Les méthodologies utilisées en gestion de projets ont chacune leurs spécificités et des outils propres. Aujourd’hui, on s’intéresse à une en particulier, la méthode du Lean Management, sa définition et ses étapes.
La méthode Lean est appliquée en entreprise afin d’améliorer les processus de production, la satisfaction client, l’engagement de ses équipes et la qualité des produits… Des facteurs importants pour contribuer au succès de l’entreprise !
D’où vient cette méthode et quelle est sa particularité ? Ou encore, quels sont les outils les plus utilisés pour mettre en place le Lean Management ? Ce sont des questions auxquelles vous trouverez les réponses dans les prochaines lignes. C’est parti !
SOMMAIRE
D’où nous vient la méthode de Lean Management ?
C’est après la Seconde Guerre mondiale, dans la production, au sein des usines du constructeur automobile Toyota (ayant créer les principes du Kaizen également), que cette méthode est développée. À ses débuts, elle était un outil de gestion uniquement utilisée dans le milieu industriel.
Mais à présent, avec les changements technologiques et marketing qui se sont produits, le Lean Management se retrouve au sein de tout type de secteur et de structure. Autre que la manufacturing et la gestion des stocks…
Appelé modèle TPS (Toyota Production System), en opposition à celui du taylorisme, c’est l’intérêt des entreprises occidentales à partir des années 70 qui amène le terme « lean » (maigre) qui sera, plus tard, collé au terme manufacturing.
Confrontées aux mêmes problématiques et besoins de résolution d’erreurs, elles se sont particulièrement intéressées à cette méthode nippone et le MIT en a dégagé son propre modèle, en s’appuyant sur des typologies d’outils spécifiques pour améliorer les performances. C’est ainsi que le Lean Management « était né » !
Quel est l’objectif du Lean Management ?
Cette méthode de (Lean) management vise l’amélioration continue des processus internes de travail au sein de l’entreprise. Et ce, afin de satisfaire au mieux la clientèle et tout en réduisant le gaspillage.
Ici, le « gaspillage » regroupe toutes les pertes liées aux ressources, qu’elles soient temporelles, matérielles ou financières. Ce qui viendrait alors affecter la croissance de qualité de production, la performance de l’entreprise et son organisation.
Pourquoi opter pour le Lean Management ? Quels sont les avantages de l’approche lean ?
Les entreprises choisissent en général de l’adopter pour les raisons suivantes :
- augmenter de la productivité et qualité des processus de production
- améliorer la relation client
- réduire les stocks, les coûts et les pertes de temps
- impliquer davantage ses collaborateurs
Ce qui est appréciable avec cette méthodologie, c’est que les améliorations se font progressivement. Ainsi, vous pouvez toujours agir et trouver des solutions dès l’apparition de la moindre faille.
De plus, elle permet de contribuer au bien-être des collaborateurs, en lien avec l’entreprise, en le plaçant au cœur de ses priorités, au même niveau que les clients. Les collaborateurs sont donc totalement inclus, tout en effectuant un travail dans des conditions optimales.
Bien que ce soit une méthodologie très efficace, sa mise en place peut se révéler compliquée. Il sera alors plus facile de l’appliquer à toute l’entreprise au sein de petites structures (startup, PME).
Quant aux grands groupes, sa mise en place se fera plutôt « localement » par équipes, selon les managers et l’organisation du travail. D’autant plus qu’il faudra que les intervenants soient équipés avec les bons instruments pour optimiser l’efficacité.
Le Lean Management induit également dans les univers de production industrielle, une approche Lean Manufacturing. Pour cela, il faudra que les intervenants soient équipés d’outils de gestion dédiés (TPM, TRS, JAT, SMED, Kanban, …) accompagner cette démarche.
Quels sont les différents outils de Lean Management ?
Passons maintenant aux outils du Lean Management ! Comme toute méthode, le processus de production en Lean va s’appuyer sur divers outils (cadre de réflexion, matrice, Kanban…) et logiciels.
Il s’agit avant tout d’une approche particulière de l’activité (voire du projet), comme ça l’est quand on applique une démarche ou un cadre de travail Scrum, en mode projet.
Bien entendu, les outils tels que les logiciels de gestion de projet peuvent être de bons supports pour mener une approche de Lean Management. Par exemple, au travers d’une roadmap pourquoi pas ou d’un tableau Kanban.
Et il ne faudra pas hésiter à intégrer dans les outils de travail de l’entreprise, d’autres outils collaboratifs pour l’amélioration de la démarche Lean. Sans oublier la maintenance de ces instruments essentiels à la collaboration.
Les principes de management visuel peuvent également être appliqués en méthode Lean, en les intégrant aux outils de résolution de problèmes.
Les 5S, quesako ?
Le 5S est le premier outil du Lean Management dont l’objectif est d’améliorer et d’optimiser l’environnement de travail des collaborateurs. Chaque S correspond à une étape de la démarche. Ces S signifient alors, en japonais, une action, en lien avec un ensemble de tâches à faire :
- Seiri : Éliminer, c’est-à-dire faire le tri, en stockant ce qui est inutile ailleurs et de garder uniquement les éléments utiles, dans l’espace de travail.
- Seiton : Ranger, l’étape pendant laquelle il faut organiser intelligemment les éléments utiles et les stocks en fonction de leur degré d’utilisation
- Seiso : Nettoyer, prendre soin des équipements et maintenir l’environnement de travail en bon état
- Seiketsu : Standardiser, les mettre en place des étiquettes, des affichettes avec les normes/instructions pour faciliter l’utilisation des outils et limiter les erreurs.
- Shitsuke : Suivre, cette dernière étape permet d’assurer le suivi de la bonne application des étapes précédentes.
C’est quoi la gestion par les 6 sigma ?
La méthode des 6 sigma est utile pour réduire les variations de production, les coûts, afin d’atteindre zéro défaut, les objectifs et satisfaire les clients. Allant de la recherche des problèmes, à la résolution, en passant par l’analyse de ces derniers. Elle se compose de 5 phases, et de plusieurs tâches, les « DMAIC » :
- Define (définition) : la définition du problème auquel on est confronté
- Measure (mesure) : la qualification/typologie du problème rencontré
- Analyze (analyse) : la recherche à l’origine du problème
- Improve (amélioration) : la détermination de la solution pour résoudre le problème
- Control (contrôle): la vérification de la solution et la mise en place de celle-ci durablement
Pourquoi pas la technique Poka Yoke ?
Une méthode parfaitement dans l’esprit en termes de management par la qualité, comme l’est le Lean… Un outil de performance dont le nom se traduit littéralement par prévention d’erreur (ou anti-erreur) semble tout indiqué.
Le poka-yoke vise à intégrer en amont les erreurs potentielles dans le processus de production (souvent associé à une création de produit) et à contrôler à réception pour éviter tous les défauts.
On s’assure donc avant la production que les meilleures conditions sont en place, que l’excellence opérationnelle est prise en compte et que la gestion du travail est optimale. Afin que le produit final soit à la hauteur des attentes et des objectifs initiaux !
Prévenir, corriger et détecter les erreurs humaines sont les maîtres mots de cet outil, qui se combine très bien avec les autres.
Quelles sont les 7 sources de gaspillage ?
Pilier de la logique Lean Management, cet outil de performance met en évidence les gaspillages les plus fréquents, appelés les Mudas. Il vous permet donc de les identifier, pour les réduire, voire les éliminer. Afin d’optimiser vos processus et éviter le gaspillage de ressources.
Ces 7 gaspillages, autrement dit les 7 Mudas, sont :
- le transport,
- le sur-stockage,
- la sur-production,
- le sur-traitement,
- les mouvements inutiles,
- le temps d’attente et délais,
- et pour finir, les défauts de fabrication.
Différentes méthodes de diagnostic vous permettront de détecter vos sources de gaspillage, vos Mudas, bien que chacune ait ses avantages et ses inconvénients. Mais également, de réduire les coûts de maintenance, de formation, etc.
Vous en savez maintenant davantage sur le Lean Management, une méthodologie qui a un double objectif. Dans un premier temps, l’amélioration continue des processus internes pour faire croître la qualité et la satisfaction client.
Et dans un deuxième temps, l’optimisation de la qualité de vie des collaborateurs pour de meilleures conditions de travail et l’augmentation de la performance.
Enfin, pour la mettre en place au sein de votre entreprise, vous avez le choix entre plusieurs outils : les 5S, les 6 sigma, les 7 sources de gaspillages, les Mudas. Ou encore le diagramme d’Ishikawa, le Juste À Temps… pour en citer d’autres.
Ne pas oublier non plus qu’il s’agit avant tout d’une dynamique, plus que simplement d’additionner des outils ou de suivre bêtement des logiciels dédiés.
Il ne faudra pas non plus oublier l’humain, dans l’atteinte des objectifs, au travers de la stratégie Lean. Car c’est un écueil fréquent, à vouloir trop chasser les erreurs.
Pour vous accompagner dans l’application et l’organisation de cette méthode, choisissez un outil de gestion de projet. Pourquoi pas un outil intuitif et visuel comme Bubble Plan !
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