Rédiger un rapport : comment faire pour le réussir ? 4/4

Savoir rédiger un rapport est une compétence essentielle dans de nombreux domaines professionnels. Que ce soit pour rendre compte de résultats de recherches, de données financières ou pour présenter des informations importantes à des collègues ou des clients.

Cependant, la rédaction de rapports peut être intimidante pour certaines personnes, surtout si elles n’ont pas l’expérience ou les compétences nécessaires pour le faire efficacement. En plus, soumettre un projet ou, du moins, un rapport demande de la préparation en amont !

Dans cet article, nous allons vous donner des conseils pour rédiger un rapport réussi qui sera clair, concis et convaincant. Nous examinerons les éléments clés d’un rapport, les étapes importantes à suivre et les erreurs à éviter pour vous aider à produire des rapports de qualité professionnelle.

📝 Pourquoi faut-il rédiger un rapport de suivi de projet en entreprise ?

Mais rappelons d’abord les différentes phases qui composent un projet !

5 étapes composent la gestion de projet

1. La conception (phase de réflexion et d’analyse)
2. La planification (plan d’action et planning)
3. L’exécution (réalisation des buts à atteindre et des actions)
4. La clôture (après la validation du dernier jalon)
5. Le bilan du projet (réflexion sur les problématiques, les inattendus, les retards rencontrés, solutions pour améliorer les prochains projets de cette nature, etc.)

Tout au long de ces phases, et afin d’aider à réaliser le bilan, rédiger des rapports de suivi réguliers est important. Vérifiez également que vous suivez bien la roadmap.  Bien sûr, si vous souhaitez en savoir plus les phases clés de la réussite d’un projet, nous vous invitons à lire notre article sur la stratégie de suivi de projet 😉.

Revenons à notre sujet principal : pourquoi rédiger un rapport de suivi ? Tout d’abord, parce que le suivi de projet est essentiel. Et ce, pour plusieurs raisons…

Rédiger un rapport pour son entreprise

Premièrement, il permet de s’assurer que le projet avance conformément aux plans et aux objectifs fixés, ce qui est crucial pour le succès du projet. En suivant l’avancement du projet, on peut détecter les éventuelles déviations ou difficultés et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.

Deuxièmement, le suivi de projet permet également de gérer les risques et les incertitudes liés au projet, en identifiant les éventuels problèmes et en mettant en place des solutions pour les résoudre.

Troisièmement, le suivi de projet permet de communiquer efficacement sur l’avancement du projet, en fournissant des informations précises et actualisées aux différents acteurs & parties prenantes.

👣 Quelles sont les étapes pour rédiger un rapport de suivi de projet ?

Étape 1 : Explication du projet aux collaborateurs, définition des objectifs & obtention de l’adhésion.

Définir le « quoi » et le « pourquoi ; les objectifs à satisfaire. Se mettre d’accord sur ces derniers et sur la valeur du projet. Vous allez planifier, échanger en ce qui concerne les attentes, les besoins. Mais également la portée du projet, le calendrier et le budget.

Étape 2 : Définition des objectifs, des résultats à obtenir & ébauche du projet.

Le manque d’objectifs clairs est le pire ennemi d’un projet. Car sans cela, vous verrez que les tâches, les exigences, les délais définis n’ont pas d’ancrage réel. Vous avez la liste des besoins des parties prenantes ? Vous avez leur approbation ? Reliez-les relier aux OKR (objectifs et résultats à produire). Il faut qu’ils soient en harmonie pour assurer le bon déroulement du projet.

Étape 3 : Création d’un document explicitant la portée du projet.

Après avoir fini l’ébauche du projet, avoir relié vos tâches aux objectifs et obtenu l’approbation des parties prenant, vous devez créer un document qui explicite en détails la portée du projet. Mais également, les éléments de l’étape précédente.

Étape 4 : Conception d’un programme qui détaille le projet.

Le diagramme de Gantt vous permet de visualiser aisément le calendrier des projets. Il est interactif et donne une vision globale de la progression, des dépendances et de la portée.

Étape 5 : Définition des rôles & responsabilités et des ressources nécessaires au projet.

Il faut définir les ressources humaines, matérielles ou financières nécessaires au projet. Une fois vos outils choisis, votre budget obtenu, il ne faut pas oublier pas les collaborateurs du projet. Que vous soyez expérimenté ou non, ne sous-estimez pas vos besoins en main d’œuvre. Pourquoi ne pas utiliser la matrice RACI ? Vous saurez qui doit faire quoi. La matrice contient toutes les tâches du projet et informe quelle personne intervient. Elle indique qui décide, qui fait, qui il faut consulter et de qui on a besoin de l’approbation. Voici un modèle de matrice RACI en exemple ci-dessous :

✍ Comment rédiger un rapport de suivi de projet ? (SUITE)

Étape 6 : Définition de la communication & du processus de vérification.

Une communication inefficace cause de la frustration. Si les collaborateurs doivent lire de nombreuses pages d’e-mails ou demander des rectifications constantes, elles finissent par perdre leur motivation. Pour éviter cela, il faut stocker les éléments du projet à un seul endroit. D’où l’utilité d’un outil collaboratif. Cela permet le partage et les modifications en temps réel. Utilisez un seul outil pour éviter les dispersions d’informations.

Étape 7 : Identification les risques potentiels et des difficultés du projet.

Tout projet comporte des imprévus. Vous avez terminé le processus de programmation, l’attribution des tâches à chacun et l’instauration d’un système de communication ! Avant toute chose, il faut identifier les risques potentiels : l’arrivée des vacances, par exemple. Il faut instaurer une chaîne hiérarchique et créer une liste de contacts clés pour le projet. En communiquant, en amont, sur les risques, tous les membres pourront s’y préparer ensemble.

Étape 8 : Organisation d’une fête pour le lancement de projet !

En vue du succès à venir, un bon lancement est nécessaire ! Une réunion courte avec les collaborateurs essentiels permet de mettre l’ordre du jour au clair. Pour cela, il faut que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, notamment par rapport aux rôles, aux processus, aux objectifs et au calendrier.

Conclusion : la rédaction d’un rapport dans le cadre d’un projet en entreprise

L

e suivi de projet et des tâches est un vaste sujet. Nous continuerons à l’aborder dans nos prochains articles ! Ainsi, vous saurez tous ce qu’il y a à savoir sur le processus de planification ! Il ne vous manquera plus que la pratique. À ce titre, Bubble Plan est un excellent outil de gestion de projet qui vous permet de débuter. On vous dit « À très bientôt ! » pour la suite de notre série d’article sur le suivi d’avancement !

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