connaissances.

Le bilan

Enfin, lorsque le projet est clôturé et documenté, l’équipe prévoit un créneau pour réfléchir aux problématiques, imprévus et autres retards rencontrés. Ces échanges permettent de créer une synergie et de réfléchir, ensemble, à des solutions pour améliorer les prochaines missions du même acabit.

Tout au long de ces phases, et afin d’aider à réaliser le bilan, rédiger des rapports de suivi réguliers est important. Vérifiez également que vous suivez bien la roadmap. Et si vous souhaitez en savoir plus les phases indispensables de la réussite d’un projet, nous vous invitons à lire notre article sur la stratégie de suivi de projet.

Pourquoi faut-il rédiger un rapport de projet en entreprise ?

Premièrement, le rapport permet s’assurer que le projet avance conformément au chemin de fer et aux buts fixés, ce qui est crucial pour son succès. En suivant l’avancement, on peut détecter les éventuelles déviations ou difficultés et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

Deuxièmement, le suivi de projet permet également de gérer les risques et les incertitudes, en identifiant les éventuels problèmes et en mettant en place des solutions pour les résoudre.

Troisièmement, le suivi de projet permet de communiquer efficacement sur l’avancement du projet, en fournissant des informations précises et actualisées aux différents acteurs et parties prenantes.

les étapes d'un bon suivi de projet, améliorez votre organisation, gagnez du temps et de l'énergie en augmentant votre productivité

Quelles sont les étapes pour écrire un rapport de suivi de projet ?

1. Quoi, pourquoi et avec qui ?

La première étape consiste à expliquer le projet aux collaborateurs et à définir les objectifs à atteindre. Cette approche transparente et fédératrice a pour but d’engager les parties prenantes et de les impliquer dans la valeur de la mission.

Ainsi, vous devrez planifier, mais également échanger autour de leurs attentes et besoins. De même, c’est lors de cette étape que vous déterminerez la portée du projet, le calendrier ainsi que le budget.

2. Les objectifs et résultats escomptés

Le manque d’objectifs clairs est le pire ennemi d’un projet. Car sans cela, vous verrez que les tâches, les exigences, les délais définis n’ont pas d’ancrage réel. Vous avez la liste des requêtes des parties prenantes ? Vous avez leur approbation ? Reliez-les aux OKR (Objectives and Key Results, ou objectifs et résultats à produire en VF). Il faut qu’ils soient en harmonie pour assurer le bon déroulement du projet.

3. Création d’un rapport explicitant l’étendue du projet

Vous avez créé l’ébauche du projet, relié vos tâches à des objectifs et obtenu l’approbation des parties prenantes. Place à la création d’un rapport explicitant tous ces éléments par le menu détail.

4. Conception d’un programme détaillé

En parallèle, le diagramme de Gantt vous permettra de visualiser aisément le calendrier des projets. Ce document est interactif et offre une vision globale de la progression, des dépendances et de la portée des tâches.

5. Attribution des rôles, responsabilités et ressources nécessaires

Il faut définir les ressources humaines, matérielles ou financières nécessaires au projet. Une fois ces éléments choisis et votre budget obtenu, il ne faut pas oublier pas les collaborateurs. Que vous soyez expérimenté ou non, ne sous-estimez pas vos besoins en main d’œuvre.

À ce titre, pourquoi ne pas utiliser la matrice RACI ? Elle vous permettra de savoir rapidement qui doit faire quoi. En effet, cette matrice contient toutes les tâches du projet et informe quelle personne intervient. Elle fournit également des indications précises sur les décisionnaires, les exécutants, les contacts de référence ainsi que les personnes habilitées à autoriser une action.

Découvrez notre modèle de matrice RACI :

exemple de modèle de matrice de raci : dans un tableau sur l'axe des abscisses tout en haut de gauche à droite on a PROJET : OBJECTIFS & ACTIVITÉS, CHEF DE PROJET, DESIGNER, DÉVELOPPEUR FRONTAL, CHEF D’ÉQUIPE, SPONSOR et sur l'axe des ordonnées, de haut en bas, à partir d'en-dessous de 'PROJET : OBJECTIFS & ACTIVITÉS' on a : Conception d’un visuel du produit, Planning projet, Rédaction de la documentation technique, Conception d’une maquette. Chaque intervenant a un rôle pour chaque tâche. Les rôles sont : approbateur, réalisateur de la tâche, consulté et informé
© exemple de matrice RACI, réalisée par Ketsia Loïal

6. Définition du processus de transmission et de vérification

Des échanges inefficaces causent de la frustration. Si vos collaborateurs doivent lire de nombreuses pages d’e-mails ou demander des rectifications constantes, leur motivation finira par s’estomper. Pour éviter cela, il faut stocker les éléments du projet à un seul endroit. D’où l’utilité d’un outil collaboratif, qui permet notamment le partage et les modifications en temps réel.

Notre conseil : utilisez une seule solution pour éviter les dispersions d’informations !

7. Identification les risques potentiels et des difficultés du projet

Un projet peut également comporter des imprévus. Maintenant que vous avez organisé le processus de programmation, que les tâches sont attribuées et que votre système d’échange est en place, il vous reste à identifier les risques et les obstacles potentiels. En anticipant et en communiquant autour de ces paramètres, tous les membres pourront s’y préparer ensemble.

On pense notamment à l’arrivée des vacances, par exemple. Dans l’éventualité où certaines personnes seraient en congés durant le projet, il serait pertinent d’instaurer une chaîne hiérarchique et créer une liste de contacts de référence en amont de leur départ.

capture d'écran du tableau de bord intitulé 'portefeuille de projet' qui regroupe le suivi d'avancement de chaque projet individuellement, mais aussi de l'avancement des actions attribuées à chaque collaborateur

De l’importance d’une bonne communication avec toutes les parties prenantes

Le succès du projet repose sur un lancement serein, et donc dans des conditions optimales. D’où la pertinence de réunions courtes mais ponctuelles avec les collaborateurs essentiels, afin de mettre au clair l’ordre du jour.

Et pour cause, il est important que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d’onde, notamment en ce qui concerne les rôles, les processus, les enjeux et le calendrier.

Quelles sont les parties d’un rapport de projet complet et qualitatif ?

Si votre projet bénéficie d’une structure solide dès sa conception, l’élaboration du rapport sera fluide et vous n’aurez aucun mal à trouver les informations nécessaires. Toutefois, force est de reconnaître que des compétences en rédaction – et en structuration de texte – peuvent vous être utiles.

1. Le contexte du projet

Tout d’abord, consacrez toute une partie à la présentation de votre activité, votre client et les problématiques visées par la mission dont il est question dans votre rapport.

Quelle est la spécialité de votre société ? Où est-elle basée ? Qui sont vos équipes et qui sont précisément les acteurs de ce projet ? Quid de votre client ? Tous ces éléments faciliteront votre entrée en matière autant que la compréhension des lecteurs, quels que soient leur rôle et leur statut vis-à-vis de vos réalisations.

2. Les méthodologies et solutions adoptées

Une fois que les présentations sont faites, c’est le moment d’entrer dans le vif du sujet. Pour cela, vous pouvez exposer vos choix technologiques et de développement, en donnant la parole à un ou différents acteurs (développeurs, chef de produit, etc.).

Vous pouvez également appuyer vos propos par des graphiques, tableaux et autres éléments de présentation afin d’en faciliter la compréhension.

3. Les défis techniques

N’hésitez pas à proposer un focus sur les défis techniques qui auraient pu se présenter lors de l’exécution de vos missions. C’est l’occasion de démontrer vos compétences et votre agilité, mais aussi de conserver une trace pour ajuster vos pratiques en cas de renouvellement sur un projet similaire.

Quels outils utiliser pour enrichir votre rapport de projet ?

S’équiper de manière appropriée revêt une importance cruciale pour favoriser le succès et la fluidité de vos opérations… et de vos rapports ! Pour y parvenir, plusieurs supports peuvent vous aider.

Les outils de collecte et de traitement de données

Votre premier enjeu est de collecter des données précises et pertinentes. Comment ? Grâce à des formulaires en ligne, des enquêtes, des bases de données alimentées au fil du projet, ou encore un fichier Excel paramétré pour analyser les éléments pertinents.

Les backlogs et les reviews

Les backlogs (Project Backlog, Sprint Backlog), les historiques et les reviews sont un moyen efficace de documenter les événements clés, les décisions prises et les obstacles rencontrés tout au long du projet. Ces documents constituent une source fiable d’information pour les rapports ultérieurs. Ils aident à assurer la transparence et la traçabilité des actions entreprises par vos équipes.

Les logiciels de suivi de temps et de ressources

Pour garantir une utilisation efficace des moyens et respecter les échéances, des logiciels de suivi sont indispensables. Ils permettent de suivre l’allocation des ressources, de détecter les goulots d’étranglement et d’optimiser la planification.

À l’issue du projet, vous pourrez consulter les chiffres pour les résumer (et en tirer des enseignements que vous pourrez formuler ou non dans le rapport).

Les solutions d’échange et de partage de l’information

Nous en sommes convaincus : une communication transparente et fluide est la clé du succès d’un projet. Des plateformes telles que Slack ou Microsoft Teams facilitent la collaboration et le partage d’informations entre les membres de l’équipe.

Les plateformes (complètes) de gestion de projet

En privilégiant l’utilisation d’un logiciel de collaboration tel que Bubble Plan, vous pourrez accéder en quelques clics à l’historique de vos échanges, de manière à remonter le fil du projet et à identifier facilement les éléments sur lesquels vous souhaitez rebondir dans votre rapport.

Vous accéderez également – et surtout – à une vue d’ensemble structurée des tâches, des délais et des responsabilités. Ainsi qu’à des indicateurs clés de performance (KPI).

Autant de fonctionnalités qui vous faciliteront la tâche de la genèse à la clôture de vos missions, des plus simples aux plus complexes !

 

D

u processus de planification au compte-rendu, le suivi d’avancement et des tâches est un vaste sujet et il soulève de nombreuses problématiques, plus complexes les unes que les autres. Bubble Plan est une solution pertinente si vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion de projet pour débuter en la matière.

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