Aujourd’hui, je vous amène à mieux comprendre les habitudes métiers en gestion de projet ; et plus particulièrement l’usage de Bubble Plan, pour des problématiques Ressources Humaines (RH).
La fonction RH est particulièrement représentée parmi les utilisateurs de notre logiciel de gestion de projet. Alors comment est-elle utilisée ? Quels bénéfices pour la gestion des hommes et femmes ?
Il faut notamment prendre en compte que la fonction RH n’est pas forcément un univers où l’on est rompu à la gestion de projet et à ses outils et méthodes spécifiques. L’accessibilité et la performance d’un logiciel dit adapté sont donc prépondérantes.
Découvrez comment les pros de la RH (DRH, services, agences, …) profitent des atouts de Bubble Plan !
3 axes principaux utilisés en RH
Si l’on fait une petite synthèse des préférences utilisateurs et de leurs applications, 3 types de projets se détachent !
Cela n’empêche pas d’en imaginer bien d’autres à exploiter avec notre outil collaboratif de pilotage de projet…
Pour l’heure, les clients appartenant à la sphère RH mettent l’accent sur des planifications pour les problématiques suivantes :
→ La planification stratégique !
En pleine phase de projection stratégique, Bubble Plan se révèle un outil simple et crédible pour modéliser de manière efficace et très graphique les projets de la DRH, avant de les leur valider ou piloter au quotidien.
Programmation des phases de formation, des négociations annuelles, des problématiques générales de recrutement…
Notre outil très facile de prise en main, mais complet et évolutif ; répond parfaitement à une fonction souvent peu rompue à la gestion traditionnelle de projet. La mise en place de process avec Bubble Plan est juste facile et visuelle.
Que ce soit :
- la modélisation graphique rapide
- les fonctions d’export image, à intégrer dans les présentations,
- ou le partage en live avec les partenaires de l’entreprise…
L’impact graphique d’un tel outil fait son effet, dans une réunion, en séminaire, etc.
La modélisation pourra également être affinée et poursuivie sereinement si le projet est entériné.
Le planning projet pourra alors être décliné sur des phases plus opérationnelles et transférer aux équipes adéquates ; tout en l’enrichissant d’une gestion de tâches précise et des documents associés aux plans en cours.
→ Le pilotage des compétences !
Dans une approche plus transverse, à l’initiative de la DRH, Bubble Plan offre une solution de détection des compétences et de gestion des expertises.
Grâce à sa fonction Planification avancée et au Plan de charge, vous pouvez voir remonter les performances des collaborateurs de l’entreprise, sur les missions confiées.
La cohérence et le respect des temps assignés pour les tâches sont des indicateurs précieux pour définir :
- qui est expert(e) dans telle ou telle problématique,
- qui a des difficultés et nécessite peut-être une formation,
- voire même les effectifs inadaptés.
Ce process peut permettre d’anticiper le turn-over de la société et d’utiliser la connaissance compétences pour une répartition et une évolution des équipes optimisées.
Cet aspect de Bubble Plan nécessite toutefois que le logiciel de gestion de projet soit déployé auprès des managers des autres services concernés.
Il n’est donc pas propre au service RH ; mais plutôt une mine d’informations constructives pour les Ressources Humaines.
→ La gestion de la formation !
L’accueil des nouveaux collaborateurs (de manière sporadique, la gestion de leur recrutement) est un élément régulièrement modélisé sur Bubble Plan.
Bubble Plan permet une information en temps réel, avec un process de type e-learning ; qui permet aisément de gagner en efficacité sur l’intégration.
Grâce à son planning visuel, il est très simple d’accès pour les candidats; qui pourront aisément suivre sur le planning adéquat, le processus de formation et acquérir les connaissances centralisées de l’entreprise et de leur poste.
Dans le même sens, cet outil de gestion de projet collaboratif apporte toute sa fluidité à la planification des process de formations et autres sessions d’accompagnement.
Il permet aisément pour les services RH de mettre à plat et de visualiser l’ensemble des plans de formation et d’en faire le suivi. Tant en matière d’organisation que de réalisation.
Pour en savoir encore plus sur l’impact de Bubble Plan et son déploiement facile, relisez notre étude de cas sur la DRH SNCF.
Des fonctionnalités tournées planification et ressources
Certaines fonctionnalités favorisent pleinement l’adoption rapide du secteur des Ressources Humaines pour notre outil.
Pour autant, notre sens de la relation utilisateur, notre capacité de personnaliser l’outil ou encore notre support conseil en français sont également des différenciants de poids sur ce marché du pilotage de projets.
→ Planification Gantt
Peu d’outils proposent déjà une modélisation en drag & drop des projets, ce qui est déjà un gros plus de Bubble Plan.
Mais quand en plus, celle-ci s’associe à un ordonnancement de type Gantt, simple et accessible à des novices de la gestion de projet. Et ce, afin de suivre les contraintes et éventuels retards et garder un projet toujours à jour…
L’interface toute en couleurs et agrémentée de pictogrammes graphiques permet de visualiser et comprendre de manière instantanée les projets et leurs problématiques éventuelles.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 📅
→ Actions
Une checklist qui permet de gérer les tâches, de les attribuer ; mais aussi d’en déterminer le temps, qu’il soit prévisionnel ou réel et même de pondérer les actions entre elles, pour une représentation graphique de l’avancement parfaitement conforme à la réalité des projets de communication.
Cette fonction est idéale en interne ; mais permet comme vu plus haut, dans une utilisation transverse, de bénéficier d’un très bon outil de reporting et d’optimisation au profit de la DRH.
Pour en savoir plus sur cette fonction → ✔️
→ Plan de charge
S’il est possible d’assigner à des tâches, des phases, des réunions, des OP, collaborateurs, prestataires ou même clients ; le plus de Bubble Plan vient surtout de sa capacité décisionnelle avec la modélisation des surcharges éventuelles. Un tableau de bord précieux pour gérer les aléas et urgences ou pour dispatcher les différentes tâches de l’équipe. (Uniquement en Premium).
C’est un atout pour avoir une vue d’ensemble sur l’affectation des collaborateurs, les besoins de recrutement des équipes et toute problématique de flux tendus.
Pour en savoir plus sur cette fonction → ⚓
→ Communication, avec chat et commentaires / RSE
Deux options pour communiquer au sein du service, mais aussi éventuellement avec les autres entités.
Questions, phases de validation, demandes de confirmation, pivot…
Tout peut être discuté dans Bubble Plan, avec :
- une fonction Commentaires, propre aux jalons et bulles
- et un chat, plus large sur l’ensemble du planning, pour des échanges transverses.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 📞
→ Avancement
Directement connecté à la fonction Actions pour ceux qui l’utilisent, l’état d’avancement modélise visuellement l’évolution de chaque étape du projet ; pour que chacun sache où en est la mission.
Un indicateur en temps réel pour la direction, le chef de projet et les collaborateurs concernés, si besoin.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 🏃
→ Gestion de documents
Une petite fonctionnalité en pleine évolution, qui permet de centraliser et partager documents, dossiers et autres accès spécifiques à des informations. Elle permet de gagner du temps sur l’accessibilité des données et la transmission d’un niveau d’informations équivalent, de manière simple et intuitive.
Fiches de poste, plans de formation, comptes rendus de réunions, contrats, …
Conservez et retrouvez tous les éléments que vous désirez, au sein même du planning référent.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 📂
→ Vues personnalisées
Exclusivité Bubble Plan – en option et sur tarification complémentaire – cet outil de gestion de projet permet de créer des filtres de lecture et de collaboration sur votre planning projet.
Ainsi la DRH peut planifier l’ensemble du projet, avec des éléments internes et externes sur un même planning. Les droits attribués à chacun ensuite ne permettent de voir que les éléments décidés.
L’opérationnel pour les collaborateurs, la macro vision pour les dirigeants ou encore les éléments verts pour les nouveaux collaborateurs et les marrons pour les partenaires sociaux…
Une fonctionnalité forte pour un pilotage maîtrisé et transverse.
Pour en savoir plus sur cette fonction → 👁
→ 🎭 Meeting
Un module complémentaire particulièrement apprécié des professionnels RH puisqu’il permet de préparer et suivre précisément les différentes réunions du projet.
ODJ, objectifs, décisions, actions à réaliser en amont ou aval, présences…
Tout a été pensé pour faciliter la gestion des réunions, nombreuses, pour les DRH, qu’elles soient internes ou externes.
Nous vous en dirons plus prochainement sur ce module expert qui deviendra bientôt un nouvel outil accessible à tous.
Voilà un tour d’horizon de l’usage fait par nos clients RH, avec un Bubble Plan, qui de leur propre aveu, simplifie nombre de process et leur permet d’économiser du temps dans plusieurs phases de projet.
Un atout donc tout autant pour réfléchir, réaliser ou anticiper.
À vous de découvrir plus concrètement Bubble Plan et ses spécificités pour les RH ici.
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