Dans la vie professionnelle et personnelle, gérer ses priorités n’est pas toujours une mince affaire. Beaucoup d’actions à réaliser en un temps limité, du stress, des imprévus, des urgences… Compliqué de rester organisé !
Malgré cela, il reste important d’apprendre à prioriser ses tâches de travail en fonction de leur importance. Au risque de compromettre l’atteinte des objectifs fixés et la réussite du projet.
Il existe des personnes plus organisées, et d’autres qui se retrouvent rapidement débordées. Cependant, la gestion de son travail en fonction de ses priorités est une chose qui s’apprend.
Lorsque vous deviendrez un as de la priorisation des tâches, vos journées de travail ne seront plus les mêmes. À vous une meilleure gestion de votre temps et de vos priorités !
Découvrez dans les prochaines lignes, les outils qui vous aideront à mieux les gérer. Mais avant cela, voyons les raisons pour lesquelles la gestion des priorités est primordiale.
Pourquoi est-il important d’apprendre à gérer ses priorités ?
Une mauvaise organisation dans son travail entraîne : des heures supplémentaires et des missions réalisées en retard. Tout cela joue bien évidemment sur le moral, et affecte ce dernier, en procurant du stress, de l’anxiété, de la fatigue…
Ainsi, une meilleure organisation et priorisation des actions à des effets bénéfiques sur le bien-être au travail et le mental.
Cette nouvelle organisation vous aidera à optimiser votre temps et productivité. En plus de pouvoir faire plus facilement face aux imprévus, car vous vous aurez dégagé du temps libre.
Enfin, prendre le temps de prioriser ses tâches vous permet de réduire le nombre d’erreurs. Car lorsque nous allons trop vite, nous sommes susceptibles de commettre bien plus d’erreurs.
Nous vous avons listé 3 outils différents et efficaces pour vous aider à trouver le bon équilibre dans votre travail !
Comment faire pour gérer les priorités ?
La gestion des priorités au travail est une compétence clé pour atteindre vos objectifs de manière efficace. Voici comment vous pouvez procéder pour prioriser vos tâches de manière simple et stratégique :
1. Évaluez l’importance de chaque tâche.
Commencez par estimer l’importance de chaque mission sur votre liste. Demandez-vous quel impact elle a sur vos objectifs globaux et sur le succès de votre projet. Cela vous permettra de déterminer les tâches les plus importantes.
2. Identifiez les tâches urgentes.
Certaines tâches doivent être traitées rapidement en raison de contraintes de temps ou d’urgences. Identifiez ces tâches urgentes et donnez-leur la priorité.
3. Fixez des échéances.
Pour éviter de procrastiner, fixez des échéances claires pour chaque mission. Cela vous aidera à rester concentré sur ce qui doit être accompli dans un délai spécifique.
4. Concentrez-vous sur l’essentiel.
Ne vous dispersez pas en essayant de tout faire en même temps. Concentrez-vous sur les tâches prioritaires et déléguez celles qui peuvent être réalisées par d’autres membres de votre équipe.
5. Utilisez une liste de tâches.
Créez une liste de tâches quotidienne ou hebdomadaire pour planifier votre journée de travail. Tenez-vous-en à cette liste et cochez les missions au fur et à mesure de leur accomplissement.
6. Apprenez à dire non.
Parfois, il est important de dire non à certaines demandes ou missions qui ne contribuent pas réellement à vos objectifs. Soyez sélectif et priorisez votre temps et votre énergie.
7. Ne laissez pas le manque de temps vous submerger.
Si vous avez l’impression de manquer de temps, cherchez des moyens d’optimiser votre journée. Peut-être pouvez-vous regrouper des tâches similaires ou automatiser certaines actions pour gagner du temps.
8. Suivez votre progression.
Une fois que vous avez établi votre liste de tâches prioritaires, suivez votre progression tout au long de la journée de travail. Cela vous permettra de rester sur la bonne voie et d’ajuster vos priorités si nécessaire.
9. Explorez des méthodes de formation.
Si vous avez du mal à prioriser efficacement, envisagez de suivre une formation en gestion des priorités. Ces formations peuvent vous fournir des ressources et des techniques supplémentaires pour gérer vos priorités de manière plus efficace.
En suivant ces étapes et en développant votre capacité à les identifier au travail, vous serez en mesure d’accomplir davantage en moins de temps, tout en réduisant le stress et l’épuisement professionnel. Prioriser vos tâches de manière stratégique est essentiel pour une gestion des priorités au travail réussie.
Des outils de gestion de projet pour gérer ses priorités
La gestion des priorités est un élément essentiel de la gestion du temps et des projets. Sans une méthode claire pour hiérarchiser les tâches, il est facile de se sentir submergé par le travail. Trois méthodes largement reconnues pour vous aider à organiser vos priorités sont la méthode MoSCoW et la matrice Eisenhower.
La méthode MoSCoW
La méthode MoSCow est une approche bien connue en gestion de tâches, permettant de classer les actions en fonction de leur degré d’importance, vous indiquant ainsi quelles sont les plus urgentes à accomplir. Cette méthode repose sur les lettres MSCW, chacune ayant sa signification précise :
Ici, ce sont les lettres MSCW qui nous intéressent et qui ont chacune leur signification :
- Le M pour « Must » : Ce sont les tâches à traiter en premier lieu, celles qui sont les plus importantes pour atteindre vos objectifs.
- Puis le S pour « Should » : Ces tâches sont essentielles, mais elles peuvent attendre que les tâches « Must » soient accomplies.
- Ensuite le C pour « Could » : Ce sont des tâches optionnelles, à envisager si vous avez du temps après avoir traité les tâches « Must » et « Should ».
- Enfin, le W pour « Won’t » : Il s’agit des tâches que vous avez évaluées comme non réalisables pour ce projet ou que vous avez abandonnées par manque de temps.
- Le O sert simplement de liant pour former l’acronyme MoSCoW. Une manière efficace de modéliser cette méthode est de créer un tableau à quatre colonnes. Pour une explication plus détaillée, vous pouvez vous référer à notre article dédié à cette méthode de priorisation des tâches.
Vous pouvez la modéliser sous la forme d’un tableau à 4 colonnes ! Je vous en avais parlé plus en détail dans un article dédié à cette méthode de priorisation des tâches.
La matrice Eisenhower
La matrice Eisenhower est un dispositif ayant pour objectif de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Son but est de vous aider à vous concentrer uniquement sur les tâches essentielles.
Et ce, tout en éliminant celles qui sont superficielles et ne contribuent pas à vos objectifs. Par ailleurs, ces dernières n’apportent rien, si ce n’est que vous prendre du temps et de l’énergie nécessaires aux tâches plus importantes et urgentes.
Cette matrice est représentée sous la forme d’un tableau avec 2 axes, « urgent » et « important », et détaillé en quatre différentes zones ou quadrants différents :
- La première zone concerne les tâches importantes et urgentes. Celles qui nécessitent une action immédiate et qu’il faut donc traiter rapidement.
- La deuxième zone traite des tâches importantes mais non urgentes. Celles qui doivent être planifiées pour une action ultérieure.
- La troisième zone englobe les tâches urgentes mais non importantes. Celles qui peuvent être déléguées à d’autres personnes.
- La quatrième zone concerne les tâches non importantes et non urgentes. Celles que vous devriez idéalement abandonner ou supprimer de votre liste de tâches. Par exemple, une tâche Apprendre à mieux gérer ses priorités est à délaisser et à supprimer de sa liste 😉.
Il est important de noter que la clé de cette méthode réside dans la définition précise de ce qui est important et urgent pour vous. Afin d’éviter toute confusion dans la priorisation. Veillez donc à bien définir lesquelles sont prioritaires pour éviter de vous emmêler les pinceaux par la suite ! Avec le temps, vous développerez la capacité de classifier vos tâches de manière efficace.
La méthode Agile
La méthode agile et ses dérivés comme Scrum ou Kanban, favorise une approche itérative de la gestion de projet. Les tâches sont priorisées dans des sprints ou des itérations courtes, permettant de s’adapter rapidement au changement.
Scrum organise le travail en sprints, généralement de deux à quatre semaines. Chaque sprint commence par une planification où les tâches les plus prioritaires du backlog de produit, géré par le Product Owner, sont sélectionnées. L’équipe de développement travaille ensuite sur ces tâches, avec des réunions quotidiennes de 15 minutes appelées Daily Stand-ups pour discuter des progrès et des obstacles.
Kanban est une méthode visuelle de gestion des tâches qui se concentre sur l’optimisation du flux de travail et la limitation du travail en cours (WIP). Les tâches sont représentées par des cartes sur un tableau Kanban, avec des colonnes indiquant les différentes étapes du processus (par exemple, à faire, en cours, terminé). En limitant le nombre de tâches en cours, Kanban aide à réduire la surcharge de travail et à améliorer l’efficacité.
L’outil de gestion de projet
C’est un incontournable lorsqu’il est question de gestion de projet et donc gestion de ses priorités et tâches.
Grâce à des fonctionnalités de planification et de gestion, il vous permet de cadrer vos processus. Et vous pouvez organiser vos tâches et les illustrer graphiquement, pour créer des logiques de priorisation.
Mais ce n’est pas tout ! L’outil de gestion de projet vous permettra également de facilement identifier l’importance de vos tâches.
voilà, vous avez à présent toutes les cartes en main pour devenir un as de la gestion des tâches et des priorités. Gardez à l’esprit que vous seul devez organiser votre travail, définir et donner la priorité à certaines de vos tâches quotidiennes.
L’organisation requiert une certaine rigueur, alors une meilleure priorisation de vos tâches nécessite une implication réelle de votre part. Reste à trouver l’outil le plus adapté à vos besoins, pour gérer vos priorités efficacement au quotidien !
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