Les outils de lean management et leur application en entreprise

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Les méthodologies utilisées en gestion de projets ont chacune leurs spécificités et des outils propres. Aujourd’hui, on s’intéresse à une en particulier, la méthode du Lean Management.

Une méthode appliquée en entreprise afin d’améliorer la productivitéla satisfaction clientl’engagement de ses équipes et la qualité des produits… Des facteurs importants pour contribuer au succès de l’entreprise !

D’où vient cette méthode et quelle est sa particularité ? Ou encore, quels sont les outils les plus utilisés pour mettre en place le Lean Management ? Ce sont des questions auxquelles vous trouverez les réponses dans les prochaines lignes. C’est parti !

lean management illustration
Vecteur créé par katemangostar – www.freepik.com

D’OÙ NOUS VIENT LA MÉTHODE DU LEAN MANAGEMENT ?

C’est après la Seconde Guerre mondiale, au sein des usines du constructeur automobile Toyota, que cette méthode est développée. À ses débuts, elle était uniquement utilisée dans le milieu industriel. Mais à présent, le Lean Management se retrouve au sein de tout type de secteur et de structure.

Appelé modèle TPS (Toyota Production System), en opposition à celui du taylorisme, c’est l’intérêt des entreprises occidentales à partir des années 70 qui amène le terme « lean » (maigre). Confrontées aux mêmes problématiques et besoins de résolution d’erreurs, elles se sont particulièrement intéressées à cette méthode nippone et le MIT en a dégagé son propre modèle. Le lean management « était né » !

QUEL EST L’OBJECTIF DU LEAN MANAGEMENT ?

Cette méthode de management vise l’amélioration continue des processus internes, pour satisfaire au mieux la clientèle et tout en réduisant le gaspillage. Ici, le « gaspillage » regroupe toutes les pertes liées aux ressources, qu’elles soient temporellesmatérielles ou financières. Ce qui viendrait alors affecter la croissance de qualité de production et la performance de l’entreprise.

Pourquoi opter pour le lean management ? Quels sont les avantages de l’approche lean ?
Les entreprises choisissent en général de l’adopter pour les raisons suivantes :

 augmenter de la productivité et qualité des processus de production
– améliorer la relation client
– réduire les stocks et les pertes de temps
– impliquer davantage ses collaborateurs

Ce qui est appréciable avec cette méthodologie, c’est que les améliorations se font progressivement. Ainsi, vous pouvez toujours agir et trouver des solutions dès l’apparition de la moindre faille. De plus, elle permet de contribuer au bien-être des collaborateurs en le plaçant au coeur de ses priorités, au même niveau que les clients. Les collaborateurs sont donc totalement inclus, tout en travaillant dans des conditions optimales.

Bien que ce soit une méthodologie très efficace, sa mise en place peut se révéler compliquée. Il sera alors plus facile de l’appliquer à toute l’entreprise au sein de petites structures (startup, PME). Quant aux grands groupes, sa mise en place se fera plutôt « localement » par équipes, selon les managers.

Le lean management induit également dans les univers de production industrielle, une approche Lean Manufacturing ; qui s’accompagnera d’outils dédiés (TPM, TRS, JAT, SMED, Kanban, …).

les outils du lean management

QUELS SONT LES DIFFÉRENTS OUTILS DU LEAN MANAGEMENT ?

Passons maintenant aux outils du lean management ! Comme toute méthode, le processus de production en lean va s’appuyer sur divers outils (cadre de réflexion, matrice, …) et logiciels. Il s’agit avant tout d’une approche particulière de l’activité (voire du projet), comme ça l’est quand on applique la ou un cadre de travail Scrum, en mode projet.

Bien entendu, les logiciels de gestion de projet peuvent être de bons supports pour mener une approche de lean management, au travers d’une roadmap pourquoi pas. Et il ne faudra pas hésiter à intégrer dans les outils de travail de l’entreprise, d’autres outils collaboratifs ; pour l’amélioration de la démarche lean.
Les principes de management visuel peuvent également être appliqués en méthode lean, en les intégrant aux outils de résolution de problèmes.

LES 5S, QUESAKO ?

Le 5S est le premier outil du Lean Management dont l’objectif est d’améliorer et d’optimiser l’environnement de travail des collaborateurs. Chaque S correspond à une étape et signifie alors une action en japonais :

– Seiri : Éliminer, c’est-à-dire faire le tri, en stockant ce qui est inutile ailleurs et de garder uniquement les éléments utiles, dans l’espace de travail.
– Seiton : Ranger, l’étape pendant laquelle il faut organiser intelligemment les éléments utiles en fonction de leur degré d’utilisation
– Seiso : Nettoyer, prendre soin des équipements et maintenir l’environnement de travail en bon état
– Seiketsu : Standardiser, les mettre en place des étiquettes, des affichettes avec les normes/instructions pour faciliter l’utilisation des outils et limiter les erreurs.
– Shitsuke : Suivre, cette dernière étape permet d’assurer le suivi de la bonne application des étapes précédentes.

C’EST QUOI LA GESTION PAR LES 6 SIGMA ?

La méthode des 6 sigma est utile pour réduire les variations de production afin d’atteindre zéro défaut et satisfaire les clients. Elle se compose de 5 phases, les « DMAIC » :

– Define : la définition du problème auquel on est confronté
– Measure : la qualification/typologie du problème rencontré
– Analyze : la recherche à l’origine du problème
 Improve : la détermination de la solution pour résoudre le problème
– Control : la vérification de la solution et la mise en place de celle-ci durablement

POURQUOI PAS LA TECHNIQUE POKA YOKE ?

Une méthode parfaitement dans l’esprit puisqu’en termes de management par la qualité, qu’est le lean ; un outil dont le nom se traduit littéralement par prévention d’erreur (ou anti-erreur) semble tout indiqué.

Le poka-yoke vise à intégrer en amont les erreurs potentielles dans le processus de production (souvent associé à une création de produit) et à contrôler à réception pour éviter tous les défauts.

On s’assure donc avant de se lancer que les meilleures conditions sont en place, que l’excellence opérationnelle est prise en compte et que la gestion du travail est optimale.
Prévenir, corriger et détecter les erreurs humaines sont les maîtres mots de cet outil, qui se combine très bien avec les autres.

QUELLES SONT LES 7 SOURCES DE GASPILLAGE ?

Pilier de la logique Lean Management, cet outil met en évidence les gaspillages les plus fréquents. Il vous permet donc de les identifier, pour les réduire, voire les éliminer, afin d’optimiser vos process. Ces 7 gaspillages, également appelés 7 Mudas, sont :
– le transport,
– le sur-stockage,
– la sur-production,
– le sur-traitement,
– les mouvements inutiles,
– le temps d’attente et délais,
-et pour finir, les défauts de fabrication.

Différentes méthodes de diagnostic vous permettront de détecter vos sources de gaspillage, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.

 

Vous en savez maintenant davantage sur le Lean Management, une méthodologie qui a un double objectif. Dans un premier temps, l’amélioration continue des processus internes pour faire croître la qualité et la satisfaction client. Et dans un deuxième temps, l’optimisation de la qualité de vie des collaborateurs, pour de meilleures conditions de travail.
Enfin, pour la mettre en place au sein de votre entreprise, vous avez le choix entre plusieurs outils : les 5S, les 6 sigma, les 7 sources de gaspillages. Ou encore le diagramme d’Ishikawa, le Juste À Temps… pour en citer d’autres.

Ne pas oublier non plus qu’il s’agit avant tout d’une dynamique, plus que simplement d’additionner des outils ou de suivre bêtement des logiciels dédiés. Il ne faudra pas non plus oublier l’humain au travers de la stratégie lean, car c’est un écueil fréquent, à vouloir trop chasser les erreurs.

Pour vous accompagner dans l’application et l’organisation de cette méthode, choisissez un outil de gestion de projet. Pourquoi pas un outil intuitif et visuel comme Bubble Plan !

 

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