D
ans la vie professionnelle et personnelle, gérer ses priorités n’est pas toujours une mince affaire. Beaucoup de tâches à réaliser en un temps limité, du stress, des imprévus, des urgences… Compliqué de rester organisé !
Malgré cela, il reste important d’apprendre à prioriser ses tâches de travail en fonction de leur importance. Au risque de compromettre l’atteinte des objectifs fixés et la réussite du projet.
Il existe des personnes plus organisées, et d’autres qui se retrouvent rapidement débordées. Cependant, la gestion de son travail en fonction de ses priorités est une chose qui s’apprend. Lorsque vous deviendrez un as de la priorisation des tâches, vos journées de travail ne seront plus les mêmes. À vous une meilleure gestion de votre temps et de vos priorités !
Découvrez dans les prochaines lignes, les outils qui vous aideront à mieux gérer vos priorités. Mais avant cela, voyons les raisons pour lesquelles la gestion des priorités est primordiale.
POURQUOI EST-IL IMPORTANT D’APPRENDRE À GÉRER SES PRIORITÉS ?
Une mauvaise organisation dans son travail entraîne : des heures supplémentaires et des tâches réalisées en retard. Tout cela joue bien évidemment sur le moral, et affecte ce dernier, en procurant du stress, de l’anxiété, de la fatigue…
Ainsi, une meilleure organisation et priorisation des tâches à des effets bénéfiques sur le bien-être au travail et le mental.
Cette nouvelle organisation vous aidera à optimiser votre temps et productivité. En plus de pouvoir faire plus facilement face aux imprévus, car vous vous aurez dégagé du temps libre.
Enfin, prendre le temps de prioriser ses tâches vous permet de réduire le nombre d’erreurs. Car lorsque nous allons trop vite, nous sommes susceptibles de commettre bien plus d’erreurs.
Nous vous avons listé 3 outils différents et efficaces pour vous aider à trouver le bon équilibre dans votre travail !
DES OUTILS DE GESTION DE PROJET POUR GÉRER SES PRIORITÉS
LA MÉTHODE MOSCOW
Une méthode bien connue en gestion de tâches pour classifier les tâches selon leur degré d’importance. Et ainsi savoir lesquelles doivent être achevées en priorité.
Ici, ce sont les lettres MSCW qui nous intéressent et qui ont chacune leur signification :
> Le M pour « Must » : les tâches à traiter en premier lieu, ce sont les plus importantes.
> Puis le S pour « Should » : les tâches essentielles, à traiter une fois que les « Must » sont achevées.
> Ensuite le C pour « Could » : les tâches optionnelles, à traiter s‘il reste du temps après avoir réalisé les « Musts » et « Should ».
> Enfin, le W pour « Won’t » : les tâches évaluées comme non réalisables pour ce projet ou celles abandonnées par manque de temps.
Vous pouvez la modéliser sous la forme d’un tableau à 4 colonnes ! Je vous en avais parlé plus en détail dans un article dédié à cette méthode de priorisation des tâches.
LA MATRICE EISENHOWER
L’objectif de cette matrice est de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et urgence.
Donc de se concentrer uniquement sur celles qui sont essentielles et éliminer les tâches superficielles. Ces dernières n’apportent rien, si ce n’est que vous prendre du temps et de l’énergie nécessaires aux tâches plus importantes et urgentes.
Cet outil est représenté sous la forme d’un tableau avec 2 axes, « urgent » et « important », et détaillé en 4 différentes zones/quadrant :
N°1 : une tâche importante et urgente, à traiter rapidement
N°2 : une tâche importante mais pas urgente, à traiter ultérieurement
N°3 : une tâche non importante mais urgente, à déléguer
N°4 : une tâche Apprendre à mieux gérer ses priorités, à délaisser et supprimer de sa liste.
Attention tout de même, veillez à bien définir lesquelles sont importantes ou urgentes ; afin de ne pas vous emmêler les pinceaux dans votre priorisation ! Progressivement vous parviendrez à les classifier.
L’OUTIL DE GESTION DE PROJET
C’est un incontournable lorsqu’il est question de gestion de projet et donc gestion de ses priorités et tâches. Grâce à des fonctionnalités de planification et de gestion, il vous permet de cadrer vos processus. Et vous pouvez organiser vos tâches et les illustrer graphiquement, pour créer des logiques de priorisation.
L’outil de gestion de projet vous permettra également de facilement identifier l’importance de vos tâches.
voilà, vous avez à présent toutes les cartes en main pour devenir un as de la gestion des tâches et des priorités. Gardez à l’esprit que vous seul devez organiser votre travail et définir la priorité de vos tâches quotidiennes.
L’organisation requiert une certaine rigueur, alors une meilleure priorisation de vos tâches nécessite une implication réelle de votre part. Reste à trouver l’outil le plus adapté à vos besoins, pour gérer vos priorités efficacement au quotidien !
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