La demande ad hoc: comment gérer les aléas en mode projet ?

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Comment ne pas se laisser déborder en gestion de projet ?

En mode gestion de projet, même quand tout est bien engagé et cadré, il est régulier de voir arriver de manière impromptue de nouvelles demandes. La demande ad hoc est brutale, inattendue et vient désorganiser le process jusque là « bien rodé ».

Ce besoin (cette remarque) n’est pas forcément long à traiter ; mais cela reste un aléa de plus qu’il faut être capable de prendre en compte. Si minime soit-il il peut fortement affecter l’équipe projet ; et si la demande ad hoc vient en plus du client ou de la direction, elle sera inévitable.

Alors comment lever ces obstacles à la productivité de l’équipe ? Comment apporter de la flexibilité dans le projet pour absorber plus facilement les aléas ?

Voilà quelques pistes de traitement de la demande ad hoc, quelque soit l’univers métier. Qu’il s’agisse de marketing, d’opérations, de RH…peu importe cette demande s’impose à tous et survient dans tout type de projet.

 

ANTICIPER LA DEMANDE AD HOC POUR LIMITER L’IMPACT

En mode gestion de projet, que l’on utilise ou non des outils dédiés ; que l’on passe ou non par des process structurés ; quelque soit votre stratégie en tant que chef(fe) de projet, vous ne manquerez pas de faire face à des demandes ad hoc.

Alors quand on sait que le souci majeur dans une équipe projet est de devoir travailler sur trop de tâches en même temps. Ou alors que la priorisation des missions n’est pas très claire (ce qui peut vraiment se réduire avec un bon outil de management visuel des actions)…

Et que naturellement d’autres demandes viendront se rajouter des autres membres de l’équipe projet, de la part du client ; ou même de votre hiérarchie.

Il faut simplement prendre en considération le besoin de flexibilité et de temps au sein des équipes, pour être capable d’absorber toute demande ad hoc d’un tiers.

En ce sens, pourquoi ne pas laisser une marge de manœuvre sur la gestion du projet ; en limitant la charge de travail des équipes à un plafond défini. Si vous êtes à 100% de charge, forcément tout événement en sus est impossible à intégrer…
Mais si vous vous limitez à 80%, il est alors beaucoup plus facile de prendre en considération les demandes ad hoc ; et de manière plus générale, de s’assurer de tenir les délais en cas de retard et de décalage.

Comment suivre le plan de charge des équipes via Bubble Plan ?

Vous pourrez plus facilement intégrer de nouvelles tâches ou prévoir des décalages ; si les équipes ne sont pas déjà en flux ultra tendu.

Pour être encore plus réaliste, vous pouvez aussi mettre en place une vraie hiérarchisation des tâches projet. En priorisant clairement, ce qui doit absolument être fait tout de suite et ce qui pourra se faire s’il reste du temps ou plus tard…
Vous vous ouvrez des perspectives de réorganisation de votre planning projet, à tout moment.

C’est encore plus vrai si vous fonctionnez en mode Agile avec les équipes projets.

 

UNE METHODOLOGIE FLEXIBLE ET AGILE POUR GAGNER EN EFFICACITE

Il existe de nombreuses méthodologies d’approche projet. Nous en avons déjà passé certaines en revue.

Opérer le bon choix peut donc se révéler très utile, non seulement dans le contexte en cours; mais aussi pour faire face aux demandes ad hoc, qui impactent tout projet.
En choisissant par exemple une approche Agile, qui permet déjà de bien cadrer le projet et les priorités de ce dernier ; mais aussi d’être bien plus réactif face aux aléas :
-> vous gagnerez nécessairement en efficacité !

Et ce notamment parce qu’en Agile, la communication permanente est de rigueur ; il est donc bien plus facile de juger des priorités de nouvelles demandes, faites en cours de sprint.
L’organisation en équipe projet très collaborative permettra également de réorganiser au besoin ; et de mieux répartir les nouvelles (ou celles déjà affectées) tâches.

Dans le cadre de cette équipe projet Agile, il est également possible d’identifier un leader des demandes ad hoc. Un collaborateur dont une des missions phares sera justement de pouvoir prendre en charge les demandes de ce type. Il devra analyser, prioriser et éventuellement affecter pour les différents sprints ces demandes entrantes. S’il n’y en a pas, il vaque naturellement à ces tâches plus « traditionnelles ».

D’un sprint à l’autre en méthode Agile, ce rôle peut permuter ; afin de répartir non seulement la charge de travail, mais également d’équilibrer les responsabilités.

Définir un leader « ad hoc » amène normalement à mieux formaliser les process par lesquels ces demandes « spéciales » arrivent. Si l’on évite que les demandes arrivent de tout le monde, vers n’importe qui ; pour n’importe quoi et de toutes les façons…
-> on règle déjà une première partie du problème.

Donc quand les demandes ad hoc arrivent sous une forme dédiée, à une personne ciblée pour leur traitement ; et ce sous une forme, une nomenclature cadrée en amont :
=> il est alors beaucoup plus simple de les analyser, trier, répartir…et pourquoi pas suivre dans un tableau Kaban ou tout autre forme de pilotage des tâches.

Il sera alors facile de réaliser en même temps que le projet qui suit déjà son cours, les différentes demandes jugées malgré tout prioritaires ou essentielles. Toutes les informations sont centralisées, répertoriées, connues ; et plus de doublon à traiter, en provenance d’untel ou untel.

Voilà ce qu’il faudrait avoir à l’esprit, à minima, pour mieux faire face à toute demande ad hoc ; qui ne manquera pas de surgir au sein de votre projet. Et ce malgré toute la bonne volonté de l’équipe ou du chef de projet.

Comme toute gestion de projet maîtrisée, elle l’est encore plus avec la bonne méthode, la bonne équipe ; et bien sûr, les bons outils. Donc tant qu’à traiter des demandes spéciales via un outil dédié, autant que celui-ci permette également de faire toute la gestion du projet, en Agile ou non ; et pourquoi pas d’en assurer le pilotage global
-> c’est le cas de notre solution, à la fois simple, visuelle (top pour prioriser) et accessible à toute équipe.

 

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